Cómo redactar el orden del día de un seminario web

En el último año, los seminarios web se han convertido en uno de los canales de marketing. Muchas organizaciones -desde las pequeñas y medianas empresas hasta las grandes- utilizan los seminarios web para establecer líder intelectual, capacitar a los equipos de ventas, atraer a nuevos clientes potenciales y atender mejor a los clientes existentes. Y por una buena razón: Funcionan.

Pero ejecutar un gran seminario web que impulsen interacción requiere la combinación adecuada de planificación, personal, proceso y... (posiblemente la parte más importante) mucho amor.

Y todo comienza con la planificación del programa de un seminario web. Por ello, hemos elaborado una guía de la A a la Z diseñada para ayudarle a crear seminarios web atractivos que encantarán a su público.

Agendas de seminarios web: ¿Investigarlos... o planificarlos?

PLANÉELO. Siempre. Su plan de sesión del seminario web es la hoja de trucos que sus presentadores necesitarán para sentirse totalmente preparados el día del evento. Y sus asistentes se lo agradecerán. Sí, ¡notarán la diferencia!

Creación de un programa de seminarios web garantizará que la experiencia se desarrolle sin problemas y que no pierda valiosas oportunidades de interacción ni se olvide de ofrecer información valiosa.

Nos gustaría iniciar el proceso creando un guión de seminario web. Y, como una película, un gran guión tiene un principio, un nudo y un desenlace. Hágase estas tres preguntas:

• • ¿Cómo captará la atención de su público?
  • ¿Cómo los mantendrá comprometidos durante toda la experiencia?
  • ¿Qué les dejará cuando llegue el momento de cerrar la cortina digital?

Con un guión dinámico y un montón de elementos interactivos, les atrapará y les mantendrá comprometidos con su marca mucho después del seminario web.

ACTO 1: Establecer el orden del día del seminario web

El comienzo de su seminario web es su oportunidad para convencer a los asistentes de que pasen la siguiente hora con usted. Desaprovéchela y competirá con Facebook, Podcasts y YouTube.

En primer lugar, necesitará una introducción con un componente interno. Aquí es donde hace saber a su público cómo comprometerse e interactuar con usted y con la experiencia.

Si hay una función de chat, muéstreles dónde está. Señálela si hay ofertas de contenidos adicionales u oportunidades para inscribirse en próximos eventos.

Lo ideal es que su seminario web tenga muchos elementos interactivos y interacción herramientas integradas. Ofrecer a los asistentes una visión general rápida les animará a interactuar con su evento y les entusiasmará lo que están a punto de experimentar.

Acto 2: Impulsar el compromiso

Ahora que hemos hablado de cómo introducir las características y funcionalidades que hacen que su seminario web sea atractivo y divertido, hablemos exactamente de qué tipo de elementos interactivos puede incluir para mantener al público interesado durante toda la experiencia.

En ON24, nos gusta empezar nuestros seminarios web con una encuesta. Es una forma estupenda de conseguir que el público participe desde el principio y de que usted obtenga información inmediata sobre quién llena sus asientos digitales. Cuanto más sepa sobre el lenguaje corporal digitalmejor.

Organizar un seminario web sobre cómo crear una agenda de seminario web o diseñar un buen esquema? Comience la experiencia con una encuesta sobre lo cómodos que se sienten sus asistentes creando agendas.

Conocer el grado de familiaridad de su público con los conceptos que va a presentar le ayudará a adaptar su presentación a sus necesidades específicas.

Tal vez tenga una sala llena de novatos en seminarios web y decida que puede profundizar un poco más de lo que había planeado inicialmente. Si sus asistentes son un poco más novatos en estas ideas, no dude en ir más despacio.

Quizás permitir preguntas a lo largo de todo el seminario web en lugar de sólo durante la parte de preguntas y respuestas del evento. Esto nos lleva a nuestro siguiente truco para la agenda del seminario web.

Considere la posibilidad de tomar preguntas del seminario web durante todo el evento. Muchos presentadores reservan un tiempo designado para preguntas y respuestas al final del seminario web, ¡lo cual es estupendo!

Sin embargo, permitir que el público haga preguntas durante la presentación mantiene su participación. También garantiza que no pierda valiosas oportunidades de recopilar información en primera persona que sus equipos de ventas puedan utilizar para iniciar conversaciones.

Y hablando de equipos de ventas, encuentre oportunidades para integrarlos en la experiencia. Si alguien hace una pregunta que usted no tiene tiempo de responder, faculte a sus equipos de ventas para que hagan un seguimiento.

Puede integrar a un representante de ventas en los chats en directo, hacer que responda a preguntas relacionadas con las ventas en el turno de preguntas y respuestas, e incluso permitir que los miembros de la audiencia se reúnan con ventas después del seminario web en una sesión virtual 1:1 en directo.

Qué mejor manera de mantener la conversación, incluso después del evento en directo.

Acto 3: Controle su ritmo

¿Ha asistido alguna vez a un seminario web en el que el presentador parece pasar como un rayo por mil diapositivas en una hora? O peor aún... ¿alguna vez ha presentado un seminario web en el que acaba de terminar la última diapositiva para darse cuenta de que sólo ha utilizado la mitad del tiempo asignado?

Nos pasa a los mejores.

