Comment obtenir un parrainage pour votre événement virtuel

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte si vous vous lancez à corps perdu dans un événement à venir, surtout s'il s'agit d'un événement numérique. En tête de liste : qui peut vous aider ? Il y a de nombreuses raisons de regarder à l'extérieur de votre organisation et d'obtenir des parrainages pour votre prochain grand événement virtuel.

L'obtention de parrainages pour des événements virtuels présente de nombreux avantages pour les deux parties. Le sponsor peut bénéficier d'une exposition supplémentaire pour sa marque, ainsi que de la possibilité de s'adresser directement à un public dont les souhaits et les besoins sont les mêmes.

En outre, en tant qu'hôte, l'arrivée d'un sponsor peut contribuer à renforcer vos relations d'affaires avec cette organisation. Vous pouvez également ajouter une nouvelle dimension à votre stratégie de contenu et collecter des fonds pour vous aider à planifier et à mettre en œuvre une expérience numérique gagnante.

Nous savons donc que l'obtention de parrainages pour des événements virtuels peut renforcer la crédibilité et la portée de votre événement. Mais des questions subsistent.

Par exemple, comment trouver le bon partenaire ? Où se trouvent les sponsors potentiels ? Et comment élaborer un offre de parrainage attrayante qui fera qu'il sera difficile de dire "non" à votre opportunité ?

Nous répondrons à ces questions et à bien d'autres encore dans ce guide utile pour trouver et obtenir le bon sponsor pour votre prochaine conférence virtuellesymposium ou événement à gros budget.

Clarifier ce que vous souhaitez obtenir de votre événement

Vous devez toujours commencer par fixer des objectifs clairs et réalistes pour votre expérience virtuelle. Il s'agit d'une étape cruciale dans la création d'une offre de parrainage d'événements virtuels, car l'entreprise avec laquelle vous vous associez devra partager votre vision et avoir des objectifs similaires.

Pensez-y :

Le type d'événement que vous allez produire

Préparez-vous une conférence à grande échelle ou préférez-vous organiser un événement plus intime avec de nombreuses possibilités de questions-réponses ? Votre futur sponsor voudra connaître le format de votre événement pour savoir combien d'occasions il aura de promouvoir sa marque et de partager son expertise. Après tout, le parrainage d'événements virtuels n'est pas une situation unique ! Idéalement, votre sponsor devrait être bien adapté au format de votre événement.

Ce qu'il faut retenir

Souhaitez-vous donner à vos invités une meilleure compréhension de vos produits et services, ou cherchez-vous à obtenir des résultats tangibles ? Dans tous les cas, vous devez vous assurer que le sponsor de votre événement est conscient de ce que lui et votre public peuvent attendre de la session.

Comment allez-vous différencier votre événement des autres webinaires, simulacres ou livestreams sur un sujet similaire ?

Votre sponsor préféré a peut-être déjà été contacté par un autre organisateur qui prévoit une présentation ou un séminaire sur un thème apparenté. Que pouvez-vous offrir que les autres organisateurs d'événements ne peuvent pas offrir ?

Par exemple, pouvez-vous inclure davantage de fonctionnalités in-app le jour même qui contribuent à l'engagement des participants ? Votre plateforme vous permettra-t-elle de collecter, d'analyser et de partager les données comportementales ? d'analyser et de partager les données comportementales générées par l'événement pour prouver que vous avez atteint vos objectifs ?

Il peut également être utile de procéder à une analyse SWOT de votre programme d'événements virtuels. L'évaluation des forces et des faiblesses de votre approche peut vous aider à déterminer les lacunes à combler et, surtout, les marques susceptibles de le faire pour vous.

Contactez les marques qui vous semblent les plus adaptées.

Évitez de vous disperser. S'adresser à des entreprises qui ne correspondent pas à vos valeurs ou qui ne peuvent pas améliorer ce que vous pouvez offrir ne fera que vous faire perdre du temps (et leur faire perdre le leur).

Au lieu de cela, établissez une liste restreinte de 5 à 10 marques qui s'aligneront sur votre message, apporteront une valeur ajoutée à votre contenu et seront appréciées par votre public pour leurs compétences, leur expérience, leurs réalisations professionnelles ou leur présence globale sur le marché. Vous devez courtiser ces marques pour obtenir un bon parrainage de votre événement virtuel.

N'oubliez pas que certaines de ces marques peuvent être des clients ou des fournisseurs existants, tandis que d'autres ne vous connaissent peut-être pas encore.

