成功する バーチャルイベントを成功させるには、対面のミーティングとは異なるスキルが必要だ。
会場の確保や飲食の手配、本格的なプロダクションのセットアップに頭を悩ませる必要はありません。しかし、あなたのイベントが魅力的で、参加者が多く、特定のマーケティング目標を達成するのに役立つように設計されていることを確認するために、一定の手順を踏む必要があります。
そのため、バーチャル・イベントを計画する方法についてのガイドを必要としていることだろう。
あなたのチームが全くの初心者であろうと、デジタル体験を何度も作り上げてきたマーケターであろうと、どの組織にもバーチャルイベント企画のチェックリストが必要です。ここにあなたのチェックリストがあります！
バーチャルイベントの前に自問自答する
1.イベントの目的は何ですか？
新製品を発表したいかもしれない。あるいは 教育ウェビナーあるいは、ライブストリームで専門家の洞察を共有したり、新しいパートナーや販売代理店とつながるためのプラットフォームとしてイベントを利用する必要があるかもしれません。いずれにせよ、バーチャルイベントの企画プロセスを始める前に、イベントの目的を100％明確にしておきましょう。
2.イベントの目標は何ですか？
セッションで何を達成したいかを考えましょう。例えば、ほとんどのイベントは、ブランド認知度の向上、パイプラインの構築、オンラインネットワーキングの活性化、特定のトピックに関する参加者への情報提供などを目的としています。今のうちに目標を決めておけば、次のようなことを追跡し、証明しやすくなります。 ROIを証明する.詳しくは後ほど。
3.予算は？
ケータリングや出張費、講演者の宿泊費などは必要ないかもしれない。しかし、バーチャル・イベントの企画にはやはり出費が伴います。イベントの質とシームレスなデリバリーが成功のカギとなるため、テクノロジー・プラットフォームのコストも考慮する必要があります。
4.出席者に料金を請求しますか？
登録料を徴収する場合は、その旨を参加希望者に周知してください。
5.バーチャルイベントはどのくらいの長さが必要ですか？
オンラインでは参加者の注意力が低下しているのは周知の事実なので、講演者の枠を短くしたり、楽しい演出を織り交ぜたりして、参加者全員が飽きないように準備しましょう。
6.参加者にとって最適な時間は？
海外からのゲストを招待する場合は、彼らのスケジュールにどのようにイベントを合わせるかを検討する必要があります。 特にタイムゾーンが異なる場合です。
7.セッションをどのように宣伝しますか？
バーチャル・イベントのプロモーションは、バーチャル・イベント・プランニングの重要な側面であることをお忘れなく。e-ショットから検索広告まで、バーチャルイベントの情報を広め、重要なサインアップを獲得する方法はたくさんあります。
8.アジェンダはどのようなものになりますか？
バーチャル・イベントのアジェンダを計画することで、講演者やゲストが当日の予定を正確に把握することができます。
9.基調講演者が必要ですか？
優秀な講演者は、バーチャルであろうとなかろうと、どんなイベントにとっても大きな魅力となります。バーチャルイベントを企画する際には、このことを念頭に置いておきましょう。
10.スポンサーは必要ですか？
スポンサーを獲得することは、イベント費用を賄うだけでなく、自社ブランドの優れた露出を提供することで、組織外の企業とのパートナーシップを強化することにもつながります。スポンサーを獲得し、価値を提供する方法について実行可能な戦略をお探しの場合は、以下をご覧ください。 バーチャルイベントのスポンサー獲得ガイド.
