Peu de choses sont aussi gratifiantes que de voir une salle comble, des billets épuisés, des critiques élogieuses, des sessions de discours exceptionnelles et des engagements hors du commun lorsque vous organisez des événements.
Mais que faire si vous en voulez plus ? Comment faire évoluer les événements pour qu’ils aient un impact sur plus de public dans plus d’endroits sans le travail supplémentaire ?
Examinons ce que sont les événements hybrides et comment vous pouvez les planifier au mieux. Nous examinerons également la meilleure façon d’intégrer les données hybrides et physiques sur les événements, ainsi que la meilleure façon de s’assurer que les deux équipes d’événements internes communiquent bien entre elles. Nous examinerons même des conseils pour créer une image de marque uniforme entre les événements hybrides et physiques. Commençons.
Qu’est-ce qu’un événement hybride?
Les événements hybrides sont centrés autour de l’expérience du participant. Selon le Virtual Event Tech Guide d’EventMB, 31 % des répondants interrogés ont déclaré que le plus grand défi dans l’organisation d’événements virtuels était de faire correspondre les niveaux d’engagement virtuel à ceux des événements en direct. Contrairement à l’événement en ligne standard, les événements hybrides tirent pleinement parti de l’expérience sans friction d’opérer sur une plateforme numérique sans compromettre l’engagement des participants.
Mariage du meilleur des événements virtuels et en direct, un événement hybride est « un type d’événement qui englobera à la fois des tactiques physiques et numériques dans un conteneur d’événements. Les événements hybrides permettent aux spécialistes du marketing de passer à l’échelle supérieure ou inférieure en fonction des préoccupations de sécurité pour eux-mêmes, les sponsors et les membres du public », selon la définition de Cheri Keith d’ON24, leaders dans l’optimisation des expériences numériques et de l’intégration CRM.
A quoi ressemble un événement hybride ?
Les événements hybrides peuvent prendre divers formats pour accueillir un public éloigné tout en maximisant l’engagement. Voici quelques exemples de différentes composantes d’événements hybrides :
- Diffusion en direct avec des conférenciers invités
- Présentations à la demande
- Séances de questions/réponses en temps réel
- Console personnalisée/plateforme de casting sur le Web/plateforme événementielle hybride
- Séances virtuelles en petits groupes
- Intégration des médias sociaux
- Engagement Apps
- Contenu physique postal
5 choses à considérer dans votre planification d’événements hybrides
Il y a tellement de façons de concevoir un événement hybride qui répond à votre public. Voici un rapide résumé des cinq principales choses que les spécialistes du marketing devraient considérer dans leur planification d’événements hybrides.
1) Prendre en compte les comportements locaux
Lorsque vous organisez un événement hybride, vous avez tendance à attirer des publics de différents endroits. Par exemple, un participant peut se rendre à l’expérience en personne ou sur place tandis qu’un autre se connecte à l’expérience virtuelle depuis un autre endroit, comme le bureau ou la maison.
Nous devons reconnaître que ces deux publics auront des comportements et des attentes différents dont nous devons tenir compte dans notre planification d’événements hybrides.
Par exemple, les spectateurs en personne peuvent être en retard à l’événement en raison de divers facteurs (circulation, transport en commun, etc.). Alors, que faites-vous de votre auditoire virtuel en attendant de remplir une salle vide ?
Il est essentiel de se rappeler des scénarios comme celui-ci lorsque vous planifiez des événements hybrides afin de ne pas désengager un public tout en en accueillant un autre. Pour les auditoires virtuels, vous pouvez intégrer certains outils d’engagement au sein de votre plateforme, tels que le chat des participants, les questions du sondage ou même un hôte virtuel temporaire pour maintenir l’auditoire virtuel engagé avant le début de la présentation officielle.
Ayez toujours un plan pour votre audience virtuelle lorsque vous prenez en compte les comportements locaux en personne.
