Cómo redactar el orden del día de un seminario web

En el último año, los seminarios web se han convertido en uno de los canales de marketing más populares. Muchas organizaciones -desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes compañías- utilizan los seminarios web para establecer un líder intelectual, capacitar a los equipos de ventas, atraer nuevos clientes potenciales y atender mejor a los clientes existentes. Y por una buena razón: Funcionan.

Pero la ejecución de programas de seminarios web que impulsen la interacción requiere una combinación adecuada de planificación, personal, procesos y... (posiblemente la parte más importante) mucho amor.

Y todo comienza con la planificación de la agenda del seminario web. Por eso hemos elaborado una guía de la A a la Z (que incluye ejemplos de plantillas de agenda de webinars) diseñada para ayudarle a crear webinars atractivos que encantarán a su público. 

¿Qué es el orden del día de un seminario web?

Un programa de seminario web es un esquema estructurado del contenido de su seminario. Debe ordenar todo lo que ocurrirá en su seminario web, incluidos los temas tratados, las actividades de la audiencia y los oradores invitados. 

Las agendas de los seminarios web son importantes por dos razones principales:

1. 1. Le ayudarán a mantener el rumbo, garantizando que su seminario web se desarrolle sin contratiempos de principio a fin y no se salga de plazo.
   2. Ayudan a los asistentes a comprender qué pueden esperar del seminario web, de modo que puedan planificar qué preguntas quieren hacer y participar más activamente.

Programas de seminarios web: ¿Investigarlos... o planificarlos?

PLANÉALOS. Siempre. El plan de la sesión del seminario web es la hoja de trucos que sus presentadores necesitarán para sentirse totalmente preparados el día del evento. Y sus asistentes se lo agradecerán. Sí, ¡notarán la diferencia!

La creación de un programa de seminarios web eficaz garantizará que la experiencia se desarrolle sin problemas y que no se pierdan valiosas oportunidades de interacción ni se olvide de ofrecer información valiosa.

Nos gustaría iniciar el proceso creando un guión para el seminario web. Y, como una película, un buen guión tiene un principio, un nudo y un desenlace. Hágase estas tres preguntas:

• • ¿Cómo va a captar la atención de su público?
  • ¿Cómo mantendrá su interés a lo largo de toda la experiencia?
  • ¿Qué les dejará cuando llegue el momento de cerrar el telón digital?

Con un guión dinámico y un montón de elementos interactivos, conseguirá atraerlos y mantenerlos comprometidos con su marca mucho después del seminario web.

Antes de pasar a cómo redactar la descripción de un seminario web, le indicamos algunos pasos que puede seguir para que el proceso sea más fluido:

1. 1. Defina sus objetivos:
      Defina claramente los objetivos de su seminario web, ya sea la generación de clientes potenciales, el conocimiento de la marca o la capacitación de ventas. Definir sus objetivos le proporcionará un ancla en torno a la cual diseñar su seminario web para que esté centrado y sea impactante.
   2. Establezca plazos:
      Asigne tiempos específicos para las introducciones, los temas clave y las sesiones de preguntas y respuestas para mantener un flujo fluido. Un cronograma es fundamental para garantizar que el seminario web no se alargue en el tiempo y que los asistentes que se incorporen más tarde entiendan rápidamente de qué se está hablando.
   3. Atraiga a su Audience:
      Incluya encuestas, salas de debate o herramientas interactivas para mantener a los asistentes activos e interesados. Incorporar oportunidades para la participación de los asistentes también le proporciona valiosos datos de interacción de los que aprender para sus futuros seminarios web.
   4. Incorpore multimedia:
      Utilice vídeos, diapositivas o casos prácticos para enriquecer su contenido. Al igual que las actividades interactivas, el contenido multimedia ayuda a que su seminario web sea más atractivo y refuerza su mensaje.
   5. Planifique el seguimiento:
      Detalle las CTA posteriores al webinar, como la descarga de recursos o la asistencia a eventos relacionados. Una estrategia de seguimiento bien planificada puede maximizar el impacto de su seminario web y convertir una única sesión en relaciones duraderas con los clientes.

