L’ultime liste de contrôle pour la planification d’un événement virtuel avec des modèles téléchargeables

Planifier un événement événement virtuel nécessite des compétences différentes de celles requises pour les réunions en personne.

Vous n’aurez pas à vous préoccuper de la réservation d’un lieu, de l’organisation de la nourriture et des boissons ou de la location d’installations de production à grande échelle. Cependant, vous devrez prendre certaines mesures pour vous assurer que votre événement est attrayant, bien fréquenté et conçu pour vous aider à atteindre un objectif marketing spécifique.

Vous avez donc probablement besoin d’un guide sur l’organisation d’un événement virtuel. 

Que votre équipe soit composée de débutants ou de spécialistes du marketing qui ont déjà créé des tonnes d’expériences numériques, chaque organisation a besoin d’une liste de contrôle pour la planification d’événements virtuels. Voici le vôtre !

Posez-vous des questions avant l’événement virtuel

1. Quel est l’objectif de votre événement ?

Vous souhaitez peut-être lancer un nouveau produit. Vous devez peut-être organiser un webinaire éducatifVous pouvez également utiliser votre événement comme une plateforme pour entrer en contact avec de nouveaux partenaires ou distributeurs. Quoi qu’il en soit, assurez-vous que l’objectif de votre événement est clair à 100 % avant d’entamer le processus de planification de l’événement virtuel.

2. Quels sont vos objectifs pour l’événement ?

Réfléchissez à l’objectif que vous souhaitez atteindre avec votre séance. Par exemple, la plupart des événements sont conçus pour accroître la notoriété d’une marque, construire un pipeline, activer la mise en réseau en ligne ou informer les participants sur un sujet particulier. Décidez dès maintenant de vos objectifs et vous serez en meilleure position pour suivre et de suivre et de prouver votre retour sur investissement. Nous y reviendrons plus tard.

3. Quel est le budget ?

Il se peut que vous n’ayez pas à dépenser pour la restauration, les frais de voyage ou l’hébergement des conférenciers. Cependant, l’organisation d’un événement virtuel implique toujours des dépenses. Veillez à prendre en compte le coût de votre plateforme technologique, car la qualité de l’événement et son déroulement sans faille seront essentiels à sa réussite.

4. Allez-vous faire payer vos participants ?

Si vous décidez de faire payer des frais d’inscription, veillez à en informer les participants potentiels.

5. Quelle sera la durée de votre événement virtuel ?

Ce n’est un secret pour personne que les participants ont une durée d’attention plus courte en ligne. Préparez-vous donc à raccourcir le temps de parole des orateurs et à entrecouper vos présentations d’éléments amusants pour maintenir l’intérêt de tous.

6. Quelle est l’heure qui convient le mieux à vos participants ?

Si vous invitez des personnes du monde entier, vous devez réfléchir à la manière dont votre événement s’intégrera dans leur emploi du temps, en particulier si les participants vivent dans des fuseaux horaires différents. différents fuseaux horaires.

7. Comment allez-vous promouvoir votre session ?

N’oubliez pas que la promotion de votre événement virtuel est un aspect essentiel de la planification d’un événement virtuel. Des e-shots à la publicité payante, il existe de nombreux moyens de faire connaître votre événement virtuel et de générer ces inscriptions si importantes.

8. À quoi ressemblera votre agenda ?

En planifiant l’ordre du jour de votre événement virtuel, vous vous assurez que vos intervenants et vos invités savent exactement à quoi s’attendre le jour J.

9. Vous avez besoin d’un conférencier ?

Un conférencier de haut niveau peut constituer une attraction majeure pour n’importe quel événement, virtuel ou non. Gardez cela à l’esprit lors de l’organisation d’événements virtuels.

10. Avez-vous besoin d’un parrain ?

L’implication des sponsors peut aider à couvrir les coûts de l’événement, sans oublier de renforcer les partenariats avec des entreprises extérieures à votre organisation en offrant une excellente exposition à leur marque. Si vous êtes à la recherche de stratégies concrètes pour attirer des sponsors et leur apporter de la valeur, consultez notre guide sur l’obtention de sponsors pour votre événement virtuel.