11.誰がバーチャル・イベントの司会とモデレーターを務めますか？
私たちは、セッションを通して参加者を導くメインの司会者を1人任命し、1人か2人の司会者のサポートを受けて、イベントを軌道に乗せ、コントロールできるようにすることを提案します。
12.質疑応答の時間を確保する必要がありますか？
バーチャル・イベントの内容によって バーチャルイベント参加者がスピーカーと交流し、熱心な質問に答える機会を設けたいと思うかもしれません。Q&Aセッションは、Q&Aそのものだけでなく、イベントの他の重要な側面にも十分な時間を確保できるよう、バーチャルイベントを計画する際に十分に考慮する必要があります。
13.バーチャル・イベントを可能な限りスムーズに進行させるには？
ゲストがバーチャルイベントへのログイン方法を熟知しており、プラットフォームの機能を自信を持って使いこなすことができると考えるのは簡単です。
とはいえ、セッションの数日前に "Know Before You Go "のEメールを送れば、技術にあまり詳しくないゲストでも、何が求められているのかを把握しやすくなります。
それと同じことですが、各セッションの冒頭に「ハウスキーピング」ノートを入れるようにしてください。これは、セッションのホストが、参加者がバーチャルイベントでどのように交流できるかを説明するものです。 エンゲージメント・ツールから簡単なトラブルシューティングまで、誰もがコンテンツに参加できるように説明します。
明確な指示を出すことで、混乱を防ぎ、イベント開始前に登録者から受ける質問の数を減らすことができます。
14.明確な役割と責任を割り当てる
バーチャル・イベントの成功は偶然に起こるものではない。チーム間の調整の結果なのです。すべてを円滑に進めるために、各タスクをマッピングし、役割と責任を明確にしたマトリックスを使ってオーナーシップを割り当てましょう。
バーチャルイベントに関わる重要な役割を特定することから始めましょう。一般的なものは以下の通りです：
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- イベントマネージャー：企画から実行までを統括。
- マーケティング・リード：登録、プロモーション、イベント後のフォローアップを推進。
- プラットフォーム・プロデューサー：技術スタック、ウェビナー・コンソールのセットアップ、ショーの運営を管理。
- スピーカー・コーディネーター：スピーカーのオンボーディング、リハーサル、コンテンツ配信を担当。
- 司会者／ホスト：イベントの流れを誘導し、観客のエンゲージメントを高く保つ。
- サポートチーム：ライブ問題のトラブルシューティング、視聴者からの質問とチャットの監視。
役割分担が決まったら、イベントの企画からプロモーション、実施、フォローアップに至るまで、イベントの全段階における各担当者の責任をまとめたマトリックスを作成する。この文書は早期に共有し、定期的に更新し、計画プロセスを通じて参照する。
責任の所在を明確にしておくことは、説明責任を確実にするだけでなく、土壇場での不測の事態を防ぎ、社内の摩擦を減らすことにもなる。誰もが自分の役割、誰に何を頼めばいいのか、バーチャルイベントの前、中、後に何が期待されているのかを知っている。
バーチャル・イベント・プランのスタートに役立つテンプレート
バーチャルイベントの計画には、多くの可動部分が含まれます。このプロセスを簡素化するため、ON24はイベント企画の各段階をガイドするようデザインされたテンプレートスイートを提供しています。
1.ウェビナー・プロデューサー・チェックリスト
包括的な ウェビナー・プロデューサー・チェックリストこのExcelベースのチェックリストは、イベント前の準備からライブ・セッションのプロトコルまで、すべてを網羅し、あなたとあなたのチームが組織的かつ効率的に活動できるよう支援します。
2.1ページのウェビナー計画フレームワーク
ウェビナー計画への合理的なアプローチについては、以下をダウンロードしてください。 ウェビナー計画フレームワーク.このテンプレートは、聴衆、コンテンツ、コール・トゥ・アクション、イベント後のフォローアップをマッピングするのに役立ち、重要な要素がすべて取り上げられていることを保証します。
3.ウェビナー議題のテンプレート
魅力的なアジェンダを作成することは、オーディエンスのエンゲージメントにとって極めて重要です。私たちの ウェビナー・アジェンダ・テンプレートは、トピックを整理し、時間枠を割り当て、インタラクティブなセグメントを効果的に計画するのに役立つ構造化されたアウトラインを提供します。
これらのリソースは、あなたのバーチャル・イベント・プランニングを強化し、プロセスをより管理しやすく、効果的にするために設計されています。
バーチャル・イベント当日
1.オーディオビジュアルのセットアップを確認する
ほとんどの バーチャルイベントプラットフォームは驚くほど簡単に使えます（ON24も例外ではありません）。しかし、土壇場での災難を防ぐために、ライブや録画を開始する前に、カメラとマイクのセットアップを必ずテストしてください。
2.自動キャプションをオンにする
バーチャル・イベント・プランニングのチェックリストで、多くの人が忘れている重要な要素の1つは、自動キャプションをオンにすることです。こうすることで、すべての視聴者がコンテンツにアクセスできるようになります。覚えておいてください、 ON24の音声テキスト化技術は50以上の言語でキャプションを生成することができます。
3.出席者が必要なものをすべて持っているか確認する