Así que, con todo esto en mente, he aquí cómo redactar la agenda de un seminario web.

Paso 1: Establecimiento de la agenda del seminario web

El comienzo de su seminario web es su oportunidad para convencer a los asistentes de que pasen la siguiente hora con usted. Si la desaprovecha, competirá con Facebook, Podcasts y YouTube.

En primer lugar, necesitará una introducción con un componente interno. Aquí es donde informas a tu público de cómo participar e interactuar contigo y con la experiencia.

Si hay una función de chat, muéstreles dónde está. Señálela si hay ofertas de contenidos adicionales u oportunidades para inscribirse en próximos eventos.

Lo ideal es que su seminario web incluya muchos elementos interactivos y herramientas de interacción . Ofrecer a los asistentes una visión general rápida les animará a interactuar con su evento y les entusiasmará lo que están a punto de experimentar.

Paso 2: Fomentar la participación con seminarios web interactivos

Ahora que hemos hablado de cómo introducir las características y funcionalidades que hacen que su seminario web sea atractivo y divertido, hablemos exactamente de qué tipo de elementos interactivos puede incluir para mantener al público interesado durante toda la experiencia.

En ON24, nos gusta empezar nuestros seminarios web con una encuesta. Es una forma estupenda de conseguir que el público participe desde el principio y de obtener información inmediata sobre quién ocupa los asientos digitales. Cuanto más sepa sobre el lenguaje corporal digitalmejor.

¿Está organizando un seminario web sobre cómo crear un orden del día o diseñar un buen esquema? Inicie la experiencia con una encuesta sobre el grado de comodidad de su público a la hora de crear agendas.

Saber hasta qué punto el público está familiarizado con los conceptos que vas a presentar te ayudará a adaptar tu presentación a sus necesidades específicas.

Tal vez tenga una sala llena de novatos en seminarios web y decida que puede profundizar un poco más de lo que había planeado inicialmente. Si los asistentes no están muy familiarizados con estas ideas, no dude en ir más despacio.

Tal vez se puedan hacer preguntas durante todo el seminario en lugar de sólo durante la parte de preguntas y respuestas del evento. Esto nos lleva al siguiente truco para la agenda del seminario web.

Considere la posibilidad de preguntas del seminario durante todo el evento. Muchos ponentes reservan un tiempo para preguntas y respuestas al final del webinar, ¡lo cual está muy bien!

Sin embargo, permitir que el público haga preguntas durante la presentación mantiene su interés. También garantiza que no se pierdan valiosas oportunidades de recopilar información en primera persona que los equipos de ventas pueden utilizar para iniciar conversaciones.

Y hablando de equipos de ventas, encuentre oportunidades para integrarlos en la experiencia. Si alguien hace una pregunta que no tienes tiempo de responder, autoriza a tus equipos de ventas a hacer un seguimiento.

Puede integrar un representante de ventas en los chats en directo, hacer que responda a preguntas relacionadas con las ventas en el turno de preguntas y respuestas, e incluso permitir que los miembros de la audiencia se reúnan con el departamento de ventas después del seminario web en una sesión virtual 1:1 en directo. una sesión virtual 1:1 en directo.

Qué mejor manera de mantener la conversación, incluso después del evento en directo.

Paso 3: Mantener el ritmo adecuado del seminario web

¿Ha asistido alguna vez a un seminario web en el que el presentador parece pasar mil diapositivas en una hora? O peor aún... ¿alguna vez has presentado un seminario web en el que acabas de terminar la última diapositiva y te das cuenta de que sólo has utilizado la mitad del tiempo asignado?

Nos pasa a los mejores.

