Pocas cosas son tan satisfactorias como ver un público lleno, entradas agotadas, críticas entusiastas, conferencias excepcionales y actuaciones fuera de escala cuando trabajas en eventos.
¿Pero qué pasa si quieres más? ¿Cómo se pueden ampliar los actos para que lleguen a más público en más lugares sin trabajo adicional?
Exploremos qué son los eventos híbridos y cuál es la mejor manera de planificarlos. También analizaremos la mejor forma de integrar los datos de eventos híbridos y físicos, así como la mejor forma de asegurarse de que ambos equipos internos de eventos se comunican bien entre sí. Incluso veremos consejos para crear una marca uniforme entre los eventos híbridos y los físicos. Comencemos.
¿Qué es un acontecimiento híbrido?
Los eventos híbridos se centran en la experiencia del asistente. Según Guía técnica de eventos virtuales de EventMBel 31% de los encuestados afirmó que el mayor reto a la hora de organizar eventos virtuales era equiparar los niveles de participación virtual a los de los eventos en directo. A diferencia de los eventos en línea estándar, los eventos híbridos aprovechan al máximo la experiencia sin fricciones de operar en una plataforma digital sin comprometer la participación de los asistentes.
Un evento híbrido es una combinación de lo mejor de los eventos virtuales y en directo, y es «un tipo de evento que engloba tácticas físicas y digitales dentro de un contenedor de eventos». Los eventos híbridos permiten a los profesionales del marketing aumentar o reducir la escala en función de la seguridad para ellos mismos, los patrocinadores y el público», según Cheri Keith, de ON24líderes en optimización de experiencias digitales e integración de CRM.
¿Cómo es un acontecimiento híbrido?
Los eventos híbridos pueden adoptar diversos formatos para adaptarse a una audiencia remota y maximizar la participación. Algunos ejemplos de diferentes componentes de eventos híbridos son:
- Retransmisión en directo con oradores invitados
- Presentaciones a la carta
- Sesiones de preguntas y respuestas en tiempo real/encuestas
- Consola personalizada/Plataforma de casting basada en web/plataforma híbrida de eventos
- Sesiones virtuales
- Integración en las redes sociales
- Aplicaciones de compromiso
- Contenido físico de Mail-in
5 aspectos a tener en cuenta en la planificación de su evento híbrido
Hay muchas maneras de diseñar un evento híbrido que se adapte a su público. He aquí un rápido resumen de los cinco aspectos más importantes que los profesionales del marketing deben tener en cuenta a la hora de planificar eventos híbridos. planificación de eventos híbridos.
1) Tener en cuenta los comportamientos locales
Cuando organice un evento híbridose tiende a atraer a público de diferentes lugares. Por ejemplo, un asistente puede desplazarse a la experiencia presencial mientras otro se conecta a la experiencia virtual desde otro lugar, como la oficina o el hogar.
Debemos reconocer que ambos públicos tendrán comportamientos y expectativas diferentes que debemos tener en cuenta en la planificación de nuestros eventos híbridos.
Por ejemplo, los asistentes presenciales pueden llegar tarde al acto debido a diversos factores (tráfico, transporte público, etc.). Entonces, ¿qué hace con su público virtual mientras espera a llenar una sala vacía?
Es esencial tener en cuenta este tipo de situaciones a la hora de planificar eventos híbridos, para no desvincular a un público mientras se acomoda a otro. Para audiencias virtuales, puede incorporar ciertas herramientas de participación dentro de su plataforma, como el chat con los asistentes, preguntas de sondeo o incluso un anfitrión virtual temporal para mantener a la audiencia virtual interesada antes de que comience la presentación oficial.
Tenga siempre un plan para su audiencia virtual cuando tenga en cuenta los comportamientos locales en persona.
2) Anticiparse lo mejor posible a los problemas técnicos
La tecnología, tanto virtual como física, puede ser voluble. Prepárese con su evento virtual y el lugar antes de organizar su evento híbrido. Si puedes, practica un poco antes del gran día.
La mejor práctica es organizar el acto como si fuera en directo: con anfitriones en el escenario que hagan presentaciones, probando la tecnología de streaming y haciendo que un compañero de equipo se haga pasar por un asistente virtual.
Si surge algún problema técnico, colabore con sus proveedores para resolverlo o disponga de personal de producción preparado para solucionar cualquier problema. También querrá un plan de eventos híbrido para comunicar cualquier fallo a su audiencia virtual.
Tenga un plan de reserva por si algo le ocurre al elemento virtual de su evento. Por ejemplo, grabe la presentación presencial en directo para que esté disponible a la carta para todo el mundo.