イベントがライブの場合は、セッションの開始時に、すべてのゲストが期待通りにセッションを見聞きし、対話できることを再確認してください。本セッションが始まる前に技術的な質問に答え、直前の問い合わせがイベントの流れを妨げないようにしましょう。
4.あらゆる場面で参加者と関わる
参加者を飽きさせないために、進行に変化をつけましょう。投票、インタラクティブなチャットボックス、軽快なゲーム、支援リソースへの道しるべなどを使って、長いプレゼンテーションを中断させましょう。
プラットフォームを使って 貴重なエンゲージメントと行動データこれらの機能から貴重なエンゲージメントと行動データを収集し、誰があなたのコンテンツと最も相互作用し、彼らがあなたの望む行動喚起を行う可能性がどの程度あるかを判断するのに役立ちます。
5.より親密なネットワーキングの機会として分科会を試す
参加者が、他の参加者と1対1で有意義な会話をすることができます。ネットワーキング・セッションを開催する方法はさまざまです。例えば
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- テキストチャット
- ON24 Breakoutsによるブレークアウト・ルーム
- 特別ネットワーキング・セッションを企画 ON24フォーラム
上記はすべて、デジタル・イベントでネットワーキングを提供する方法として受け入れられるものだ。
6.チームとテクニカル・リハーサルを行う
対面イベントにドレスリハーサルがあるように、バーチャルイベントにもドレスリハーサルが必要です。登壇者、司会者、テクニカルサポートスタッフ全員で予行演習を行い、アジェンダを歩き、トランジションをテストし、プラットフォームの機能に慣れましょう。スライドを再確認し、スムーズな画面共有を確保し、インターネット接続を確認し、タイミングと配信の期待値を設定する機会です。また、リハーサルでは、登壇者に質問する機会を与え、自信を持って本番のセッションに臨むことができます。
7.コンティンジェンシー・プランの準備
最先端のプラットフォームであっても、技術的な問題は起こり得ます。明確なバックアッププランを用意しておきましょう。舞台裏で迅速にトラブルシューティングを行い、必要に応じて発表者にセッション再開の指示を与えることができるテクニカルサポートリーダーを任命してください。誰かが予期せず脱落した場合に備えて、予備の司会者や代替司会者を用意しておく。Slackやグループチャットなど、社内調整のためのコミュニケーションチャンネルを開いておき、不測の事態が発生した場合でも、チームの足並みを揃えられるようにしておく。
バーチャル・イベントを終えて
1.イベント後にアンケートを実施する
イベント後に簡単なアンケートを実施すれば、参加者は率直な感想を述べることができます。アンケートへのリンクは、イベント後2、3日以内に、まだ体験が頭に残っているうちに送るのがベストです。
これにより、バーチャル・イベントに関する重要なデータや情報を収集することができ、今後のバーチャル・イベントの企画に役立てることができます。
イベント後のアンケートのヒントが必要な場合は、当社の 11の必須質問をご覧ください。
2.データを分析する
前述したように、バーチャル・イベント・プラットフォームは、イベントに関連するあらゆる種類のデータを収集するのに役立ちます。そして、重要なのは、計画プロセスの開始時に設定した目標に対するイベントのパフォーマンスを確認できることです。
登録者数、出席者数、聴衆の属性など、イベントの指標を見直すことを検討してください。(ON24の見込み客エンゲージメント・プロファイルを使えば簡単です)。また、バーチャルイベントから最も恩恵を受けたのは誰なのかを理解するために、デモグラフィック情報や個人およびアカウントレベルのエンゲージメントデータを確認するのもよいでしょう。
3.データから学ぶ
上に挙げた洞察は、イベントがどの程度成功したかを判断するのに役立ち、次回により良い結果を出すためにどのようにアプローチを改善できるかを知ることができます。結果の確認と分析には十分な時間をかけましょう。 高度なアナリティクス高度なアナリティクスが分析を加速させます。
4.オンデマンドコンテンツの共有
セッションをオンデマンドで利用できるようにすることで、ライブイベントをエバーグリーンリソースに変えましょう。このアプローチは、コンテンツの寿命を延ばすだけでなく、ライブに参加できなかった参加者にも対応します。オンデマンドアクセスを提供することで、継続的な価値を提供し、イベント当日を過ぎても聴衆の関心を引き続けることができます。
5.イベント後のリソースハブを作る
録画、スライド、補足資料など、すべてのイベント関連資料を専用のハブに一元化しましょう。こうすることで、参加者がコンテンツを再確認しやすくなり、新規の見込み客が貴社のサービスを検討しやすくなります。整理されたリソースハブはユーザー体験を向上させ、貴社ブランドを価値ある知識源として位置づけます。
6.フォローアップ・コミュニケーションのパーソナライズ
イベント中に収集したデータを活用して、フォローアップメッセージをカスタマイズしましょう。参加したセッションや質問など、パーソナライズされたコミュニケーションは、参加者への気配りを示し、エンゲージメント率を大幅に向上させます。
7.ターゲットキャンペーンによるリード育成
