La lista definitiva de planificación de eventos virtuales con plantillas descargables

Planificar un evento evento virtual requiere una habilidad diferente a la de las reuniones en persona.

No tendrá que preocuparse de conseguir un local, organizar la comida y la bebida o contratar montajes de producción a gran escala. Sin embargo, tendrá que tomar ciertas medidas para asegurarse de que su evento sea atractivo, cuente con una buena asistencia y esté diseñado para ayudarle a alcanzar un objetivo de marketing específico.

Así que probablemente necesite una guía sobre cómo planificar un evento virtual. 

Tanto si su equipo está formado por novatos como por expertos en marketing que ya han creado montones de experiencias digitales, todas las organizaciones necesitan una lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales. Aquí tiene la suya.

Hágase preguntas antes del evento virtual

1. ¿Cuál es el objetivo de su acto?

Quizá quiera lanzar un nuevo producto. Tal vez necesite organizar un seminario web educativoo utilizar su evento como plataforma para conectar con nuevos socios o distribuidores. En cualquier caso, asegúrese de tener claro al 100% el propósito de su evento antes de comenzar el proceso de planificación del evento virtual.

2. ¿Cuáles son sus objetivos para el acto?

Piense qué quiere conseguir con su sesión. Por ejemplo, la mayoría de los eventos se diseñan para aumentar la notoriedad de la marca, crear canalizaciones, activar la creación de redes en línea o informar a los asistentes sobre un tema concreto. Decida sus objetivos ahora y estará en mejor posición para hacer un seguimiento y demostrar su ROI. Más adelante hablaremos de ello.

3. ¿Cuál es el presupuesto?

Puede que no tenga que gastar en catering, gastos de viaje o alojamiento de los ponentes. Sin embargo, la planificación de eventos virtuales sigue implicando gastos. Asegúrese de tener en cuenta el coste de su plataforma tecnológica, ya que la calidad del acto y su perfecta realización serán fundamentales para su éxito.

4. ¿Va a cobrar a los asistentes?

Si decide cobrar una cuota de inscripción, asegúrese de comunicarlo a los posibles asistentes.

5. ¿Qué duración debe tener su acto virtual?

No es ningún secreto que los asistentes tienen una capacidad de atención más corta en Internet, así que prepárese para acortar los turnos de los oradores e intercalar sus presentaciones con elementos divertidos para mantener la atención de todos.

6. ¿Cuál es la mejor hora para los asistentes?

Si invitas a personas de otros países, deberás tener en cuenta cómo encajará tu acto en sus horarios, sobre todo si los asistentes viven en diferentes zonas horarias. viven en zonas horarias diferentes.

7. ¿Cómo promocionará su sesión?

No olvide que la promoción de su evento virtual es un aspecto clave en la planificación del mismo. Desde los e-shots hasta la publicidad de pago en buscadores, hay muchas formas de dar a conocer su evento virtual y generar esas inscripciones tan importantes.

8. ¿Cómo será su agenda?

La planificación del programa de su evento virtual garantizará que sus ponentes e invitados sepan exactamente qué esperar ese día.

9. ¿Necesita un orador principal?

Un orador de gran calibre puede ser un gran atractivo para cualquier evento, virtual o no. Téngalo en cuenta a la hora de planificar un evento virtual.

10. ¿Necesita un patrocinador?

Conseguir la participación de patrocinadores puede ayudar a cubrir los costes del evento, por no mencionar que refuerza las asociaciones con empresas ajenas a su organización al proporcionar una excelente exposición de su marca. Si busca estrategias prácticas para atraer y ofrecer valor a los patrocinadores, consulte nuestra guía para conseguir patrocinadores para su evento virtual.

11. ¿Quién será el anfitrión y moderador de su acto virtual?

Sugerimos designar un anfitrión principal que guíe a los asistentes a lo largo de la sesión, con el apoyo de uno o dos moderadores que puedan ayudar a mantener el evento encauzado y bajo control.

12. ¿Necesita reservar tiempo para una ronda de preguntas y respuestas?

Dependiendo de la naturaleza de su evento virtuales posible que desee dar a los asistentes la oportunidad de interactuar con sus ponentes y obtener respuesta a sus preguntas más candentes. Las sesiones de preguntas y respuestas deben tenerse muy en cuenta a la hora de planificar eventos virtuales para garantizar que haya tiempo suficiente no solo para las preguntas y respuestas en sí, sino también para el resto de los aspectos clave de su evento.

13. ¿Cómo puede asegurarse de que su evento virtual se desarrolle lo mejor posible?

Es fácil suponer que los invitados estarán familiarizados con la forma de iniciar sesión en su evento virtual y podrán orientarse con confianza por las funciones de su plataforma.

Dicho esto, enviar un correo electrónico de "Saber antes de ir" varios días antes de la sesión puede ayudar a los invitados menos expertos en tecnología a entender lo que se les pide.