Por eso es crucial pensar en el ritmo de su seminario web antes de la fecha real en directo. Conozca su cadencia: algunos presentadores prefieren pasar por 20 diapositivas a la hora, y otros pueden pasar cómodamente por 100.

Cuando elabore su presentación, cree cubiertas que se ajusten a la cadencia de su presentador para no acabar apresurando a su audiencia o dejándola colgada.

El ritmo al que vaya desgranando sus temas de debate es importante, pero asegurarse de que éstos encajan con el tema general de su acto es imprescindible.

Parece bastante sencillo, pero se sorprendería de lo fácil que es desviarse o intentar abarcar demasiado a la vez. No intente hervir el océano.

Y recuerde... no lance hasta que sea el momento de lanzar. Si imparte un seminario web líder intelectual deje el discurso para el final.

Consejo profesional del Webinerd jefe de ON24, Mark Bornstein: Cada seminario web debe tener una única narración. Cuando construya la cubierta, divida su contenido en actos con diferentes capítulos, sesiones y ponentes para mantenerlo organizado y centrado en el tema.

Asegúrese de que su público sepa siempre en qué parte de la historia se encuentra, pero sin perder de vista el panorama general a medida que se desarrolla.

Acto 4: cómo la agenda de un seminario web prepara a los ponentes

Podría decirse que la parte más esencial de su seminario web es su presentador. La energía que su presentador aporte al seminario web puede transformar el evento de una aburrida presentación de PowerPoint en una experiencia divertida y animada.

¿Y por qué querría entregar algo menos que eso? Piénselo. Cuando alguien asiste a su seminario web, le está dedicando una hora de su tiempo y atención. Haga que cuente.

Esta es su oportunidad de establecer líder intelectual, convertirse en un asesor de confianza y establecer relaciones que vayan más allá de las descargas de contenido estático.

Cuando un posible cliente rellena un formulario en su sitio web, usted obtiene un nombre, una dirección de correo electrónico y quizá una idea general de dónde trabaja o a qué se dedica. Pero esta es su oportunidad de profundizar.

Antes de poner toda la presión sobre sus presentadores, recuerde que incluso Leonardo Di Caprio necesitó un poco de CGI para llevar a cabo Titanic. Busque oportunidades para integrar contenidos multimedia en la presentación.

La mayoría de nosotros tenemos montones de clips de vídeo geniales que hemos creado acumulando polvo en un solitario canal de YouTube en algún lugar que nadie ve. ¿Por qué no integrar esos clips en su presentación para ofrecer una experiencia más atractiva?

No se acaba hasta que se acaba

Todas las cosas buenas deben llegar a su fin. Las grandes películas. Buenas citas. Reservas de Oreo. Lo importante es que demos a nuestro público la oportunidad de continuar el viaje de contenidos con ofertas de contenidos, invitaciones a próximos eventos, oportunidades de establecer contactos o (espere) conversaciones de venta.

Tomar una decisión de compra es tanto un viaje como un destino, y lo peor que podemos hacer es no ayudar a nuestros clientes potenciales a dar el siguiente paso en sus viajes.

Utilice estas tres ideas (o invente las suyas propias) para animar a sus clientes potenciales a continuar el viaje desde el interior de su seminario web:

• • Incluya ofertas de contenidos para mantener al público comprometido con su marca y mantenerlo en la senda de los ingresos.
  • Invítelos a otro seminario web o evento próximo.
  • Incluya enlaces a ofertas de contenidos relevantes o envíelos a un portal a la carta.

CONSEJO PROFESIONAL: Hacer que los seminarios web estén disponibles a la carta es una forma estupenda de maximizar el número de asistentes. Las agendas son apretadas y no todo el mundo está siempre disponible para asistir a la cita en directo, por mucho que lo intente. Deles la oportunidad de sintonizar cuando puedan y, créanos, la prueba está en el resultado.

Al hacer que sus seminarios web estuvieran disponibles a la carta, Align Technology aumentó la asistencia a los seminarios web en un 54%. Y lo mejor es que puede seguir atrayendo al público con experiencias a la carta del mismo modo que con un seminario web en directo.

¿Cómo?

Con CTA, compromiso y herramientas de conversión (incluyendo reservar una demostración o iniciar una prueba gratuita), ofertas de contenido relevantes a las que los asistentes pueden navegar directamente desde la consola de su seminario web o incluso encuestas.

También puede impartir su seminario web en directo directamente en Engagement Hub para que sea aún más fácil para el público dar el siguiente paso en sus viajes de contenido.

Una nota final...

¿Se pregunta cómo está su agenda de seminarios web?

Pregúntese a sí mismo: ¿Respondió a todas las preguntas que podrían haber tenido sus asistentes? ¿Qué preguntas habría tenido usted si hubiera estado al otro lado de la experiencia?

Si usted no estuviera satisfecho con su presentación, tal vez su agenda del seminario web necesita un poco más de amor.

Un programa de seminario web excelente lleva a la audiencia en un viaje: del principio al medio y al final. Asegúrese de que llegan al final.

¿Busca más consejos para organizar experiencias de seminario web excelentes?

Eche un vistazo a "Claves para crear un gran contenido de seminario web". Podrá ver al rey de los webinars, Mark Bornstein, en acción y obtener más ideas sobre cómo crear grandes webinars que encantarán a su público.