11. Qui va accueillir et animer votre événement virtuel ?

Nous suggérons de nommer un hôte principal qui guidera les participants tout au long de la session, avec l’aide d’un ou deux modérateurs qui peuvent aider à maintenir l’événement sur la bonne voie et sous contrôle.

12. Avez-vous besoin de gagner du temps pour un tour de questions-réponses ?

Selon la nature de votre événement virtuelvous voudrez peut-être donner aux participants la possibilité d’interagir avec vos conférenciers et d’obtenir des réponses à leurs questions les plus brûlantes. Les sessions de questions-réponses doivent être soigneusement prises en compte lors de l’organisation d’événements virtuels afin de s’assurer qu’il y a suffisamment de temps non seulement pour les questions-réponses elles-mêmes, mais aussi pour le reste des aspects clés de votre événement.

13. Comment faire en sorte que votre événement virtuel se déroule le mieux possible ?

Il est facile de supposer que les invités sauront comment se connecter à votre événement virtuel et qu’ils pourront se familiariser avec les fonctionnalités de votre plateforme en toute confiance.

Cela dit, l’envoi d’un courriel « Know Before You Go » plusieurs jours avant la session peut aider les invités les moins à l’aise avec la technologie à se familiariser avec ce qui leur est demandé.

Dans le même ordre d’idées, veillez à inclure des notes de « ménage » au début de chaque session. C’est ici que l’hôte d’une session explique comment les participants peuvent interagir avec l’événement virtuel, qu’il s’agisse d’outils d’engagement ou d’outils de communication. outils d’engagement des outils d’engagement au dépannage simple – afin que chacun puisse participer à votre contenu.

Des instructions claires permettront d’éviter toute confusion et de réduire le nombre de questions posées par les participants avant le début de l’événement.

14. Attribuer des rôles et des responsabilités clairs

Un événement virtuel réussi n’est pas le fruit du hasard. C’est le résultat de la coordination entre les équipes. Pour que tout se déroule sans accroc, il convient de définir chaque tâche et d’en attribuer la responsabilité à l’aide d’une matrice claire des rôles et des responsabilités.

Commencez par identifier les rôles clés impliqués dans votre événement virtuel. Les plus courantes sont les suivantes :

• • Gestionnaire d’événements : Supervise la planification et l’exécution de bout en bout.
  • Responsable marketing : Pilote l’inscription, la promotion et le suivi post-événement.
  • Producteur de la plate-forme : Gère la pile technologique, l’installation de la console du webinaire et le déroulement de l’événement.
  • Coordinateur de l’orateur : Il s’occupe de l’accueil des conférenciers, des répétitions et de la diffusion du contenu.
  • Modérateur/animateur : Guide le déroulement de l’événement et maintient l’engagement du public à un niveau élevé.
  • Équipe de soutien : Résoudre les problèmes en direct et suivre les questions du public et le chat.

Une fois les rôles définis, élaborez une matrice décrivant les responsabilités de chaque personne à toutes les étapes de l’événement, de la planification à la promotion, en passant par la réalisation et le suivi. Ce document doit être partagé dès le début, mis à jour régulièrement et référencé tout au long du processus de planification.

La mise en place d’une matrice des responsabilités permet non seulement d’assurer la responsabilisation, mais aussi d’éviter les surprises de dernière minute et de réduire les frictions internes. Chacun connaît son rôle, sait à qui s’adresser et ce que l’on attend de lui avant, pendant et après l’événement virtuel.

Modèles utiles pour lancer votre plan d’événement virtuel

L’organisation d’un événement virtuel comporte de nombreux éléments mobiles. Pour simplifier ce processus, ON24 propose une série de modèles conçus pour vous guider à chaque étape de l’organisation de votre événement.

