ハイブリッドイベントの計画で考慮すべき5つのポイント

満員の会場、満員のチケット、絶賛のレビュー、素晴らしい講演セッション、そしてイベントでの圧倒的なエンゲージメントほど充実感のあるものはほとんどありません。

でも、もっと欲しかったらどうする?どうすれば、余分な手間をかけずにイベントを拡大し、より多くの場所でより多くの観客に影響を与えることができるでしょうか? 

ハイブリッド イベントとは何か、そしてそれを最適に計画するにはどうすればよいかを検討してみましょう。また、ハイブリッド イベント データと物理イベント データを統合する最適な方法と、社内イベント チーム間のコミュニケーションを最適に確保する方法についても説明します。ハイブリッドイベントと物理イベントの両方で統一されたブランディングを作成するためのヒントも紹介します。さあ、始めましょう。

ハイブリッドイベントとは何ですか?

ハイブリッド イベントは参加者の体験を中心に据えています。によると EventMBのバーチャルイベント技術ガイド調査回答者の 31% が、バーチャル イベントを開催する際の最大の課題は、バーチャル イベントのエンゲージメント レベルをライブ イベントのエンゲージメント レベルに一致させることだと回答しました。標準的なオンライン イベントとは異なり、ハイブリッド イベントでは、参加者のエンゲージメントを損なうことなく、デジタル プラットフォーム上でのスムーズな運営のメリットを最大限に活用できます。

ハイブリッド イベントは、バーチャル イベントとライブ イベントの両方の長所を組み合わせたもので、「イベント コンテナー内で物理的な戦術とデジタル戦術の両方を網羅するイベント タイプ」です。ハイブリッドイベントは、マーケターが自分自身、スポンサー、観客の安全上の懸念に基づいて規模を拡大または縮小することを可能にします」とシェリ・キース氏は定義しています。 ON24 は、デジタル エクスペリエンスと CRM 統合の最適化のリーダーです。

ハイブリッドイベントとはどのようなものですか?

ハイブリッド イベントでは、さまざまな形式を採用することで、遠隔地の視聴者に対応しながらエンゲージメントを最大化できます。さまざまなハイブリッド イベント コンポーネントの例には次のようなものがあります。

• ゲストスピーカーによるライブ放送
• オンデマンドプレゼンテーション
• リアルタイムQ&Aセッション/投票質問
• カスタマイズコンソール/Webベースのキャスティングプラットフォーム/ハイブリッドイベントプラットフォーム
• バーチャルブレイクアウトセッション
• ソーシャルメディア統合
• エンゲージメントアプリ
• 郵送による物理的なコンテンツ

ハイブリッドイベントの計画で考慮すべき5つのポイント

視聴者のニーズに応えるハイブリッド イベントを設計する方法は数多くあります。マーケターがマーケティング戦略で考慮すべき5つのポイントを簡単にまとめました。 ハイブリッドイベント企画。

1) 地域の行動を考慮する

ハイブリッドイベントを開催する場合 、さまざまな場所から観客を引き付ける傾向があります。たとえば、1 人の参加者が対面/オンサイト体験のために移動している間に、別の参加者はオフィスや自宅など別の場所から仮想体験にログインする場合があります。

ハイブリッド イベントの計画では、これら 2 つの対象者がそれぞれ異なる行動や期待を持っていることを考慮する必要があることを認識する必要があります。

たとえば、会場にいた観客は、さまざまな要因（交通、公共交通機関など）によりイベントに遅れる可能性があります。では、空いている部屋が埋まるまで待っている間、仮想の観客に対して何をするのでしょうか?

