Planifier un événement numérique engageant n’est pas une tâche facile, mais un calendrier de préparation d’événements facilite les choses.
Selon la nature de l’événement, le processus peut commencer des mois à l’avance et nécessiter beaucoup de temps et de ressources. Un calendrier de planification d’événements décompose ces composants en morceaux gérables et aide à garder le projet sur la bonne voie.
Notre récent blog a partagé un checklist de planification d’événements pour vous aider à identifier et gérer toutes les tâches importantes jusqu’au coup d’envoi.
Ici, nous avons mis des délais pour vos principales responsabilités sur six mois, afin que vous ayez un calendrier de planification d’événements complet que vous pouvez suivre dès le premier jour.
Pourquoi suivre un calendrier pour la planification d’événements est essentiel pour le succès
Travailler selon un calendrier de planification d’événements facilite tellement les choses :
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- Respecter les délais pour amener les fournisseurs, partenaires et sponsors à bord (ils auront besoin de beaucoup de préavis, après tout)
- Créer des horaires clairs pour votre personnel et tous les tiers afin qu’ils sachent ce qu’ils doivent faire, où ils doivent aller et quand ils doivent être disponibles
- Mieux gérer vos propres équipes, car tout le monde saura ce qui est attendu d’eux
- Adapter à tout changement ou défi de dernière minute sans dérailler complètement l’événement
- Rester dans le budget !
Les calendriers de gestion d’événements sont bénéfiques d’un point de vue logistique, mais ils sont également incroyablement importants pour améliorer la participation à l’événement.
Des inscriptions accrues sont une priorité absolue pour les planificateurs d’événements virtuels et cela signifie laisser suffisamment de temps pour réaliser des activités promotionnelles. Un calendrier de préparation d’événements efficace garantit que les campagnes promotionnelles sont exécutées de manière stratégique et non précipitée.
Calendrier de planification d’événements de 6 mois – Tâches clés pour garantir un événement sans accroc
Cet exemple de calendrier de planification d’événements de six mois a été conçu comme un plan que vous pouvez adapter à vos besoins.
Deux mois pourraient être suffisamment longs comme calendrier de planification pour des événements d’entreprise impliquant moins de 100 personnes. D’autre part, les événements en personne, hybrides ou numériques avec des milliers de participants peuvent nécessiter une préparation d’un an.
Notre meilleur conseil ? Ayez une date cible en tête et travaillez à rebours. Au fur et à mesure que vous développez votre calendrier de planification d’événements, déterminez combien de temps il faudra pour compléter chaque étape du processus (et ajoutez un peu de marge, aussi).
Mois 1-2
Consacrez les premières semaines à prendre toutes les grandes décisions qui auront un impact sur votre événement.
Étape 1 : Décidez de votre équipe de gestion d’événements et déléguez des rôles et des tâches à tous les participants
Ces employés ont-ils les compétences nécessaires pour gérer votre événement ? Considérez comment vous pouvez vous assurer que vos employés jouent sur leurs forces tout au long du processus de planification.
Étape 2 : Établissez vos objectifs pour votre événement
L’objectif est-il de sensibiliser à votre marque, de lancer un nouveau produit ou service, ou d’établir un partenariat solide avec une autre entreprise ? Quoi qu’il en soit, vous devrez décider de vos objectifs d’événement et des indicateurs clés de performance que vous utiliserez pour mesurer le succès de votre événement.
Étape 3 : Définissez votre public cible
À qui parlez-vous ? Que veulent-ils, ont besoin, et attendent-ils de votre marque ? Savoir à qui vous voulez que l’événement s’adresse vous aidera à créer un thème clair et un agenda gagnant.
Étape 4 : Fixez une date
Assurez-vous qu’elle ne coïncide pas avec les jours fériés ou d’autres événements d’entreprise ou d’industrie de haut niveau. Une fois que vous avez décidé d’une date, vous pouvez établir un calendrier pour la planification de l’événement en travaillant à rebours.
