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Comment trouver des sponsors pour ton événement virtuel

26 mai 2023 Michael Mayday

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte si tu te lances à corps perdu dans un événement à venir - surtout s'il est numérique. En tête de liste : qui peut t'aider ? Il y a de nombreuses raisons de regarder à l'extérieur de ton organisation et de d'obtenir des commandites pour ton prochain événement virtuel.

Obtenir des parrainages pour événements virtuels présente de nombreux avantages pour les deux parties. Le sponsor peut obtenir une exposition supplémentaire pour sa marque, ainsi que l'opportunité de s'adresser directement à un public dont les désirs et les besoins sont les mêmes.

Et, en tant qu'hôte, le fait d'intégrer un sponsor peut contribuer à renforcer tes relations commerciales avec cette organisation. Tu peux aussi ajouter une nouvelle dimension à ta stratégie de contenu et collecter des fonds pour t'aider à planifier et à exécuter une expérience numérique gagnante.

Nous savons donc que l'obtention de parrainages pour événements virtuels peut renforcer la crédibilité et la portée de ton événement. Mais des questions subsistent.

Par exemple, comment trouver le bon partenaire ? Où se trouvent tes sponsors potentiels ? Et comment peux-tu élaborer un offre de parrainage attrayante qui fera qu'il sera difficile de dire "non" à l'opportunité qui t'est offerte ?

Maîtrise l'art de la conduite Webinaire Inscription et participation

Nous allons répondre à ces questions et à bien d'autres dans ce guide utile pour trouver et obtenir le bon sponsor pour ta prochaine conférence virtuelleun symposium ou un événement à gros budget.

Clarifie ce que tu veux obtenir de ton événement

deux collègues travaillant sur l'ordinateur

Tu devrais toujours commencer par fixer des objectifs clairs et réalistes pour ton expérience virtuelle. C'est une étape cruciale dans la création d'une offre de parrainage d'événement, car l'entreprise avec laquelle tu finiras par t'associer devra partager ta vision et avoir des objectifs similaires.

Réfléchis :

Quel type d'événement vas-tu produire ?

As-tu l'intention d'organiser une conférence à grande échelle ou préfères-tu organiser un événement plus intime avec de nombreuses options pour les questions et réponses ? Ton futur commanditaire voudra connaître le format de ton événement pour savoir combien d'occasions il aura de promouvoir sa marque et de partager son expertise. Après tout, les parrainages pour événements virtuels ne sont pas une situation unique ! Idéalement, ton sponsor devrait être bien adapté au format de ton événement.

Ce qu'il faut retenir

Veux-tu donner à tes invités une meilleure compréhension de tes produits et services, ou cherches-tu des pistes tangibles ? Dans tous les cas, tu devras t'assurer que le sponsor de ton événement est conscient de ce que lui et ton public peuvent attendre de la session.

Comment tu vas différencier ton événement des autres webinaires, simulateurs ou livestreams sur un sujet similaire.

Ton sponsor préféré a peut-être déjà été approché par un autre hôte qui planifie une présentation ou un séminaire sur un thème connexe. Que peux-tu offrir que les autres organisateurs d'événements ne peuvent pas offrir ?

Par exemple, peux-tu inclure le jour même davantage de fonctionnalités in-app qui contribuent à engager les participants ? Ta plateforme te permettra-t-elle de collecter, d'analyser et de partager les données comportementales générées par l'événement pour prouver que tu as atteint tes objectifs ?

Maîtrise l'art de la conduite Webinaire Inscription et participation

Il peut également être utile de procéder à une analyse SWOT de ton programme d'événements virtuels. L'évaluation des forces et des faiblesses de ton approche peut t'aider à déterminer les lacunes à combler - et, ce qui est crucial, les marques qui pourraient être en mesure de le faire pour toi.

Tends la main aux marques qui, selon toi, sont les mieux adaptées.

Femme sur l'ordinateur

Évite de te disperser. Parler à des entreprises qui ne correspondent pas à tes valeurs ou qui ne peuvent pas améliorer ce que tu peux offrir ne fera que te faire perdre ton temps (et le leur).

Au lieu de cela, crée une liste restreinte de 5 à 10 marques qui s'aligneront sur ton message, ajouteront de la valeur à ton contenu et seront appréciées par ton public pour leurs compétences, leur expérience, leurs réalisations professionnelles ou leur présence globale sur le marché. Tu dois courtiser ces marques pour obtenir un bon parrainage pour ton événement virtuel.

N'oublie pas : certaines de ces marques peuvent être des clients ou des fournisseurs existants, tandis que d'autres ne te connaissent peut-être pas encore.

Utilise les outils de parrainage d'événements

aide au mode de vie console centrale

Tu as peut-être déjà une bonne idée du sponsor de tes rêves. Tu pourrais envoyer des messages personnalisés à chaque partenaire potentiel - et il n'y a pas de mal à prendre cette voie plus personnalisée pour entamer la conversation - mais tu peux accélérer le processus de présentation avec quelques outils comme SponsorPitch et SponsorMyEvent.