2) Anticipez les problèmes techniques du mieux que vous pouvez
La technologie – virtuelle et physique – peut être capricieuse. Préparez-vous avec votre fournisseur d’événements virtuels et l’emplacement avant de lancer votre événement hybride. Si vous le pouvez, essayez quelques descentes d’entraînement avant le grand jour.
La meilleure pratique pour, bien, la pratique est de gérer l’événement comme vous le feriez en direct – avoir des hôtes sur scène et donner des présentations, tester votre technologie de diffusion en continu et avoir un coéquipier qui pose comme un participant virtuel.
Si un problème technique apparaît, travaillez avec vos fournisseurs pour le résoudre ou mettez du personnel de production en veille pour résoudre tout problème. Vous voudrez également un plan d’événement hybride pour communiquer n’importe quel tapage avec votre public virtuel.
Ayez un plan de sauvegarde si quelque chose arrive à l’élément virtuel de votre événement. Par exemple, enregistrez la présentation en personne en direct pour la rendre disponible sur demande pour tous.
3) Avoir un plan pour communiquer/garder les audiences virtuelles engagées si vous courez derrière
Les expériences d’événements en personne peuvent commencer plus tard que ce qui est souvent proposé dans l’agenda. Il est toujours important de tenir le public virtuel informé et engagé, si cela devait arriver, afin qu’il ne pense pas qu’il y ait un problème technique de votre côté. En apprenant à planifier un événement hybride, il s’agit toujours de maintenir cet équilibre entre le réel et le numérique.
Heureusement, vous pouvez garder les audiences virtuelles engagées dans l’expérience virtuelle de plusieurs façons! Vous pouvez lancer une question de sondage pour briser la glace et faire réfléchir votre auditoire sur le sujet, ou prévoir une salle de discussion pour que les participants puissent réseauter et converser avec leurs pairs avant le début de l’événement. Vous pouvez également leur permettre de remplir un sondage pour participer à une tombola.
Vous pouvez également fournir des amorces de conversation dans le chat des participants en demandant à un employé de poser des questions, de faire des présentations et d’encourager le réseautage et l’engagement des participants dans leur ensemble. Il existe de nombreuses façons de garder votre audience virtuelle engagée au cas où vous courriez derrière, mais assurez-vous d’avoir cette expérience d’engagement entièrement cuit au cas où.
4) Engager les deux côtés de la médaille hybride (mais de différentes manières)
Dans la planification d’événements hybrides, vous devez toujours vous rappeler ceci : l’engagement est la CLÉ du succès de tout événement hybride. Vous devez construire des expériences uniques pour les deux publics, mais cela ne devrait pas ressembler à deux événements distincts.
Pourtant, il est important d’engager les deux parties différemment parce que chaque public a ses propres besoins.
Par exemple, si vous avez un concept de gamification ou une tombola pour la composante en personne, vous devriez introduire une expérience similaire dans l’événement virtuel. Supposons qu’il y ait beaucoup de réseautage organique dans le cadre de l’expérience sur place. Dans ce cas, vous devriez offrir aux participants virtuels des options similaires, comme leur offrir des événements en petits groupes ou des salons de réseautage alimentés par ON24 Breakouts. Voici d’autres possibilités de réseautage :
- Tchats d’assistants
- Panel forums
- Q&R
Assurez-vous simplement d’avoir une idée et des amorces de conversation à portée de main dans l’expérience virtuelle afin que les publics puissent plus facilement s’engager et réseauter. Et n’oubliez pas : vous pouvez également héberger des expériences réseau spécifiques à une session — même des sessions réseau pilotées par un hôte — grâce à des outils tels que Forums ON24.
Ce ne sont là que quelques exemples d’engagement des deux côtés de la médaille hybride, mais dans l’ensemble, l’expérience devrait sembler cohérente et inclusive pour les deux publics!
5) Soyez conscient des fuseaux horaires
Avec de nombreuses personnes qui travaillent maintenant à distance, assurez-vous de tenir compte des fuseaux horaires lors de la planification de votre événement. Les fuseaux horaires sont trop souvent négligés dans la planification hybride d’événements, alors qu’ils peuvent façonner l’ensemble du format et de la fréquentation de votre événement.