1. Liste de contrôle pour les producteurs de webinaires

Veillez à ce que votre webinaire se déroule sans accroc grâce à notre liste de contrôle complète pour les producteurs de webinaires. Liste de contrôle pour les producteurs de webinaires. Cette liste de contrôle au format Excel couvre tous les aspects, depuis les préparatifs de l’événement jusqu’aux protocoles des sessions en direct, pour vous aider, vous et votre équipe, à rester organisés et efficaces.​

2. Cadre de planification d’un webinaire en une page

Pour une approche simplifiée de la planification des webinaires, téléchargez notre Cadre de planification d’un webinaire en une page. Ce modèle vous aide à définir votre public, le contenu, les appels à l’action et le suivi après l’événement, en veillant à ce que tous les éléments essentiels soient pris en compte.​ 

3. Modèle d’agenda de webinaire

L’élaboration d’un programme convaincant est essentielle à l’engagement du public. Notre modèle d’ordre du jour pour webinaire fournit un plan structuré pour vous aider à organiser les sujets, à répartir les créneaux horaires et à planifier les segments interactifs de manière efficace. 

Ces ressources sont conçues pour améliorer la planification de vos événements virtuels, en rendant le processus plus facile à gérer et plus efficace.​

Le jour de l’événement virtuel

1. Vérifiez votre installation audiovisuelle

La plupart des plateformes d’événements virtuels sont incroyablement faciles à utiliser (et ON24 ne fait pas exception). Mais n’oubliez pas de tester votre caméra et votre microphone avant de passer en direct ou de commencer à enregistrer, afin d’éviter tout incident de dernière minute.

2. Activer le sous-titrage automatique

L’un des facteurs cruciaux que beaucoup oublient dans leur liste de contrôle pour l’organisation d’un événement virtuel est l’activation du sous-titrage automatique. Ainsi, votre contenu sera accessible à tous les publics. Souvenez-vous, la technologie de synthèse vocale d’ON24 peut générer des sous-titres dans plus de 50 langues.

3. Vérifiez que vos participants disposent de tout ce dont ils ont besoin

Si votre événement est en direct, vérifiez que tous vos invités peuvent voir, entendre et interagir avec la session comme prévu au tout début de la session. Répondez à toutes les questions techniques avant le début de la session principale afin que les demandes de dernière minute n’interrompent pas le déroulement de votre événement.

4. Engagez-vous auprès de vos participants à chaque instant

Modifiez votre présentation pour garder les participants sur le qui-vive. Rompre les longues présentations avec des sondages, des boîtes de dialogue interactives, des jeux légers et des renvois à des ressources complémentaires.

Vous pouvez utiliser votre plateforme pour collecter de précieuses données sur l’engagement et le comportement afin de déterminer qui interagit le plus avec votre contenu et quelle est la probabilité qu’ils répondent à l’appel à l’action souhaité.

5. Essayez les réunions en petits groupes pour une mise en réseau plus intime

Permettre au public de s’engager dans des conversations significatives avec leurs pairs sur une base 1:1 comme ils le feraient avec d’autres participants à un événement en personne. Vous pouvez organiser une session de mise en réseau de différentes manières. Par exemple :

• • Chat textuel
  • Salles de réunion alimentées par ON24 Breakouts
  • Organiser des sessions spéciales de mise en réseau via Forums ON24

Les exemples ci-dessus sont tous des moyens acceptables de créer des réseaux dans le cadre d’un événement numérique.

6. Organiser une répétition technique avec votre équipe

Tout comme un événement en personne a une répétition générale, votre événement virtuel devrait en avoir une aussi. Planifiez une répétition générale avec tous les intervenants, les modérateurs et le personnel d’assistance technique pour passer en revue l’ordre du jour, tester les transitions et se familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme. C’est l’occasion de vérifier les diapositives, d’assurer un partage d’écran sans heurts, de confirmer les connexions Internet et de définir les attentes en matière de délais et de livraison. Les répétitions permettent également aux orateurs de poser des questions et de se sentir en confiance avant la session en direct.

7. Préparer un plan d’urgence

Même avec les plateformes les plus avancées, des problèmes techniques peuvent toujours survenir. Assurez-vous d’avoir mis en place un plan de secours clair. Désignez un responsable de l’assistance technique capable de résoudre rapidement les problèmes en coulisses et de fournir aux présentateurs les instructions nécessaires pour reprendre la session si nécessaire. Préparez des modérateurs de remplacement ou des hôtes alternatifs au cas où quelqu’un se désisterait inopinément. Prévoyez un canal de communication pour la coordination interne, tel que Slack ou un chat de groupe, afin que votre équipe puisse rester alignée en cas d’imprévu.

