5 Dinge, die du bei der Planung deines Hybrid-Events beachten solltest

Unternehmen führen persönliche Treffen zunehmend als hybride Veranstaltungen durch. Und warum? Weil Unternehmen nicht auf die Vorteile verzichten wollen, die die digitale Welt bietet, wie geografische Reichweite, Größe des Publikums und vor allem, Engagement-Daten.

Aber nachdem ich ein paar Wochen unterwegs war und hybride Veranstaltungen durchgeführt habe, sind mir einige Dinge aufgefallen, die Veranstaltungsplaner/innen beachten sollten. Hier sind meine fünf wichtigsten Punkte, die Marketer bei der Planung von Hybrid-Events beachten sollten .

1) Berücksichtige lokale Verhaltensweisen

Wenn du eine Hybrid-Eventziehst du in der Regel Teilnehmer/innen von verschiedenen Orten aus an. So kann es sein, dass ein Teilnehmer zu der Veranstaltung vor Ort reist, während ein anderer sich von einem anderen Ort aus in die virtuelle Veranstaltung einloggt, z. B. vom Büro oder von zu Hause aus.

Wir müssen uns darüber im Klaren sein, dass diese beiden Zielgruppen unterschiedliche Verhaltensweisen und Erwartungen haben, die wir die wir bei unserer hybriden Veranstaltungsplanung berücksichtigen müssen.

Zum Beispiel kann es vorkommen, dass die Teilnehmer/innen aus verschiedenen Gründen (Verkehr, öffentliche Verkehrsmittel usw.) zu spät zur Veranstaltung kommen. Was machst du dann mit deinem virtuellen Publikum, während du darauf wartest, einen leeren Raum zu füllen?

Es ist wichtig, sich an Szenarien wie dieses zu erinnern wenn du hybride Veranstaltungen planst. damit du nicht ein Publikum ausschließt, während du einem anderen entgegenkommst. Für virtuelle Zielgruppen kannst du bestimmte Einbindungstools wie z. B. einen Teilnehmer-Chat, eine Umfrage oder sogar einen vorübergehenden virtuellen Moderator einbauen, um das virtuelle Publikum vor Beginn der offiziellen Präsentation bei der Stange zu halten.

Habe immer einen Plan für dein virtuelles Publikum, wenn du das Verhalten der Menschen vor Ort berücksichtigst.

2) Antizipiere technische Probleme so gut du kannst

Technologie - sowohl virtuell als auch physisch - kann wankelmütig sein. Bereite dich mit deinem virtuellen Veranstaltungsanbieter und dem Veranstaltungsort vor, bevor du deine Hybrid-Veranstaltung durchführst. Wenn du kannst, solltest du vor dem großen Tag ein paar Probeläufe machen.

Die beste Übung ist es, die Veranstaltung wie eine Live-Veranstaltung ablaufen zu lassen - mit Moderatoren auf der Bühne, die Präsentationen halten, die Streaming-Technologie testen und einen Teamkollegen als virtuellen Teilnehmer auftreten lassen.

Wenn ein technisches Problem auftaucht, arbeite mit deinen Anbietern zusammen, um es zu beheben, oder halte Produktionsmitarbeiter in Bereitschaft, um alle Probleme zu lösen. Außerdem brauchst du einen Plan für eine Hybrid-Veranstaltung, um dein virtuelles Publikum über eventuelle Pannen zu informieren.

Habe einen Plan für den Fall, dass etwas mit dem virtuellen Element deiner Veranstaltung passiert. Nimm zum Beispiel die Live-Präsentation auf, um sie für alle auf Abruf verfügbar zu machen.

3) Habe einen Plan, wie du mit deinem virtuellen Publikum kommunizierst und es bei der Stange hältst, wenn du im Rückstand bist.

Persönliche Veranstaltungen können später beginnen, als in der Tagesordnung vorgesehen ist. In diesem Fall ist es wichtig, das virtuelle Publikum auf dem Laufenden zu halten, damit es nicht denkt, es gäbe ein technisches Problem auf eurer Seite. Wenn du lernst, wie du eine hybride Veranstaltung planst, geht es immer darum, das Gleichgewicht zwischen der realen und der digitalen Welt zu halten.

Glücklicherweise kannst du dein virtuelles Publikum auf viele Arten bei der Stange halten! Du kannst eine Umfrage starten, um das Eis zu brechen und dein Publikum zum Nachdenken über das Thema anzuregen, oder du kannst einen Nebenraum einrichten, in dem die Teilnehmer/innen vor Beginn der Veranstaltung Kontakte knüpfen und sich mit Gleichgesinnten unterhalten können. Du kannst ihnen auch die Möglichkeit geben, eine Umfrage auszufüllen, um an einer Verlosung teilzunehmen.