Lorsque nous organisons nos propres épreuves hybrides, nous nous assurons que les horaires sont les meilleurs possibles pour divers fuseaux horaires en Amérique du Nord. Habituellement, nous aimons commencer la plupart de nos présentations d’événements hybrides à 12 h, heure de l’Est, car cela capturera les gens sur la côte Ouest à 9 h, heure du Pacifique.
Nous avons également remarqué que commencer à cette heure permet au public en personne d’assister à un moment décent. Dans l’ensemble, nous avons remarqué que cette période est un médium heureux pour différentes régions locales. Lorsque vous planifiez votre prochain événement hybride, assurez-vous de vous adresser aux fuseaux horaires de vos audiences locales et virtuelles pour obtenir une conversion et un engagement accrus des participants.
Vous voudrez également créer une expérience cohérente qui met en valeur le meilleur de votre marque pour les publics physiques et numériques. Voici quelques conseils rapides sur la marque:
Conseil #1: En ce qui concerne les événements hybrides, Think Digital-First
Hybride, digital, en personne… quel que soit votre type d’événement, l’image de marque commencera presque toujours par des composantes digitales dans votre stratégie promotionnelle.
Lorsque vous travaillez avec votre équipe créative pour développer l’apparence et la convivialité, pensez aux canaux où votre événement sera promu, ainsi qu’aux autres événements annoncés au même public.
Faites attention aux publicités qui vous sont diffusées et bâtissez une marque événementielle qui peut se démarquer de celles qui sont diffusées sur les publicités mobiles, les bannières d’e-mails et sur les réseaux sociaux afin de stimuler les inscriptions des bonnes audiences.
Cela signifie créer un look and feel avec des messages clairs, des CTA et un look and feel distinct et mémorable qui peut être élevé au-delà des seuls actifs promotionnels.
Conseil #2: Marquez votre espace physique (événement hybride)
Une fois que l’apparence de votre événement aura été établie et que vous conduirez les inscriptions, vous voudrez d’abord réfléchir à la marque de votre espace physique.
Pourquoi physique ? L’espace physique a généralement beaucoup plus de variables de prise de décision qui doivent se produire en fonction de la production de votre événement.
Commencez par le lieu de présentation : est-ce que ce sera une scène de bal, un studio, une salle de conférence ? Si vous avez le budget, pensez à ajouter un éclairage et des arrière-plans personnalisés qui se trouveront derrière vos présentateurs car cela permettra de rejoindre votre audience numérique ainsi qu’en personne grâce à votre émission.
Au-delà du lieu de présentation, pensez à tous les autres endroits où votre public déambulera en personne, comme l’inscription, les aires de déjeuner, les tables dans l’espace de présentation, même les toilettes!
En fonction du lieu et du budget, vous pouvez ajouter de la signalétique tout au long de votre événement, selon vos besoins, tout en continuant à connecter votre marque à votre public.
Conseil #3: Tenez compte de votre image de marque physique lors de la construction de l’image de marque numérique
Une fois que votre image de marque d’événement physique est verrouillée, vous pouvez commencer à réfléchir à ce que l’expérience numérique ressemblera au sein de votre plateforme d’événements hybride.
Nous recommandons d’évaluer l’image de marque numérique après avoir établi les composants physiques afin que toute image de marque qui a été ajoutée à la production du présentateur sur le site puisse être prise en considération.
Commençons par votre console d’événements numérique.
Vous voulez traiter l’image de marque pour cela comme vous traitez la « salle » dans laquelle se trouvent vos participants en personne. Demande-toi :
- Quel est l’aspect et la sensation de base qui est sur la signalisation ou les murs?
- Qu’ont-ils à leurs tables ?
- Y a-t-il quelque chose à lire ou à interagir avec eux ?
Prenez ces mêmes considérations en considération pour votre audience numérique en étendant la même image de marque à l’arrière-plan de votre console et en ajoutant un appel à action ou deux documents d’appui dans les outils de contenu connexes.