3) Tener un plan para comunicar/mantener la participación del público virtual en caso de retraso
Las experiencias en eventos presenciales pueden empezar más tarde de lo que suele proponerse en la agenda. Siempre es importante mantener a la audiencia virtual informada y comprometida, en caso de que eso ocurra, para que no piensen que hay un problema técnico por su parte. Al aprender a planificar un evento híbrido, siempre se trata de mantener este equilibrio entre lo real y lo digital.
Afortunadamente, se puede mantener al público virtual involucrado en la experiencia virtual de muchas maneras. Puede organizar una encuesta para romper el hielo y hacer que los asistentes reflexionen sobre el tema, o disponer de una sala de descanso para que los asistentes puedan establecer contactos y conversar con sus colegas antes de que empiece el acto. También puede permitirles rellenen una encuesta para participar en un sorteo.
También puede iniciar conversaciones en el chat con los asistentes haciendo que un empleado formule preguntas, haga presentaciones y fomente la creación de redes y la participación de los asistentes en general. Hay muchas formas de mantener el interés de su público virtual en caso de que se quede atrás, pero asegúrese de tener esta experiencia de compromiso totalmente preparada por si acaso.
4) Utilizar las dos caras de la moneda híbrida (pero de distintas maneras)
A la hora de planificar un evento híbrido, hay que tener siempre presente lo siguiente: el compromiso es CLAVE para el éxito de cualquier evento híbrido. Hay que crear experiencias únicas para ambos públicos, pero sin que parezcan dos eventos distintos.
Aun así, es importante captar a ambas partes de forma diferente, porque cada público tiene sus propias necesidades.
Por ejemplo, si tiene una gamificación o un sorteo para el componente presencial, debería introducir una experiencia similar en el evento virtual. Supongamos que hay muchas redes orgánicas como parte de la experiencia in situ. En ese caso, debería ofrecer a los asistentes virtuales opciones similares, como por ejemplo eventos de breakout o salas de networking con tecnología de ON24 Breakouts. Otras oportunidades de establecer contactos son:
- Charlas con los asistentes
- Foros
- Preguntas y respuestas
Asegúrese de tener a mano ideas y temas de conversación dentro de la experiencia virtual para que el público pueda interactuar y relacionarse más fácilmente. Y no lo olvide: también puede organizar experiencias de trabajo en red específicas para cada sesión -incluso sesiones de trabajo en red dirigidas por el anfitrión- a través de herramientas como Foros ON24.
Estos son sólo algunos ejemplos de cómo atraer a ambas caras de la moneda híbrida, pero en general la experiencia debe ser cohesiva e inclusiva para ambos públicos.
5) Tenga en cuenta los husos horarios
Ahora que mucha gente trabaja a distancia, tenga en cuenta los husos horarios al planificar su acto. Las zonas horarias se pasan por alto con demasiada frecuencia en la planificación de eventos híbridos, cuando pueden condicionar todo el formato y la asistencia a su evento.
Cuando organizamos nuestros propios eventos híbridos, nos aseguramos de que los horarios sean los mejores posibles para varias zonas horarias de Norteamérica. Normalmente, nos gusta empezar la mayoría de nuestras presentaciones de eventos híbridos a las 12 p.m. hora del Este, ya que esto captará a la gente de la Costa Oeste a las 9 a.m. hora del Pacífico.
También hemos observado que empezar a esta hora permite al público presencial asistir a una hora decente. En general, hemos observado que esta hora es un término medio para las distintas regiones locales. Cuando planifique su próximo evento híbrido, asegúrese de tener en cuenta las zonas horarias de su público local y virtual para conseguir una mayor conversión y participación de los asistentes.
También querrá crear una experiencia coherente que muestre lo mejor de su marca tanto para el público físico como para el digital. He aquí algunos consejos rápidos sobre marcas:
Consejo nº 1: Cuando se trata de eventos híbridos, piense primero en lo digital
Híbrido, digital, presencial… no importa cuál sea su tipo de evento, la marca casi siempre empezará con componentes digitales en su estrategia promocional.
Cuando trabaje con su equipo creativo para desarrollar el aspecto y la imagen, piense en los canales en los que se promocionará su acto, así como en qué otros actos se están anunciando para el mismo público.
Preste atención a los anuncios que se le ofrecen y cree una marca de evento que destaque sobre las de los anuncios para móviles, los banners de correo electrónico y las redes sociales para ayudar a conseguir inscripciones del público adecuado.
Esto significa crear un aspecto con mensajes claros, CTA y un aspecto distintivo y memorable que pueda elevarse más allá de simples activos promocionales.
Consejo nº 2: Marque su espacio físico (evento híbrido)
Una vez que se haya establecido la imagen y el estilo de su evento y esté impulsando las inscripciones, querrá pensar primero en la marca de su espacio físico.