Du kannst auch für Gesprächsstoff im Teilnehmer-Chat sorgen, indem ein Mitarbeiter Fragen stellt, die Teilnehmer vorstellt und die Vernetzung und das Engagement der Teilnehmer fördert. Es gibt viele Möglichkeiten, dein virtuelles Publikum bei der Stange zu halten, falls du in Verzug gerätst, aber stelle sicher, dass du dieses Engagement für alle Fälle vorbereitet hast.

4) Engagiere dich auf beiden Seiten der Hybridmünze (aber auf unterschiedliche Weise)

Bei der Planung von Hybrid-Events solltest du immer daran denken: Das Engagement ist der Schlüssel zum Erfolg einer hybriden Veranstaltung. Du musst für beide Zielgruppen einzigartige Erlebnisse schaffen, aber es sollte sich nicht wie zwei getrennte Veranstaltungen anfühlen.

Dennoch ist es wichtig, beide Seiten unterschiedlich anzusprechen, denn jede Zielgruppe hat ihre eigenen Bedürfnisse.

Wenn du zum Beispiel ein Gamification-Konzept oder ein Gewinnspiel für die persönliche Komponente hast, solltest du ein ähnliches Erlebnis auch für die virtuelle Veranstaltung einführen. Nehmen wir an, die Veranstaltung vor Ort ist stark auf organisches Networking ausgerichtet. In diesem Fall solltest du den virtuellen Teilnehmern ähnliche Möglichkeiten bieten, z. B. Breakout-Events oder Networking-Lounges, die von ON24 Breakouts unterstützt werden. Weitere Networking-Möglichkeiten sind:

• • Teilnehmer-Chats
  • Panel-Foren
  • Q&As

Achte nur darauf, dass du eine Idee und Gesprächsanregungen für das virtuelle Erlebnis parat hast, damit die Zuhörer sich leichter einbringen und vernetzen können. Und vergiss nicht: Mit Tools wie ON24 Foren kannst du auch sitzungsspezifische Networking-Erlebnisse veranstalten - sogar von Gastgebern organisierte Networking-Sitzungen.

Das sind nur einige Beispiele dafür, wie man beide Seiten der hybriden Medaille ansprechen kann, aber insgesamt sollte sich das Erlebnis für beide Zielgruppen stimmig und inklusiv anfühlen!

5) Sei dir der Zeitzonen bewusst

Da viele Menschen heute aus der Ferne arbeiten, solltest du bei der Planung deiner Veranstaltung die Zeitzonen berücksichtigen. Zeitzonen werden bei der Planung von hybriden Veranstaltungen allzu oft übersehen, obwohl sie das gesamte Format und die Teilnehmerzahl deiner Veranstaltung beeinflussen können.

Wenn wir unsere eigenen Hybrid-Events veranstalten, achten wir darauf, dass die Zeiten für die verschiedenen Zeitzonen in Nordamerika so gut wie möglich sind. In der Regel beginnen wir die meisten unserer Hybrid-Events um 12 Uhr Ostküste, damit die Leute an der Westküste schon um 9 Uhr Pazifik erreichen.

Wir haben auch festgestellt, dass der Beginn zu dieser Zeit es dem persönlichen Publikum ermöglicht, zu einer angemessenen Zeit teilzunehmen. Insgesamt haben wir festgestellt, dass diese Zeit ein guter Mittelweg für verschiedene lokale Regionen ist. Achte bei der Planung deiner nächsten Hybrid-Veranstaltung darauf, dass du die Zeitzonen deines lokalen und virtuellen Publikums berücksichtigst, um eine höhere Teilnehmerzahl und mehr Engagement zu erreichen.

Hybride Veranstaltungen sind eine der schwierigsten Veranstaltungen überhaupt. Mach dir also keine Sorgen, wenn du es nicht auf Anhieb schaffst. Vergiss nicht, deine Leistung im Laufe der Zeit zu bewerten und die nötigen Anpassungen vorzunehmen, um erfolgreich zu sein. Viel Spaß und viel Glück!

Möchtest du erfahren, wie ON24 hybride Veranstaltungen möglich macht? Informiere dich über unseren Ansatz für hybride Veranstaltungen, wenn du diesen Link klickst.