Étape 5 : Choisissez un lieu
Il est essentiel de confirmer un lieu dès que possible si vous prévoyez un événement physique – mais vous devrez également considérer où vous allez héberger votre événement numérique. Examinez vos options si vous n’avez pas de plateforme d’événement numérique à disposition. Et, si vous êtes à la recherche, assurez-vous de trouver une solution qui collecte des données d’engagement des participants en profondeur et s’intègre profondément à votre pile technologique.
Étape 6 : Impliquer les ventes dans le processus
Connectez-vous avec vos responsables des ventes pour vous assurer qu’ils sont au courant de votre événement à venir. Votre objectif initial avec les ventes devrait être de verrouiller les engagements liés à l’événement et d’établir des directives pour le suivi et la qualification de tout lead généré par l’événement.
C’est aussi une bonne occasion de revoir comment le marketing et les ventes abordent la vente virtuelle.
Étape 7 : Ajoutez vos points d’ancrage
Rédigez une liste de toutes les tâches qui doivent être effectuées d’ici une date spécifique, comme le paiement de l’acompte pour le lieu, par exemple. C’est l’une des étapes les plus cruciales de votre calendrier de gestion d’événements, avec très peu de marge de manœuvre pour la flexibilité.
Étape 8 : Parlez à vos tiers
Il est temps de parler aux fournisseurs, partenaires et sponsors potentiels de la manière dont ils peuvent contribuer à votre événement. Découvrez comment obtenir un parrainage pour un événement.
Étape 9 : Commencez à développer votre stratégie de marketing d’événements
De la création de pages d’atterrissage à la planification de blogs, en passant par la création d’e-shots et le tournage de séquences en coulisses, votre calendrier de préparation d’événements doit également intégrer comment vous allez sensibiliser à votre événement en utilisant tous les canaux disponibles.
Mois 3 : Vérification à mi-parcours de votre calendrier de planification d’événements
Le point médian de votre calendrier de planification d’événements implique généralement de peaufiner les détails.
Étape 1 : Envoyez des invitations de pré-enregistrement
Les e-mails ou les messages internes feront généralement l’affaire — mais vous voudrez peut-être aussi envisager d’envoyer des cartes de pré-enregistrement physiques ou des packs de bienvenue pour enthousiasmer vos invités sur ce qui est à venir.
Étape 2 : Convenir des termes avec vos fournisseurs, intervenants et sponsors
Il est maintenant temps de finaliser les accords et les frais avec quiconque est central à votre événement — vous aidant à empêcher les tiers de se désister à la dernière minute.
Étape 3 : Déterminez votre technologie
Si vous organisez un événement numérique ou hybride, vous devez décider quelle plateforme d’événement numérique utiliser pour diffuser votre contenu et gérer vos participants. Si vous prévoyez une conférence ou un séminaire physique, vous devrez envisager votre configuration de production complète et faire appel à des sous-traitants pour gérer cela si cela dépasse les compétences de votre équipe.
Mois 4 : Ajustement de votre calendrier de gestion d’événements
Votre calendrier de planification d’événements devrait commencer à rassembler les détails plus fins à ce stade.
Étape 1 : Examinez les procédures de secours lors de votre événement
Assurez-vous que vous et votre équipe savez quoi faire si quelque chose ne va pas lors de votre événement. Cela n’est généralement nécessaire que si vous organisez une expérience en personne ou hybride.
Si vous optez pour le numérique, vous pourriez utiliser ce temps pour former votre personnel et vos intervenants sur la plateforme de l’événement que vous utilisez et préparer un Plan B au cas où vous rencontreriez des problèmes techniques.
Étape 2 : Obtenez les versions finales des présentations de vos intervenants
Demandez à vos intervenants de vous envoyer leurs diapositives de présentation finales. Vous pouvez utiliser ce contenu pour finaliser les horaires de votre agenda et orienter tout matériel marketing de dernière minute.