¿Por qué físico? El espacio físico suele tener muchas más variables de toma de decisiones que deben producirse en función de la producción de su evento.
Empiece por el lugar de presentación: ¿será el escenario de un salón de baile, un estudio, una sala de conferencias? Si dispone de presupuesto, considere la posibilidad de añadir iluminación personalizada y telones de fondo que se sitúen detrás de sus presentadores, ya que así llegará a su audiencia digital y a la presencial a través de su retransmisión.
Más allá del lugar de presentación, piense en todas las demás zonas por las que deambulará su público presencial en el lugar de celebración, , como el registro, las zonas de almuerzo, las mesas dentro del espacio de presentación, ¡incluso los aseos!
En función del lugar de celebración y del presupuesto, puede añadir la señalización que necesite para dar vida a su evento y seguir conectando su marca con el público.
Consejo nº 3: Tenga en cuenta su marca física al crear su marca digital
Una vez definida la marca de su evento físico, puede empezar a pensar en cómo será la experiencia digital dentro de su plataforma de eventos híbrida. plataforma de eventos híbrida.
Recomendamos evaluar la marca digital después de haber establecido los componentes físicos, de modo que pueda tenerse en cuenta cualquier marca que se haya añadido a la producción del presentador en el lugar de celebración.
Empecemos por su consola digital de eventos.
La imagen de marca debe tratarse de la misma manera que la «sala» en la que se encuentran los asistentes presenciales. Pregúntatelo a ti mismo:
- ¿Cuál es el aspecto básico de la señalización o las paredes?
- ¿Qué tienen en sus mesas?
- ¿Hay algo que puedan leer o con lo que puedan interactuar?
Tome esas mismas consideraciones para su audiencia digital extendiendo la misma marca al fondo de su consola y añadiendo una llamada a la acción o dos o documentos de apoyo en las herramientas de contenido relacionado.
Consejo nº 4: Busque oportunidades para conectar experiencias híbridas
Por último, una vez que haya planificado la imagen de marca de sus entornos físico y digital, piense en otras formas de conectar con su público disperso. Por ejemplo, el botín.
El botín ha sido un elemento básico de los eventos presenciales durante mucho tiempo y es una forma estupenda de dejar a su público un recuerdo físico del evento que ha tenido lugar.
Intente extender esta misma idea a su audiencia digital añadiendo un enlace de canje a su evento digital para el envío posterior al evento, o incluso mejor, envíelo antes del evento para entusiasmar a su audiencia y recordarles que asistan.
Así pues, hemos repasado qué es un evento híbrido, cuál es la mejor manera de planificarlo y ejecutarlo, y hemos explorado consejos para la creación de marcas. Por supuesto, una de las grandes ventajas de un evento híbrido son los datos que genera: datos que pueden ayudarle a conocer mejor a sus asistentes y lo que necesitan. He aquí cómo manejar los datos posteriores al evento:
El poder de combinar datos de eventos digitales y físicos
La integración de datos de eventos es la ventaja clave de las experiencias integradas. En el pasado, los eventos presenciales se aprovechaban como actividad estratégica clave para llegar a grandes audiencias, pero ofrecían un seguimiento y unas métricas de participación mínimos.
En el pasado, los datos recogidos en eventos presenciales solían clasificarse en cuatro categorías:
- Pase de insignias
- Encuestas presenciales
- Encuesta durante la sesión
- Conversaciones con vendedores o presentadores
Con la tecnología híbrida, el público puede interactuar con usted digitalmente o en persona. Ofrece la posibilidad de adoptar un enfoque digital de la participación: medir la participación antes, durante y después de un evento y, lo que es más importante, integrar los datos para el análisis del evento.
A medida que los asistentes utilicen las herramientas de interactividad tanto en línea como en persona, podrá ver cómo mejorar la experiencia de su evento. Por ejemplo, con los eventos virtuales, puede recopilar datos y perspectivas basados en:
- Charlas con los asistentes
- Sondeo
- Recursos descargados
- Preguntas y respuestas
- Encuestas
- Consumo de contenidos a la carta
- Red 1:1
- Participación en las redes sociales
Y mucho más.
La tecnología híbrida, sin embargo, combina los datos de la tecnología digital y la presencial, lo que permite a los responsables de marketing y a los vendedores comparar métricas y obtener una visión más completa del recorrido del comprador del evento.
Una plataforma virtual creada para eventos y compromisos híbridos puede ayudar. Los planificadores pueden unificar sus datos en cada experiencia y proporcionar un análisis detallado de cada asistente, ya sea presencial o digital, analizando el tiempo que pasa viendo un evento, las preguntas que hace, los recursos que descarga… todo ello mientras crea un perfil de clientes potenciales sobre comportamientos e intenciones.