Ces applis peuvent souvent fournir des informations sur les autres partenariats dans lesquels tes sponsors potentiels sont engagés. Si tu ne veux pas être lié à une marque particulière, même au deuxième degré, tu peux immédiatement rayer cette entreprise de ta liste.

Prends un appel

femme prenant des notes sur un ordinateur

Les communications par courriel peuvent fonctionner, mais pour obtenir les meilleurs résultats, tu dois aller au devant de ton commanditaire potentiel d'événement virtuel pour lui présenter l'occasion en entier. Au cours de l'appel, tu devras discuter de ce qui suit :

    • Quel sera le contenu de ton agenda ?
    • Quelles sont les autres entreprises ou marques impliquées (le cas échéant) ?
    • Quels sont les objectifs de ton sponsor pour le partenariat ?
    • Ce que ton sponsor peut s'attendre à gagner de l'événement - mais précise bien que tu seras ouvert aux idées et aux négociations au fur et à mesure de la planification.
    • Ce que tu attends de tes sponsors en échange de l'exposition.
    • Quels sont les indicateurs clés de performance que vous voulez tous les deux utiliser pour mesurer le succès de l'événement ?
    • Tous les défis auxquels ton sponsor potentiel a été confronté dans le passé en soutenant des événements similaires - et comment tu les relèveras.

Obtiens ton sponsor potentiel En encourageant une discussion ouverte et réciproque qui met l'accent sur les avantages et les inconvénients du projet. avantages du parrainage de ton événement virtuel - et pas seulement sur l'aspect de l'événement lui-même.

Assure-toi de garder suffisamment de temps pour répondre aux questions et obtenir les commentaires du prospect sur tes idées de parrainage d'événements virtuels. Tu peux même faire des recherches en ligne sur ton décideur avant l'appel afin d'avoir une idée de sa personnalité et de son expérience avec les programmes de parrainage à ce jour.

Si c'est un "non pour l'instant", on passe au suivant.

Décide comment intégrer tes sponsors à ton événement virtuel.

homme et femme prenant des notes

Tu as accroché le sponsor de ton événement, et il est temps d'assembler un dossier de sponsoring irrésistible.

En fin de compte, tes sponsors veulent de la valeur. En ce qui concerne les parrainages pour événements virtuels, tu dois t'assurer qu'ils obtiennent ce qu'ils veulent de ton partenariat. tu dois t'assurer qu'ils obtiennent ce dont ils ont besoin de votre partenariat. En général, les marques voudront obtenir trois choses de ton événement :-

    • Une plus grande notoriété de la marque
    • Des informations exploitables sur le public
    • Un meilleur engagement du public

Une fois que tu as déterminé lequel de ces objectifs est le plus important pour ton partenaire, mets quelques options dans une proposition officielle de parrainage, qui devrait également contenir des informations sur les données démographiques de ton public.

Dans cette proposition, tu dois inclure le nombre de personnes que tu prévois d'assister à l'événement, des témoignages d'anciens sponsors, et toute statistique sur les retours que les anciens sponsors ont reçu de tes événements.

Tu as besoin d'inspiration ? Tu pourrais demander à ton parrain ou à ta marraine de.. :

    • Accueille un discours ou une présentation
    • Organise un séminaire
    • Participe à un entretien
    • Participe à une série de questions-réponses
    • Organise un séminaire pendant ou avant l'événement.
    • Fais la promotion de ton événement dans les bulletins d'information par courriel ou sur l'ensemble de leurs comptes de médias sociaux.

Maîtrise l'art de la conduite Webinaire Inscription et participation

Filme des vidéos promotionnelles ou des vidéos en coulisses avant l'événement pour susciter davantage d'intérêt et encourager les inscriptions.

Tu peux aussi :

    • Crée une page d'atterrissage dédiée ou un article de blog sur ton site web pour aider à promouvoir la marque de ton sponsor.
    • Inclus du contenu personnalisé et de marque de ton sponsor dans le hub de contenu de ton événement.
    • Inclus la marque de ton sponsor dans le modèle de ton événement virtuel.
    • Organise une offre spéciale exclusive pour les participants au nom de ton sponsor.
    • Accepte d'envoyer une liste de tous les inscrits et participants à ton sponsor après l'événement.
    • Accepte d'envoyer des informations supplémentaires sur la façon dont les participants ont réagi à l'événement.

L'un des meilleurs moyens d'obtenir un sponsor pour un événement est de lui proposer une série de forfaits à plusieurs niveaux parmi lesquels il pourra choisir. Par exemple, tu peux créer des propositions Bronze, Argent et Or avec des caractéristiques et des avantages à différents niveaux de prix.

Les conseils énumérés ici devraient t'aider à gagner un temps précieux et à économiser des ressources lorsqu'il s'agit de trouver des commandites pour événements virtuels, sans compter qu'ils t'aideront à créer des relations durables avec les marques qui comptent pour ton organisation. Pour d'autres guides de bonnes pratiques, manuels de marketing et études de cas de clients, consulte nos ressources.