Planificar un evento evento virtual requiere una habilidad diferente a la de las reuniones en persona.
No tendrá que preocuparse de conseguir un local, organizar la comida y la bebida o contratar montajes de producción a gran escala. Sin embargo, tendrá que tomar ciertas medidas para asegurarse de que su evento sea atractivo, cuente con una buena asistencia y esté diseñado para ayudarle a alcanzar un objetivo de marketing específico.
Así que probablemente necesite una guía sobre cómo planificar un evento virtual.
Tanto si su equipo está formado por novatos como por profesionales del marketing que han creado montones de experiencias digitales en su vida, toda organización necesita una lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales. ¡Aquí está el tuyo!
Hágase preguntas antes del acto virtual
1. ¿Cuál es el objetivo de su acto?
Quizá quiera lanzar un nuevo producto. Tal vez necesite organizar un seminario web educativoo utilizar su evento como plataforma para contactar con nuevos socios o distribuidores. En cualquier caso, asegúrese de tener claro al 100% el propósito de su evento antes de iniciar el proceso de planificación del evento virtual.
2. ¿Cuáles son sus objetivos para el acontecimiento?
Piensa en lo que quieres conseguir con tu sesión. Por ejemplo, la mayoría de los eventos se diseñan para aumentar la notoriedad de la marca, crear canalizaciones, activar la creación de redes en línea o informar a los asistentes sobre un tema concreto. Decida sus objetivos ahora y estará en mejor posición para hacer un seguimiento y demostrar el ROI. demostrar su ROI. Más adelante hablaremos de ello.
3. ¿Cuál es el presupuesto?
Es posible que no tenga que gastar en catering, gastos de viaje o alojamiento de los ponentes. Sin embargo, la planificación de eventos virtuales sigue implicando gastos. Asegúrese de tener en cuenta el coste de su plataforma tecnológica, ya que la calidad del evento y su perfecta realización serán fundamentales para su éxito.
4. ¿Va a cobrar a los asistentes?
Si decide cobrar una cuota de inscripción, asegúrese de comunicarlo a los posibles asistentes.
5. ¿Qué duración debe tener su acto virtual?
No es ningún secreto que los asistentes tienen una capacidad de atención más corta en Internet, así que prepárese para acortar los turnos de los oradores e intercalar sus presentaciones con elementos divertidos para mantener la atención de todos.
6. ¿Cuál es la mejor hora para los asistentes?
Si invitas a personas de otros países, deberás tener en cuenta cómo encajará el evento en sus horarios, sobre todo si los asistentes viven en diferentes zonas horarias. viven en zonas horarias diferentes.
7. ¿Cómo promocionará su sesión?
No olvide que la promoción de su evento virtual es un aspecto clave en la planificación del mismo. Desde los e-shots hasta la publicidad de pago en buscadores, hay muchas formas de dar a conocer su evento virtual y generar esas inscripciones tan importantes.
8. ¿Cómo será su agenda?
La planificación del programa de su evento virtual garantizará que sus ponentes e invitados sepan exactamente qué esperar ese día.
9. ¿Necesita un orador principal?
Un conferenciante de alto calibre puede ser un gran atractivo para cualquier evento, virtual o no. Téngalo en cuenta a la hora de planificar eventos virtuales.
10. ¿Necesita un patrocinador?
Conseguir la participación de patrocinadores puede ayudar a cubrir los costes del evento, por no mencionar que refuerza las alianzas con empresas ajenas a su organización al proporcionar una excelente exposición a su marca. Si busca estrategias prácticas para atraer y ofrecer valor a los patrocinadores, consulte nuestra guía para conseguir patrocinadores para su evento virtual.
11. ¿Quién será el anfitrión y moderador de su acto virtual?
Sugerimos designar un anfitrión principal que guíe a los asistentes a lo largo de la sesión, con el apoyo de uno o dos moderadores que puedan ayudar a mantener el evento encauzado y bajo control.
12. ¿Necesita reservar tiempo para una ronda de preguntas y respuestas?
Dependiendo de la naturaleza de su evento virtualpuede ofrecer a los asistentes la oportunidad de interactuar con los ponentes y obtener respuesta a sus preguntas más candentes. Las sesiones de preguntas y respuestas deben tenerse muy en cuenta a la hora de planificar eventos virtuales para garantizar que haya tiempo suficiente no sólo para las preguntas y respuestas en sí, sino también para el resto de los aspectos clave de su evento.
13. ¿Cómo puede asegurarse de que su evento virtual se desarrolle lo mejor posible?
Es fácil suponer que los invitados estarán familiarizados con la forma de iniciar sesión en su evento virtual y podrán orientarse con confianza por las funciones de su plataforma.
Dicho esto, enviar un correo electrónico de «Saber antes de ir» varios días antes de la sesión puede ayudar a los invitados menos expertos en tecnología a entender lo que se les pide.