Utiliser les outils de parrainage d'événements

Vous avez peut-être déjà une bonne idée du sponsor de vos rêves. Vous pourriez envoyer des messages personnalisés à chaque partenaire potentiel - et il n'y a pas de mal à prendre cette voie plus personnalisée pour entamer la conversation - mais vous pouvez accélérer le processus de présentation grâce à quelques outils tels que SponsorPitch et SponsorMyEvent.

Ces applications peuvent souvent fournir des informations sur les autres partenariats dans lesquels vos sponsors potentiels sont engagés. Si vous ne souhaitez pas être associé à une marque particulière, même au deuxième degré, vous pouvez immédiatement rayer cette entreprise de votre liste.

Prendre un appel

Les communications par courrier électronique peuvent fonctionner, mais pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez vous présenter devant votre sponsor potentiel d'événement virtuel afin de lui soumettre l'opportunité dans son intégralité. Au cours de l'appel, vous devrez discuter des points suivants

• • Quel sera le contenu de votre agenda ?
  • Quelles sont les autres entreprises ou marques concernées (le cas échéant) ?
  • Quels pourraient être les objectifs de votre sponsor pour le partenariat ?
  • Ce que votre sponsor peut espérer retirer de l'événement - mais précisez que vous serez ouvert aux idées et aux négociations au fur et à mesure de la planification.
  • Ce que vous attendez de vos sponsors en échange de l'exposition
  • Quels sont les indicateurs clés de performance que vous souhaitez tous deux utiliser pour mesurer le succès de l'événement ?
  • Les défis auxquels votre sponsor potentiel a été confronté dans le passé en soutenant des événements similaires - et la manière dont vous allez les relever.

Obtenez votre sponsor potentiel enthousiasmer pour cette opportunité en encourageant une discussion ouverte et réciproque qui se concentre sur les avantages du parrainage de votre événement virtuel - et pas seulement sur l'aspect de l'événement lui-même.

Veillez à garder suffisamment de temps pour répondre aux questions et obtenir l'avis du prospect sur vos idées de parrainage d'événements virtuels. Vous pouvez même faire des recherches en ligne sur votre décideur avant l'appel afin de vous faire une idée de sa personnalité et de son expérience des programmes de parrainage.

Si c'est un "non pour l'instant", on passe au suivant.

Décidez comment intégrer vos sponsors dans votre événement virtuel.

Vous avez trouvé le sponsor de votre événement et il est temps de constituer un dossier de sponsoring irrésistible.

En fin de compte, vos sponsors veulent de la valeur. En ce qui concerne les parrainages d'événements virtuels, vous devez vous assurer qu'ils obtiennent ce qu'ils attendent de votre partenariat. vous devez vous assurer qu'ils obtiennent ce qu'ils attendent de votre partenariat. En règle générale, les marques souhaitent obtenir trois choses de votre événement :-

• • Une plus grande notoriété de la marque
  • Des informations exploitables sur l'audience
  • Meilleur engagement du public

Une fois que vous avez déterminé lequel de ces objectifs est le plus important pour votre partenaire, présentez certaines options dans une proposition de parrainage officielle, qui devrait également contenir des informations sur les caractéristiques démographiques de votre public.

Dans cette proposition, vous devez indiquer le nombre de personnes qui devraient assister à l'événement, des témoignages d'anciens sponsors et des statistiques sur les retours que les anciens sponsors ont obtenus grâce à vos événements.

25 idées créatives de parrainage d'événements virtuels

Besoin d'inspiration ? Vous pouvez demander à votre parrain de.. :

• • Accueillir un discours ou une présentation
  • Organiser un séminaire
  • Participer à un entretien
  • Participer à une série de questions-réponses
  • Organiser un séminaire en cours ou en amont de l'événement
  • Promouvoir votre événement dans des bulletins d'information électroniques ou sur leurs comptes de médias sociaux
  • Filmer des vidéos promotionnelles ou des vidéos en coulisses avant l'événement pour susciter l'intérêt et encourager les inscriptions.

Créez une page de renvoi ou un article de blog sur votre site web pour promouvoir la marque de votre sponsor.