En ese mismo sentido, asegúrese de incluir notas de información al principio de cada sesión. Aquí es donde el anfitrión de la sesión explica cómo los asistentes pueden interactuar con el evento virtual - desde herramientas deinteracción para que todos puedan participar en el contenido.

Unas instrucciones claras evitarán confusiones y reducirán el número de preguntas que reciba de los inscritos antes de que empiece el acto.

14. Asignar funciones y responsabilidades claras

El éxito de un evento virtual no es casual. Es el resultado de la coordinación entre equipos. Para que todo vaya sobre ruedas, planifica cada tarea y asigna responsabilidades mediante una matriz clara de funciones y responsabilidades.

Empiece por identificar las funciones clave implicadas en su evento virtual. Entre las más comunes se incluyen:

• • Gestor de eventos: Supervisa la planificación y ejecución de principio a fin.
  • Responsable de marketing: Dirige la inscripción, la promoción y el seguimiento posterior al evento.
  • Productor de plataformas: Gestiona la pila tecnológica, la configuración de la consola del seminario web y la ejecución del espectáculo.
  • Coordinador de ponentes: Se encarga de la incorporación de los ponentes, los ensayos y la entrega de contenidos.
  • Moderador/anfitrión: Dirige el evento y mantiene la interacción el público.
  • Equipo de apoyo: Soluciona problemas en directo y supervisa las preguntas del público y el chat.

Una vez definidas las funciones, elabore una matriz en la que se indique de qué es responsable cada persona en todas las fases del acto, desde la planificación hasta la promoción, la entrega y el seguimiento. Este documento debe compartirse desde el principio, actualizarse periódicamente y consultarse durante todo el proceso de planificación.

Disponer de una matriz de responsabilidades no sólo garantiza la rendición de cuentas, sino que también evita sorpresas de última hora y reduce las fricciones internas. Todo el mundo sabe cuál es su papel, a quién acudir para qué y qué se espera de él antes, durante y después del evento virtual.

Plantillas útiles para poner en marcha su plan de eventos virtuales

En la planificación de un evento virtual intervienen numerosos elementos. Para simplificar este proceso, ON24 ofrece un conjunto de plantillas diseñadas para guiarle en cada etapa de la planificación de su evento.

1. Lista de control del productor del seminario web

Asegúrese de que su seminario web se desarrolla sin problemas con nuestra completa Lista de comprobación para productores de seminarios web. Esta lista de comprobación basada en Excel lo abarca todo, desde los preparativos previos al evento hasta los protocolos de las sesiones en directo, para ayudarle a usted y a su equipo a mantenerse organizados y eficientes.

2. Marco de planificación de seminarios web de una página

Para simplificar la planificación de un seminario web, descargue nuestro Marco de planificación de seminarios web de una página. Esta plantilla ayuda a planificar la audiencia, el contenido, las llamadas a la acción y el seguimiento posterior al evento, garantizando que se aborden todos los elementos críticos.

3. Plantilla del orden del día del seminario web

Elaborar una agenda convincente es crucial para la interacción la audiencia. Nuestra Plantilla de agenda para seminarios web proporciona un esquema estructurado que le ayudará a organizar los temas, asignar franjas horarias y planificar eficazmente los segmentos interactivos.

Estos recursos están diseñados para mejorar la planificación de su evento virtual, haciendo que el proceso sea más manejable y eficaz.

El día del acto virtual

1. Compruebe su configuración audiovisual

La mayoría de plataformas de eventos virtuales son increíblemente fáciles de usar (y ON24 no es una excepción). Pero asegúrate de probar la configuración de la cámara y el micrófono antes de salir en directo o empezar a grabar para evitar contratiempos de última hora.

2. Activar el subtitulado automático

Uno de los factores cruciales que muchos olvidan en su lista de planificación de eventos virtuales es activar los subtítulos automáticos. Esto garantizará que su contenido sea accesible para todos los públicos. Recuerde, La tecnología de voz a texto de ON24 puede generar subtítulos en más de 50 idiomas.

3. Compruebe que los asistentes tienen todo lo que necesitan

Si su evento es en directo, compruebe que todos sus invitados pueden ver, oír e interactuar con la sesión como se espera desde el principio. Responda a las preguntas técnicas antes de que empiece la sesión principal para que las dudas de última hora no interrumpan el desarrollo del evento.

4. Comprométase con los asistentes en todo momento

Cambie la presentación para mantener a los participantes en vilo. Interrumpa las presentaciones largas con encuestas, chats interactivos, juegos desenfadados y enlaces a recursos de apoyo.

Puede utilizar su plataforma para recopilar valiosos datos de interacción y comportamiento de estas funciones para ayudar a determinar quién interactúa más con su contenido y qué probabilidades hay de que realicen la llamada a la acción deseada.