En este sentido, asegúrate de incluir notas de «limpieza» al principio de cada sesión. Aquí es donde el anfitrión de una sesión explica cómo los asistentes pueden interactuar con el evento virtual, desde herramientas de participación para que todos puedan interactuar con el contenido.
Unas instrucciones claras evitarán confusiones y reducirán el número de preguntas que reciba de los inscritos antes de que empiece el acto.
14. Asignar funciones y responsabilidades claras
El éxito de un acto virtual no es casual. Es el resultado de la coordinación entre equipos. Para que todo funcione a la perfección, planifica cada tarea y asigna responsabilidades utilizando una matriz clara de funciones y responsabilidades.
Empiece por identificar las funciones clave implicadas en su evento virtual. Las más comunes son:
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- Gestor de eventos: Supervisa la planificación y ejecución de principio a fin.
- Jefe de Marketing: Impulsa la inscripción, la promoción y el seguimiento posterior al evento.
- Productor de la plataforma: Gestiona la pila tecnológica, la configuración de la consola del seminario web y la ejecución del espectáculo.
- Coordinador de ponentes: Se encarga de la incorporación de los ponentes, los ensayos y la entrega de contenidos.
- Moderador/anfitrión: Dirige el desarrollo del acto y mantiene alta la participación del público.
- Equipo de apoyo: Soluciona problemas en directo y supervisa las preguntas del público y el chat.
Una vez definidas las funciones, elabore una matriz en la que se indique de qué es responsable cada persona en todas las fases del acto, desde la planificación hasta la promoción, la entrega y el seguimiento. Este documento debe compartirse desde el principio, actualizarse periódicamente y consultarse a lo largo de todo el proceso de planificación.
Disponer de una matriz de responsabilidades no sólo garantiza la rendición de cuentas, sino que también evita sorpresas de última hora y reduce las fricciones internas. Todo el mundo sabe cuál es su papel, a quién acudir para qué y qué se espera de él antes, durante y después del evento virtual.
Plantillas útiles para poner en marcha su plan de eventos virtuales
La planificación de un evento virtual implica numerosas piezas móviles. Para simplificar este proceso, ON24 ofrece un conjunto de plantillas diseñadas para guiarle en cada etapa de la planificación de su evento.
1. Lista de comprobación para productores de webinars
Asegúrese de que su seminario web se desarrolla sin problemas con nuestra completa Lista de comprobación para productores de seminarios web. Esta lista de comprobación basada en Excel lo abarca todo, desde los preparativos previos al evento hasta los protocolos de las sesiones en directo, para ayudarle a usted y a su equipo a mantenerse organizados y eficientes.
2. Marco de planificación de seminarios web de una página
Para simplificar la planificación de un seminario web, descargue nuestro Marco de planificación de seminarios web de una página. Esta plantilla ayuda a planificar la audiencia, el contenido, las llamadas a la acción y el seguimiento posterior al evento, garantizando que se aborden todos los elementos críticos.
3. Plantilla de orden del día del seminario web
Elaborar un programa convincente es crucial para atraer a la audiencia. Nuestro Plantilla de agenda de seminario web proporciona un esquema estructurado para ayudarle a organizar los temas, asignar franjas horarias y planificar eficazmente los segmentos interactivos.
Estos recursos están diseñados para mejorar la planificación de su evento virtual, haciendo que el proceso sea más manejable y eficaz.
El día del acto virtual
1. Compruebe su configuración audiovisual
La mayoría de plataformas de eventos virtuales son increíblemente fáciles de usar (y ON24 no es una excepción). Pero asegúrate de probar la configuración de la cámara y el micrófono antes de salir en directo o empezar a grabar para evitar contratiempos de última hora.
2. Activar el subtitulado automático
Uno de los factores cruciales que muchos olvidan en su lista de planificación de eventos virtuales es activar los subtítulos automáticos. Así se asegurará de que sus contenidos sean accesibles para todos los públicos. Recuerda, la tecnología de voz a texto de ON24 puede generar subtítulos en más de 50 idiomas.
3. Compruebe que los asistentes tienen todo lo que necesitan
Si su evento es en directo, compruebe que todos sus invitados pueden ver, oír e interactuar con la sesión como se espera desde el principio de la misma. Responda a las preguntas técnicas antes de que empiece la sesión principal para que las dudas de última hora no interrumpan el desarrollo del acto.
4. Comprométase con sus asistentes en todo momento
Cambie la entrega para mantener en vilo a los participantes. Interrumpa las presentaciones largas con encuestas, chats interactivos, juegos divertidos y enlaces a recursos de apoyo.
Puede utilizar su plataforma para recopilar valiosos datos de participación y comportamiento de estas funciones para ayudar a determinar quién interactúa más con su contenido y qué probabilidades hay de que realicen la llamada a la acción deseada.