Conseil #4: Cherchez des occasions de connecter des expériences hybrides
Enfin, une fois que vous avez planifié l’image de marque de vos environnements physiques et numériques, réfléchissez à d’autres façons de connecter votre public dispersé. Par exemple, swag.
Le Swag est un incontournable des événements en personne depuis longtemps et est un excellent moyen de laisser à votre auditoire un rappel physique de l’événement qui s’est produit.
Essayez d’étendre ce même plat à votre audience numérique en ajoutant un lien d’échange à votre événement numérique pour l’expédition post-événement, ou encore mieux, envoyez-le avant l’événement pour exciter votre audience et lui rappeler d’y assister.
Ainsi, nous avons passé en revue ce qu’est un événement hybride, comment le planifier et l’exécuter au mieux, et nous avons exploré des conseils en image de marque. Bien sûr, l’une des grandes choses à propos d’un événement hybride est les données qu’il produit – des données qui peuvent vous aider à en apprendre davantage sur vos participants et ce dont ils ont besoin. Voici comment gérer les données post-événement:
Le pouvoir derrière la combinaison des données numériques et physiques
L’intégration de données événementielles est l’avantage clé des expériences intégrées. Dans le passé, les événements en personne étaient mis à profit comme activité stratégique clé pour rejoindre de vastes auditoires, mais fournissaient un suivi et des mesures minimales de l’engagement.
Autrefois, les données recueillies lors d’événements en personne étaient généralement réparties en quatre catégories :
- Badge swipes
- Sondages en personne
- Rétroaction de l ‘ enquête
- Conversations avec des vendeurs ou des présentateurs
Avec l’hybride, le public peut dialoguer et interagir avec vous numériquement ou en personne. Il offre la possibilité d’adopter une approche d’engagement d’abord numérique – en mesurant l’engagement avant, pendant et après un événement et, ce qui est crucial, en intégrant des données pour l’analyse des événements.
Alors que les participants s’engagent avec des outils d’interactivité en ligne et en personne, vous pouvez voir comment améliorer votre expérience événementielle. Par exemple, avec les événements virtuels, vous pouvez collecter des données et des informations basées sur :
- Tchats d’assistants
- Sondage
- Ressources téléchargées
- Q&R’s
- Sondages
- Consommation de contenu à la demande
- 1:1 networking
- Engagement sur les réseaux sociaux
Et plus encore.
Hybrid combine toutefois les données numériques et en personne, permettant aux spécialistes du marketing et aux vendeurs de comparer les indicateurs et d’avoir une vision plus complète du parcours de l’acheteur de l’événement.
Une plateforme virtuelle conçue pour les événements hybrides et l’engagement peut aider. Les planificateurs peuvent unifier leurs données à travers chaque expérience et fournir une analyse détaillée sur chaque participant, qu’il soit en personne ou numérique, en regardant le temps passé à regarder un événement, les questions posées, les ressources téléchargées – tout en construisant un profil prospectif sur les comportements et les intentions.
Intégration de données événementielles pour stimuler votre entreprise
Les événements hybrides sont des générateurs de mégadonnées, ce qui les place à un avantage majeur. Connectez les données que vous gagnez en intégrant vos outils hybrides à vos systèmes d’entreprise et construisez un profil client cohérent. Ces systèmes peuvent inclure:
- Outils d’automatisation du marketing
- CRM
- Business Intelligence
Ces données peuvent aider à aligner les équipes marketing et commerciales pour améliorer la notation des prospects et le profilage des comptes. Il peut également être un moyen de prouver l’impact de votre événement dans votre entreprise et de maximiser votre retour sur engagement. Cela peut également vous aider à faire valoir votre intérêt pour plus d’investissements et à optimiser vos efforts de marketing événementiel pour l’avenir.
Vous voulez savoir comment ON24 contribue à rendre les événements hybrides possibles? Consultez notre approche de l’hybride lorsque vous cliquez sur ce lien.