5. Pruebe los grupos para establecer contactos más íntimos

Permita que el público participe en conversaciones significativas con sus compañeros de forma personalizada, como lo haría con otros asistentes a un evento presencial. Hay muchas formas de organizar una sesión de networking. Por ejemplo:

• • Chat de texto
  • Salas de reuniones con tecnología ON24 Breakouts
  • Organice sesiones especiales de creación de redes a través de Foros ON24

Todas las anteriores son formas aceptables de establecer contactos en un acto digital.

6. Realice un ensayo técnico con su equipo

Al igual que un evento presencial tiene un ensayo general, su evento virtual también debería tenerlo. Programe un ensayo general con todos los ponentes, moderadores y personal de asistencia técnica para repasar el programa, probar las transiciones y familiarizarse con las funciones de la plataforma. Esta es su oportunidad para comprobar las diapositivas, garantizar que la pantalla se comparte sin problemas, confirmar las conexiones a Internet y establecer las expectativas de tiempo y entrega. Los ensayos también dan a los ponentes la oportunidad de hacer preguntas y sentirse seguros de cara a la sesión en directo.

7. Preparar un plan de contingencia

Incluso con las plataformas más avanzadas pueden surgir problemas técnicos. Asegúrese de contar con un plan de respaldo claro. Asigne un responsable de asistencia técnica que pueda solucionar rápidamente los problemas entre bastidores y facilitar a los presentadores instrucciones para reanudar la sesión en caso necesario. Prepare moderadores de reserva o presentadores alternativos por si alguien se retira inesperadamente. Tenga un canal de comunicación abierto para la coordinación interna, como Slack o un chat de grupo, para que su equipo pueda mantenerse alineado durante cualquier momento inesperado.

Después del acto virtual

1. Enviar una encuesta posterior al acto

Un breve cuestionario posterior al acto permite a los asistentes dar su opinión con sinceridad. Lo mejor es enviar el enlace a la encuesta un par de días después del evento, cuando la experiencia aún está presente.

Esto le permite recopilar datos e información importantes sobre su evento virtual, que pueden utilizarse para planificar futuros eventos virtuales.

Si necesita un poco de inspiración para su encuesta posterior al evento, puede consultar nuestras 11 preguntas esenciales.

2. Analice sus datos

Como ya se ha mencionado, la plataforma de eventos virtuales le ayudará a recopilar todo tipo de datos relacionados con el evento y, lo que es más importante, le permitirá ver cómo se ha desarrollado en relación con los objetivos fijados al principio del proceso de planificación.

Considere la posibilidad de revisar las métricas del evento, como el número de inscripciones, el número de asistentes y los datos demográficos del público. (El perfil de participación de clientes potenciales de ON24 facilita esta tarea). También puede revisar la información demográfica y los datos de interacción a nivel individual y de cuenta para comprender quién se benefició más de su evento virtual.

3. Aprenda de sus datos

Los datos anteriores le ayudarán a determinar el grado de éxito de su evento y a mejorar su enfoque para obtener mejores resultados la próxima vez. Asegúrese de dedicar suficiente tiempo a revisar y analizar sus resultados, y cómo análisis avanzados puede ayudarle a acelerar su análisis.

4. Compartir contenidos a la carta

Transforme su evento en directo en un recurso permanente ofreciendo sesiones a la carta. Este enfoque no solo prolonga la vida útil de los contenidos, sino que también se adapta a los asistentes que no pudieron asistir en directo. Al ofrecer acceso a la carta, proporcionará un valor continuo y mantendrá el interés de su público más allá del día del evento.

5. Crear un centro de recursos para después del acontecimiento

Centralice todo el material relacionado con el evento, como grabaciones, diapositivas y recursos complementarios, en un centro específico. Esto facilita a los asistentes volver a consultar el contenido y a los nuevos clientes potenciales explorar su oferta. Un centro de recursos bien organizado mejora la experiencia del usuario y posiciona su marca como una valiosa fuente de conocimientos.

 6. Personalizar las comunicaciones de seguimiento

Aproveche los datos recopilados durante el evento para adaptar sus mensajes de seguimiento. Ya sea haciendo referencia a una sesión a la que asistieron o a una pregunta que formularon, las comunicaciones personalizadas demuestran atención y pueden aumentar significativamente las tasas de interacción .

7. Nutrir a los clientes potenciales mediante campañas específicas

Utilice la información sobre el comportamiento de los asistentes para segmentar su audiencia y lanzar campañas de fidelización específicas. Por ejemplo, los asistentes que muestren interés por un tema concreto pueden recibir contenidos relacionados, invitaciones a próximos seminarios web o información sobre productos, para guiarles a lo largo del recorrido del comprador.