ハイブリッド イベントを計画するときは、このようなシナリオを覚えておくことが重要です。そうすることで、ある参加者の関心を失って別の参加者を受け入れることがなくなります。仮想の聴衆には、特定の 参加者チャット、アンケート質問、さらには公式プレゼンテーションが始まる前に仮想視聴者の関心を維持するための一時的な仮想ホストなど、プラットフォーム内のエンゲージメント ツール。

現地での実際の行動を考慮するときは、常に仮想視聴者向けの計画を立ててください。

2) 技術的な問題をできるだけ予測する

テクノロジーは、仮想的なものも物理的なものも、気まぐれなものです。準備しておくべきこと バーチャルイベント ハイブリッド イベントを実行する前に、ベンダーと場所を確認してください。可能であれば、大事な日の前に何度か練習走行をしてみてください。

練習のためのベストプラクティスは、実際のイベントと同じようにイベントを実行することです。つまり、ホストをステージに招いてプレゼンテーションを行い、ストリーミング技術をテストし、チームメイトに仮想出席者の役割を演じてもらいます。

技術的な問題が発生した場合には、ベンダーと協力して対処するか、問題に対処できるよう製造スタッフを待機させてください。また、仮想の視聴者に問題が発生した場合にそれを伝達するためのハイブリッド イベント プランも必要になります。

イベントの仮想要素に何か問題が発生した場合に備えて、バックアップ プランを用意しておいてください。たとえば、対面でのライブプレゼンテーションを録画して、誰でもオンデマンドで利用できるようにします。

3) 遅れてしまった場合に備えて、バーチャル視聴者とのコミュニケーションやエンゲージメントを維持するための計画を立てておく

対面イベント体験は、議題で提案されているよりも遅れて開始されることがあります。万が一、そのような事態が発生した場合に備えて、仮想の視聴者に情報を提供して関心を持ち続けることが常に重要です。そうすることで、視聴者はあなたの側に技術的な問題があるとは思わなくなります。ハイブリッド イベントの計画方法を学ぶ際には、常にリアルとデジタルのバランスを保つことが重要です。

幸いなことに、さまざまな方法で仮想体験内で仮想の視聴者の関心を維持することができます。アンケートの質問を実施して、参加者に話題について考えてもらうきっかけを作ったり、イベントが始まる前に参加者がネットワークを構築して仲間と会話できるようにブレイクアウト ルームを提供したりすることができます。また、次のことも許可できます アンケートにご回答 いただくと抽選に参加できます。

また、従業員に質問をさせたり、自己紹介をさせたり、参加者全体のネットワーク作りや関与を促したりすることで、参加者のチャットで会話のきっかけを提供することもできます。遅れてしまった場合でも仮想の視聴者の関心を維持する方法は多数ありますが、万が一に備えて、このエンゲージメント エクスペリエンスを完全に準備しておく必要があります。

4) ハイブリッドコインの両面を活用する（ただし、方法は異なる）

ハイブリッド イベントを計画する際には、エンゲージメントがあらゆるハイブリッド イベントの成功の鍵となることを常に覚えておく必要があります。両方の視聴者にユニークな体験を提供する必要がありますが、2 つの別々のイベントのようには感じさせないでください。

それでも、それぞれの視聴者には独自のニーズがあるため、両者と異なる方法で関わることが重要です。

例えば ゲーミフィケーションを導入している場合 対面式のイベントにコンセプトや抽選会を導入する場合は、バーチャルイベントでも同様の体験を導入する必要があります。オンサイト体験の一環として、多くの有機的なネットワーキングが行われると仮定します。その場合、バーチャル参加者にも同様のオプションを提供する必要があります。例えば、ブレイクアウトイベントやネットワーキングラウンジなどです。 ON24ブレイクアウト。その他のネットワーキングの機会には以下が含まれます。

• 参加者のチャット
• パネルフォーラム
• Q&As

視聴者がより簡単に交流し、ネットワークを構築できるよう、仮想体験の中でアイデアや会話のきっかけを用意しておいてください。そして忘れてはいけないのは、次のようなツールを使って、セッション固有のネットワーキング体験（ホスト主導のネットワーキングセッションも含む）をホストすることもできるということです。 ON24 フォーラム。

これらはハイブリッド コインの両面を関与させるほんの一例ですが、全体として、両方のユーザーにとって一貫性があり包括的な体験になるはずです。

5) タイムゾーンに注意する

現在、多くの人がリモートで働いているため、イベントを計画する際にはタイムゾーンを考慮するようにしてください。タイムゾーンは、イベントの全体的な形式や参加者を左右する可能性があるため、ハイブリッド イベントの計画では見落とされがちです。