5. Pruebe los grupos para establecer contactos más íntimos
Permita que el público participe en conversaciones significativas con sus compañeros de forma personalizada, como lo haría con otros asistentes a un acto presencial. Hay varias formas de organizar una sesión de networking. Por ejemplo:
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- Chat de texto
- Salas de reuniones con tecnología ON24 Breakouts
- Organice sesiones especiales de creación de redes a través de Foros ON24
Todas las anteriores son formas aceptables de establecer contactos en un acto digital.
6. Realice un ensayo técnico con su equipo
Al igual que un evento presencial tiene un ensayo general, su evento virtual también debería tenerlo. Programe un ensayo general con todos los ponentes, moderadores y personal de asistencia técnica para repasar el programa, probar las transiciones y familiarizarse con las funciones de la plataforma. Esta es su oportunidad para volver a comprobar las diapositivas, asegurarse de que la pantalla se comparte sin problemas, confirmar las conexiones a Internet y establecer las expectativas de tiempo y entrega. Los ensayos también dan a los oradores la oportunidad de hacer preguntas y sentirse seguros antes de la sesión en directo.
7. Preparar un plan de contingencia
Incluso con las plataformas más avanzadas pueden surgir problemas técnicos. Asegúrate de tener un plan de respaldo claro. Asigne un responsable de asistencia técnica que pueda solucionar rápidamente los problemas entre bastidores y facilitar a los presentadores instrucciones para reanudar la sesión en caso necesario. Prepare moderadores de reserva o anfitriones alternativos por si alguien abandona inesperadamente. Tenga un canal de comunicación abierto para la coordinación interna, como Slack o un chat de grupo, para que su equipo pueda mantenerse alineado durante cualquier momento inesperado.
Después del acto virtual
1. Envíe una encuesta posterior al acto
Un breve cuestionario posterior al acto permite a los asistentes dar su opinión con sinceridad. Lo mejor es enviar el enlace a la encuesta un par de días después del acontecimiento, cuando la experiencia aún está presente.
Esto le permite recopilar datos e información importantes sobre su evento virtual, que pueden utilizarse para planificar futuros eventos virtuales.
Si necesita un poco de inspiración para su encuesta posterior al evento, puede consultar nuestras 11 preguntas esenciales.
2. Analice sus datos
Como ya se ha mencionado, la plataforma de eventos virtuales le ayudará a recopilar todo tipo de datos relacionados con el evento y, lo que es más importante, le permitirá ver cómo se ha desarrollado en relación con los objetivos fijados al principio del proceso de planificación.
Considere la posibilidad de revisar las métricas del evento, como el número de inscripciones, el número de asistentes y los datos demográficos del público. (El perfil de compromiso de clientes potenciales de ON24 facilita esta tarea). También puede revisar la información demográfica y los datos de participación a nivel individual y de cuenta para comprender quién se benefició más de su evento virtual.
3. Aprenda de sus datos
Los datos anteriores le ayudarán a determinar el éxito de su evento y a mejorar su enfoque para obtener mejores resultados la próxima vez. Asegúrese de que dedica suficiente tiempo a revisar y analizar sus resultados – y cómo análisis avanzados puede ayudar a acelerar su análisis.
4. Compartir contenidos a la carta
Transforme su evento en directo en un recurso permanente haciendo que las sesiones estén disponibles bajo demanda. Este enfoque no sólo prolonga la vida útil de sus contenidos, sino que también se dirige a los asistentes que no pudieron asistir en directo. Al ofrecer acceso a la carta, se proporciona un valor continuo y se mantiene el interés del público más allá del día del evento.
5. Crear un centro de recursos para después del acontecimiento
Centralice todo el material relacionado con el acto, como grabaciones, diapositivas y recursos complementarios, en un centro específico. Esto facilita que los asistentes vuelvan a consultar el contenido y que los nuevos clientes potenciales exploren sus ofertas. Un centro de recursos bien organizado mejora la experiencia del usuario y posiciona su marca como una valiosa fuente de conocimientos.
6. Personalizar las comunicaciones de seguimiento
Aproveche los datos recopilados durante el acto para adaptar sus mensajes de seguimiento. Ya sea haciendo referencia a una sesión a la que asistieron o a una pregunta que formularon, las comunicaciones personalizadas demuestran atención y pueden aumentar significativamente los índices de participación.
7. Fomente la captación de clientes potenciales mediante campañas específicas
Utilice la información sobre el comportamiento de los asistentes para segmentar su audiencia y lanzar campañas de fidelización específicas. Por ejemplo, los asistentes que muestren interés por un tema concreto pueden recibir contenidos relacionados, invitaciones a próximos seminarios web o información sobre productos, para guiarles a lo largo del recorrido del comprador.
