ダウンロード可能なテンプレート付きの究極のバーチャルイベントプランニングチェックリスト

成功する計画バーチャルイベント対面での会議を行うには異なるスキルセットが必要です。

会場の確保、飲食の手配、本格的な制作設備のレンタルなど、心配する必要はありません。しかし、イベントが魅力的で来場者が多く、特定のマーケティング目標を達成するために設計されているようにするための対策を講じる必要があります。

ですので、バーチャルイベントの計画方法についてのガイドが必要かもしれません。 

チームが初心者であれ、これまでに多くのデジタル体験を作ってきたマーケターであれ、どの組織にもバーチャルイベント計画のためのチェックリストが必要です。これが君のだ!

バーチャルイベントの前に自分自身に質問を投げかけてください

1.あなたのイベントの目的は何ですか?

新製品を立ち上げたいかもしれません。もしかしたら、教育ウェビナーライブストリームを通じて専門家の洞察を共有したり、イベントを新たなパートナーやディストリビューターとつながるプラットフォームとして活用しましょう。いずれにせよ、バーチャルイベントの企画プロセスを始める前に、イベントの目的を100%明確にしてください。

2.このイベントの目標は何ですか?

セッションで何を達成したいのか考えてみてください。例えば、ほとんどのイベントはブランド認知度の向上、パイプライン構築、オンラインネットワーキングの活性化、または特定のテーマについて参加者に情報提供を目的としています。今目標を決めれば、より良く追跡できる立場に立てます。ROIを証明しましょう.この点については後ほど詳しく説明します。

3.予算はどのくらいですか?

ケータリングや旅費、講演者のための宿泊費に費用をかける必要はないかもしれません。 しかし、バーチャルイベントの企画にも費用はかかります。 テクノロジープラットフォームのコストも必ず考慮してください。イベントの質とシームレスな運営が成功の鍵となります。

4.参加者に料金を請求しますか?

登録料を請求する場合は、そのことを潜在的な参加者に必ず伝えてください。

5.バーチャルイベントはどのくらいの期間が必要ですか?

参加者の集中力がオンラインで短くなるのは周知の事実なので、講演者の時間を短縮し、プレゼンテーションの合間に楽しい機能を挿入して皆の興味を引き続ける準備をしてください。

6.参加者にとって最適な時間はいつでしょうか?

国際的なゲストを招待する場合は、特に参加者がライブの場合は、イベントのスケジュールにどう組み込むかを考慮する必要があります異なるタイムゾーンをまたいで。

7.セッションのプロモーションはどのようにしますか?

バーチャルイベントの宣伝はバーチャルイベント企画の重要な要素であることを忘れないでください。 eショットから有料検索広告まで、バーチャルイベントの情報を広め、重要な登録を促す方法はたくさんあります。

8.あなたのアジェンダはどのようなものですか?

バーチャルイベントの議題を計画することで、スピーカーやゲストが当日の期待を正確に把握できます。

9.基調講演者が必要ですか?

高品質なスピーカーは、バーチャルであれそうでないイベントで大きな魅力となり得ます。 バーチャルイベントの企画をする際には、この点を念頭に置いてください。

10.スポンサーが必要ですか?

スポンサーを巻き込むことでイベント費用を賄うだけでなく、組織外の企業とのパートナーシップを強化し、ブランドの優れた露出にもつながります。スポンサーを引きつけ、価値を提供するための実践的な戦略をお探しなら、ぜひ私たちのサイトをご覧ください バーチャルイベントのスポンサー確保ガイド.

11.誰があなたのバーチャルイベントの主催と司会を担当しますか?

参加者をセッションの案内役としてメインホスト1人に任命し、1人か2人のモデレーターのサポートを受けてイベントを軌道に乗せ管理することを提案します。

12.Q&Aラウンドのために時間を節約する必要がありますか?

あなたの性質によりますバーチャルイベント参加者に講演者と交流し、彼らの疑問に答えてもらう機会を与えたいかもしれません。 バーチャルイベントの企画においては、Q&Aセッションを十分に考慮し、Q&A自体だけでなくイベントの重要な側面にも十分な時間を確保する必要があります。

13.バーチャルイベントをできるだけスムーズに進めるにはどうすればよいでしょうか?