独自のハイブリッドイベントを開催する際は、様々なタイムゾーンに合わせてタイミングが最適になるように配慮しています。 北米では。通常、私たちはハイブリッド イベントのプレゼンテーションのほとんどを東部時間午後 12 時に開始するようにしています。こうすることで、太平洋時間午前 9 時に西海岸の人々の注目を集めることができるからです。

また、この時間から開始することで、会場の観客が適切な時間に参加できるようになることにも気付きました。全体的に、この時期はさまざまな地域にとってちょうど良い中間点であることが分かりました。次回のハイブリッド イベントを計画するときは、参加者のコンバージョン率とエンゲージメントを高めるために、ローカル ユーザーと仮想ユーザーのタイム ゾーンに必ず対応してください。

また、物理的なユーザーとデジタル ユーザーの両方に対して、ブランドの最高の部分を紹介する一貫したエクスペリエンスを作成することも必要です。以下にブランドに関する簡単なヒントをいくつか紹介します。

ヒント1:ハイブリッドイベントに関しては、デジタルファーストで考える

ハイブリッド、デジタル、対面…イベントの種類に関係なく、 ブランディングはプロモーション戦略のデジタル要素から始まります。

クリエイティブ チームと協力して外観と雰囲気を開発する際には、 イベントを宣伝するチャネルや、同じ対象者に対して宣伝されている他のイベントについてよく検討してください。

配信される広告に注意を払い、モバイル広告、電子メールバナー、ソーシャル メディア上の広告よりも目立つイベント ブランドを構築して、適切なユーザーからの登録を促進します。

これは、明確なメッセージ、CTA、そして単なるプロモーション資産を超えて高められる独特で記憶に残るルックアンドフィールを備えたルックアンドフィールを作成することを意味します。

ヒント2:物理的な（ハイブリッドイベント）スペースをブランディングする

イベントの雰囲気が決まり、参加登録が促進されたら、まずは物理的なスペースのブランディングについてよく検討する必要があります。

なぜ物理的なのですか?通常、物理的なスペースでは、イベントの制作に応じて、意思決定を行う必要がある変数がさらに多くあります。

プレゼンテーションの場所から始めましょう。ボールルームのステージ、スタジオ、会議室でしょうか?予算に余裕がある場合は、プレゼンターの背後にカスタム照明や背景を追加することを検討してください。これにより、放送を通じてデジタル視聴者だけでなく、直接会う視聴者にも情報が伝わります。

プレゼンテーション会場以外にも、会場内で聴衆が歩き回る他のエリアについても考えてみましょう。 登録、ランチエリア、プレゼンテーションスペース内のテーブル、さらにはトイレまで！ 

会場と予算に応じて、必要に応じて全体に看板を追加して、ブランドと視聴者のつながりを維持しながらイベントを活気づけることができます。

ヒント3:デジタルブランディングを構築する際には、物理​​的なブランディングも考慮する

物理的なイベントのブランディングが確定したら、ハイブリッド イベント プラットフォーム内でのデジタル エクスペリエンスがどのようなものになるかを検討し始めることができます 。

会場でのプレゼンターの制作に追加されたブランディングを考慮できるよう、物理的なコンポーネントを確立した後にデジタル ブランディングを評価することをお勧めします 。

デジタル イベント コンソールから始めましょう。

この場合のブランディングは、直接出席者がいる「部屋」を扱うのと同じように扱う必要があります。自分自身に問いかけてみましょう: 

• 看板や壁の基本的な外観と雰囲気はどのようなものですか?
• 彼らのテーブルには何がありますか?
• 彼らが読んだり交流したりできるものはありますか?

