究極のバーチャル・イベント企画チェックリスト

バーチャルのイベントを成功させるには、対面のミーティングとは異なるスキルが必要だ。

会場の確保、飲食物の手配、本格的なプロダクション・セットアップの採用などを心配する必要はありません。しかし、あなたのイベントが魅力的で、参加者が多く、特定のマーケティング目標を達成するのに役立つように設計されていることを確認するために、一定の手順を踏む必要があります。

そのため、バーチャル・イベントを計画する方法についてのガイドを必要としていることだろう。 

あなたのチームが全くの初心者であろうと、デジタル体験を何度も作り上げてきたマーケターであろうと、どの組織にもバーチャルイベント企画のチェックリストが必要です。ここにあなたのチェックリストがあります！

イベント開催前にチームにすべき質問

イベントの目的は何ですか？

新製品を発表したいかもしれない。あるいは 教育ウェビナーあるいは、ライブストリームで専門家の洞察を共有したり、新しいパートナーや販売代理店とつながるためのプラットフォームとしてイベントを利用したりする必要があるかもしれません。いずれにせよ、イベントを始める前に、イベントの目的を100％明確にしておきましょう。 バーチャルイベントを明確にしましょう。

イベントの目標は何ですか？

セッションで何を達成したいかを考えましょう。例えば、ほとんどのイベントは、ブランド認知度の向上、パイプラインの構築、オンラインネットワーキングの活性化、特定のトピックに関する参加者への情報提供などを目的としています。今のうちに目標を決めておけば、ROIを追跡し、証明しやすくなります。これについては後で詳しく説明する。

予算は？

ケータリングや出張費、講演者の宿泊費などは必要ないかもしれない。 しかし、バーチャル・イベントの企画にはやはり出費が伴います。イベントの質とシームレスなデリバリーが成功のカギとなるため、テクノロジー・プラットフォームのコストも考慮する必要があります。

出席者に料金を請求するのか？

登録料を徴収する場合は、その旨を参加希望者に周知してください。

イベントの所要時間は？

オンライン上では参加者の注意力が低下していることは周知の事実なので、講演者の枠を短くしたり、楽しい演出を挟んだりして、参加者全員が飽きないように準備しましょう。

参加者にとって最適な時間は？

海外からのゲストを招待する場合は、彼らのスケジュールにどのようにイベントを合わせるかを検討する必要があります。

どのようにセッションを宣伝しますか？

バーチャル・イベントのプロモーションは、バーチャル・イベント・プランニングの重要な側面であることをお忘れなく。e-ショットから検索広告まで、バーチャルイベントの情報を広め、重要なサインアップを獲得する方法はたくさんあります。

アジェンダはどのようなものになるのか？

バーチャル・イベントのアジェンダを計画することで、講演者やゲストが当日の予定を正確に把握することができます。

基調講演が必要ですか？

優秀な講演者は、バーチャルであろうとなかろうと、どんなイベントにとっても大きな魅力となります。 バーチャルイベントを企画する際には、このことを念頭に置いておきましょう。

スポンサーは必要ですか？

スポンサーを募ることで、イベント費用を賄うことができるのはもちろんのこと、自社ブランドの優れた露出を提供することで、組織外の企業とのパートナーシップを強化することができる。

イベントの司会と進行は誰が行うのですか？

私たちは、セッションを通して参加者を導くメインの司会者を1人任命し、1人か2人の司会者のサポートを受けて、イベントを軌道に乗せ、コントロールすることをお勧めします。

質疑応答の時間を確保する必要がありますか？

バーチャル・イベントの内容によって バーチャルイベント参加者がスピーカーと交流し、熱心な質問に答える機会を設けたいと思うかもしれません。 Q&Aセッションは、Q&Aそのものだけでなく、イベントの他の重要な側面にも十分な時間を確保できるよう、バーチャルイベントを計画する際に十分に考慮する必要があります。

イベントを可能な限りスムーズに進行させるにはどうすればいいのか。

ゲストがバーチャルイベントへのログイン方法を熟知しており、プラットフォームの機能を自信を持って使いこなすことができると考えるのは簡単です。

とはいえ、セッションの数日前に "Know Before You Go "のEメールを送れば、技術にあまり詳しくないゲストでも、何が求められているのかを把握しやすくなります。

