Cómo conseguir patrocinio para su evento virtual

Hay muchas cosas que debe tener en cuenta a la hora de organizar un evento, sobre todo si es digital. Lo primero: ¿quién puede ayudar? Hay muchas razones para mirar fuera de su organización y conseguir patrocinadores para su próximo gran evento virtual.

Conseguir patrocinios para eventos virtuales genera muchas ventajas para ambas partes. El patrocinador puede conseguir una exposición adicional para su marca, además de la oportunidad de dirigirse directamente a un público con deseos y necesidades afines.

Y, como anfitrión, traer a un patrocinador al redil puede ayudar a fortalecer su relación comercial con esa organización. También puedes añadir una nueva dimensión a tu estrategia de contenidos y recaudar fondos para ayudar a planificar y ejecutar una experiencia digital ganadora.

Así pues, sabemos que conseguir patrocinios para eventos virtuales puede aumentar la credibilidad y el alcance de su evento. Pero aún quedan preguntas por responder.

Por ejemplo, ¿cómo encontrar el socio adecuado? ¿Dónde se encuentran los posibles patrocinadores? ¿Y cómo crear un paquete de paquete de patrocinio que haga difícil decir "no" a su oportunidad?

Responderemos a estas preguntas y a muchas más en esta útil guía para encontrar y conseguir el patrocinador adecuado para su próxima conferencia virtual. conferencia virtualsimposio o evento de gran envergadura.

Aclare lo que quiere conseguir con su acto

Siempre debe empezar estableciendo objetivos claros y realistas para su experiencia virtual. Este es un paso crucial en la creación de una oferta de patrocinio de eventos virtuales, porque la empresa con la que finalmente se asocie tendrá que compartir su visión y tener objetivos similares.

Piensa en ello:

Qué tipo de evento va a producir

¿Planea organizar una conferencia a gran escala, o prefiere un acto más íntimo con muchas opciones para las preguntas y respuestas? Su futuro patrocinador querrá conocer el formato de su evento para saber cuántas oportunidades tendrá de promocionar su marca y compartir sus conocimientos. Al fin y al cabo, el patrocinio de eventos virtuales no es una situación genéric . Lo ideal es que el patrocinador se adapte bien al formato del acto.

Cuál será la clave

¿Quiere que sus invitados conozcan mejor sus productos y servicios, o busca clientes potenciales tangibles? En cualquier caso, tendrá que asegurarse de que el patrocinador del evento es consciente de lo que él y su público pueden esperar de la sesión.

Cómo va a diferenciar su evento de otros seminarios web, simulacros o retransmisiones en directo sobre un tema similar.

Es posible que su patrocinador preferido ya haya sido contactado por otro anfitrión que planea una presentación o seminario con un tema relacionado. ¿Qué puede ofrecer usted que no puedan ofrecer otros organizadores de eventos?

Por ejemplo, ¿puede incluir más funciones en la aplicación durante el día que ayuden a implicar a los asistentes? ¿Su plataforma le permitirá recopilar analizar y compartir los datos de comportamiento generados en el evento para demostrar que ha conseguido lo que se proponía?

También puede resultarle útil realizar un análisis DAFO de su programa de eventos virtuales. Evaluar los puntos fuertes y débiles de su enfoque puede ayudarle a determinar qué lagunas deben colmarse y, lo que es más importante, qué marcas podrían hacerlo por usted.

Póngase en contacto con las marcas que considere más adecuadas.

Evite la dispersión. Hablar con empresas que no coinciden con tus valores o que no pueden mejorar lo que tú ofreces solo te hará perder el tiempo (y a ellas también).

En su lugar, cree una lista de entre 5 y 10 marcas que se alineen con su mensaje, aporten valor a su contenido y sean apreciadas por su audiencia por sus habilidades, experiencia, logros profesionales o presencia general en el mercado. Debe cortejar a estas marcas para conseguir un buen patrocinio para tu evento virtual.

Recuerde: algunas de estas marcas pueden ser clientes o proveedores existentes, mientras que otras pueden no conocerle todavía.

