魅力的なデジタルイベントの企画は簡単なことではありませんが、イベントの準備タイムラインがあれば、より簡単になります。
イベントの性質によっては、数ヶ月前から準備を始め、多くの時間とリソースが必要になることもあります。イベント計画のタイムラインは、それらの要素を管理可能な部分に分割し、プロジェクトが軌道に乗るように支援します。
最近のブログでは、キックオフまでの重要なタスクをすべて特定し、管理するための イベント計画チェックリスト を共有しました。
ここでは、6ヶ月間の主な責任の期限を設定したので、初日から従える包括的なイベント計画のタイムラインが得られます。
イベント計画のタイムラインに従うことが成功に不可欠な理由
イベント計画のタイムラインに従って作業することで、以下がはるかに簡単になります。
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- サプライヤー、パートナー、スポンサーを招くための期限を守ること（結局のところ、彼らは十分な事前通知が必要だからです）
- スタッフとすべての第三者に対して明確なスケジュールを作成し、何をすべきか、どこに行かなければならないか、いつ利用可能でなければならないかを理解させること
- 自分のチームをよりよく管理しましょう。全員が自分の役割を理解できるようになります
- イベントを完全に台無しにせずに、最後の変更や課題に適応しましょう
- 予算を守りましょう！
イベント管理のタイムラインは、物流の観点からも有益ですが、イベントの出席率を向上させるのにも非常に重要です。
登録者数の増加は、 バーチャルイベントのプランナーにとって最優先事項 であり、そのため、プロモーション活動を実施するのに十分な時間を確保する必要があります。効果的なイベント準備のタイムラインは、プロモーションキャンペーンが戦略的に実行され、慌ただしくならないようにします。
6ヶ月間のイベント計画のタイムライン – シームレスなイベントを確実にするための主要タスク
この6ヶ月間のイベント計画のタイムラインのサンプルは、あなたのニーズに合わせて調整できる大まかな計画として設計されています。
100人未満の参加者を含む企業イベントの計画スケジュールとしては、2ヶ月で十分な場合があります。一方、何千人もの参加者を集める対面式、ハイブリッド、またはデジタルイベントでは、1年という長い準備期間が必要な場合があります。
最大のアドバイスは？目標日を決め、逆算して計画を立てましょう。イベントの計画を立てる際には、各工程を完了するのにどのくらいの時間がかかるかを把握し（余裕も少し入れて）、計画を立てましょう。
1～2ヶ月目
最初の数週間は、イベントに影響を与える大きな決定をすべて行うことに専念しましょう。
ステップ1:イベント管理チームを決め、関係者全員に役割とタスクを割り当てましょう。
これらのスタッフは、イベントのプロジェクト管理に必要なスキルを持っていますか？計画プロセス全体を通して、従業員が自分の強みを活かせるようにするにはどうすればよいかを考えてみましょう。
ステップ2:イベントの目標を定める
ブランド認知度を高めること、新製品やサービスの発売、または他の企業との強力なパートナーシップの確立が目的ですか？いずれにせよ、イベントの目的と、イベントの成功を測定するために使用するKPIを決定する必要があります。
ステップ3:ターゲットオーディエンスを定義する
あなたは誰に話しかけているのですか？彼らはあなたのブランドから何を望み、必要とし、期待していますか？イベントが誰にアピールするかを知っておくことは、明確なテーマと成功するアジェンダを作成するのに役立ちます。
ステップ4:日付を設定する
祝日やその他の注目度の高い企業または業界のイベントと日程が衝突しないようにしてください。日程が決まったら、逆算でイベント計画のスケジュールを作成できます。
ステップ5:会場の選択
実際のイベントを計画している場合は、できるだけ早く会場の確認が不可欠です。また、デジタルイベントの開催場所も考慮する必要があります。デジタルイベントプラットフォームが手元にない場合は、オプションを見直してください。また、探している場合は、詳細な参加者エンゲージメントデータを収集し、テクノロジースタックと深く統合されるソリューションを見つけるようにしてください。
ステップ6:セールスをループに含める
セールスのリーダーと連絡を取り合い、今後のイベントについて彼らが把握していることを確認してください。セールスの初期段階では、イベント関連のコミットメントを確定し、イベントから生成されるリードの追跡と評価のためのガイドラインを確立することに重点を置くべきです。
これは、マーケティングとセールスのアプローチを再検討する絶好の機会でもあります。 バーチャル販売.
ステップ7:アンカーポイントを追加する
会場のデポジットの支払いなど、特定の期日までに必ず行わなければならないすべてのタスクのリストを作成します。これは、柔軟性が非常に限られているイベント管理のタイムラインで最も重要なステップの1つです。
ステップ8:第三者と話す
サプライヤー、パートナー、潜在的なスポンサーに、イベントにどのように貢献できるかについて話す時が来ました。イベントのスポンサーシップの獲得方法について知る.