8. Informe con su equipo interno

Realice un informe exhaustivo con su equipo para debatir los aspectos positivos e identificar las áreas susceptibles de mejora. Esta reflexión colaborativa garantiza la mejora continua de sus eventos virtuales y alinea a su equipo en futuras estrategias.

9. Defina y realice un seguimiento de sus métricas de éxito

Una vez concluido el evento virtual, es hora de pasar de los resultados anecdóticos a la información práctica. Para ello, hay que alinear los resultados con métricas de éxito claras vinculadas a los objetivos originales del evento.

Empiece por revisar las métricas de referencia, como:

• • Tasa de inscripción frente a tasa de asistencia
    Un alto índice de asistencia indica que sus esfuerzos promocionales han tenido eco y que su tema ha aportado valor.
  • Tasa deinteracción Audience
    Utilice los análisis de la plataforma para revisar los niveles de interacción, incluidas las respuestas a encuestas, las descargas de recursos, las preguntas formuladas y el tiempo de permanencia en la sesión. Los usuarios de ON24 pueden profundizar aún más con el Perfil de compromiso de clientes potenciales para puntuar y segmentar a los clientes potenciales en función de su comportamiento.
  • Consumo de contenidos
    ¿Qué sesiones se vieron durante más tiempo? ¿Qué contenidos descargables generaron más clics? Saber qué contenidos han dado en el clavo ayuda a elaborar futuras agendas de eventos y estrategias de nutrición.
  • Impacto en la cartera de proyectos y el ROI
    Vaya más allá de las métricas de vanidad. Realice un seguimiento de cuántos clientes potenciales cualificados se han generado, cuántos contactos se han conseguido o se ha influido en ellos, y si los resultados de los ingresos pueden vincularse al evento. Con las integraciones de ON24 en su CRM o MAP, puede realizar un seguimiento de los clientes potenciales desde el primer clic hasta el cierre del trato.
  • interacción posterior al evento
    Observe cómo se relacionan los asistentes con su contenido después del evento. ¿Ven las repeticiones a la carta? ¿Hacen clic en los CTA de seguimiento? ¿Reservan demostraciones? Estos indicadores ayudan a determinar el valor a largo plazo más allá de la experiencia en directo.

Al basar su evaluación en resultados claros y medibles, no sólo probará el impacto de su evento virtual, sino que también obtendrá información valiosa para dar forma a su próxima experiencia digital. Y con cada iteración, podrá perfeccionar su estrategia, reforzar la interacción y aumentar la contribución de los canales de distribución.

Como resultado, dispondrá de la información que necesita para comprender mejor cómo planificar eventos virtuales en el futuro que sean exitosos y atractivos.

Calendario virtual de planificación de eventos

Planificar un evento virtual no es una tarea de una sola vez. Es un proceso que requiere un progreso constante a lo largo de semanas o incluso meses. Si trazas un calendario general de las principales actividades de planificación, te asegurarás de que tu equipo se mantiene alineado, se cumplen los plazos y no se olvida nada.

Aquí tienes un sencillo desglose de en qué debes centrarte y cuándo.

De 3 a 6 meses antes del acontecimiento

• • Elija su plataforma de eventos virtuales
  • Establezca su presupuesto y defina las expectativas de las partes interesadas
  • Determine el formato de su acto y los tipos de contenido
  • Comienzo de la difusión de oradores y patrocinadores
  • Alinear a los equipos internos sobre los objetivos del evento y las métricas de éxito

1-2 meses antes del evento

• • Ultime el orden del día y la estructura de la sesión
  • Confirmar a los ponentes e iniciar la recopilación de contenidos
  • Lanzar campañas de promoción
  • Creación de páginas de registro y flujos de correo electrónico
  • Coordinar ensayos y simulacros

2-3 semanas antes del evento

• • Enviar recordatorios a los asistentes inscritos
  • Vuelva a comprobar la configuración de su tecnología y las integraciones
  • Finalice cualquier recurso o activo descargable
  • Confirmar la presencia de patrocinadores y conferenciantes
  • Prepare sus herramientas de interacción (encuestas, preguntas y respuestas, sesiones de debate)

1 semana fuera

• • Acoger los ensayos finales de los oradores
  • Publicar diapositivas o vídeos de bienvenida
  • Compartir con los asistentes información sobre el inicio de sesión y la navegación por la plataforma
  • Preparar a los equipos de apoyo internos para la ejecución del día en directo

El día del evento

• • Abrir las sesiones con antelación para solucionar cualquier problema de acceso
  • Atraiga a los asistentes desde el momento en que se conectan
  • Supervisar la moderación de las preguntas y respuestas, las encuestas y el chat
  • Utilice la información sobre interacción para señalar en tiempo real a los asistentes con mayor interés.

Ya tiene la lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales, ahora le toca a la tecnología. Reserve una demostración de la plataforma de eventos virtuales de ON24 aquí.