5 cosas a tener en cuenta en la planificación de su evento híbrido

Las organizaciones organizan cada vez más reuniones en persona como eventos híbridos. ¿Por qué? Porque las empresas no quieren perderse el valor que proporciona lo digital, como el alcance geográfico, la escala de la audiencia y, lo más importante, interacción los datos.

Pero después de haber estado en la carretera y organizando eventos híbridos durante unas semanas, me he dado cuenta de algunas cosas que los planificadores de eventos deberían recordar. He aquí un rápido resumen de mis cinco principales cosas que los profesionales del marketing deberían tener en cuenta en la planificación de sus eventos híbridos.

1) Tener en cuenta los comportamientos locales

Cuando organice un evento híbridose tiende a atraer a públicos de diferentes lugares. Por ejemplo, un asistente puede desplazarse a la experiencia presencial mientras que otro se conecta a la experiencia virtual desde otro lugar, como la oficina o el hogar.

Debemos reconocer que ambos públicos tendrán comportamientos y expectativas diferentes que debemos tener en cuenta en nuestra planificación de eventos híbridos.

Por ejemplo, los miembros del público presencial pueden llegar tarde al acto debido a diversos factores (tráfico, transporte público, etc.). Entonces, ¿qué hace con su público virtual mientras espera a llenar una sala vacía?

Es esencial recordar escenarios como éste a la hora de planificar eventos híbridos para no desvincular a un público mientras acomoda a otro. Para las audiencias virtuales, puede incorporar ciertas interacción herramientas dentro de su plataforma, como el chat de los asistentes, preguntas de sondeo o incluso un anfitrión virtual temporal para mantener a la audiencia virtual comprometida antes de que comience la presentación oficial.

Tenga siempre un plan para su audiencia virtual cuando tenga en cuenta los comportamientos locales en persona.

2) Anticipe los problemas técnicos lo mejor que pueda

La tecnología -tanto virtual como física- puede ser voluble. Prepárese con su proveedor de eventos virtuales y el lugar antes de organizar su evento híbrido. Si puede, intente realizar algunas pruebas de ensayo antes del gran día.

La mejor práctica para, bueno, practicar es organizar el evento como lo haría en directo: haga que los anfitriones suban al escenario y hagan presentaciones, pruebe su tecnología de streaming y haga que un compañero de equipo se haga pasar por un asistente virtual.

Si surge algún problema técnico, trabaje con sus proveedores para solucionarlo o disponga de personal de producción a la espera para solucionar cualquier problema. También querrá contar con un plan de eventos híbridos para comunicar cualquier contratiempo a su audiencia virtual.

Tenga un plan de reserva si algo le ocurre al elemento virtual de su evento. Por ejemplo, grabe la presentación en directo en persona para que esté disponible a la carta para todo el mundo.

3) Tenga un plan para comunicar/mantener a las audiencias virtuales comprometidas si se retrasa

Los eventos en persona pueden empezar más tarde de lo que suele proponerse en la agenda. Siempre es importante mantener informada y comprometida a la audiencia virtual, en caso de que eso ocurra, para que no piensen que hay un problema técnico por su parte. Al aprender a planificar un evento híbrido, siempre se trata de mantener este equilibrio entre lo real y lo digital.

Afortunadamente, ¡puede mantener al público virtual comprometido dentro de la experiencia virtual de muchas maneras! Puede plantear una pregunta de sondeo para romper el hielo y hacer que su público reflexione sobre el tema, o proporcionar una sala de descanso para que los asistentes puedan establecer contactos y conversar con sus compañeros antes de que comience el acto. También puede permitirles rellenar una encuesta para participar en un sorteo.

También puede proporcionar temas de conversación en el chat de los asistentes haciendo que un empleado plantee preguntas, haga presentaciones y fomente la creación de redes entre los asistentes en general y interacción. Hay muchas formas de mantener a su audiencia virtual comprometida en caso de que se quede atrás, pero asegúrese de tener esta experiencia interacción totalmente preparada por si acaso.

4) Involucre a las dos caras de la moneda híbrida (pero de distintas maneras)

En la planificación de eventos híbridos, siempre debe recordar esto: interacción es la CLAVE del éxito de cualquier evento híbrido. Debe construir experiencias únicas para ambos públicos, pero no debe parecer que se trata de dos eventos separados.

Aun así, captar a ambas partes de forma diferente es importante porque cada público tiene sus propias necesidades.

Por ejemplo, si tiene un concepto de gamificación o un sorteo para el componente presencial, debería introducir una experiencia similar en el evento virtual. Supongamos que hay mucho networking orgánico como parte de la experiencia presencial. En ese caso, debería ofrecer a los asistentes virtuales opciones similares, como proporcionarles eventos de breakout o salones de networking impulsados por ON24 Breakouts. Otras oportunidades para establecer contactos son:

• • Charlas con los asistentes
  • Foros de paneles
  • Preguntas y respuestas

Sólo asegúrese de tener a mano una idea e iniciadores de conversación dentro de la experiencia virtual para que el público pueda participar y establecer contactos más fácilmente. Y no lo olvide: también puede organizar experiencias de creación de redes específicas para cada sesión -incluso sesiones de creación de redes dirigidas por el anfitrión- a través de herramientas como ON24 Forums.

Estos son sólo algunos ejemplos de cómo involucrar a ambas caras de la moneda híbrida, pero en general, ¡la experiencia debe sentirse cohesionada e inclusiva para ambos públicos!

5) Sea consciente de las zonas horarias

Ahora que mucha gente trabaja a distancia, asegúrese de tener en cuenta las zonas horarias a la hora de planificar su evento. Las zonas horarias se pasan por alto con demasiada frecuencia en la planificación de eventos híbridos, cuando pueden dar forma a todo el formato y la asistencia de su evento.

Cuando organizamos nuestros propios eventos híbridos, nos aseguramos de que los horarios sean los mejores posibles para las distintas zonas horarias de Norteamérica. Normalmente, nos gusta empezar la mayoría de las presentaciones de nuestros eventos híbridos a las 12 p.m. hora del este, ya que así captamos a la gente de la costa oeste a las 9 a.m. hora del Pacífico.

También hemos observado que empezar a esta hora permite al público presencial asistir a una hora decente. En general, hemos observado que esta hora es un término medio feliz para las distintas regiones locales. Cuando planifique su próximo evento híbrido, asegúrese de tener en cuenta las zonas horarias de su público local y virtual para conseguir una mayor conversión de asistentes y interacción.

Los eventos híbridos son una de las experiencias más difíciles de llevar a cabo. Por lo tanto, no se preocupe si no lo consigue a la primera. Sólo recuerde evaluar su rendimiento con el tiempo y hacer los ajustes necesarios para tener éxito. Diviértase y ¡buena suerte!

¿Quiere saber cómo ON24 le ayuda a hacer posibles los eventos híbridos? Eche un vistazo a nuestro enfoque de lo híbrido cuando haga clic en este enlace.