La liste de contrôle ultime pour la planification d'un événement virtuel
La planification d'un événement virtuel réussi nécessite un ensemble de compétences différent de celui des réunions en personne.
Tu n'auras pas à te préoccuper de la réservation d'un lieu, de l'organisation de la nourriture et des boissons ou de la location d'installations de production à grande échelle. Cependant, tu devras prendre certaines mesures pour t'assurer que ton événement est attrayant, qu'il attire de nombreux participants et qu'il est conçu pour t'aider à atteindre un objectif de marketing spécifique.
Tu as donc probablement besoin d'un guide sur la façon de planifier un événement virtuel.
Que ton équipe soit composée de parfaits débutants ou de spécialistes du marketing qui ont créé des tonnes d'expériences numériques en leur temps, chaque organisation a besoin d'une liste de contrôle pour la planification d'événements virtuels. Voici la tienne !
Questions à poser à tes équipes avant que l'événement n'ait lieu.
Quel est le but de ton événement ?
Tu veux peut-être lancer un nouveau produit. Tu as peut-être besoin d'organiser un événement éducatif WebinaireTu peux aussi utiliser ton événement comme une plateforme pour entrer en contact avec de nouveaux partenaires ou distributeurs. Quoi qu'il en soit, assure-toi de connaître à 100 % l'objectif de ton événement avant de commencer le processus d'organisation de l'événement virtuel. événement virtuel de planification d'un événement virtuel.
Quels sont tes objectifs pour l'événement ?
Réfléchis à ce que tu veux atteindre avec ta session. Par exemple, la plupart des événements sont conçus pour accroître la notoriété de la marque, construire un pipeline, activer le réseautage en ligne ou informer les participants sur un sujet particulier. Décide de tes objectifs maintenant, et tu seras en meilleure position pour suivre et prouver ton retour sur investissement. Nous y reviendrons plus tard.
Quel est le budget ?
Tu n'auras peut-être pas besoin de dépenser pour la restauration, les frais de déplacement ou l'hébergement des conférenciers. Cependant, la planification d'un événement virtuel implique toujours des dépenses. Assure-toi de prendre en compte le coût de ta plateforme technologique, car la qualité de l'événement et son déroulement sans faille seront au cœur de sa réussite.
Feras-tu payer tes participants ?
Si tu choisis de faire payer des frais d'inscription, assure-toi que cela soit communiqué aux participants potentiels.
Quelle sera la durée de ton événement ?
Ce n'est pas un secret que les participants ont une durée d'attention plus courte en ligne, alors prépare-toi à raccourcir les temps de parole et à entrecouper tes présentations d'éléments amusants pour maintenir l'intérêt de tous.
Quelle est l'heure qui convient le mieux à tes participants ?
Si tu invites des personnes du monde entier, tu devras réfléchir à la façon dont ton événement s'intégrera dans leur emploi du temps - surtout si les participants vivent dans des fuseaux horaires différents.
Comment feras-tu la promotion de ta session ?
N'oublie pas que la promotion de ton événement virtuel est un aspect essentiel de la planification d'un événement virtuel. Des e-shots à la publicité payante, il existe de nombreux moyens de faire connaître ton événement virtuel et de générer ces inscriptions si importantes.
À quoi ressemblera ton agenda ?
En planifiant l'ordre du jour de ton événement virtuel, tu t'assureras que tes intervenants et tes invités savent exactement à quoi s'attendre le jour J.
As-tu besoin d'un conférencier ?
Un conférencier de haut niveau peut constituer un attrait majeur pour tout événement, virtuel ou non. Garde cela à l'esprit lorsque tu planifies un événement virtuel.
As-tu besoin d'un parrain ou d'une marraine ?
Faire participer les sponsors peut aider à couvrir les coûts de l'événement, sans oublier de renforcer les partenariats avec des entreprises extérieures à ton organisation en offrant une excellente exposition à leur marque.
Qui sera l'hôte et le modérateur de ton événement ?
Nous suggérons de nommer un hôte principal qui guidera les participants tout au long de la session, avec le soutien d'un ou deux modérateurs qui peuvent aider à garder l'événement sur la bonne voie et sous contrôle.
As-tu besoin de gagner du temps pour un tour de questions-réponses ?
Selon la nature de ton événement virtueltu voudras peut-être donner aux participants l'occasion d'interagir avec tes conférenciers et d'obtenir des réponses à leurs questions brûlantes. Les séances de questions-réponses doivent être soigneusement prises en compte lors de la planification de événements virtuels afin de s'assurer qu'il y a suffisamment de temps non seulement pour les questions-réponses elles-mêmes, mais aussi pour les autres aspects clés de ton événement.
Comment peux-tu t'assurer que ton événement se déroule le mieux possible ?
Il est facile de supposer que les invités sauront comment se connecter à ton événement virtuel et qu'ils pourront se diriger en toute confiance vers les fonctionnalités de ta plateforme.