Utilizar las herramientas de patrocinio de eventos

Es posible que ya tengas una idea clara del patrocinador de tus sueños. Podrías enviar mensajes personalizados a cada socio potencial - y no hay nada de malo en tomar esta ruta más personalizada para iniciar la conversación - pero puedes acelerar el proceso de presentación con algunas herramientas como SponsorPitch y SponsorMyEvent.

A menudo, estas aplicaciones pueden proporcionar información sobre otras asociaciones en las que participan tus posibles patrocinadores. Si no quieres que te relacionen con una marca concreta, aunque sea en segundo grado, puedes tachar inmediatamente a esa empresa de tu lista.

Recibe una llamada

Las comunicaciones por correo electrónico pueden funcionar, pero para obtener los mejores resultados, póngase en contacto con el posible patrocinador virtual del evento y explíquele la oportunidad en detalle. Durante la llamada, tendrás que hablar de ello:

• • ¿En qué consistirá su agenda?
  • Qué otras empresas o marcas están implicadas (si procede)
  • Cuáles podrían ser los objetivos de su patrocinador para la asociación
  • Lo que su patrocinador puede esperar obtener del acontecimiento, pero deje claro que estará abierto a ideas y negociaciones a medida que se desarrolle la planificación.
  • Qué espera de sus patrocinadores a cambio de la exposición
  • Los KPI que ambos desean utilizar para medir el éxito del evento
  • Los retos a los que se haya enfrentado su posible patrocinador en el pasado al apoyar eventos similares, y cómo los combatirá.

Consiga su posible patrocinador Anime a su posible patrocinador a aprovechar la oportunidad fomentando un debate abierto y bidireccional centrado en las ventajas de patrocinar su evento virtual, y no sólo en cómo será el evento en sí.

Asegúrate de reservar tiempo suficiente para responder a las preguntas y obtener la opinión del posible cliente sobre tus ideas de patrocinio de eventos virtuales. Es posible que incluso quieras investigar en Internet a la persona que va a tomar la decisión antes de la llamada para hacerte una idea de su personalidad y su experiencia con los programas de patrocinio hasta la fecha.

Si es un "no por ahora", pasa al siguiente.

Decide cómo integrar a tus patrocinadores en tu evento virtual

Ya ha encontrado al patrocinador de su evento y es hora de preparar un paquete de patrocinio irresistible.

En última instancia, sus patrocinadores quieren valor. En cuanto al patrocinio de eventos virtuales debe asegurarse de que obtienen lo que necesitan de su asociación. En general, las marcas querrán conseguir tres cosas de su evento:-

• • Mayor conocimiento de la marca
  • Información práctica sobre la audiencia
  • Mejor interacción con el público

Una vez que haya determinado cuál de estos objetivos es más importante para su socio, presente algunas opciones en una propuesta oficial de patrocinio, que también debería contener información sobre los datos demográficos de su audiencia.

En esta propuesta, debe incluir cuántas personas espera que asistan al acto, testimonios de patrocinadores anteriores y estadísticas sobre los beneficios que los patrocinadores han obtenido de sus actos.

25 ideas creativas de patrocinio virtual de eventos

¿Necesita inspiración? Puedes pedírselo a tu padrino:

• • Organizar una charla o presentación
  • Organizar un seminario
  • Participar en una entrevista
  • Participe en una ronda de preguntas y respuestas
  • Organice un seminario durante o antes del evento
  • Promocionar su evento en boletines electrónicos o a través de sus cuentas en las redes sociales
  • Filmar vídeos promocionales o entre bastidores antes del acontecimiento para generar más interés y fomentar las inscripciones.

Cree una página de destino o una entrada de blog específica en su sitio web para ayudar a promocionar la marca de su patrocinador.