Por eso es crucial pensar en el ritmo de su seminario web antes de la fecha real en directo. Conozca su cadencia: algunos presentadores prefieren presentar 20 diapositivas por hora, mientras que otros pueden presentar cómodamente 100.

Cuando elabores tu presentación, crea presentaciones que se adapten a la cadencia de tu presentador para que no acabes apresurando a tu audiencia o dejándola colgada.

El ritmo al que se repasan los temas de debate es importante, pero también lo es asegurarse de que se ajustan al tema general del acto.

Parece muy sencillo, pero te sorprendería lo fácil que es desviarse o intentar abarcar demasiado de una vez. No intentes hervir el océano.

Y recuerda... no lances hasta que sea el momento de lanzar. Si imparte un seminario líder intelectual deja la presentación para el final.

Consejo profesional del Webinerd jefe de ON24, Mark Bornstein: Cada webinar debe tener una única narrativa. Cuando construyas el contenido, divídelo en actos con diferentes capítulos, sesiones y ponentes para mantenerlo organizado y centrado en el tema.

Asegúrese de que su público sepa en todo momento en qué parte de la historia se encuentra, pero sin perder de vista el panorama general a medida que se desarrolla.

 Paso 4: Preparar a los presentadores con un orden del día del seminario web

Podría decirse que la parte más esencial de su seminario web es el presentador. La energía que el presentador aporte al webinar puede hacer que el evento deje de ser una aburrida presentación de PowerPoint y se convierta en una experiencia divertida y animada.

¿Y por qué querrías ofrecer algo menos que eso? Piense en ello. Cuando alguien asiste a su seminario web, le está dedicando una hora de su tiempo y atención. Haga que cuente.

Esta es su oportunidad de establecerse como líder intelectual, convertirse en un asesor de confianza y entablar relaciones que vayan más allá de las descargas de contenido estático.

Cuando un posible cliente rellena un formulario en su sitio web, usted obtiene un nombre, una dirección de correo electrónico y quizá una idea general de dónde trabaja o a qué se dedica. Pero esta es su oportunidad de profundizar.

Antes de poner toda la presión sobre tus presentadores, recuerda que incluso Leonardo Di Caprio necesitó un poco de CGI para llevar a cabo Titanic. Busca oportunidades para integrar contenidos multimedia en la presentación.

La mayoría de nosotros tenemos montones de videoclips geniales que hemos creado acumulando polvo en un solitario canal de YouTube que nadie ve. Por qué no integrar esos clips en tu presentación para ofrecer una experiencia más atractiva?

 Paso 5: Conclusión del seminario web con los pasos siguientes

Todo lo bueno se acaba. Grandes películas. Buenas citas. Reservas de Oreo. Lo importante es que demos a nuestro público la oportunidad de continuar el viaje de contenidos con ofertas de contenidos, invitaciones a próximos eventos, oportunidades de establecer contactos o (espera) conversaciones de venta.

Tomar una decisión de compra es tanto un viaje como un destino, y lo peor que podemos hacer es no ayudar a nuestros clientes potenciales a dar el siguiente paso en su viaje.

Utilice estas tres ideas (o invente las suyas propias) para animar a sus clientes potenciales a continuar el viaje desde su seminario web:

• • Incluya ofertas de contenido para que su público siga interesado en su marca y se mantenga en la senda de los ingresos.
  • Invítelos a otro seminario web o evento.
  • Incluya enlaces a ofertas de contenidos relevantes o envíelos a un portal a la carta.

CONSEJO PROFESIONAL: Hacer que los seminarios web estén disponibles a la carta es una forma estupenda de maximizar el número de asistentes. Las agendas son apretadas y no todo el mundo está disponible para asistir en directo, por mucho que lo intente. Ofrézcales la oportunidad de sintonizar cuando puedan y, créanos, la prueba está en los resultados.

