Wie Sie Sponsoren für Ihre virtuelle Veranstaltung gewinnen

Es gibt viele Dinge zu beachten, wenn Sie eine bevorstehende Veranstaltung planen - vor allem, wenn es sich um eine digitale Veranstaltung handelt. Ganz oben auf der Liste: Wer kann helfen? Es gibt viele Gründe, sich außerhalb Ihres Unternehmens umzusehen und Sponsoren für Ihre nächste große virtuelle Veranstaltung.

Die Einwerbung von Sponsorengeldern für virtuelle Veranstaltungen ist für beide Parteien von großem Nutzen. Der Sponsor erhält zusätzliche Aufmerksamkeit für seine Marke und die Möglichkeit, direkt mit einem Publikum zu sprechen, dessen Wünsche und Bedürfnisse übereinstimmen.

Und wenn Sie als Gastgeber einen Sponsor mit ins Boot holen, können Sie Ihre Geschäftsbeziehungen zu dieser Organisation stärken. Außerdem können Sie Ihrer Content-Strategie eine neue Dimension verleihen und Geld für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen digitalen Erlebnisses sammeln.

Wir wissen also, dass Sponsoring für virtuelle Veranstaltungen die Glaubwürdigkeit und Reichweite Ihrer Veranstaltung steigern kann. Aber es bleiben immer noch Fragen offen.

Wie finden Sie zum Beispiel den richtigen Partner? Wo sind Ihre potenziellen Sponsoren zu finden? Und wie können Sie ein attraktives Sponsoring-Paket das es schwer macht, "Nein" zu Ihrer Gelegenheit zu sagen?

Diese und viele weitere Fragen beantworten wir in diesem nützlichen Leitfaden zur Suche und Sicherung des richtigen Sponsors für Ihre nächste virtuelle KonferenzSymposium oder eine Großveranstaltung.

Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen

Sie sollten immer damit beginnen, klare und realistische Ziele für Ihr virtuelles Erlebnis festzulegen. Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Erstellung eines virtuellen Event-Sponsoringangebots, denn das Unternehmen, mit dem Sie schließlich zusammenarbeiten, muss Ihre Vision teilen und ähnliche Ziele verfolgen.

Denken Sie darüber nach:

Welche Art von Veranstaltung Sie produzieren werden

Planen Sie eine große Konferenz oder möchten Sie lieber eine intimere Veranstaltung mit vielen Möglichkeiten für Fragen und Antworten organisieren? Ihr zukünftiger Sponsor wird Einblicke in Ihr Veranstaltungsformat haben wollen, um zu sehen, wie viele Möglichkeiten er haben wird, für seine Marke zu werben und sein Fachwissen weiterzugeben. Sponsoring für virtuelle Veranstaltungen ist schließlich keine Einheitsgröße! Im Idealfall sollte Ihr Sponsor gut zum Format Ihrer Veranstaltung passen.

Was die wichtigsten Erkenntnisse sein werden

Möchten Sie Ihren Gästen Ihre Produkte und Dienstleistungen näher bringen oder sind Sie auf der Suche nach konkreten Leads? In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Veranstaltungssponsor weiß, was er und Ihre Zuhörer von der Veranstaltung erwarten können.

Wie Sie Ihre Veranstaltung von anderen Webinaren, Simulatoren oder Livestreams zu einem ähnlichen Thema abheben werden

Möglicherweise wurde Ihr bevorzugter Sponsor bereits von einem anderen Veranstalter angesprochen, der eine Präsentation oder ein Seminar mit einem ähnlichen Thema plant. Was können Sie anbieten, was andere Veranstalter nicht können?

Können Sie z. B. mehr In-App-Funktionen einbauen, die dazu beitragen, die Teilnehmer einzubinden? Ermöglicht Ihnen Ihre Plattform die Sammlung, Verhaltensdaten zu sammeln, zu analysieren und weiterzugeben um zu beweisen, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben?

Hilfreich kann auch eine SWOT-Analyse Ihres virtuellen Veranstaltungsprogramms sein. Die Bewertung der Stärken und Schwächen Ihres Ansatzes kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, welche Lücken geschlossen werden müssen - und vor allem, welche Marken in der Lage sein könnten, diese für Sie zu füllen.

Nehmen Sie Kontakt zu den Marken auf, die Ihrer Meinung nach am besten zu Ihnen passen.