Après l’événement virtuel

1. Envoyer une enquête post-événement

Un bref questionnaire post-événement permet aux participants de fournir un retour d’information honnête. Il est préférable d’envoyer le lien vers l’enquête quelques jours seulement après l’événement, pendant que l’expérience est encore présente dans les esprits.

Cela vous permet de collecter des données et des informations importantes concernant votre événement virtuel, qui peuvent être utilisées pour la planification d’événements virtuels futurs.

Si vous avez besoin d’inspiration pour votre enquête post-événement, vous pouvez consulter nos 11 questions essentielles.

2. Analyser vos données

Comme nous l’avons mentionné, votre plateforme d’événements virtuels vous aidera à collecter toutes sortes de données relatives à votre événement – et, surtout, vous permettra de voir comment votre événement s’est déroulé par rapport aux objectifs que vous avez fixés au début du processus de planification.

Envisagez d’examiner les données relatives à l’événement, telles que le nombre d’inscriptions, le nombre de participants et les caractéristiques démographiques de l’auditoire. (Le profil d’engagement des prospects de ON24 de ON24 facilite cette tâche). Vous pouvez également examiner les informations démographiques et les données d’engagement au niveau des individus et des comptes pour comprendre qui a le plus bénéficié de votre événement virtuel.

3. Tirez parti de vos données

Les informations énumérées ci-dessus vous aideront à déterminer le degré de réussite de votre événement et à améliorer votre approche pour obtenir de meilleurs résultats la prochaine fois. Veillez à consacrer suffisamment de temps à l’examen et à l’analyse de vos résultats – et à la manière dont vous pouvez les analyser. l’analyse avancée peut vous aider à accélérer votre analyse.

4. Partager du contenu à la demande

Transformez votre événement en direct en une ressource permanente en rendant les sessions disponibles à la demande. Cette approche permet non seulement de prolonger la durée de vie de votre contenu, mais aussi de répondre aux besoins des participants qui n’ont pas pu se joindre à l’événement en direct. En offrant un accès à la demande, vous apportez une valeur ajoutée continue et maintenez votre public engagé au-delà de la journée de l’événement.

5. Créer un centre de ressources post-événement

Centraliser tous les documents liés à l’événement, tels que les enregistrements, les diapositives et les ressources supplémentaires, dans un centre dédié. Il est ainsi plus facile pour les participants de revoir le contenu et pour les nouveaux prospects d’explorer vos offres. Un centre de ressources bien organisé améliore l’expérience de l’utilisateur et positionne votre marque comme une source de connaissances précieuse.

 6. Personnaliser les communications de suivi

Exploitez les données collectées pendant l’événement pour adapter vos messages de suivi. Qu’il s’agisse de faire référence à une session à laquelle ils ont assisté ou à une question qu’ils ont posée, les communications personnalisées témoignent d’une attention particulière et peuvent augmenter de manière significative les taux d’engagement.

7. Nourrir les prospects grâce à des campagnes ciblées

Utilisez les informations sur le comportement des participants pour segmenter votre public et lancer des campagnes de fidélisation ciblées. Par exemple, les participants qui ont montré de l’intérêt pour un sujet particulier peuvent recevoir du contenu connexe, des invitations aux prochains webinaires ou des informations sur les produits, les guidant ainsi plus loin dans le parcours de l’acheteur.

8. Débriefing avec votre équipe interne

Réalisez un bilan complet avec votre équipe pour discuter de ce qui s’est bien passé et identifier les points à améliorer. Cette réflexion collaborative garantit l’amélioration continue de vos événements virtuels et permet à votre équipe de s’aligner sur les stratégies futures.

9. Définir et suivre les indicateurs de réussite

Une fois l’événement virtuel terminé, il est temps de passer de l’anecdote à l’action. Cela commence par l’alignement de vos résultats sur des mesures de réussite claires liées aux objectifs initiaux de l’événement.

