Planificar un evento digital atractivo no es tarea fácil, pero un cronograma de preparación de eventos lo facilita.
Dependiendo de la naturaleza del evento, el proceso puede comenzar meses de anticipación y llevar mucho tiempo y recursos. Un cronograma de planificación de eventos divide esos componentes en partes manejables y ayuda a mantener el proyecto en el buen camino.
Nuestro blog reciente compartió un lista de verificación para la planificación de eventos para ayudarle a identificar y gestionar todas las tareas importantes hasta el inicio.
Aquí, hemos establecido plazos para tus responsabilidades principales durante seis meses, para que tengas un cronograma de planificación de eventos completo que puedas seguir desde el primer día.
Por qué seguir un cronograma para la planificación de eventos es esencial para el éxito
Trabajar con un cronograma de planificación de eventos hace que sea mucho más fácil:
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- Cumplir con los plazos para incorporar a proveedores, socios y patrocinadores (después de todo, necesitarán un aviso con mucha anticipación)
- Cree horarios claros para su personal y para todos los terceros para que sepan lo que necesitan hacer, a dónde deben ir y cuándo deben estar disponibles
- Gane una mejor gestión de sus propios equipos, ya que todos sabrán qué se espera de ellos
- Adapte a cualquier cambio o desafío de última hora sin descarrilar completamente el evento
- ¡Manténgase dentro del presupuesto!
Los cronogramas de gestión de eventos son beneficiosos desde el punto de vista logístico, pero también son increíblemente importantes para mejorar la asistencia al evento.
Un aumento de registros es un prioridad máxima para los planificadores de eventos virtuales y esto significa dejar suficiente tiempo para llevar a cabo actividades promocionales. Un cronograma de preparación de eventos efectivo garantiza que las campañas promocionales se ejecuten de manera estratégica y no apresurada.
Cronograma de planificación de eventos de 6 meses: tareas clave para garantizar un evento sin problemas
Esta muestra de cronograma de planificación de eventos de seis meses ha sido diseñada como un esquema que puede adaptar a sus necesidades.
Dos meses podrían ser suficientes como cronograma de planificación para eventos corporativos que involucren a menos de 100 personas. Por otro lado, los eventos presenciales, híbridos o digitales con miles de asistentes pueden requerir un plazo de un año.
Nuestro mejor consejo: Tenga una fecha objetivo en mente y trabaje hacia atrás. A medida que desarrolle su calendario de planificación de eventos, determine cuánto tiempo tomará completar cada paso del proceso (y agregue un poco de margen también).
Meses 1-2
Dedique las primeras semanas a tomar todas las decisiones importantes que afectarán a su evento.
Primer paso: Decida su equipo de gestión de eventos y delegue roles y tareas a todos los involucrados.
¿Tienen estos empleados las habilidades que necesitan para gestionar su evento? Considere cómo puede asegurarse de que sus empleados aprovechen sus fortalezas durante todo el proceso de planificación.
Segundo paso: Establezca sus objetivos para su evento
¿El objetivo es crear conciencia sobre su marca, lanzar un nuevo producto o servicio, o establecer una sólida asociación con otra empresa? En cualquier caso, deberá decidir sobre los objetivos de su evento y los KPI que utilizará para medir el éxito de su evento.
Paso 3: Defina su público objetivo
¿Con quién está hablando? ¿Qué quieren, necesitan y esperan de su marca? Saber a quién quiere que le interese el evento le ayudará a crear un tema claro y una agenda ganadora.
Paso 4: Fije una fecha
Asegúrese de que no coincida con festivos o con otros eventos importantes de la empresa o de la industria. Una vez que haya decidido una fecha, puede elaborar un cronograma para la planificación del evento trabajando hacia atrás.
Paso 5: Elija un lugar
Es fundamental confirmar un lugar lo antes posible si está planeando un evento físico, pero también deberá considerar dónde albergará su evento digital. Revise sus opciones si no tiene una plataforma de eventos digitales a mano. Y, si está buscando, asegúrese de encontrar una solución que recopile datos detallados de participación de los asistentes e integre profundamente con su tecnología.
Paso 6: Incluya a las ventas en el proceso
Conéctese con sus líderes de ventas para asegurarse de que conozcan su próximo evento. Su enfoque inicial con las ventas debería ser asegurar los compromisos relacionados con el evento y establecer pautas para rastrear y calificar cualquier posible cliente generado por el evento.
Esta es también una buena oportunidad para revisar cómo se acercan el marketing y las ventas venta virtual.
Paso 7: Añada sus puntos de referencia
Escriba una lista de todas las tareas que deben realizarse en una fecha específica, como pagar el depósito del lugar, por ejemplo. Este es uno de los pasos más cruciales en su cronograma de gestión de eventos, con un margen de flexibilidad muy limitado.
Paso 8: Hable con sus terceros
Ahora es el momento de hablar con proveedores, socios y posibles patrocinadores sobre cómo pueden contribuir a su evento. Descubra cómo obtener patrocinio para un evento.
Paso 9: Comience a desarrollar su estrategia de marketing para el evento
Desde la creación de páginas de destino hasta la planificación de blogs, la creación de correos electrónicos y la grabación de material detrás de escena, su cronograma de preparación para el evento también debe incorporar cómo aumentará la conciencia sobre su evento utilizando todos los canales disponibles.
Mes 3: Revisión a mitad de camino de su cronograma de planificación del evento
El punto medio de su cronograma de planificación del evento generalmente implica poner los puntos sobre las íes.