参加者の行動から得たインサイトを活用して、参加者をセグメント化し、ターゲットを絞ったナーチャリングキャンペーンを実施しましょう。例えば、特定のトピックに興味を示した参加者には、関連コンテンツや次回のウェビナーへの招待、製品情報などを配信し、バイヤージャーニーに沿ってさらに誘導することができます。
8.社内チームとの報告会
チームと包括的な報告会を実施し、うまくいった点、改善すべき点を話し合います。このような共同的な振り返りにより、バーチャルイベントの継続的な強化が保証され、今後の戦略についてチームの足並みが揃います。
9. 成功の指標を定め、追跡する
バーチャルイベントが終了したら、逸話的な収穫から実用的な洞察へと移行する時です。そのためには、当初のイベント目標に結びついた明確な成功指標と結果を一致させることから始めます。
まず、以下のようなベースライン指標を見直すことから始める：
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- 登録率と出席率
高い出席率は、プロモーション活動が反響を呼び、トピックが価値を提供したことを示す。 - Audience エンゲージメント率
プラットフォーム分析を使って、投票回答、リソースのダウンロード、質問、セッション中の滞在時間などのインタラクションレベルを確認します。ON24ユーザーは、見込み客エンゲージメントプロファイルでさらに深く掘り下げ、行動に基づいてリードをスコアリングし、セグメント化することができます。 - コンテンツ消費
最も長く視聴されたセッションは？最もクリックされたダウンロードアセットは？どのコンテンツがヒットしたかを理解することで、今後のイベントのアジェンダやナーチャリング戦略に役立てることができます。 - パイプラインとROIのインパクト
虚栄心の指標を超えましょう。どれだけの適格なリードが生成されたか、どれだけのパイプラインが調達されたか、または影響を受けたか、そして収益の成果がイベントに結び付けられるかどうかを追跡してください。ON24のCRMまたはMAPへの統合により、最初のクリックから成約までリードを追跡することができます。 - イベント後のエンゲージメント
イベント後、参加者がどのようにコンテンツに再び関与しているかを見てみましょう。彼らはオンデマンドリプレイを見ていますか？フォローアップCTAをクリックしているか？デモを予約しているか？これらの指標は、ライブ体験を超えた長期的な価値を判断するのに役立ちます。
- 登録率と出席率
明確で測定可能な成果を評価の根拠とすることで、バーチャル・イベントの効果を証明できるだけでなく、次のデジタル体験を形作るための貴重な洞察も浮かび上がります。そして、繰り返すたびに、戦略を洗練させ、エンゲージメントを強化し、パイプラインへの貢献度を高めることができます。
その結果、今後どのようにバーチャルイベントを企画すれば成功し、魅力的なものになるかをよりよく理解するために必要な洞察を得ることができた。
バーチャル・イベント・プランニング・カレンダー
バーチャルイベントの企画は、1回で終わる作業ではありません。数週間、あるいは数カ月にわたって着実に進めていく必要があるプロセスです。一般的なスケジュールに照らし合わせて主要な計画活動をマッピングすることで、チームの連携が保たれ、締め切りが守られ、何も滞ることがないようにすることができます。
ここでは、いつ、何に集中すべきかを簡単に説明する。
イベントの3～6ヶ月前
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- バーチャルイベントのプラットフォームを選ぶ
- 予算を設定し、ステークホルダーの期待を定義する
- イベントの形式とコンテンツの種類を決める
- スピーカーおよびスポンサーへの働きかけを開始
- イベント目標と成功指標に関する社内チームの調整
イベントの1～2ヶ月前
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- アジェンダとセッション構成の最終決定
- 講演者を確認し、コンテンツ収集を開始する
- プロモーション・キャンペーンの開始
- 登録ページとEメールワークフローの構築
- リハーサルとドライランの調整
イベントの2～3週間前
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- 登録された出席者にリマインダーを送信
- 技術的なセットアップと統合を再確認する
- ダウンロード可能なリソースやアセットの最終確認
- スポンサー・プレースメントとスピーカー資産の確認
- エンゲージメント・ツールの準備（投票、質疑応答、分科会）
1週間後
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- 最終スピーカーのリハーサルを主催
- ハウスキーピング・スライドやウェルカム・ビデオの発行
- ログイン情報とプラットフォームナビゲーション情報を参加者と共有
- ライブ当日の実行に向けて、社内のサポートチームを準備する
イベント当日
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- アクセスに関する問題のトラブルシューティングのため、早めにセッションを開く
- ログインした瞬間から参加者を惹きつける
- Q&A、投票、チャットを監視し、モデレーションを行う。
- エンゲージメントのインサイトを利用して、インテンションの高い出席者にリアルタイムでフラグを立てる
バーチャルイベント企画のチェックリストができました。ON24のバーチャルイベントプラットフォームのデモを予約するこちら.