Integración de datos de eventos para impulsar su negocio
Los eventos híbridos son grandes generadores de datos, lo que les confiere una gran ventaja. Conecte los datos que obtenga integrando sus herramientas híbridas con sus sistemas empresariales y construya un perfil de cliente coherente. Estos sistemas pueden incluir:
- Herramientas de automatización del marketing
- CRM
- Inteligencia empresarial
Estos datos pueden ayudar a alinear los equipos de marketing y ventas para mejorar la puntuación de los clientes potenciales y el perfil de las cuentas. También puede ser una forma de demostrar el impacto de su evento en toda su empresa y maximizar el rendimiento de su compromiso. También puede ayudar a justificar una mayor inversión y a optimizar sus esfuerzos de marketing de eventos para el futuro.
¿Quiere saber cómo ON24 le ayuda a hacer posibles los eventos híbridos? Echa un vistazo a nuestro enfoque híbrido haga clic en este enlace.
Jugadores del equipo: Cómo salvar la brecha entre los equipos de eventos físicos y digitales
Asegurarse de que los equipos de eventos físicos y digitales se comunican estratégicamente es tan importante como integrar los datos. He aquí algunos consejos a tener en cuenta para optimizar la comunicación.
Consejo 1: Establezca objetivos comunes.
Al fin y al cabo, la mejor manera de unir a los equipos es alinearse en torno a métricas y KPI comunes. En el caso de los eventos híbridos, es importante unirse en torno a categorías básicas de medición. Sólo tienes que saber que, dependiendo del formato, la forma de llegar a esas métricas cambiará.
Por ejemplo, la conversión es una métrica esencial que puede medirse para eventos físicos, digitales o híbridos. En el caso de los eventos híbridos, puede evaluar la conversión física frente a la digital, así como la conversión global.
Consejo 2: Establezca objetivos de retorno de la inversión en contenidos.
Una cosa en la que los profesionales del marketing digital y de eventos están de acuerdo es en que intentan sacar más partido al contenido que tienen. Es fundamental encontrar formas de que ambos grupos de vendedores aprovechen y reutilicen el contenido de los eventos híbridos.
Es fundamental organizar tormentas de ideas para asegurarse de que el contenido pueda amplificarse a través de todos los tipos de eventos. Los primeros pasos incluirían reutilización de contenidos entre tipos de eventos.
Consejo 3: Evaluar la tecnología.
Uno de los principales factores diferenciadores de estos equipos son las tecnologías de marketing y ventas que utilizan y con las que se integran, basándose en experiencias anteriores. Se trata de un área de interés emergente para estos equipos.
Para complicar aún más las cosas, cada grupo de vendedores intenta meterse en la otra categoría. Lo importante aquí es centrarse en los casos de uso que tiene para los eventos híbridos, y no dejarse atrapar por el giro de los proveedores.
Consejo 4: Reconozca las diferencias.
Una clave del éxito es comprender que, aunque ambas son disciplinas de marketing, hay diferentes puntos fuertes y áreas de interés para ambos equipos. Ambos equipos pueden aprender mucho el uno del otro.
Por ejemplo, los especialistas en marketing digital suelen tener más acceso y estar más familiarizados con el trabajo con datos y el análisis asociado, mientras que los especialistas en marketing de eventos son expertos en logística y formas creativas de atraer al público.
Por último, aquí van algunas reflexiones de despedida para tener en cuenta mientras se avanza en el mundo de los eventos híbridos. Sobre todo cuando se trata de qué hacer una vez concluido el acto:
Seguimiento posterior al evento
Así, los inscritos se convierten en asistentes y los asistentes en participantes. ¿Y ahora qué? Bueno, basándonos en los datos de participación que ha recopilado, debe trabajar con el departamento de ventas para mantener las conversaciones una vez finalizado el evento.
Por eso los profesionales del marketing suelen enviar correos electrónicos de seguimiento tras los eventos.
Pero debería llevar esos correos electrónicos un paso estratégico más allá. No se limite a pedir a los participantes que reserven una reunión, pregúnteles qué les ha parecido y si estarían dispuestos a rellenar una encuesta. Utilice estos puntos de contacto digitales para impulsar el NPS, comprender cómo se conecta su contenido y planificar futuros eventos.
Por último, dependiendo de la audiencia o del propósito del evento, vaya un paso más allá y envíe bolsas o tarjetas regalo como agradecimiento a los asistentes que se tomen la molestia de participar.
Alcance de las ventas
Para consolidar el éxito de la participación en un evento híbrido entre los asistentes, una vez que los clientes potenciales están cualificados, el departamento de ventas puede ponerse en contacto con ellos y mantener conversaciones individuales. También podemos añadir algún tipo de incentivo para animar a los asistentes a seguir en contacto con nuestro equipo de ventas.
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