Cela dit, l'envoi d'un courriel "Know Before You Go" plusieurs jours avant la session peut aider les invités les moins à l'aise avec la technologie à se familiariser avec ce qu'on attend d'eux.
Dans le même ordre d'idées, n'oublie pas d'inclure des notes " d'entretien " au début de chaque session. C'est là que l'animateur d'une session explique comment les participants peuvent interagir avec l'événement virtuel - des outils d'engagement au dépannage simple - afin que tout le monde puisse participer à ton contenu.
Des instructions claires permettront d'éviter toute confusion et de réduire le nombre de questions que tu recevras des inscrits avant le coup d'envoi de l'événement.
Que faire le jour J ?
Vérifie ton installation audiovisuelle
La plupart des plateformes d'événements virtuels sont incroyablement faciles à utiliser (et ON24 ne fait pas exception). Mais assure-toi de tester la configuration de ta caméra et de ton microphone avant de passer en direct ou de commencer à enregistrer, afin d'éviter tout incident de dernière minute.
Active le sous-titrage automatique
L'un des facteurs cruciaux que beaucoup oublient sur leur liste de contrôle de planification d'événements virtuels est d'activer le sous-titrage automatique. Cela te permettra de t'assurer que ton contenu est accessible à tous les publics. Rappelle-toi , la technologie de synthèse vocale de ON24 peut générer des sous-titres dans plus de 50 langues.
Vérifie que tes participants ont tout ce dont ils ont besoin
Si ton événement est en direct, vérifie à nouveau que tous tes invités peuvent voir, entendre et interagir avec la session comme prévu au tout début de la session. Réponds à toutes les questions techniques avant le début de la session principale afin que les questions de dernière minute n'interrompent pas le déroulement de ton événement.
Engage-toi auprès de tes participants à chaque instant
Change de présentation pour garder les participants en haleine. Décompose les longues présentations avec des sondages, des boîtes de dialogue interactives, des jeux amusants et des renvois à des ressources complémentaires.
Tu peux utiliser ta plateforme pour collecter de précieuses données sur l'engagement et le comportement à partir de ces fonctionnalités pour t'aider à déterminer qui interagit le plus avec ton contenu et quelle est la probabilité qu'ils répondent à l'appel à l'action que tu souhaites.
Essaie les réunions en petits groupes pour des occasions de réseautage plus intimes.
Permets au public de s'engager dans des conversations significatives avec leurs pairs sur une base 1:1 comme ils le feraient avec d'autres participants à un événement en personne. Il y a plusieurs façons d'organiser une séance de réseautage. Par exemple :
- Chat texte
- Salles de réunion alimentées par ON24 Breakouts
- Organise des sessions spéciales de réseautage via les forums ON24.
Les moyens ci-dessus asont toutes des façons acceptables de fournir un réseau lors d'un événement numérique.
Que faire lorsque l'événement est terminé ?
Envoie un sondage après l'événement
Un court questionnaire post-événement permet aux participants de fournir des commentaires honnêtes. Il est préférable d'envoyer le lien vers le questionnaire quelques jours seulement après l'événement, pendant que l'expérience est encore présente à l'esprit.
Cela te permet de collecter des données et des informations importantes concernant ton événement virtuel, qui peuvent être utilisées pour la planification d'événements virtuels futurs.
Analyse tes données
Comme nous l'avons mentionné, ta plateforme événements virtuels t'aidera à collecter toutes sortes de données relatives à ton événement - et, ce qui est crucial, te permettra de voir comment ton événement s'est déroulé par rapport aux objectifs que tu as fixés pour l'exercice au début du processus de planification.
Envisage d'examiner les mesures de l'événement telles que le nombre d'inscriptions, le nombre de participants et les données démographiques de l'auditoire.(Le profil d'engagement des prospects de ON24 facilite cette tâche.) Tu peux également examiner les informations démographiques et les données d'engagement au niveau des individus et des comptes pour comprendre qui a le plus profité de ton événement virtuel.
Apprends de tes données
Les informations énumérées ci-dessus t'aideront à déterminer dans quelle mesure ton événement a été un succès et comment tu pourrais améliorer ton approche pour obtenir de meilleurs résultats la prochaine fois. Assure-toi de consacrer suffisamment de temps à l'examen et à l'analyse de tes résultats - et à l'utilisation des outils d'analyse avancés. l'analyse avancée peut t'aider à accélérer ton analyse.
Par conséquent, tu as maintenant les informations dont tu as besoin pour mieux comprendre comment planifier événements virtuels à l'avenir, de façon à ce qu'il soit réussi et engageant.
Tu as la liste de contrôle de la planification d'événements virtuels - maintenant, passe à la technique. Réserve une démonstration de la plateforme événements virtuels de ON24 ici.