デジタル ユーザーに対しても同様の配慮を行ってください。同じブランドをコンソールの背景にも適用し、 関連コンテンツ ツールにCTA を 1 つまたは 2 つ追加したり、サポート ドキュメントを追加したりします。

ヒント4:ハイブリッド体験を繋ぐ機会を探す

最後に、物理環境とデジタル環境のブランディングを計画したら、分散している視聴者とつながるための他の方法を検討します。たとえば、スワッグ。 

景品は長い間対面イベントの定番であり、観客にイベントの思い出を物理的に残す素晴らしい方法です。

デジタル イベントにイベント後の配送用の引き換えリンクを追加して、同じ特典をデジタル ユーザーにも提供してみましょう。さらに良い方法としては、イベント前にリンクを送信してユーザーの興味を引き、イベントへの参加を促すことです。

そこで、ハイブリッド イベントとは何か、ハイブリッド イベントを最適に計画して実行する方法について説明し、ブランディングのヒントを探りました。もちろん、ハイブリッド イベントの優れた点の 1 つは、生成されるデータです。このデータは、参加者とそのニーズを把握するのに役立ちます。イベント後のデータの処理方法は次のとおりです。

デジタルと物理イベントデータを組み合わせることの力

イベント データの統合は、統合エクスペリエンスの主な利点です。これまで、対面イベントは、大規模な聴衆にリーチするための重要な戦略的活動として活用されていましたが、エンゲージメントの追跡と指標は最小限しか提供されていませんでした。

過去には、対面イベントで収集されたデータは 通常、次の 4 つのカテゴリに分類されていました。

• バッジスワイプ
• 対面式世論調査
• セッション中のアンケートフィードバック
• 営業担当者またはプレゼンターとの会話

ハイブリッドでは、視聴者はデジタルでも直接でもあなたと関わり、交流することができます。これにより、エンゲージメントに対してデジタルファーストのアプローチを取ることが可能になり、イベント前、イベント中、イベント後のエンゲージメントを測定し、イベント分析のための統合データを得ることができます。

参加者がオンラインと対面の両方でインタラクティブ ツールを利用するにつれて、イベント エクスペリエンスを向上させる方法がわかってきます。たとえば、バーチャル イベントでは、次のようなデータと分析情報を収集できます。

• 参加者のチャット
• 投票
• ダウンロードしたリソース
• Q&A
• 調査
• オンデマンドコンテンツの消費
• 1:1 networking
• ソーシャルメディアのエンゲージメント

さらにさらに。

ただし、ハイブリッドでは、デジタルと対面のデータを組み合わせることで、マーケティング担当者と営業担当者が指標を比較し、イベント購入者の行動をより包括的に把握できるようになります。

ハイブリッドイベントやエンゲージメント向けに構築された仮想プラットフォームが役立ちます。プランナーは、各体験のデータを統合し、イベントの視聴に費やされた時間、質問された内容、ダウンロードされたリソースを確認して、対面かデジタルかを問わず各参加者の詳細な分析を提供し、同時に行動と意図に関する見込み客のプロファイルを作成できます。

イベントデータを統合してビジネスを推進

ハイブリッド イベントはビッグ データを生成するため、大きな利点があります。データを接続 ハイブリッド ツールをビジネス システムに統合し、一貫した顧客プロファイルを構築することでメリットが得られます。これらのシステムには以下が含まれます。

• マーケティング自動化ツール
• CRM
• ビジネスインテリジェンス

このデータは、マーケティング チームと営業チームを連携させ、リード スコアリングとアカウント プロファイリングを改善するのに役立ちます。また、ビジネス全体にわたるイベントの影響を証明し、エンゲージメントの収益を最大化する手段にもなります。また、さらなる投資のビジネスケースを作成し、将来に向けてイベント マーケティングの取り組みを最適化するのにも役立ちます。

ON24 がハイブリッド イベントを実現する方法について詳しく知りたいですか?ハイブリッドへのアプローチについては、 このリンクをクリックしてください。

チームプレーヤー:物理イベントチームとデジタルイベントチームのギャップを埋める方法

物理イベント チームとデジタル イベント チームの両方が戦略的にコミュニケーションをとっていることを確認することは、データを統合することと同じくらい重要です。コミュニケーションを最適化するために心に留めておくべきヒントをいくつか紹介します。