ゲストはバーチャルイベントへのログイン方法に慣れていて、プラットフォームの機能を自信を持って利用できると考えがちです。

とはいえ、セッションの数日前に「行く前に知っておいて」というメールを送ることで、技術に詳しくないゲストでも求められることを理解しやすくなります。

同じように、各セッションの最初に「ハウスキーピング」のメモを必ず入れてください。ここで、セッションのホストが参加者がどのようにバーチャルイベントと関わることができるかを説明します —エンゲージメントツール簡単なトラブルシューティングへ――誰もがあなたのコンテンツに関わることができるように。

明確な指示は混乱を防ぎ、イベント開始前に登録者からの質問の数を減らすのに役立ちます。

14.明確な役割と責任を割り当てること

成功するバーチャルイベントは偶然ではありません。それはチーム間の調整の結果です。すべてを円滑に進めるために、各タスクをマッピングし、明確な役割と責任のマトリックスを使って所有権を割り当てましょう。

まずはバーチャルイベントに関わる主要な役割を特定しましょう。一般的なものには以下のようなものがあります:

• • イベントマネージャー:エンドツーエンドの計画と実行を監督します。
  • マーケティングリード:登録、プロモーション、イベント後のフォローアップを推進します。
  • プラットフォームプロデューサー:技術スタック、ウェビナーのコンソール設定、そしてショーのラン・オブ・ショーを管理しています。
  • スピーカーコーディネーター:スピーカーのオンボーディング、リハーサル、コンテンツの提供を担当します。
  • モデレーター/ホスト:イベントの流れを導き、観客のエンゲージメントを高めます。
  • サポートチーム:ライブの問題のトラブルシューティングや、聴衆の質問やチャットのモニタリングを行います。

役割が明確になったら、計画からプロモーション、実施、フォローアップまで、イベントのすべてのフェーズで各人が何を担当するかを示すマトリックスを構築しましょう。この文書は早期に共有され、定期的に更新され、計画プロセス全体で参照されるべきです。

責任マトリックスを整えることで、説明責任が確保されるだけでなく、直前の予期せぬ事態を防ぎ、内部摩擦も減らします。誰もが自分の役割、誰に何を求めて行くべきか、バーチャルイベントの前後に何が期待されているかを知っています。

バーチャルイベント計画を始めるのに役立つテンプレート

バーチャルイベントの企画には多くの要素が絡み合います。このプロセスを簡素化するために、ON24はイベント企画の各段階を案内するテンプレートのスイートを提供しています。

1.ウェビナープロデューサーチェックリスト

包括的なウェビナーを円滑に進めましょう ウェビナープロデューサーチェックリスト。このExcelベースのチェックリストは、事前準備からライブセッションのプロトコルまで幅広くカバーし、あなたとチームが整理整頓・効率的に過ごすのに役立ちます。​

2.ワンページウェビナー計画フレームワーク

ウェビナーの計画をスムーズに進めたい場合は、ぜひこちらをダウンロードしてください。 ワンページウェビナー計画フレームワーク.このテンプレートは、オーディエンス、コンテンツ、行動喚起、イベント後のフォローアップをマッピングし、すべての重要な要素に対応できるようにします。​ 

3.ウェビナー議題テンプレート

魅力的な議題を作成することは、観客のエンゲージメントに不可欠です。私たちの ウェビナー議題テンプレート トピックの整理、時間割り、インタラクティブなセグメントの計画を効果的に行うための構造化されたアウトラインを提供します。 

これらのリソースは、バーチャルイベントの計画を強化し、プロセスをより管理しやすく効果的にすることを目的としています。​

バーチャルイベント当日

1.視聴覚設備を確認してください

ほとんどのバーチャルイベントプラットフォーム非常に使いやすく(ON24も例外ではありません)。ただし、ライブ配信や録画開始前にカメラとマイクのセットアップを必ずテストして、直前のトラブルを防ぐようにしてください。

2.自動字幕をオンにしてください

多くの人がバーチャルイベントの企画チェックリストで忘れがちな重要な要素の一つは、自動字幕をオンにすることです。 これにより、すべてのオーディエンスにコンテンツがアクセス可能になります。覚えておいてください。ON24の音声テキスト変換技術50以上の言語で字幕を生成できます。

3.参加者が必要なものをすべて揃えているか確認してください

イベントがライブの場合は、セッション開始時にゲスト全員が期待通りにセッションを見たり聞いたり、交流したりできるかを再確認してください。メインセッション開始前に技術的な質問に答えて、直前の質問でイベントの流れが中断されないようにしましょう。

4.参加者とあらゆる場面で積極的に関わってください

参加者を常に緊張感に保つために、話し方を変えましょう。長いプレゼンテーションの合間に、投票やインタラクティブなチャットボックス、軽いゲーム、サポートリソースへの案内を用意しましょう。

