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Cómo conseguir patrocinadores para su evento virtual

26 de mayo de 2023 Michael Mayday

Hay muchas cosas que debe tener en cuenta si se va a lanzar a por todas en un próximo evento, sobre todo si es digital. Lo primero: ¿quién puede ayudar? Hay muchas razones para mirar fuera de su organización y conseguir patrocinadores para su próximo gran evento virtual.

La obtención de patrocinios para eventos virtuales genera muchos beneficios para ambas partes. El patrocinador puede conseguir una exposición adicional para su marca, además de la oportunidad de hablar directamente a un público con deseos y necesidades afines.

Y, como anfitrión, traer a un patrocinador al redil puede ayudarle a fortalecer su relación comercial con esa organización. También puede añadir una nueva dimensión a su estrategia de contenidos y recaudar dinero para ayudar a planificar y ejecutar una experiencia digital ganadora.

Así pues, sabemos que conseguir patrocinios para eventos virtuales puede impulsar la credibilidad y el alcance de su evento. Pero aún quedan preguntas por responder.

Por ejemplo, ¿cómo encontrar al socio adecuado? ¿Dónde pueden estar sus posibles patrocinadores? ¿Y cómo puede elaborar un atractivo paquete de patrocinio que haga difícil decir "no" a su oportunidad?

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Nos disponemos a responder a estas preguntas y a muchas más en esta útil guía para encontrar y conseguir el patrocinador adecuado para su próxima conferencia virtualsimposio o evento de gran envergadura.

Obtenga claridad sobre lo que quiere conseguir de su evento

dos colegas trabajando en el ordenador

Siempre debe empezar estableciendo objetivos claros y realistas para su experiencia virtual. Se trata de un paso crucial en la creación de una oferta de patrocinio de eventos, porque la empresa con la que finalmente se asocie deberá compartir su visión y tener objetivos similares.

Piense en ello:

Qué tipo de evento va a producir

¿Está planeando una conferencia a gran escala o, por el contrario, organizaría un acto más íntimo con muchas opciones para las preguntas y respuestas? Su futuro patrocinador querrá conocer el formato de su evento para saber cuántas oportunidades tendrá de promocionar su marca y compartir su experiencia. Al fin y al cabo, el patrocinio de eventos virtuales no es una situación que se pueda encontrar en genéric . Lo ideal es que su patrocinador se adapte bien al formato de su evento.

Cuál será la clave

¿Quiere dar a sus invitados una mayor comprensión de sus productos y servicios, o busca clientes potenciales tangibles? En cualquier caso, tendrá que asegurarse de que el patrocinador de su evento es consciente de lo que ellos y su público pueden esperar obtener de la sesión.

Cómo va a diferenciar su evento de otros seminarios web, simulacros o retransmisiones en directo sobre un tema similar

Es posible que su patrocinador preferido ya haya sido contactado por otro anfitrión que planea una presentación o seminario con un tema relacionado. ¿Qué puede ofrecer usted que no puedan ofrecer otros organizadores de eventos?

Por ejemplo, ¿puede incluir más funciones in-app en la jornada que ayuden a implicar a los asistentes? ¿Le permitirá su plataforma recopilar analizar y compartir los datos de comportamiento generados en el evento para demostrar que ha logrado lo que se proponía?

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También puede resultarle útil realizar un análisis DAFO de su programa de eventos virtuales. Evaluar los puntos fuertes y débiles de su enfoque puede ayudarle a determinar qué lagunas deben colmarse y, lo que es más importante, qué marcas podrían colmarlas por usted.

Póngase en contacto con las marcas que considere más adecuadas

Mujer en el ordenador

Evite un enfoque disperso. Hablar con empresas que no se alinean con sus valores o que no pueden mejorar lo que usted puede ofrecer sólo le hará perder su tiempo (y el de ellas).

En su lugar, cree una preselección de entre 5 y 10 marcas que se alineen con su mensaje, añadan valor a su contenido y sean apreciadas por su audiencia por sus habilidades, experiencia, logros profesionales o presencia general en el mercado. Debe cortejar a estas marcas para conseguir un buen patrocinio para su evento virtual.

Recuerde: algunas de estas marcas pueden ser clientes o proveedores existentes, mientras que otras pueden no saber de usted todavía.

Utilizar las herramientas de patrocinio de eventos

consola central lifestyle help

Puede que ya tenga una buena idea del patrocinador de sus sueños. Podría enviar mensajes a medida a cada socio potencial - y no hay nada de malo en tomar esta vía más personalizada para iniciar la conversación - pero puede acelerar el proceso de pitch con algunas herramientas como SponsorPitch y SponsorMyEvent.