ステップ 9:イベントマーケティング戦略の策定を開始する
ランディングページの設定からブログの企画、Eショットの作成、舞台裏の撮影まで、イベントの準備スケジュールには、利用可能なすべてのチャネルを使用してイベントの認知度を高める方法も含まれるべきです。
3か月目:イベント計画スケジュールの中間点チェックイン
イベント計画タイムラインの中間点は、通常、TのクロスとIのドットを配置する作業を含む。
ステップ1:予約完了通知を送信する
メールまたはインメールが通常効果的ですが、ゲストが今後のイベントに期待できるように、物理的な予約完了通知カードやウェルカムパックを送信することも検討してください。
ステップ2:サプライヤー、講演者、スポンサーとの契約条件の合意
イベントに欠かせない人々との契約や料金を今決めておけば、直前で第三者が参加を取りやめるのを防げます。
ステップ3:技術を決定する
デジタルまたはハイブリッドイベントを開催する場合は、以下のいずれかを選択する必要があります。 デジタルイベントプラットフォーム コンテンツを配信し、参加者を管理するためです。対面でのカンファレンスやセミナーを計画している場合は、全体の制作体制を検討し、チームのスキルセットにない場合は、この作業を請け負う業者を導入する必要があります。
4か月目:イベント管理のタイムラインを微調整する
イベントの計画タイムラインは、この段階で詳細をまとめ始める必要があります。
ステップ1:イベントでの代替手順を確認する
イベントで何か問題が発生した場合に備え、自分とチームがどう行動すべきかを確認してください。これは、対面またはハイブリッド体験を開催する場合にのみ通常必要です。
完全にデジタル化するのであれば、この機会を利用して、使用するイベントプラットフォームについてスタッフや講演者にトレーニングを施すことができます。 プランBを練る 技術的な問題が発生した場合には
ステップ2:講演者のプレゼンテーションの最終版を入手する
講演者に最終プレゼンテーションのスライドを送ってもらうように依頼してください。このコンテンツを使用して、議題のタイミングを最終決定し、最後のマーケティング資料を調整できます。
ステップ3:フォローアッププログラムを営業チームと見直す
営業チームと話し合い、参加者とのつながりとフォローアップのプログラムを理解していることを確認してください。あなたの マーケティングチームとセールスチームが連携しました イベントのバーチャルまたはハイブリッド要素に関するMQLおよびSQLの資格について。
ステップ4:イベントをより没入感のあるものにする機能を検討する
ON24は、参加者のコンテンツとのインタラクションからエンゲージメントを最大化し、貴重な行動データを集めるのに役立つ、印象的なパーソナライゼーションツールのセレクションを提供しています。
5か月目:最終イベント日の準備 物流
ステップ1:ゲストリストの作成を開始する
これまでの参加登録を検討し、イベントに参加する人の様子を把握しましょう。この段階で、対面でのミーティングの座席表を作成することを検討してもいいでしょう。企業のネットワーキングイベントを計画している場合は、ネームバッジもおすすめです。
ステップ2:記念品を収集して配布する
参加者に配布する（または郵送する）ギフト、商品、賞品を入手しましょう。
ステップ3:ケータリングメニューを確認する
イベントで飲食を提供する場合は、参加者に特定の食事制限があるかどうかを必ず確認しましょう。
ステップ4:ブックイベントのセキュリティ
必ずしも必要というわけではありませんが、大規模なイベントや機密性の高いイベントを主催する場合は、物事が円滑に進むようにセキュリティスタッフを配置することを検討する必要があります。
6ヶ月目:イベント計画のタイムラインを成功させる
これまでの苦労が報われる瞬間がやってきます！
ステップ1:イベントのタイミングを確認し、最終的な議題を配布する
何が起こり、いつ起こるかをはっきりとさせ、参加者にイベントで何を期待すべきかを知らせます。イベントの日付、時間、プログラムをすべて一箇所にまとめたメールを一斉送信します。対面式のイベントを主催する場合は、会場の住所や駐車場、公共交通機関の情報を記載してください。
ステップ2:ホスト用のスクリプトとキューシートを完成させる
これらは、イベントの流れを妨げる可能性のあるミスや問題を防ぐために重要です。
ステップ3:視聴覚および/またはイベントホスティングの設定を再確認してください
テスト、テスト、そして再度テスト！
ステップ4:イベント全体のリハーサル
物理的、デジタル、またはハイブリッドのそれぞれのドメインで全体の議題を進めることで、すべての人が物事がどのように進行するかになれて、快適に感じることができます。
大変です。
当社の便利なイベントプランニングガイドは、チームがスケジュール通りに作業し、イベント全体からより多くの価値を引き出すのに役立ちます。しかし、ご覧のとおり、特に対面での会議、セミナー、立ち上げ、またはネットワーキングセッションを企画している場合は、考慮すべきことがたくさんあります。
予算が少ない場合や、イベントの計画に6か月かけることができない場合、 ハイブリッド体験を実行中、 ハイブリッドイベントプラットフォーム, よりスマートな選択肢かもしれません.最近のウェビナーでは、 ハイブリッドイベントの企画と運営 お手伝いできます。
そして、もう一つ – イベントのタイムラインガイドには記載されていない追加の手順があります。これはもちろん、イベント後のことです。92%の Forrester’s 2024年B2Bイベントのグローバル状況調査 回答者は、今年のイベント後の参加者フォローアップを改善する予定であると述べました。企業イベントの計画タイムラインを作成する場合は、間違いなく考慮すべき点です。