Die ultimative Checkliste für die virtuelle Eventplanung

Eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung zu planen, erfordert andere Fähigkeiten als ein persönliches Treffen.

Du musst dich nicht um einen Veranstaltungsort kümmern, Essen und Getränke organisieren oder komplette Produktionsanlagen anmieten. Allerdings musst du einige Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass deine Veranstaltung ansprechend und gut besucht ist und du ein bestimmtes Marketingziel erreichen kannst.

Du brauchst also wahrscheinlich einen Leitfaden, wie du eine virtuelle Veranstaltung planst. 

Egal, ob dein Team aus absoluten Neulingen besteht oder aus Marketern, die schon viele digitale Erlebnisse geschaffen haben, jedes Unternehmen braucht eine Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen. Hier ist deine!

Fragen, die du deinen Teams vor der Veranstaltung stellen solltest

Was ist der Zweck deiner Veranstaltung?

Vielleicht willst du ein neues Produkt auf den Markt bringen. Vielleicht musst du ein Bildungs-Webinarveranstalten, Expertenwissen per Live-Stream weitergeben oder deine Veranstaltung als Plattform nutzen, um neue Partner oder Vertriebspartner kennenzulernen. Wie auch immer, stelle sicher, dass du dir über den Zweck deiner Veranstaltung 100%ig im Klaren bist, bevor du mit der virtuellen Veranstaltung Planungsprozess beginnst.

Was sind deine Ziele für die Veranstaltung?

Überlege dir, was du mit deiner Veranstaltung erreichen willst. Die meisten Veranstaltungen zielen zum Beispiel darauf ab, den Bekanntheitsgrad der Marke zu erhöhen, die Pipeline zu erweitern, das Online-Networking zu aktivieren oder die Teilnehmer/innen über ein bestimmtes Thema zu informieren. Wenn du dich jetzt für deine Ziele entscheidest, kannst du deinen ROI besser verfolgen und nachweisen. Dazu später mehr.

Wie hoch ist das Budget?

Du musst vielleicht keine Ausgaben für Catering, Reisekosten oder die Unterbringung der Redner/innen tätigen. Aber auch die Planung virtueller Veranstaltungen ist mit Ausgaben verbunden. Achte darauf, dass du die Kosten für deine Technologieplattform berücksichtigst, denn die Qualität der Veranstaltung und ihre reibungslose Durchführung sind entscheidend für ihren Erfolg.

Wirst du deine Teilnehmer zur Kasse bitten?

Wenn ihr eine Anmeldegebühr erheben wollt, müsst ihr dies den potenziellen Teilnehmerinnen und Teilnehmern mitteilen.

Wie lang muss deine Veranstaltung sein?

Es ist kein Geheimnis, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer/innen online kürzer ist. Sei also darauf vorbereitet, die Redezeiten zu verkürzen und deine Präsentationen mit unterhaltsamen Elementen zu unterbrechen, um alle bei der Stange zu halten.

Welche Zeit ist für deine Teilnehmer/innen am besten geeignet?

Wenn du internationale Gäste einlädst, musst du überlegen, wie du deine Veranstaltung in ihren Zeitplan einbauen kannst - vor allem, wenn die Teilnehmer/innen in verschiedenen Zeitzonen leben .

Wie wirst du für deine Veranstaltung werben?

Vergiss nicht, dass die Werbung für dein virtuelles Event ein wichtiger Aspekt bei der Planung virtueller Veranstaltungen ist. Von E-Shots bis hin zu bezahlter Suchmaschinenwerbung gibt es viele Möglichkeiten, dein virtuelles Event bekannt zu machen und die so wichtigen Anmeldungen zu generieren.

Wie wird deine Agenda aussehen?

Wenn du die Agenda deiner virtuellen Veranstaltung planst, wissen deine Redner/innen und Gäste genau, was sie an diesem Tag erwartet.

Brauchst du einen Hauptredner?

Ein hochkarätiger Redner oder eine hochkarätige Rednerin kann ein großer Anziehungspunkt für jede Veranstaltung sein, ob virtuell oder nicht. Behalte dies bei der Planung von virtuellen Veranstaltungen im Hinterkopf.

Brauchst du einen Sponsor?

Die Einbindung von Sponsoren kann dazu beitragen, die Kosten der Veranstaltung zu decken und darüber hinaus Partnerschaften mit Unternehmen außerhalb deiner Organisation zu stärken, indem sie ihre Marke hervorragend präsentieren.

Wer wird deine Veranstaltung moderieren und moderieren?

Wir schlagen vor, einen Hauptmoderator zu ernennen, der die Teilnehmer/innen durch die Veranstaltung führt und von einem oder zwei Moderatoren unterstützt wird, die dabei helfen, die Veranstaltung auf Kurs und unter Kontrolle zu halten.

Brauchst du Zeit für eine Fragerunde?

Abhängig von der Art deines virtuellen Veranstaltungmöchtest du den Teilnehmern vielleicht die Möglichkeit geben, mit deinen Referenten zu interagieren und ihre brennenden Fragen zu beantworten. Frage- und Antwortrunden müssen bei der Planung virtueller Veranstaltungen gründlich berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass nicht nur für die Frage- und Antwortrunden selbst, sondern auch für die anderen wichtigen Aspekte deiner Veranstaltung genügend Zeit zur Verfügung steht.

Wie kannst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung so reibungslos wie möglich verläuft?

Man kann davon ausgehen, dass die Gäste wissen, wie man sich bei deiner virtuellen Veranstaltung anmeldet und sich sicher auf deiner Plattform zurechtfinden.