Primer paso: Envíe invitaciones para guardar la fecha
Los correos electrónicos o los mensajes internos suelen ser efectivos, pero también podría considerar enviar tarjetas físicas de recordatorio o paquetes de bienvenida para entusiasmar a sus invitados con lo que está por venir.
Segundo paso: Acuda a sus proveedores, ponentes y patrocinadores para acordar las condiciones
Ahora es el momento de cerrar acuerdos y tarifas con todas las partes fundamentales para su evento, lo que le ayudará a evitar que terceros se retiren de última hora.
Paso 3: Decida su tecnología
Si está organizando un evento digital o híbrido, debe decidir cuál plataforma de eventos digitales para entregar su contenido y gestionar a sus asistentes. Si está planeando una conferencia o seminario físico, deberá considerar toda su configuración de producción e incorporar contratistas para encargarse de ello si no está dentro de las habilidades de su equipo.
Mes 4: Ajuste fino de su cronograma de gestión de eventos
Su cronograma de planificación de eventos debería empezar a unir los detalles más importantes en esta fase.
Primer paso: Revise los procedimientos de contingencia en su evento
Asegúrese de que usted y su equipo sepan qué hacer si algo sale mal en su evento. Esto generalmente solo es necesario si está organizando una experiencia presencial o híbrida.
Si va a ser completamente digital, podría aprovechar este tiempo para capacitar a su personal y a los oradores en la plataforma del evento que está utilizando y preparar un Plan B en caso de que encuentre algún problema técnico.
Segundo paso: Obtenga las versiones finales de las presentaciones de sus oradores
Pida a sus oradores que le envíen sus diapositivas de presentación finales. Puede usar este contenido para finalizar los tiempos de su agenda y dirigir cualquier material de marketing de última hora.
Paso 3: Revise el programa de seguimiento con las ventas
Siéntese con su equipo de ventas para asegurarse de que conocen el programa para conectarse y hacer un seguimiento con los asistentes. Asegúrate de que tu los equipos de marketing y ventas se han alineado en las calificaciones de MQL y SQL del evento para cualquier elemento virtual o híbrido.
Paso 4: Explore las funciones para hacer su evento más inmersivo
ON24 ofrece una impresionante selección de herramientas de personalización para ayudarle a maximizar el compromiso y recopilar datos valiosos sobre el comportamiento de los asistentes a partir de sus interacciones con su contenido.
Mes 5: Preparación de la logística del día del evento final
Primer paso: Comience a elaborar su lista de invitados
Revise las inscripciones que ha recibido hasta ahora para tener una idea de quiénes asistirán al evento. En esta fase, podría considerar la posibilidad de elaborar un plan de distribución de asientos para reuniones presenciales. Las tarjetas de identificación con nombre también son una buena idea si está planeando un evento de networking corporativo.
Segundo paso: Reúna y distribuya sus obsequios
Obtenga todos los regalos, productos o premios que se entregarán (o enviarán por correo) a sus asistentes.
Paso 3: Confirme sus menús de catering
Si va a proporcionar comida y bebidas para su evento, siempre debe preguntar a los asistentes si tienen alguna necesidad dietética específica.
Paso 4: Reservar la seguridad del evento
No siempre es necesario, pero si va a organizar un evento grande o delicado, es posible que desee considerar tener personal de seguridad disponible para que todo funcione sin problemas.
Mes 6: Ejecutar con éxito su cronograma de planificación de eventos
¡Prepárese para ver cómo todo su arduo trabajo da sus frutos!
Primer paso: Confirme los horarios del evento y envíe la agenda final
Tenga claro qué sucederá y cuándo, y avise a todos sobre qué esperar de su evento. Envíe un correo masivo con la fecha, la hora y el programa del evento, todo en un solo lugar. Si va a organizar un evento presencial, incluya detalles sobre la dirección del lugar y la información sobre estacionamiento o transporte público.
Segundo paso: Finalizar guiones y hojas de indicaciones para sus anfitriones
Estos serán fundamentales para evitar errores y contratiempos que podrían interrumpir el desarrollo de su evento.
Paso 3: Verifique dos veces su configuración audiovisual y/o de organización del evento
¡Pruebe, pruebe y vuelva a probar!
Paso 4: Ensaye todo el evento
Repase toda la agenda en sus respectivos dominios (físico, digital o híbrido) para que todos se sientan cómodos con el funcionamiento de las cosas.
Es mucho.
Nuestra práctica guía de planificación de eventos le ayudará a mantener a sus equipos dentro del cronograma y a ofrecer más valor a su evento en general. Pero, como puede ver, hay muchos aspectos a considerar, especialmente si está organizando una conferencia, seminario, lanzamiento o sesión de networking en persona.
Si está trabajando con un presupuesto más reducido o no tiene seis meses para planificar su evento, organizar una experiencia híbrida, a través de una plataforma de eventos híbridos, podría ser una opción más inteligente. Nuestro reciente seminario web sobre planificación y ejecución de un evento híbrido puede ayudar.
Y una cosa más: hay un paso adicional que no está incluido en nuestra guía de cronograma de eventos. Esto, por supuesto, es lo que sucede después del evento. 92% de los encuestados de Forrester’s The Global State of B2B Events Survey 2024 indicaron que planean mejorar su seguimiento de asistentes después del evento este año. Si está preparando un cronograma de planificación de un evento corporativo, definitivamente es algo a considerar.