Estas aplicaciones pueden proporcionarle a menudo información sobre las demás asociaciones en las que participan sus patrocinadores potenciales. Si no desea que le relacionen con una marca concreta, aunque sea en segundo grado, puede tachar inmediatamente a esa empresa de su lista.

Reciba una llamada

mujer tomando notas del ordenador

Las comunicaciones por correo electrónico pueden funcionar, pero para obtener los mejores resultados, póngase delante de su posible patrocinador virtual del evento para exponerle la oportunidad en su totalidad. Durante la llamada, tendrá que hablar de:

    • ¿En qué consistirá su agenda?
    • Qué otras empresas o marcas están implicadas (si procede)
    • Cuáles podrían ser los objetivos de su patrocinador para la asociación
    • Lo que su patrocinador puede esperar obtener del acontecimiento - pero deje claro que estará abierto a ideas y negociaciones a medida que se desarrolle la planificación.
    • Qué espera de sus patrocinadores a cambio de la exposición
    • Qué KPI quieren utilizar ambos para medir el éxito del evento
    • Cualquier reto al que se haya enfrentado su patrocinador potencial en el pasado al apoyar eventos similares - y cómo los combatirá.

Consiga a su posible patrocinador entusiasmado con la oportunidad fomentando una discusión abierta y bidireccional que se centre en los beneficios de patrocinar su evento virtual, no sólo en cómo será el evento en sí.

Asegúrese de reservar tiempo suficiente para responder a las preguntas y obtener la opinión del posible cliente sobre sus ideas de patrocinio de eventos virtuales. Puede que incluso quiera investigar en Internet a su responsable de la toma de decisiones antes de la llamada, de modo que pueda hacerse una idea de su personalidad y de su experiencia con los programas de patrocinio hasta la fecha.

Si es un "no por ahora", pasa al siguiente.

Decida cómo integrar a sus patrocinadores en su evento virtual

hombre y mujer tomando notas

Ya ha enganchado a su patrocinador del evento y es hora de reunir un paquete de patrocinio irresistible.

En última instancia, sus patrocinadores quieren valor. En lo que respecta a los patrocinios de eventos virtuales, usted debe asegurarse de que obtienen lo que necesitan de su asociación. Por lo general, las marcas querrán conseguir tres cosas de su evento:-

    • Mayor conocimiento de la marca
    • Información práctica sobre la audiencia
    • Mejor audiencia interacción

Una vez que haya determinado cuál de estos objetivos es más importante para su socio, presente algunas opciones en una propuesta oficial de patrocinio, que también debería contener información sobre los datos demográficos de su audiencia.

En esta propuesta, debe incluir cuántas personas espera que asistan al evento, testimonios de patrocinadores anteriores y cualquier estadística sobre los beneficios que los patrocinadores anteriores han recibido de sus eventos.

¿Necesita algo de inspiración? Puede pedírsela a su patrocinador:

    • Organice una charla o presentación
    • Organizar un seminario
    • Participe en una entrevista
    • Participe en una ronda de preguntas y respuestas
    • Organice un seminario durante o antes del evento
    • Promocionarán su evento en boletines electrónicos o a través de sus cuentas en las redes sociales

Dominar el arte de conducir Inscripción y asistencia al seminario web

Filme vídeos promocionales o entre bastidores en el período previo al evento para generar más interés y fomentar las inscripciones.

También le puede interesar:

    • Cree una página de aterrizaje dedicada o una entrada de blog en su sitio web para ayudar a promocionar la marca de su patrocinador
    • Incluya contenidos personalizados y de marca de su patrocinador en el centro de contenidos de su evento
    • Incluya la marca de su patrocinador en la plantilla de su evento virtual
    • Realice una oferta especial exclusiva para los asistentes en nombre de su patrocinador
    • Acepte enviar una lista de todos los inscritos y asistentes a su patrocinador después del evento
    • Acepte enviar más información sobre cómo reaccionaron los asistentes al acto

Una de las mejores formas de conseguir un patrocinador para un evento es ofrecer una serie de paquetes escalonados para que puedan elegir. Por ejemplo, puede crear propuestas Bronce, Plata y Oro con características y ventajas a distintos precios.

Los consejos enumerados aquí deberían ayudarle a ahorrar tiempo y recursos valiosos a la hora de encontrar patrocinios para eventos virtuales, por no mencionar que le ayudarán a crear relaciones duraderas con las marcas que importan a su organización. Para obtener más guías de mejores prácticas, manuales de marketing y estudios de casos de clientes, consulte nuestros recursos.