• • Incluya contenidos personalizados de su patrocinador en el centro de contenidos de su evento. del evento
  • Incluya la marca de su patrocinador en la plantilla de su evento virtual
  • Realice una oferta especial exclusiva para los asistentes en nombre de su patrocinador
  • Acepte enviar una lista de todos los inscritos y asistentes a su patrocinador después del evento.
  • Acepta enviar más información sobre la reacción de los asistentes al acto.
  • Instale un stand virtual con su marca para que interacción los asistentes.
  • Organice una sala de networking para que los asistentes interactúen de manera informal.
  • Patrocinar sesiones temáticas sobre temas específicos.
  • Ofrezca a los asistentes fondos o filtros virtuales con su marca.
  • Ofrezca contenidos descargables exclusivos (libros electrónicos, libros blancos).
  • Organice un concurso o sorteo durante el evento.
  • Envíe notificaciones push a los asistentes con ofertas especiales o actualizaciones.
  • Organice un reto en las redes sociales con premios de marca.
  • Patrocine encuestas o sondeos interactivos para atraer a los asistentes.
  • Contenido a la carta del evento con anuncios de patrocinadores.
  • Ofrezca sesiones VIP exclusivas o encuentros con los patrocinadores.
  • Envíe bolsas virtuales o físicas con artículos de marca de los patrocinadores.

Una de las mejores formas de conseguir un patrocinador para un evento es ofrecerle una serie de paquetes escalonados entre los que pueda elegir. Por ejemplo, puedes crear propuestas Bronce, Plata y Oro con características y ventajas a distintos precios. Esto debería permitir a una amplia gama de marcas cumplir sus objetivos específicos a la hora de patrocinar tu evento virtual. He aquí un breve ejemplo de paquetes de patrocinio escalonados que podrían utilizarse:

Paquete de patrocinio Oro

Su paquete de patrocinio Oro debería proporcionar la visibilidad y las oportunidades de interacción más destacadas. Los patrocinadores de este nivel suelen buscar un espacio privilegiado para la marca y la interacción con los asistentes. Algunas características a incluir en un paquete Oro podrían ser:

• • Marca exclusiva en zonas muy transitadas de la plataforma del evento, como el escenario principal, el vestíbulo virtual o las comunicaciones por correo electrónico con los asistentes.
  • Oportunidades para hablarcomo sesiones magistrales o participación en mesas redondas, lo que permite a los patrocinadores posicionarse como líderes de opinión.
  • Sesiones de contenido patrocinadoen las que los patrocinadores pueden organizar talleres o demostraciones de productos que interactúen directamente con el público.
  • Informes personalizados posteriores al eventoque ofrecen análisis detallados sobre interacción los asistentes, la interacción con los contenidos y la generación de contactos.

Paquete de patrocinio de plata: alto valor, colocación estratégica

El paquete Plata ofrece una combinación equilibrada de visibilidad e interacción a un precio más asequible. Los patrocinadores de este nivel pueden esperar una exposición sólida, aunque no tan destacada como la de los patrocinadores de nivel Oro. Los elementos clave podrían incluir:

• • Branding en sesiones de trabajo o talleresAsegurarse de que la presencia del patrocinador se hace sentir en los momentos clave de interacción .
  • Inclusión en encuestas patrocinadas o sesiones de preguntas y respuestasque permite a los patrocinadores interactuar directamente con los participantes durante los segmentos en directo.
  • Colocación del logotipo en las presentaciones de las sesiones, la señalización virtual y los materiales posteriores al evento, para que el patrocinador esté visible durante todo el recorrido de los asistentes.
  • Informes analíticos moderados que destacan el rendimiento de su marca en los distintos puntos de contacto durante el evento.

Paquete de patrocinio Bronce: Visibilidad rentable y específica

Para las organizaciones con presupuestos más reducidos o las que se están iniciando en el patrocinio de eventos virtuales, el paquete Bronce ofrece oportunidades específicas pero impactantes para la exposición de la marca. Este nivel puede incluir:

• • Colocación del logotipo en materiales de marketing previos al evento, como correos electrónicos o páginas de inscripción al evento.
  • Menciones patrocinadas durante los momentos clave del evento, como antes y después de las sesiones más populares.
  • Acceso a listas de asistentes posteriores al evento con métricas básicas de interacción , para que los patrocinadores puedan hacer un seguimiento de los clientes potenciales.
  • Inclusión en cabinas virtuales o espacios de exposición.donde los asistentes pueden acceder a los contenidos de los patrocinadores, reservar reuniones o solicitar demostraciones.

Cómo medir el ROI de los patrocinadores de eventos virtuales

Para los patrocinadores, no se trata sólo de visibilidad, sino de resultados tangibles. Medir el retorno de la inversión (ROI) de los patrocinadores de eventos virtuales es crucial para demostrar su valor y garantizar asociaciones a largo plazo. Al proporcionar información clara y basada en datos, puede mostrar a los patrocinadores exactamente cómo su inversión contribuyó a sus objetivos comerciales y de marketing.