Vermeiden Sie ein Vorgehen nach dem Gießkannenprinzip. Wenn Sie mit Unternehmen sprechen, die nicht mit Ihren Werten übereinstimmen oder Ihr Angebot nicht verbessern können, verschwenden Sie nur Ihre Zeit (und deren Zeit).

Erstellen Sie stattdessen eine Auswahlliste von 5 bis 10 Marken, die mit Ihrer Botschaft übereinstimmen, einen Mehrwert für Ihre Inhalte bieten und von Ihrer Zielgruppe aufgrund ihrer Fähigkeiten, Erfahrung, beruflichen Leistungen oder allgemeinen Marktpräsenz geschätzt werden. Sie müssen diese Marken umwerben für ein gutes Sponsoring für Ihre virtuelle Veranstaltung.

Denken Sie daran, dass es sich bei einigen dieser Marken um bestehende Kunden oder Lieferanten handelt, während andere Sie vielleicht noch nicht kennen.

Tools für das Veranstaltungssponsoring nutzen

Vielleicht haben Sie bereits eine gute Vorstellung von Ihrem Traumsponsor. Sie könnten jedem potenziellen Partner maßgeschneiderte Nachrichten schicken - und es kann nicht schaden, diesen persönlicheren Weg einzuschlagen, um das Gespräch zu beginnen -, aber Sie können den Pitch-Prozess mit ein paar Tools beschleunigen wie SponsorPitch und SponsorMyEvent.

Diese Apps können oft Informationen über andere Partnerschaften liefern, die Ihre potenziellen Sponsoren eingehen. Wenn Sie mit einer bestimmten Marke nicht in Verbindung gebracht werden möchten, können Sie dieses Unternehmen sofort von Ihrer Liste streichen.

Anrufe tätigen

E-Mail-Kommunikation kann funktionieren - die besten Ergebnisse erzielen Sie jedoch, wenn Sie Ihren potenziellen virtuellen Veranstaltungssponsor direkt ansprechen und ihm die Gelegenheit in vollem Umfang erläutern. Während des Gesprächs müssen Sie Folgendes besprechen:

• • Was wird Ihre Agenda beinhalten?
  • Welche anderen Unternehmen oder Marken sind beteiligt (falls zutreffend)
  • Welche Ziele Ihr Sponsor mit der Partnerschaft verfolgen könnte
  • Welche Vorteile Ihr Sponsor von der Veranstaltung erwarten kann - aber machen Sie deutlich, dass Sie offen für Ideen und Verhandlungen sind, wenn die Planung voranschreitet
  • Was Sie von Ihren Sponsoren als Gegenleistung für die Veröffentlichung erwarten
  • Welche KPIs Sie beide verwenden möchten, um den Erfolg der Veranstaltung zu messen
  • Etwaige Probleme, mit denen Ihr potenzieller Sponsor in der Vergangenheit bei der Unterstützung ähnlicher Veranstaltungen konfrontiert war - und wie Sie diese bewältigen werden

Holen Sie sich Ihren potenziellen Sponsor Begeistern Sie ihn für die Gelegenheit, indem Sie ein offenes, gegenseitiges Gespräch anregen, das sich auf die Vorteile des Sponsorings Ihrer virtuellen Veranstaltung konzentrieren - und nicht nur darauf, wie die Veranstaltung selbst aussehen wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um Fragen zu beantworten und das Feedback des Interessenten zu Ihren Ideen für das virtuelle Veranstaltungssponsoring einzuholen. Vielleicht möchten Sie sogar vor dem Gespräch online recherchieren, damit Sie ein Gefühl für die Persönlichkeit des Entscheidungsträgers und seine bisherigen Erfahrungen mit Sponsoringmaßnahmen bekommen.

Wenn es ein "Nein" ist, geht es weiter zum nächsten.

Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Sponsoren in Ihre virtuelle Veranstaltung integrieren

Sie haben einen Sponsor für Ihre Veranstaltung gewonnen, und es ist an der Zeit, ein unwiderstehliches Sponsoringpaket zusammenzustellen.

Letztlich wollen Ihre Sponsoren einen Mehrwert. Wenn Sie virtuelle Veranstaltungen sponsern, müssen Sie müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Sponsoren das bekommen, was sie von Ihrer Partnerschaft erwarten. In der Regel wollen Marken drei Dinge mit Ihrer Veranstaltung erreichen:-

• • Größeres Markenbewusstsein
  • Verwertbare Erkenntnisse über die Zielgruppe
  • Bessere Einbindung des Publikums

Sobald Sie herausgefunden haben, welche dieser Ziele für Ihren Partner am wichtigsten sind, sollten Sie einige Optionen in einem offiziellen Sponsoring-Vorschlag darlegen, der auch Informationen über die demografische Zusammensetzung Ihrer Zielgruppe enthalten sollte.