Commencez par examiner les paramètres de base tels que

• • Taux d’inscription et taux de fréquentation
    Un taux de participation élevé indique que vos efforts de promotion ont porté leurs fruits et que votre sujet a apporté une valeur ajoutée.
  • Taux d’engagement du public
    Utilisez les analyses de la plateforme pour examiner les niveaux d’interaction, y compris les réponses aux sondages, les téléchargements de ressources, les questions posées et le temps passé en session. Les utilisateurs d’ON24 peuvent aller encore plus loin avec le profil d’engagement des prospects pour évaluer et segmenter les prospects en fonction de leur comportement.
  • Consommation de contenu
    Quelles sont les sessions qui ont été visionnées le plus longtemps ? Quelles sont les ressources téléchargeables qui ont généré le plus de clics ? Comprendre quel contenu a fait mouche permet d’orienter les futurs programmes d’événements et les stratégies d’enrichissement.
  • Impact sur le pipeline et le retour sur investissement
    Allez au-delà des mesures de vanité. Suivez le nombre de prospects qualifiés qui ont été générés, la quantité de pipeline qui a été générée ou influencée, et si les résultats en termes de revenus peuvent être liés à l’événement. Grâce aux intégrations de ON24 dans votre CRM ou MAP, vous pouvez suivre les leads du premier clic à la conclusion de l’affaire.
  • Engagement après l’événement
    Observez la façon dont les participants s’engagent à nouveau dans votre contenu après l’événement. Regardent-ils les retransmissions à la demande ? Cliquer sur les CTA de suivi ? Réserver des démonstrations ? Ces indicateurs permettent de déterminer la valeur à long terme au-delà de l’expérience en direct.

En fondant votre évaluation sur des résultats clairs et mesurables, vous prouvez non seulement l’impact de votre événement virtuel, mais vous obtenez également des informations précieuses qui vous permettront d’élaborer votre prochaine expérience numérique. Et à chaque itération, vous pouvez affiner votre stratégie, renforcer l’engagement et augmenter la contribution au pipeline.

Vous disposez ainsi des informations dont vous avez besoin pour mieux comprendre comment organiser à l’avenir des événements virtuels réussis et attrayants.

Calendrier virtuel de planification d’événements pour ne pas perdre le fil

L’organisation d’un événement virtuel n’est pas une tâche unique. Il s’agit d’un processus qui nécessite des progrès constants au fil des semaines, voire des mois. En définissant vos principales activités de planification en fonction d’un calendrier général, vous pouvez vous assurer que votre équipe reste alignée, que les délais sont respectés et que rien ne passe à travers les mailles du filet.

Voici une répartition simple des éléments sur lesquels il faut se concentrer – et à quel moment.

3 à 6 mois avant l’événement

• • Choisissez votre plateforme d’événement virtuel
  • Fixez votre budget et définissez les attentes des parties prenantes
  • Déterminer le format de l’événement et les types de contenu
  • Commencer à contacter les conférenciers et les sponsors
  • Aligner les équipes internes sur les objectifs de l’événement et les indicateurs de réussite

1-2 mois avant l’événement

• • Finaliser l’ordre du jour et la structure de la session
  • Confirmer les intervenants et commencer la collecte de contenu
  • Lancer des campagnes de promotion
  • Élaborer des pages d’inscription et des flux de courrier électronique
  • Coordonner les répétitions et les essais

2-3 semaines avant l’événement

• • Envoyer des rappels aux participants inscrits
  • Vérifiez votre configuration technique et vos intégrations
  • Finaliser toutes les ressources ou actifs téléchargeables
  • Confirmer le placement des sponsors et des conférenciers
  • Préparez vos outils d’engagement (sondages, questions-réponses, sessions en petits groupes).

1 semaine d’avance

• • Organiser les répétitions de l’orateur final
  • Publier des diapositives sur le ménage ou des vidéos de bienvenue
  • Partager les informations de connexion et de navigation de la plateforme avec les participants
  • Préparer les équipes de soutien interne à l’exécution de la journée en direct

Jour de l’événement

• • Ouvrir les sessions plus tôt pour résoudre les problèmes d’accès.
  • Susciter l’intérêt des participants dès qu’ils se connectent
  • Contrôler les questions-réponses, les sondages et le chat pour en assurer la modération.
  • Utiliser les informations sur l’engagement pour identifier en temps réel les participants à fort potentiel.

Vous disposez de la liste de contrôle pour l’organisation d’événements virtuels, il ne vous reste plus qu’à vous familiariser avec la technologie. Réservez une démonstration de la plateforme d’événements virtuels de ON24 ici.