同様に、各セッションの冒頭には、「ハウスキーピング」ノートを必ず入れてください。これは、セッションのホストが、エンゲージメントツールから簡単なトラブルシューティングまで、参加者がバーチャルイベントでどのように交流できるかを説明するものです。

明確な指示を出すことで、混乱を防ぎ、イベント開始前に登録者から受ける質問の数を減らすことができます。

当日の注意事項

 

オーディオビジュアルのセットアップを確認する

ほとんどのバーチャルイベントプラットフォームは驚くほど簡単に使えます（ON24も例外ではありません）。しかし、土壇場での災難を防ぐために、ライブや録画を開始する前に、カメラとマイクのセットアップを必ずテストしてください。

自動キャプションをオンにする

バーチャル・イベント・プランニングのチェックリストで、多くの人が忘れている重要な要素の1つは、自動キャプションをオンにすることです。こうすることで、すべての視聴者がコンテンツにアクセスできるようになります。覚えておいてください、 ON24の音声テキスト化技術は50以上の言語でキャプションを生成することができます。

出席者が必要なものをすべて持っているか確認する

イベントがライブの場合は、セッションの開始時に、すべてのゲストが期待通りにセッションを見聞きし、対話できることを再確認してください。本セッションが始まる前に技術的な質問に答え、直前の問い合わせがイベントの流れを妨げないようにしましょう。

あらゆる場面で参加者と関わる

参加者を飽きさせないために、進行に変化をつけましょう。投票、インタラクティブなチャットボックス、軽快なゲーム、支援リソースへの道しるべなどを使って、長いプレゼンテーションを中断させましょう。

プラットフォームを使って 貴重なエンゲージメントと行動データこれらの機能から貴重なエンゲージメントと行動データを収集し、誰があなたのコンテンツと最も相互作用し、彼らがあなたの望む行動喚起を行う可能性がどの程度あるかを判断するのに役立ちます。

より親密なネットワーキングの機会として、ブレイクアウトをお試しください。

参加者が、他の参加者と1対1で有意義な会話をすることができます。ネットワーキング・セッションを開催する方法はさまざまです。例えば

• テキストチャット
• ON24 Breakoutsによるブレークアウト・ルーム
• ON24 Forumsを通じた特別ネットワーキング・セッションの企画

上記ははすべて、デジタル・イベントでネットワーキングを提供するための許容範囲内の方法である。

イベント終了後にすべきこと

イベント後にアンケートを実施する

イベント後に短いアンケートを実施すれば、参加者は率直な感想を述べることができます。アンケートへのリンクは、イベント後2～3日以内に、まだ体験が頭に残っているうちに送るのがベストです。

これにより、バーチャル・イベントに関する重要なデータや情報を収集することができ、今後のバーチャル・イベントの企画に役立てることができます。

データを分析する

前述したように、バーチャル・イベント・プラットフォームは、イベントに関連するあらゆる種類のデータを収集するのに役立ちます。そして、重要なのは、計画プロセスの開始時に設定した目標に対するイベントのパフォーマンスを確認できることです。

登録者数、出席者数、聴衆の属性など、イベントの指標を確認することを検討してください。(ON24のプロスペクト・エンゲージメント・プロファイルはこれを簡単にします。) また、バーチャルイベントから誰が最も恩恵を受けたかを理解するために、デモグラフィック情報、個人およびアカウントレベルのエンゲージメントデータを確認するのもよいでしょう。

データから学ぶ

上に挙げた洞察は、イベントがどの程度成功したかを判断するのに役立ち、次回により良い結果を出すためにどのようにアプローチを改善できるかを知ることができます。結果の確認と分析には十分な時間をかけましょう。 高度なアナリティクス高度なアナリティクスが分析を加速させます。

その結果、今後どのようにバーチャルイベントを企画すれば成功し、魅力的なものになるかをよりよく理解するために必要な洞察を得ることができた。

バーチャルイベント企画のチェックリストを手に入れました。ON24のバーチャルイベントプラットフォームのデモを予約する こちら.