• • Intégrez un contenu personnalisé et de marque de votre sponsor dans le contenu de votre événement
  • Incluez la marque de votre sponsor dans le modèle de votre événement virtuel.
  • Proposer une offre spéciale exclusive aux participants au nom de votre sponsor
  • Accepter d'envoyer une liste de tous les inscrits et participants à votre sponsor après l'événement.
  • Accepter d'envoyer des informations supplémentaires sur la manière dont les participants ont réagi à l'événement.
  • Installez un stand virtuel à l'effigie de votre marque pour susciter l'engagement des participants.
  • Organiser un salon de réseautage pour permettre aux participants d'interagir de manière informelle.
  • Sponsoriser des sessions en petits groupes sur des sujets de niche.
  • Proposez aux participants des arrière-plans virtuels ou des filtres à l'effigie de votre marque.
  • Fournir un contenu téléchargeable exclusif (livres électroniques, livres blancs).
  • Organisez un concours ou un cadeau sponsorisé pendant l'événement.
  • Envoyez des notifications push aux participants avec des offres spéciales ou des mises à jour.
  • Organisez un défi sur les médias sociaux avec des prix de marque.
  • Sponsorisez des sondages interactifs ou des enquêtes pour susciter l'intérêt des participants.
  • Marquez le contenu de l'événement à la demande après l'événement avec des annonces de sponsors.
  • Proposez des sessions VIP exclusives ou des rencontres organisées par les sponsors.
  • Envoyez des sacs à surprises virtuels ou physiques contenant des articles de marque du sponsor.

L'un des meilleurs moyens d'obtenir un sponsor pour un événement est de lui proposer une série de formules à plusieurs niveaux. Par exemple, vous pouvez créer des offres Bronze, Argent et Or avec des caractéristiques et des avantages à différents niveaux de prix. Cela devrait permettre à un large éventail de marques d'atteindre leurs objectifs spécifiques lorsqu'il s'agit de parrainer votre événement virtuel. Voici un bref exemple de formules de parrainage à plusieurs niveaux qui pourraient être utilisées :

Paquet de parrainage or

Votre pack de parrainage Or devrait vous offrir la meilleure visibilité et les meilleures opportunités d'engagement. Les sponsors de ce niveau sont généralement à la recherche de biens immobiliers de premier ordre en termes d'image de marque et d'interaction avec les participants. Voici quelques exemples d'éléments à inclure dans une formule de parrainage "Gold" :

• • Marquage exclusif dans les zones les plus fréquentées de la plateforme de l'événement, telles que la scène principale, le hall virtuel ou les communications électroniques des participants.
  • Possibilités d'interventionLes possibilités d'intervention sont nombreuses, comme les sessions d'exposés ou la participation à des panels de discussion, ce qui permet aux sponsors de se positionner en tant que leaders d'opinion.
  • Sessions de contenu sponsoriséLes sessions de contenu sponsorisé, où les sponsors peuvent organiser des ateliers ou des démonstrations de produits qui s'adressent directement au public.
  • Rapports post-événement personnalisésLes rapports post-événementiels sont des analyses détaillées sur l'engagement des participants, l'interaction avec le contenu et la génération de leads.

Paquet de parrainage argent : grande valeur, placement stratégique

Le forfait Argent offre une combinaison équilibrée de visibilité et d'engagement à un prix plus accessible. Les sponsors de ce niveau peuvent s'attendre à une bonne visibilité, même si elle n'est pas aussi importante que celle des sponsors de niveau Or. Les éléments clés sont les suivants

• • Marquage dans les sessions en petits groupes ou les ateliersLe parrainage, en veillant à ce que la présence du parrain soit ressentie dans les moments clés de l'engagement.
  • Inclusion dans les sondages sponsorisés ou les sessions de questions-réponsesL'utilisation de l'Internet, qui permet aux sponsors de s'engager directement avec les participants pendant les segments en direct.
  • Placement du logo sur les introductions aux sessions, la signalisation virtuelle et les documents postérieurs à l'événement, ce qui permet au sponsor d'être visible tout au long du parcours des participants.
  • Des rapports d'analyse modérés qui mettent en évidence les performances de leur marque sur les différents points de contact au cours de l'événement.

Kit de parrainage Bronze : Une visibilité ciblée et rentable

Pour les organisations disposant de budgets plus modestes ou celles qui se lancent tout juste dans le parrainage d'événements virtuels, le niveau Bronze offre des possibilités ciblées, mais percutantes, d'exposition de la marque. Ce niveau peut inclure

• • Placement du logo sur les documents de marketing préalables à l'événement, tels que les courriels ou les pages d'inscription à l'événement.
  • Mentions sponsorisées pendant les moments clés de l'événement, par exemple avant et après les sessions les plus populaires.
  • Accès aux listes de participants après l'événement avec des mesures d'engagement de base, afin que les sponsors puissent assurer le suivi des prospects.
  • Inclusion dans des stands virtuels ou des espaces d'expositionoù les participants peuvent accéder au contenu des sponsors, organiser des réunions ou demander des démonstrations.