Étape 3 : Revoir le programme de suivi avec les ventes
Asseyez-vous avec votre équipe de vente pour vous assurer qu’elle connaît le programme de connexion et de suivi avec les participants. Assurez-vous que vos équipes marketing et ventes sont alignées sur les qualifications MQL et SQL de l’événement pour tout élément virtuel ou hybride.
Étape 4 : Explorez les fonctionnalités pour rendre votre événement plus immersif
ON24 propose une impressionnante sélection d’outils de personnalisation pour vous aider à maximiser l’engagement et à collecter des données comportementales précieuses sur les interactions des participants avec votre contenu.
Mois 5 : Préparation pour la logistique du jour final de l’événement
Étape 1 : Commencez à établir votre liste d’invités
Regardez les inscriptions que vous avez eues jusqu’à présent pour vous faire une idée de qui assiste à l’événement. Vous pourriez envisager de rédiger un plan de table pour les rencontres physiques à ce stade. Les badges nominatifs sont également une bonne idée si vous prévoyez un événement de réseautage d’entreprise.
Étape 2 : Collectez et distribuez vos goodies
Obtenez tous les cadeaux, marchandises ou prix qui seront remis (ou envoyés par la poste) à vos participants.
Étape 3 : Confirmez vos menus de restauration
Si vous fournissez de la nourriture et des boissons pour votre événement, vous devez toujours demander aux participants s’ils ont des exigences alimentaires spécifiques.
Étape 4 : Réservez la sécurité de l’événement
Ce n’est pas toujours nécessaire — mais si vous organisez un événement important ou sensible, vous voudrez peut-être envisager d’avoir du personnel de sécurité sur place pour que tout se passe bien.
Mois 6 : Exécuter votre calendrier de planification d’événements avec succès
Préparez-vous à voir tout votre travail acharné porter ses fruits !
Étape 1 : Confirmez les horaires de l’événement et envoyez l’agenda final
Soyez clair sur ce qui se passera et quand — et faites savoir à tout le monde à quoi s’attendre de votre événement. Envoyez un mail avec la date, l’heure et le programme de l’événement, le tout au même endroit. Si vous organisez un événement en personne, incluez des détails sur l’adresse du lieu et les informations de stationnement ou de transport public.
Étape 2 : Finalisez les scripts et les feuilles de repères pour vos hôtes
Ceux-ci seront essentiels pour éviter toute erreur et tout accroc qui pourrait interrompre le déroulement de votre événement.
Étape 3 : Vérifiez votre configuration audiovisuelle et/ou d’accueil d’événements
Testez, testez et testez encore !
Étape 4 : Répétez l’intégralité de l’événement
Parcourez l’ensemble de l’agenda dans leurs domaines respectifs (physique, numérique ou hybride) afin que tout le monde puisse se familiariser avec le déroulement des choses.
C’est beaucoup.
Notre guide pratique de planification d’événements vous aidera à garder vos équipes sur la bonne voie et à offrir plus de valeur à votre événement dans l’ensemble. Mais comme vous pouvez le voir, il y a tant de choses à considérer – surtout si vous organisez une conférence, un séminaire, un lancement ou une session de réseautage en personne.
Si vous travaillez avec un budget plus petit ou si vous n’avez pas six mois pour planifier votre événement, organiser une expérience hybride, via une plateforme d’événements hybrides, pourrait être une option plus intelligente. Notre récent webinaire sur la planification et l’organisation d’un événement hybride peut aider.
Et une dernière chose – il y a une étape supplémentaire non incluse dans notre guide de chronologie des événements. C’est, bien sûr, ce qui se passe après l’événement. 92% des répondants de ForresterL’état mondial des événements B2B 2024 ont déclaré qu’ils prévoyaient d’améliorer leur suivi des participants après l’événement cette année. Si vous élaborez une chronologie de planification d’événements d’entreprise, c’est certainement quelque chose à considérer.