Estos son los parámetros clave para demostrar el retorno de la inversión de sus patrocinadores:

Participación de los asistentes

Una de las métricas más importantes es la interacciónel grado en que los asistentes interactúan con el contenido del patrocinador. Esto incluye el número de asistentes que visitan los stands patrocinados, hacen clic en los logotipos de los patrocinadores o asisten a las sesiones dirigidas por los patrocinadores. Las métricas de interacción proporcionan a los patrocinadores una imagen clara de la eficacia con la que han captado la atención de los asistentes. Los datos específicos de interacción pueden incluir:

• • Visitas a la cabina: Cuántos asistentes han visitado el stand virtual del patrocinador y han interactuado con contenidos o representantes en directo.
  • Asistencia a la sesión: Número de asistentes a la sesión de un patrocinador, ya sea una ponencia principal, una sesión de trabajo o una demostración.
  • Funciones interactivas: Participación con encuestas, sesiones de preguntas y respuestas o chats en directo organizados por el patrocinador.

Generación de clientes potenciales

La calidad de los contactos suele ser un factor clave para los patrocinadores. Métricas como el número de clientes potenciales cualificados reunidos durante el evento pueden influir en la percepción del ROI por parte del patrocinador. Esto incluye:

• • Número de pistas recogidas: Asistentes que optaron por compartir sus datos de contacto o solicitaron más información sobre la oferta del patrocinador.
  • Cualificación de los líderes: Segmente los clientes potenciales en función de su nivel de interés o interacción con el contenido del patrocinador (por ejemplo, clientes potenciales de alto interés que asistieron a varias sesiones o descargaron contenido).

Visibilidad de la marca

El objetivo de los patrocinadores suele ser aumentar la notoriedad de su marca, y los eventos virtuales ofrecen múltiples puntos de contacto para la exposición. El seguimiento de las métricas de visibilidad ayuda a los patrocinadores a comprender la frecuencia con la que su marca ha sido vista por el público. Esto incluye:

• • Impresiones: El número de veces que el logotipo o los materiales de la marca del patrocinador se mostraron a lo largo del evento: en las introducciones de las sesiones, en los stands virtuales o en los correos electrónicos promocionales.
  • Menciones en las redes sociales: Mide la frecuencia con la que se menciona al patrocinador en las redes sociales o aparece en publicaciones relacionadas con el evento.

Consumo de contenidos

Los patrocinadores que ofrecen contenidos descargables, como libros blancos o estudios de casos, querrán saber cómo han funcionado sus recursos. Las métricas que muestran cómo interactuaron los asistentes con el contenido del patrocinador son cruciales para demostrar su valor. Seguimiento:

• • Descargas de contenido: Cuántos asistentes descargaron los recursos del patrocinador.
  • Vídeos: Si el patrocinador proporcionó contenido de vídeo, haga un seguimiento de cuántas visualizaciones y cuánto tiempo se pasó viéndolo.

Analytics posteriores al evento

Los eventos virtuales proporcionan un tesoro de datos posteriores al evento que pueden ayudar a los patrocinadores a medir el impacto a largo plazo de su patrocinio. Tras el evento, comparta con sus patrocinadores datos analíticos detallados, como:

• • Tráfico posterior al evento: Cuánto tráfico recibió el sitio web del patrocinador como resultado directo del evento.
  • Compromiso con los contenidos a la carta: Los patrocinadores pueden seguir beneficiándose de su participación si el contenido del evento sigue estando disponible a la carta. Asegúrese de hacer un seguimiento de cuántos asistentes ven las sesiones relacionadas con el patrocinador una vez finalizado el evento.

Los consejos aquí enumerados deberían ayudarle a ahorrar tiempo y recursos valiosos a la hora de buscar patrocinios para eventos virtuales, por no mencionar que le ayudarán a crear relaciones duraderas con las marcas que importan a su organización. Para obtener más guías de buenas prácticas, manuales de marketing y estudios de casos de clientes, consulte nuestros recursos.