Al hacer que sus seminarios web estuvieran disponibles a la carta, Align Technology aumentó la asistencia a seminarios web en un 54%. Y lo mejor de todo es que puedes atraer al público con experiencias a la carta del mismo modo que con un seminario web en directo.

¿Cómo?

Con CTAs, Engagement y herramientas de conversión (incluyendo book-a-demo o start a free trial), ofertas de contenido relevantes a las que los asistentes pueden navegar directamente desde la consola de su webinar o incluso encuestas.

También puede impartir su seminario web en directo directamente en Engagement Hub para que sea aún más fácil para el público dar el siguiente paso en sus viajes de contenido.

Plantillas básicas de agenda de seminarios web

Para ayudarle a hacerse una mejor idea de cómo redactar el orden del día de un seminario web, hemos reunido algunos esquemas de ejemplo. Puede utilizar una de estas plantillas como guía para estructurar su propio seminario web, o simplemente inspirarse en ellas. 

Plantilla 1: Programa básico del seminario web

Bienvenida e introducción (5 minutos):
Presentación general del seminario web y de los ponentes.

Tema 1 (10 minutos):
Puntos clave y datos de apoyo.

Interacción conAudience (5 minutos):
Encuesta o preguntas y respuestas.

Tema 2 (10 minutos):
Ejemplos y casos prácticos.

Cierre y CTA (5 minutos):
Resumen, solicitud de comentarios y próximos pasos.

Plantilla 2: Agenda del seminario web avanzado

Bienvenida e introducción (5 minutos):
Presentación general del seminario web y de los ponentes.

Tema 1 Parte 1 (10 minutos):
Resumen del tema y puntos clave.

Interacción conAudience (5 minutos):
Cuestionario o encuesta.

Tema 1 Parte 2 (10 minutos):
Profundización con contenidos multimedia de apoyo.

Interacción conAudience (5 minutos):
Debate en sala o chat.

Tema 2 (10 minutos):
Aplicaciones prácticas y opiniones de expertos.

Interacción conAudience (10 minutos)
Sesión de preguntas y respuestas.

Cierre y CTA (5 minutos):
Resuma los principales aprendizajes, comparta más recursos e invite al contacto directo.

Plantilla 3: Programa del seminario web de demostración de productos

Bienvenida e introducción (5 minutos):
El anfitrión se presenta a sí mismo y al producto.

Descripción general del producto (10 minutos):
Principales características y ventajas.

Interacción conAudience (5 minutos):
Sondeo o encuesta para averiguar los puntos débiles más comunes.

Demostración del producto (10 minutos):
Demuestre cómo utilizar el producto y destaque las características principales.

Interacción conAudience (10 minutos):
Sesión de preguntas y respuestas, incluidas nuevas demostraciones.

Cierre y CTA (5 minutos):
Comparta casos prácticos y otros recursos descargables. Ofrezca códigos promocionales o incentivos.

Consejos para perfeccionar el programa de su seminario web

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Lo difícil ya está hecho una vez que se ha definido el programa del seminario web. Sin embargo, puede hacer algunas cosas para ir un poco más allá. Nuestros mejores consejos para perfeccionar la agenda de su seminario web son:

1. 1. Incorpore tiempos intermedios: Los retrasos se producen por diversas razones, por lo que dejar un par de minutos extra entre secciones ayudará a planificar lo inesperado.
   2. Póngase en el lugar de su audiencia: ¿Tendrá sentido el orden de su seminario web para alguien que no conozca el tema? ¿Hay preguntas adicionales que debería responder?
   3. Practique los tiempos: Repasa tu seminario web de principio a fin para comprobar si el tiempo que has asignado es suficiente (o demasiado) para cada sección.

¿Busca más consejos para organizar seminarios web excelentes?

Eche un vistazo a "Claves para crear un gran contenido de seminario web". Podrás ver al rey de los webinars, Mark Bornstein, en acción y obtener más ideas sobre cómo crear grandes webinars que encantarán a tu público.