Joueurs d’équipe: Comment combler le fossé entre les équipes événementielles physiques et numériques
S’assurer que les équipes événementielles physiques et numériques communiquent ensemble, stratégiquement, est tout aussi important que d’intégrer les données. Voici quelques conseils à garder à l’esprit pour optimiser la communication.
Conseil 1: Fixer des objectifs communs.
Au final, le meilleur moyen de fédérer les équipes est de s’aligner sur des indicateurs et des KPI communs. Pour les événements hybrides, il est important de s’unir autour de catégories de base pour la mesure. Sachez simplement que, selon le format, la façon d’accéder à ces mesures changera.
Par exemple, la conversion est une mesure essentielle qui peut être mesurée pour des événements physiques, numériques ou hybrides. Pour les événements hybrides, vous pouvez évaluer la conversion physique vs numérique, ainsi que la conversion globale.
Conseil 2: Définir des objectifs de retour sur investissement.
Une chose sur laquelle les spécialistes du marketing numérique et événementiel peuvent s’entendre, c’est qu’ils essaient d’obtenir plus de contenu. Il est essentiel de trouver des façons pour les deux groupes de spécialistes du marketing d’exploiter et de réutiliser le contenu d’événements hybrides.
Mettre en place des brainstorms pour s’assurer que le contenu peut être amplifié à travers tous les types d’événements est essentiel. Les premières étapes incluraient la réaffectation du contenu selon les types d’événements.
Conseil 3: Évaluer la technologie.
L’un des principaux facteurs de différenciation de ces équipes sont les technologies de marketing et de vente qu’elles utilisent et dans lesquelles elles sont intégrées en fonction de leurs expériences passées. C’est un nouveau domaine d’intérêt pour ces équipes.
Pour rendre les choses plus compliquées, chaque série de fournisseurs essaie de pousser dans l’autre catégorie. Le domaine important de l’attention ici est de se concentrer sur les cas d’utilisation que vous avez pour les événements hybrides, et de ne pas se laisser entraîner dans le tour des fournisseurs.
Conseil 4 : Reconnaissez les différences.
Une clé du succès est de comprendre que, bien que les deux disciplines du marketing, il existe des forces et des domaines d’intérêt différents pour les deux équipes. De cela, il y a beaucoup de choses que les deux équipes peuvent apprendre l’une de l’autre.
Par exemple, les spécialistes du marketing numérique ont tendance à avoir davantage accès aux données et aux analyses associées et à s’y familiariser davantage, alors que les spécialistes du marketing événementiel sont des experts en logistique et en façons créatives d’attirer des publics.
Enfin, voici quelques pensées d’adieu à garder à l’esprit tout en allant de l’avant dans le monde des événements hybrides. Surtout quand il s’agit de ce qu’il faut faire après la conclusion de l’événement:
Suivi post-événementiel
Donc vos inscrits se sont transformés en participants et les participants se sont transformés en participants. Et maintenant ? D’après les données d’engagement que vous avez recueillies, vous devez travailler avec vos ventes pour maintenir les conversations après la fin de votre événement.
C’est pourquoi les marketeurs envoient souvent des emails de suivi post-événementiels.
Mais vous devriez pousser ces courriels plus loin. Ne demandez pas seulement aux participants de réserver une réunion, demandez-leur ce qu’ils en ont pensé et s’ils seraient prêts à répondre à un sondage. Utilisez ces points de contact numériques pour booster le NPS, comprendre comment votre contenu est connecté et planifier les événements futurs.
Enfin, en fonction du public ou de l’objectif de l’événement, faites un effort supplémentaire en envoyant des sacs de swag ou des cartes-cadeaux en guise de remerciement pour les participants qui ont pris le temps de s’engager.
Sales Outreach
Pour solidifier un engagement hybride réussi parmi vos participants, une fois les prospects qualifiés, les ventes peuvent les atteindre et avoir des conversations 1:1 avec ces personnes. Nous pouvons également ajouter un certain type d’incitatif pour encourager les participants à continuer à dialoguer avec notre équipe de vente.
Vous voulez en savoir plus? Participez à la conversation !
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