ヒント1:共通の目標を設定します。

結局のところ、チームを団結させる最善の方法は、共通の指標と KPI を一致させることです。ハイブリッド イベントの場合、測定のためにコア カテゴリを統一することが重要です。ただし、フォーマットに応じて、それらのメトリックを取得する方法が変わることに注意してください。

たとえば、コンバージョンは、物理イベント、デジタルイベント、ハイブリッドイベントで測定できる重要な指標です。ハイブリッド イベントの場合、物理イベントとデジタルイベント、および全体的なコンバージョンを評価できます。

ヒント2:コンテンツの ROI 目標を設定します。 

デジタル マーケティング担当者とイベント マーケティング担当者が一致していることの 1 つは、保有するコンテンツからより多くの成果を得ようとしていることです。両方のマーケティング担当者がハイブリッド イベントのコンテンツを活用して再利用する方法を見つけることが重要です。

あらゆるタイプのイベントを通じてコン​​テンツを確実に広められるよう、ブレインストーミングを行うことが重要です。最初のステップとしては イベント タイプ間でのコンテンツの再利用。

ヒント3:テクノロジーを評価する。

これらのチームの中心的な差別化要因の 1 つは、過去の経験に基づいて使用および統合されているマーケティングおよびセールス テクノロジーです。これは、これらのチームにとって新たな焦点領域です。

事態をさらに複雑にしているのは、各ベンダーが他のカテゴリーに参入しようとしていることです。ここでの重要な焦点は、ハイブリッド イベントのユース ケースに焦点を当て、ベンダーの宣伝に惑わされないことです。

ヒント4:違いを認めましょう。

成功の鍵は、どちらもマーケティング分野であるものの、両チームには異なる強みと重点分野があることを理解することです。このことから、両チームがお互いに学ぶべきことはたくさんあります。

たとえば、デジタル マーケティング担当者は、データや関連する分析へのアクセスと操作に精通している傾向がありますが、イベント マーケティング担当者は、ロジスティクスと視聴者を引き付ける創造的な方法の専門家です。

最後に、ハイブリッド イベントの世界で前進する際に心に留めておくべきいくつかの考えを述べます。特に、イベント終了後に何をすべきかについては、次のようになります。

イベント後のフォローアップ

つまり、登録者は出席者になり、出席者は参加者になったのです。さて、どうしましょう？まあ、 収集したエンゲージメント データを 基に、イベント終了後も会話を継続できるよう営業担当者と協力する必要があります。

そのため、マーケティング担当者はイベント後のフォローアップ メールを送信することがよくあります。

しかし、これらの電子メールを戦略的にさらに一歩進める必要があります。参加者に会議の予約を依頼するだけでなく、感想を尋ね、アンケートに答えていただけるかどうかも尋ねます。これらのデジタル タッチポイントを使用して、NPS を向上させ、コンテンツがどのように関連しているかを理解し、将来のイベントを計画します。

最後に、イベントの対象者や目的に応じて、時間を割いて参加してくれた参加者への感謝の気持ちとして、記念品バッグやギフトカードを送るなど、さらに努力しましょう。

セールスアウトリーチ

ハイブリッド イベントの参加者とのエンゲージメントを成功に導くために、リードが選定された後、営業担当者がリードに連絡を取り、1 対 1 で会話を行うことができます。また、参加者が当社の営業チームと関わり続けるよう促すために、何らかのインセンティブを追加することもできます。

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ハイブリッド イベントによる戦略的な成長の促進について、マーケティングのリーダーや専門家の意見を聞きたいと思いませんか?

録画されたウェビナーを視聴する ハイブリッドイベント戦略を活性化する:高いROIを実現するイベントのスケール 当社の Matt Heinz (Heinz Marketing 社長) と Cheri Keith (ON24 戦略責任者) が、ROI を最大化するインパクトがあり、拡張性が高く、魅力的なハイブリッド イベントを作成するための戦略と実用的なヒントについて話し合います。