自分のプラットフォームを使って回収することができます 価値あるエンゲージメントおよび行動データこれらの機能から、誰が最もあなたのコンテンツと関わり、彼らがあなたの望む行動喚起を受け入れる可能性を判断するのに役立ちます。

5.より親密なネットワーキングの機会としてブレイクアウトを試してみてください

参加者が対面イベントで他の参加者と1対1で意味のある会話をできるよう、ネットワーキングセッションを主催する方法はさまざまです。例えば：

• • テキストチャット
  • ON24ブレイクアウトによるブレイクアウトルーム
  • 特別なネットワーキングセッションをキュレーションするON24フォーラム

上記のすべてが、デジタルイベントでネットワーキングを提供する有効な方法です。

6.チームと一緒にテクニカルリハーサルを行ってください

対面イベントにドレスリハーサルがあるように、バーチャルイベントにもリハーサルがあるべきです。全スピーカー、モデレーター、技術サポートスタッフを招いて、議題を説明し、移行をテストし、プラットフォームの機能に慣れるためのリハーサルをスケジュールしましょう。ここでスライドを再確認し、画面共有のスムーズさを確認し、インターネット接続を確認し、タイミングや配信の期待値を設定できます。リハーサルでは、講演者が質問をし、自信を持ってライブセッションに臨む機会も得られます。

7.緊急対策を準備しましょう

最先端のプラットフォームでも、技術的な問題は起こり得ます。明確なバックアッププランを用意してください。技術サポートリードを割り当て、迅速に裏方のトラブルシューティングを行い、必要に応じてセッションへの再参加の指示をプレゼンターに提供します。予期せぬ誰かが途中で抜けた場合に備えて、バックアップのモデレーターや代替ホストを用意してください。Slackやグループチャットなど、内部連携のためのコミュニケーションチャンネルを開けておくと、予期せぬ瞬間にチームが連携を保てます。

バーチャルイベント終了後

1.イベント後のアンケートを送りましょう

イベント後の短いアンケートを通じて、参加者は率直なフィードバックを提供できます。イベントから数日以内に、体験がまだ頭に浮かんでいるうちにアンケートのリンクを送るのが最善です。

これにより、バーチャルイベントに関する重要なデータや情報を収集でき、将来のバーチャルイベントの計画に活用できます。

イベント後のアンケートのインスピレーションが必要な場合は、ぜひこちらをご覧ください11の必須質問。

2.データを分析しましょう

前述の通り、バーチャルイベントプラットフォームはイベントに関するあらゆるデータを収集し、何よりも計画開始時に設定した目標とイベントの成績を把握できます。

登録数、参加者数、観客層などのイベント指標を見直すことを検討してください。(ON24の見込み客エンゲージメントプロファイルこれが簡単だ。)また、人口統計情報や個人・アカウントレベルのエンゲージメントデータをレビューし、バーチャルイベントで最も恩恵を受けた人を把握することも検討してください。

3.データから学ぶことができます

上記の洞察は、イベントの成功度を判断し、次回より良い結果を得るためにアプローチを改善できる方法を判断するのに役立ちます。結果を十分に見直し分析し、どのように分析するかを十分に時間をかけてください高度な分析分析を加速させるのに役立ちます。

4.オンデマンドコンテンツの共有

オンデマンドでセッションを利用可能にすることで、ライブイベントを永続的なリソースに変えましょう。この方法はコンテンツの寿命を延ばすだけでなく、ライブ参加できなかった参加者にも対応できます。オンデマンドアクセスを提供することで、継続的な価値を提供し、イベント当日を超えて観客の関心を維持します。

5.イベント後のリソースハブを作成する

録画、スライド、補助資料など、イベント関連の資料をすべて専用のハブに集中させましょう。これにより、参加者はコンテンツを再訪しやすくなり、新規見込み客もあなたの提供内容を探ることができます。よく整理されたリソースハブはユーザー体験を向上させ、ブランドを貴重な知識源として位置づけます。

 6.フォローアップのコミュニケーションをパーソナライズする

イベント中に収集したデータを活用してフォローアップメッセージをカスタマイズしましょう。参加したセッションや質問の言及など、パーソナライズされたコミュニケーションは注意深さを示し、エンゲージメント率を大幅に向上させます。

7.ターゲットを絞ったキャンペーンを通じたリーダーの育成

参加者の行動から得た洞察を活用してオーディエンスをセグメント化し、ターゲットを絞った育成キャンペーンを開始しましょう。例えば、特定のトピックに関心を示した参加者は関連コンテンツや今後のウェビナーへの招待状、商品情報を受け取り、購入者の成長をさらに進める手助けとなります。