8. Informe con su equipo interno
Realice un informe exhaustivo con su equipo para debatir los aspectos positivos y determinar las áreas susceptibles de mejora. Esta reflexión colaborativa garantiza la mejora continua de sus eventos virtuales y alinea a su equipo en futuras estrategias.
9. Defina y controle sus métricas de éxito
Una vez concluido el evento virtual, es el momento de pasar de lo anecdótico a lo práctico. Para ello, hay que alinear los resultados con unos parámetros de éxito claros y vinculados a los objetivos iniciales del evento.
Empiece por revisar las métricas de referencia, como:
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- Tasa de inscripción frente a tasa de asistencia
Un alto índice de asistencia indica que sus esfuerzos promocionales han tenido eco y que su tema ha aportado valor. - Tasa de participación de la audiencia
Utilice los análisis de la plataforma para revisar los niveles de interacción, incluidas las respuestas a las encuestas, las descargas de recursos, las preguntas formuladas y el tiempo de permanencia en la sesión. Los usuarios de ON24 pueden profundizar aún más con el Perfil de compromiso del cliente potencial para puntuar y segmentar los clientes potenciales en función de su comportamiento. - Consumo de contenidos
¿Cuáles fueron las sesiones más vistas? ¿Qué activos descargables generaron más clics? Entender qué contenidos han dado en el blanco ayuda a elaborar futuras agendas de eventos y estrategias de nutrición. - Impacto en la cartera de proyectos y el ROI
Vaya más allá de las métricas de vanidad. Haga un seguimiento de cuántos clientes potenciales cualificados se han generado, cuántos proyectos se han conseguido o se ha influido en ellos, y si los resultados de los ingresos pueden vincularse al evento. Con las integraciones de ON24 en su CRM o MAP, puede seguir a los clientes potenciales desde el primer clic hasta el cierre del trato. - Compromiso posterior al evento
Observe cómo los asistentes vuelven a interactuar con su contenido después del evento. ¿Ven las repeticiones a la carta? ¿Hace clic en las CTA de seguimiento? ¿Demostraciones de reservas? Estos indicadores ayudan a determinar el valor a largo plazo más allá de la experiencia en directo.
- Tasa de inscripción frente a tasa de asistencia
Al basar su evaluación en resultados claros y mensurables, no sólo probará el impacto de su evento virtual, sino que también obtendrá información valiosa para dar forma a su próxima experiencia digital. Y con cada iteración, puede perfeccionar su estrategia, reforzar el compromiso y aumentar la contribución a la cadena de suministro.
Como resultado, dispondrá de la información que necesita para comprender mejor cómo planificar eventos virtuales en el futuro que sean exitosos y atractivos.
Calendario virtual de planificación de eventos
Planificar un evento virtual no es una tarea de una sola vez. Es un proceso que requiere un progreso constante a lo largo de semanas o incluso meses. Si planificas las principales actividades con un calendario general, te asegurarás de que tu equipo se mantiene alineado, se cumplen los plazos y no se olvida nada.
Aquí tienes un sencillo desglose de en qué debes centrarte y cuándo.
De 3 a 6 meses antes del acontecimiento
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- Elija su plataforma de eventos virtuales
- Establezca su presupuesto y defina las expectativas de las partes interesadas
- Determine el formato de su acto y los tipos de contenido
- Comenzar la difusión de oradores y patrocinadores
- Alinear a los equipos internos sobre los objetivos del evento y las métricas de éxito
1-2 meses antes del evento
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- Ultime el orden del día y la estructura de la sesión
- Confirmar a los ponentes e iniciar la recopilación de contenidos
- Lanzar campañas de promoción
- Creación de páginas de registro y flujos de correo electrónico
- Coordinar ensayos y simulacros
2-3 semanas antes del evento
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- Enviar recordatorios a los asistentes inscritos
- Vuelva a comprobar la configuración de su tecnología y las integraciones
- Finalice cualquier recurso o activo descargable
- Confirmar la presencia de patrocinadores y conferenciantes
- Prepare sus herramientas de participación (encuestas, preguntas y respuestas, sesiones de debate)
1 semana fuera
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- Acoger los ensayos finales de los oradores
- Publicar diapositivas o vídeos de bienvenida
- Compartir con los asistentes información sobre el inicio de sesión y la navegación por la plataforma
- Preparar a los equipos de apoyo internos para la ejecución del día en directo
El día del evento
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- Abrir las sesiones con antelación para solucionar cualquier problema de acceso
- Atraiga a los asistentes desde el momento en que se conectan
- Supervisar la moderación de las preguntas y respuestas, las encuestas y el chat
- Utilice la información sobre la participación para señalar en tiempo real a los asistentes con mayor interés.
Ya tiene la lista de comprobación para la planificación de eventos virtuales, ahora le toca a la tecnología. Reserve una demostración de la plataforma de eventos virtuales de ON24 aquí.