Wenn du einige Tage vor der Veranstaltung eine E-Mail mit dem Titel "Wissen, bevor du gehst" verschickst, können auch technisch weniger versierte Gäste wissen, was von ihnen verlangt wird.

Achte auch darauf, dass du zu Beginn jeder Sitzung einen Hinweis zum "Housekeeping" einfügst. Hier erklärt der Moderator, wie die Teilnehmer/innen mit der virtuellen Veranstaltung interagieren können - von Tools zur Einbindung bis hin zur einfachen Fehlerbehebung - damit sich alle mit deinen Inhalten beschäftigen können.

Klare Anweisungen helfen, Verwirrung zu vermeiden und die Zahl der Fragen zu reduzieren, die du von den Anmeldern vor Beginn der Veranstaltung erhältst.

Was du an diesem Tag tun kannst

 

Überprüfe deine audiovisuelle Einrichtung

Die meisten virtuellen Veranstaltungsplattformen sind unglaublich einfach zu bedienen (und ON24 ist da keine Ausnahme). Teste aber unbedingt deine Kamera- und Mikrofoneinstellungen, bevor du live gehst oder mit der Aufzeichnung beginnst, um Pannen in letzter Minute zu vermeiden.

Automatische Untertitelung einschalten

Einer der wichtigsten Faktoren, den viele auf ihrer Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen vergessen, ist die Aktivierung der automatischen Untertitelung. So kannst du sicherstellen, dass deine Inhalte für jedes Publikum zugänglich sind. Denke daran, Die Sprache-zu-Text-Technologie von ON24 kann Untertitel in mehr als 50 Sprachen erzeugen.

Überprüfe, ob deine Teilnehmer alles haben, was sie brauchen

Wenn deine Veranstaltung live ist, überprüfe gleich zu Beginn, ob alle deine Gäste die Sitzung wie erwartet sehen, hören und mit ihr interagieren können. Beantworte alle technischen Fragen, bevor die Hauptsitzung beginnt, damit Fragen in letzter Minute den Ablauf deiner Veranstaltung nicht stören.

Interagiere mit deinen Teilnehmern auf Schritt und Tritt

Variiere deine Präsentation, um die Teilnehmer/innen auf Trab zu halten. Unterbreche lange Präsentationen mit Umfragen, interaktiven Chatboxen, lustigen Spielen und Hinweisen auf unterstützende Ressourcen.

Du kannst deine Plattform nutzen, um wertvolle Engagement- und Verhaltensdaten um herauszufinden, wer am meisten mit deinen Inhalten interagiert und wie wahrscheinlich es ist, dass er oder sie den gewünschten Aufruf zum Handeln befolgt.

Versuche es mit Breakouts für intimere Networking-Gelegenheiten

Erlaube deinen Zuhörern, sich mit Gleichgesinnten auf einer 1:1-Basis auszutauschen, so wie sie es auch mit anderen Teilnehmern einer persönlichen Veranstaltung tun würden. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie du eine Networking-Session veranstalten kannst. Zum Beispiel:

• Text-Chat
• Breakout-Räume powered by ON24 Breakouts
• Kuratiere spezielle Networking-Sitzungen über ON24-Foren

Die oben genanntensind alles akzeptable Wege, um bei einem digitalen Event für Vernetzung zu sorgen.

Was zu tun ist, wenn die Veranstaltung vorbei ist

Versende eine Umfrage nach der Veranstaltung

Ein kurzer Fragebogen nach der Veranstaltung gibt den Teilnehmer/innen die Möglichkeit, ein ehrliches Feedback zu geben. Am besten verschickst du den Link zur Umfrage ein paar Tage nach der Veranstaltung, solange das Erlebnis noch im Gedächtnis ist.

So kannst du wichtige Daten und Informationen über dein virtuelles Event sammeln, die du für die Planung zukünftiger virtueller Events nutzen kannst.

Analysiere deine Daten

Wie bereits erwähnt, hilft dir deine virtuelle Veranstaltungsplattform dabei, alle möglichen Daten zu deiner Veranstaltung zu sammeln - und, was ganz wichtig ist, du kannst sehen, wie deine Veranstaltung im Vergleich zu den Zielen, die du dir zu Beginn des Planungsprozesses gesetzt hast, abgeschnitten hat.

Überprüfe die Veranstaltungskennzahlen wie die Anzahl der Anmeldungen, die Anzahl der Teilnehmer/innen und die demografischen Daten der Teilnehmer/innen.(Mit dem Prospect Engagement Profile von ON24 ist das ganz einfach.) Vielleicht möchtest du auch demografische Informationen und Daten zum Engagement auf individueller und Kundenebene prüfen, um zu verstehen, wer am meisten von deiner virtuellen Veranstaltung profitiert hat.

Aus deinen Daten lernen

Die oben aufgeführten Erkenntnisse helfen dir, herauszufinden, wie erfolgreich deine Veranstaltung war und wie du deinen Ansatz verbessern kannst, um beim nächsten Mal bessere Ergebnisse zu erzielen. Vergewissere dich, dass du genügend Zeit für die Überprüfung und Analyse deiner Ergebnisse aufbringst - und wie fortschrittliche Analytik dabei helfen können, deine Analyse zu beschleunigen.

Als Ergebnis hast du jetzt die Erkenntnisse, die du brauchst, um besser zu verstehen, wie du in Zukunft virtuelle Veranstaltungen planen kannst, die erfolgreich und ansprechend sind.

Du kennst die Checkliste für die virtuelle Eventplanung - jetzt brauchst du die Technik. Buche eine Demo für die virtuelle Veranstaltungsplattform von ON24 hier.