In diesem Vorschlag sollten Sie angeben, wie viele Personen voraussichtlich an der Veranstaltung teilnehmen werden, Erfahrungsberichte früherer Sponsoren und Statistiken über die Einnahmen, die frühere Sponsoren von Ihren Veranstaltungen erhalten haben.

25 kreative Ideen für das Sponsoring virtueller Veranstaltungen

Brauchen Sie eine Inspiration? Sie könnten Ihren Sponsor darum bitten:

• • Veranstalten Sie einen Hauptvortrag oder eine Präsentation
  • Ein Seminar durchführen
  • Nehmen Sie an einem Interview teil
  • Nehmen Sie an einer Q&A-Runde teil
  • Veranstalten Sie ein Seminar während oder vor der Veranstaltung
  • Bewerben Sie Ihre Veranstaltung in E-Mail-Newslettern oder auf ihren Konten in den sozialen Medien
  • Drehen Sie im Vorfeld der Veranstaltung Werbe- oder Hintergrundvideos, um weiteres Interesse zu wecken und Anmeldungen zu fördern

Erstellen Sie eine spezielle Landing Page oder einen Blogbeitrag auf Ihrer Website, um die Marke Ihres Sponsors zu bewerben.

• • Binden Sie maßgeschneiderte, gebrandete Inhalte Ihres Sponsors in den Inhalts-Hub
  • Integrieren Sie das Branding Ihres Sponsors in die Vorlage Ihrer virtuellen Veranstaltung
  • Durchführung eines exklusiven Sonderangebots für die Teilnehmer im Namen Ihres Sponsors
  • Sie erklären sich bereit, Ihrem Sponsor nach der Veranstaltung eine Liste aller angemeldeten Teilnehmer zuzusenden.
  • Zustimmung zur Übermittlung weiterer Erkenntnisse darüber, wie die Teilnehmer auf die Veranstaltung reagiert haben
  • Richten Sie einen markengeschützten virtuellen Stand ein, um die Teilnehmer einzubinden.
  • Veranstalten Sie eine Networking-Lounge für den informellen Austausch mit den Teilnehmern.
  • Sponsern Sie gezielte Breakout-Sitzungen zu Nischenthemen.
  • Bieten Sie virtuelle Hintergründe oder Filter mit Markenzeichen für die Teilnehmer an.
  • Bieten Sie exklusive Inhalte zum Herunterladen an (eBooks, Whitepaper).
  • Führen Sie während der Veranstaltung ein vom Sponsor veranstaltetes Gewinnspiel oder eine Werbeaktion durch.
  • Senden Sie Push-Benachrichtigungen mit Sonderangeboten oder Aktualisierungen an die Teilnehmer.
  • Organisieren Sie einen Wettbewerb in den sozialen Medien mit Markenpreisen.
  • Veranstalten Sie interaktive Umfragen oder Erhebungen, um die Teilnehmer einzubinden.
  • Branding von On-Demand-Veranstaltungsinhalten nach der Veranstaltung mit Sponsorenanzeigen.
  • Bieten Sie exklusive VIP-Sitzungen oder Meet-and-Greets an, die von Sponsoren veranstaltet werden.
  • Versenden Sie virtuelle oder physische Beutestücke mit Markenartikeln der Sponsoren.

Eine der besten Möglichkeiten, einen Sponsor für eine Veranstaltung zu gewinnen, besteht darin, ihm eine Reihe von abgestuften Paketen zur Auswahl zu stellen. Sie können zum Beispiel Bronze-, Silber- und Goldpakete mit Funktionen und Vorteilen zu unterschiedlichen Preisen anbieten. Auf diese Weise können Sie einer Vielzahl von Marken die Möglichkeit geben, ihre spezifischen Ziele zu erreichen, wenn es darum geht, Ihre virtuelle Veranstaltung zu sponsern. Hier ist ein kurzes Beispiel für abgestufte Sponsoring-Pakete, die verwendet werden könnten:

Gold-Sponsoring-Paket

Ihr Gold-Sponsoringpaket sollte die beste Sichtbarkeit und die besten Möglichkeiten zur Interaktion bieten. Sponsoren auf dieser Ebene sind in der Regel auf der Suche nach erstklassigem Grundbesitz in Bezug auf Branding und Interaktion mit den Teilnehmern. Einige Merkmale, die ein Gold-Paket enthalten sollte, könnten sein:

• • Exklusives Branding in stark frequentierten Bereichen der Veranstaltungsplattform, z. B. auf der Hauptbühne, in der virtuellen Lobby oder in der E-Mail-Kommunikation mit den Teilnehmern.
  • Gelegenheiten zum Redenwie z. B. Keynote-Sitzungen oder die Teilnahme an Podiumsdiskussionen, die es Sponsoren ermöglichen, sich als Vordenker zu positionieren.
  • Sitzungen mit gesponserten Inhaltenin denen Sponsoren Workshops oder Produktdemonstrationen veranstalten können, die sich direkt an das Publikum richten.
  • Individuelle Berichte nach der Veranstaltungmit detaillierten Analysen zum Engagement der Teilnehmer, zur Interaktion mit den Inhalten und zur Lead-Generierung.

Silbernes Sponsoring-Paket: Hoher Wert, strategische Platzierung

Ihr Silber-Paket bietet eine ausgewogene Kombination aus Sichtbarkeit und Engagement zu einem günstigeren Preis. Sponsoren dieser Stufe können eine solide Präsenz erwarten, wenn auch nicht so prominent wie Gold-Sponsoren. Schlüsselelemente könnten sein:

• • Branding in Breakout-Sitzungen oder WorkshopsSicherstellen, dass die Präsenz des Sponsors in wichtigen Momenten des Engagements spürbar ist.
  • Einbeziehung in gesponserte Umfragen oder Q&A-Sitzungendie es den Sponsoren ermöglichen, während der Live-Sendungen direkt mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten.
  • Logo-Platzierung in den Einführungen zu den Sitzungen, auf der virtuellen Beschilderung und in den Materialien nach der Veranstaltung, damit der Sponsor während der gesamten Reise der Teilnehmer sichtbar bleibt.
  • Moderate analytische Berichte die aufzeigen, wie ihre Marke an den verschiedenen Kontaktpunkten während der Veranstaltung abgeschnitten hat.

Bronze-Sponsoring-Paket: Kosteneffiziente, gezielte Sichtbarkeit

Für Organisationen mit kleineren Budgets oder solche, die gerade erst in das virtuelle Event-Sponsoring einsteigen, bietet das Bronze-Paket gezielte, aber wirkungsvolle Möglichkeiten der Markendarstellung. Diese Stufe kann Folgendes beinhalten:

• • Platzierung des Logos auf Marketingmaterialien im Vorfeld der Veranstaltung, wie z. B. E-Mails oder Seiten zur Veranstaltungsanmeldung.
  • Gesponserte Erwähnungen während wichtiger Momente der Veranstaltung, z. B. vor und nach beliebten Sitzungen.
  • Zugang zu Teilnehmerlisten nach der Veranstaltung mit grundlegenden Engagement-Metriken, so dass Sponsoren warme Leads nachfassen können.
  • Einbindung in virtuelle Stände oder Ausstellungsräumewo die Teilnehmer auf Inhalte der Sponsoren zugreifen, Treffen buchen oder Demos anfordern können.

Wie man den ROI für Sponsoren virtueller Veranstaltungen misst

Für Sponsoren geht es nicht nur um Sichtbarkeit, sondern auch um greifbare Ergebnisse. Die Messung des Return on Investment (ROI) für Sponsoren virtueller Veranstaltungen ist entscheidend, um den Wert der Veranstaltung zu demonstrieren und langfristige Partnerschaften zu gewährleisten. Durch die Bereitstellung klarer, datengestützter Erkenntnisse können Sie den Sponsoren genau zeigen, wie ihre Investition zu ihren Marketing- und Geschäftszielen beigetragen hat.