Comment mesurer le retour sur investissement pour les sponsors d'événements virtuels

Pour les sponsors, il ne s'agit pas seulement de visibilité, mais aussi de résultats tangibles. Mesurer le retour sur investissement (ROI) des sponsors d'événements virtuels est essentiel pour démontrer leur valeur et garantir des partenariats à long terme. En fournissant des informations claires et fondées sur des données, vous pouvez montrer aux sponsors comment leur investissement a contribué à la réalisation de leurs objectifs marketing et commerciaux.

Voici les indicateurs clés qui comptent lorsqu'il s'agit de prouver le retour sur investissement pour vos sponsors :

Engagement des participants

L'une des mesures les plus importantes est l'engagement, c'est-à-dire la mesure dans laquelle les participants interagissent avec le contenu du sponsor. Il s'agit notamment du nombre de participants qui visitent les stands sponsorisés, qui cliquent sur les logos des sponsors ou qui assistent aux sessions dirigées par les sponsors. Les indicateurs d'engagement permettent aux sponsors de se faire une idée précise de l'efficacité avec laquelle ils ont capté l'attention des participants. Les données spécifiques sur l'engagement peuvent inclure

• • Visites de stands: Combien de participants ont visité le stand virtuel du sponsor et se sont intéressés au contenu ou aux représentants en direct.
  • Présence à la session: Le nombre de participants qui ont assisté à la session d'un sponsor, qu'il s'agisse d'une conférence, d'un atelier ou d'une démonstration.
  • Caractéristiques interactives: Engagement par le biais de sondages, de séances de questions-réponses ou de chats en direct organisés par le sponsor.

Génération de leads

La qualité des prospects est souvent un facteur clé pour les sponsors. Des indicateurs tels que le nombre de prospects qualifiés recueillis au cours de l'événement peuvent faire ou défaire la perception du retour sur investissement d'un sponsor. Cela inclut :

• • Nombre de pistes collectées: Les participants qui ont choisi de communiquer leurs coordonnées ou qui ont demandé des informations complémentaires sur les offres du sponsor.
  • Qualification des prospects: Segmenter les prospects en fonction de leur niveau d'intérêt ou d'engagement vis-à-vis du contenu du sponsor (par exemple, les prospects à fort potentiel qui ont assisté à plusieurs sessions ou qui ont téléchargé du contenu).

Visibilité de la marque

Les sponsors cherchent souvent à accroître la notoriété de leur marque, et les événements virtuels offrent de multiples points de contact pour l'exposition. Le suivi des indicateurs de visibilité aide les sponsors à comprendre à quelle fréquence leur marque a été vue par le public. Cela inclut :

• • Impressions: Le nombre de fois où le logo ou le matériel de marque du sponsor a été affiché tout au long de l'événement, que ce soit lors des introductions aux sessions, sur les stands virtuels ou dans les courriels promotionnels.
  • Mentions sur les médias sociaux: Mesurez la fréquence à laquelle le sponsor a été mentionné sur les médias sociaux ou dans des messages liés à l'événement.

Consommation de contenu

Les sponsors qui fournissent des contenus téléchargeables, tels que des livres blancs ou des études de cas, voudront savoir comment leurs ressources ont fonctionné. Les indicateurs qui montrent comment les participants ont interagi avec le contenu du sponsor sont essentiels pour prouver sa valeur. Piste :

• • Contenu des téléchargements: Combien de participants ont téléchargé les ressources du sponsor.
  • Vues vidéo: Si le sponsor a fourni un contenu vidéo, suivez le nombre de vues et le temps passé à regarder.

Analytics post-événement

Les événements virtuels fournissent un trésor de données post-événement qui peuvent aider les sponsors à mesurer l'impact à long terme de leur parrainage. Après l'événement, partagez des analyses détaillées avec vos sponsors, telles que :

• • Trafic post-événement: Le trafic que le site web du sponsor a reçu en conséquence directe de l'événement.
  • L'engagement avec le contenu à la demande: Les sponsors peuvent continuer à bénéficier de leur participation si le contenu de l'événement reste disponible à la demande. Veillez à suivre le nombre de participants qui visionnent les sessions liées au sponsor après la fin de l'événement.

Les conseils énumérés ici devraient vous aider à gagner du temps et à économiser des ressources précieuses lorsqu'il s'agit de trouver des parrainages pour des événements virtuels, sans oublier de vous aider à créer des relations durables avec les marques qui comptent pour votre organisation. Pour d'autres guides de bonnes pratiques, playbooks marketing et études de cas clients, consultez nos ressources.