8.内部チームと報告をしましょう

チームと包括的なデブリーフィングを行い、うまくいった点を話し合い、改善すべき点を特定しましょう。この協働的な振り返りにより、バーチャルイベントの継続的な向上が保証され、チームの今後の戦略が一貫します。

9.成功指標を定義し、追跡しましょう

バーチャルイベントが終了したら、経験談から実践的な洞察へと移行する時です。まずは、当初のイベント目標に結びついた明確な成功指標と結果を一致させることから始まります。

まずは以下の基準指標を見直すことから始めましょう:

• • 登録率と出席率の比較
    高い来場率は、プロモーション活動が共感を呼び、テーマが価値を提供したサインです。
  • オーディエンスエンゲージメント率
    プラットフォーム分析を使って、投票回答、リソースダウンロード、質問、セッション中に費やした時間などのインタラクションレベルを確認できます。ON24ユーザーは、Prospect Engagement Profileを使ってさらに深く、行動に基づいてリードをスコアリング・セグメント化できます。
  • コンテンツ消費
    どのセッションが最も長く視聴されましたか?どのダウンロード可能なアセットが最も多くのクリックを生み出しましたか?どのコンテンツが的を射ているかを理解することは、今後のイベントの議題や戦略の育成に役立ちます。
  • パイプラインとROIの影響
    虚栄心の指標を超えて考えましょう。どれだけの適格リードが生成されたか、どれだけのパイプラインが調達または影響を受けたか、収益の成果がイベントに結びつけられるかどうかを追跡しましょう。ON24のCRMやMAPへの統合により、最初のクリックから契約成立までリードを追うことができます。
  • イベント後の関与
    イベント後に参加者がどのようにあなたのコンテンツに再び関わるかを見てみましょう。オンデマンドのリプレイを見ているのか?フォローアップCTAをクリックしてください。デモのブッキング?これらの指標は、ライブ体験を超えた長期的な価値を判断するのに役立ちます。

評価を明確で測定可能な成果に据えることで、バーチャルイベントの効果を証明するだけでなく、次のデジタル体験を形作る貴重な洞察を明らかにします。そして、各段階で戦略を洗練させ、エンゲージメントを強化し、パイプラインの貢献を増やすことができます。

その結果、将来成功し魅力的なバーチャルイベントをどのように企画するかをよりよく理解するための洞察を得ることができます。

バーチャルイベントプランニングカレンダーで、計画を立て直すための

バーチャルイベントの企画は一度で終わる作業ではありません。これは数週間、あるいは数ヶ月にわたって着実に進展していくプロセスです。主要な計画活動を大まかなタイムラインに沿ってマッピングすることで、チームが連携を維持し、締め切りを守り、見落としが出ないようにできます。

ここに、何に集中すべきか、そしていつ集中すべきかの簡単な内訳を紹介します。

イベントの3〜6ヶ月前

• • バーチャルイベントプラットフォームを選びましょう
  • 予算を設定し、ステークホルダーの期待値を定義しましょう
  • イベントの形式と内容タイプを決めましょう
  • 講演者とスポンサーへのアウトリーチ開始
  • イベント目標や成功指標に関して社内チームを連携させる

イベントの1〜2ヶ月前

• • 議題とセッション構成を最終決定しましょう
  • スピーカーを確認し、コンテンツ収集を開始してください
  • プロモーションキャンペーンの開始
  • 登録ページやメールワークフローを構築しましょう
  • リハーサルとリハーサルの調整

イベントの2〜3週間前

• • 登録参加者にリマインダーを送信してください
  • 技術設定や連携をよく確認してください
  • ダウンロード可能なリソースやアセットを最終決定しましょう
  • スポンサーの配置とスピーカー資産の確認
  • エンゲージメントツール(アンケート、Q&A、分科会)を準備しましょう

1週間後

• • ホスト最終スピーカーリハーサル
  • ハウスキーピングのスライドやウェルカム動画を公開しましょう
  • 参加者とログイン情報やプラットフォームナビゲーション情報を共有しましょう
  • 社内サポートチームをライブデイ実行に備えて準備しましょう

当日のイベント

• • アクセスの問題を早めに開いてトラブルシューティングを行っておきます
  • 参加者がログインした瞬間から関与を促しましょう
  • Q&A、投票、チャットのモデレーションを監視しましょう
  • エンゲージメントインサイトを活用して、リアルタイムで意欲の高い参加者をフラグ付けしましょう

バーチャルイベント企画チェックリストは手に入りました。さあ、テクノロジーを手に入れましょう。ON24のバーチャルイベントプラットフォームのデモを予約してくださいここは.