Hier finden Sie die wichtigsten Kennzahlen, die für den Nachweis des ROI für Ihre Sponsoren wichtig sind:

Engagement der Teilnehmer

Eine der wichtigsten Kennzahlen ist das Engagement - das Ausmaß, in dem die Teilnehmer mit den Inhalten der Sponsoren interagieren. Dazu gehört die Anzahl der Teilnehmer, die gesponserte Stände besuchen, auf Sponsorenlogos klicken oder an den vom Sponsor geleiteten Sitzungen teilnehmen. Engagement-Metriken vermitteln Sponsoren ein klares Bild davon, wie effektiv sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich gezogen haben. Spezifische Daten zum Engagement können sein:

• • Besuche am Stand: Wie viele Teilnehmer besuchten den virtuellen Stand des Sponsors und beschäftigten sich mit Inhalten oder Live-Repräsentanten.
  • Teilnahme an der Sitzung: Die Anzahl der Teilnehmer, die an der Sitzung eines Sponsors teilgenommen haben, unabhängig davon, ob es sich um eine Keynote, eine Breakout-Sitzung oder eine Demo handelte.
  • Interaktive Funktionen: Interaktivität durch Umfragen, Fragerunden oder Live-Chats, die vom Sponsor veranstaltet werden.

Lead-Generierung

Die Qualität der Leads ist für Sponsoren oft ein entscheidender Faktor. Kennzahlen wie die Anzahl der qualifizierten Leads, die während der Veranstaltung gewonnen wurden, können über die Wahrnehmung des ROI durch einen Sponsor entscheiden. Dies schließt ein:

• • Anzahl der gesammelten Leads: Teilnehmer, die sich entschieden haben, ihre Kontaktinformationen weiterzugeben oder weitere Informationen über die Angebote des Sponsors anzufordern.
  • Qualifikation der Leitung: Segmentieren Sie Leads anhand ihres Interesses oder ihres Engagements für die Inhalte des Sponsors (z. B. Leads mit hohem Interesse, die an mehreren Sitzungen teilgenommen oder Inhalte heruntergeladen haben).

Sichtbarkeit der Marke

Sponsoren wollen oft die Markenbekanntheit erhöhen, und virtuelle Veranstaltungen bieten mehrere Kontaktpunkte für die Exposition. Die Verfolgung von Metriken zur Sichtbarkeit hilft Sponsoren zu verstehen, wie häufig ihre Marke vom Publikum gesehen wurde. Dies beinhaltet:

• • Eindrücke: Die Anzahl der Male, die das Logo oder die Markenmaterialien des Sponsors während der Veranstaltung angezeigt wurden - in der Einleitung zu den Sitzungen, an den virtuellen Ständen oder in Werbe-E-Mails.
  • Erwähnungen in den sozialen Medien: Messen Sie, wie oft der Sponsor in den sozialen Medien erwähnt wurde oder in veranstaltungsbezogenen Beiträgen auftauchte.

Verbrauch von Inhalten

Sponsoren, die Inhalte zum Herunterladen anbieten, z. B. White Papers oder Fallstudien, wollen wissen, wie ihre Ressourcen abgeschnitten haben. Metriken, die zeigen, wie die Teilnehmer mit den Inhalten des Sponsors interagiert haben, sind entscheidend für den Wertnachweis. Spur:

• • Inhalt Downloads: Wie viele Teilnehmer haben die Ressourcen des Sponsors heruntergeladen.
  • Video-Ansichten: Wenn der Sponsor Videoinhalte zur Verfügung gestellt hat, verfolgen Sie, wie viele Aufrufe und wie viel Zeit mit dem Ansehen verbracht wurde.

Analytics

Virtuelle Veranstaltungen sind eine Fundgrube für Daten, die Sponsoren helfen können, die langfristigen Auswirkungen ihres Sponsorings zu messen. Teilen Sie Ihren Sponsoren nach der Veranstaltung detaillierte Analysen mit, wie z. B:

• • Post-Event-Verkehr: Wie viel Traffic die Website des Sponsors als direkte Folge der Veranstaltung erhalten hat.
  • Engagement mit Inhalten auf Abruf: Sponsoren können weiterhin von ihrer Teilnahme profitieren, wenn die Inhalte der Veranstaltung auf Abruf verfügbar bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie nachverfolgen, wie viele Teilnehmer sich die mit dem Sponsor verbundenen Sitzungen nach dem Ende der Veranstaltung ansehen.

Die hier aufgeführten Tipps sollen Ihnen helfen, bei der Suche nach Sponsoren für virtuelle Veranstaltungen wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen und darüber hinaus dauerhafte Beziehungen zu den Marken aufzubauen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Weitere Best-Practice-Leitfäden, Marketing-Handbücher und Kundenfallstudien finden Sie in unseren Ressourcen.