バーチャル・イベントのための対面式会議活用ガイド

2023年5月30日マイケル・メーデー

会議、見本市、セミナーはすべて、リードを生み出し、重要な対面関係を築くための優れた方法です。しかし、フィールドイベントには常にマーケターが考慮すべき限界があります。第一に、そして最も重要なことは、すべての関連オーディエンスが、問題の物理的なイベントに参加できるとは限らないということです。予算、旅行の制限、会場への近さなど、すべてが出席に影響する。

だからこそ、どんなフィールド・イベントでも大小にかかわらず- デジタル体験を戦略に取り入れるべきである。対面イベントにデジタルな切り口を用意していないのですか？バーチャルイベントと物理的な対面イベントを組み合わせるのは難しいことではありません。必要なのは、ちょっとしたマーケティングです。.必要なのは、ちょっとしたマーケティングです：

バーチャル・イベントとは？

満員の会場でプレゼンテーションをする女性。

始める前に、用語を整理しておこう。バーチャル・イベントとは、参加者がデジタル・チャネルを通じてブランドと交流できるオンライン活動のことです。バーチャルイベントは、20分のウェビナーのような短いものから、午前中のサミットのような長いものまであります。多くの場合、バーチャル・イベントは物理的な対面イベントと連携して開催されますが、単独のイベントとして開催されることもあります。

バーチャルイベントの主な特徴とは？

バーチャル・イベントの開催方法には様々なものがあるが、それぞれのイベントにはいくつかの共通した特徴がある。すべてのバーチャル・イベントは

デジタル- バーチャル・イベントは、その性質上、デジタル環境でオンラインで行われます。
インタラクティブ- すべてのバーチャルイベントでは、参加者がリソースをダウンロードしたり、スピーカーと交流したり、環境に参加できるようにする必要があります。
マルチメディア- プレゼンターやセッションにビデオ、GIF、スライド、音楽などのマルチメディア要素が含まれていると、バーチャルイベントはより効果的です。

デジタル体験とバーチャルイベントの違いとは？

バーチャルイベントとデジタル・イベント体験は、一見すると似たようなアイデアである。実際デジタル・イベント体験は、バーチャル・イベントの特徴をすべて備えている。しかし、よく考えてみると、両者の違いは歴然としている。

デジタル・イベント体験、例えば、エンドユーザーの視点に立てば、デジタルのイベント体験は、より没入感があり、調整され、楽しいものです。バーチャル・イベントよりも洗練された一貫性のあるプレゼンテーションで、より多くの参加者を集める傾向がある。

それに比べ、バーチャル体験は短時間ですぐに終わる。ひとつの考え方として、数日間にわたる大規模な会議と、全国を回るロードショーの違いがある。どちらにも目的はあるが、どちらかがはるかに多くの話題を生み出す。

デジタル・チームの育成

コンピューターで作業する二人の同僚

対面式イベントを完全にオンライン化するのか、それとも物理的な存在を補完するのか、体系化されたプランがあれば、すべてが違ってきます。.最初のステップは、マーケティング部門と営業部門の主要な利害関係者を特定することです。以下は、関与すべきマーケティングの役割のリストです：

プログラム・ディレクター -デジタル／フィジカル・イベントの戦略とアプローチを企画・開発する。

イベント・コーディネーター -イベントのテーマと関連する重点分野を特定する

ウェビナー・マネージャー -ウェビナー戦略、コンテンツ作成、プロモーションを担当

業務／需要創出 -ウェビナーの設定、ウェビナーの制作、リードの認定と追跡

セールスとカスタマー・サクセスについては、次のようなリストがある：

フィールド・レップ - ターゲットオーディエンス、ペルソナ、アカウント、イベントのプレゼンスを特定する。

SDR - ウェビナーやイベントへの参加、アウトリーチ、プロモーション、フォローアップ

カスタマー・サクセス - イベントのフォローアップ、トライアルの組織化とサポート

デジタル・イベント体験をどのように運営したいかを明確にする。デジタル・イベント体験通常、このデジタル体験に組み込むには、次の3つのオプションを検討する必要があります。があります：

- 対面イベントと並行して
- 物理的なイベントの延長として
- また、イベント終了後に、参加者は以下を楽しむことができる。

また、この時間を使って、あなたがつながりを持ちたいターゲットアカウント、オーディエンス、ペルソナを特定する。

コンテンツとブランディングの整理

メモを取る男女

内容

企画要素が整ったら、次はコンテンツとブランディングを整理しましょう。コンテンツは通常、講演者のプレゼンテーションと、会場で配布する資料を反映させる必要があります。関連する電子書籍、ケーススタディ、報告書、プレゼンテーションスライドのデジタルコピーを集め、オンデマンドのウェビナーやブログ記事など、適切なバーチャルベースのコンテンツも探し出す。

さて、次はデジタル・イベント体験のためのコンテンツを整理する番だ。デジタル・イベント体験.一般的に、デジタル体験を通じてコンテンツを配信する場合、3つのオプションを検討する必要があります。簡単に説明しよう：

ターゲットを絞ったランディングページターゲット・ランディングページは、イベントにおける貴社のプレゼンスについて、関連する配布物や資料とともに簡潔な概要を参加者に提供します。また、これらのページを使用して、ウェビナーや対面式イベントの録画をストリーミングしたり、CTAやバーチャル名刺などのエンゲージメントツールを使用して、参加者をプレゼンターやSDRに直接接触させたりすることもできます。

コンテンツハブ。独自のカンファレンスなど、大規模なイベントを運営している場合や、共有するセッションが複数ある場合、使用するON24のエンゲージメント・ハブのようなコンテンツ・ハブ.コンテンツ・ハブがあれば、バーチャル参加者をイベント中の複数のプレゼンテーションに登録したり、会場にいる参加者に見逃した可能性のあるプレゼンテーションを提供したり、主催者であれば、分科会や基調講演をトラックやトピックごとに整理したりすることができます。

ライブまたはシミュレーションのウェビナー。最後に、ウェビナーです。ウェビナーは、単独でも、前の2つのオプションに組み込むこともできます。ウェビナーには、ライブ、シミュライブ、オンデマンドのオプションがありますが、会議の場合は、ライブとシミュライブに集中するのがベストです。

ライブウェビナーをストリーミングするには、高品質のブロードキャストストリームかウェブカメラの2つの選択肢があります。ウェブカメラと、セットアップによっては三脚スタンドがあれば、すぐに始められます。ウェビナー・プレゼンテーションのライブ配信は、ブロードキャスト・ビデオよりも手頃な価格で拡張性があり、複雑ではないため、まずはウェブカメラを使用することをお勧めします。ブロードキャスト・ビデオは、あなたの組織が会議の主催者で、基調講演をストリーミングしたい場合に最適です。

多くの場合、シミュレーションである、プレゼンターが、バーチャルな聴衆のために、前もってセッションを録音しておく。が最も安全で現実的な方法です。プレゼンターとじっくり話し合い、投票やQ&Aツールを使ってバーチャル聴衆を引き込む機会を特定し、プレゼンテーションを録画しましょう。そして、ブロードキャストする際には、バーチャルな聴衆からの質問に答えられるよう、担当者を用意しておきましょう。

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どの戦術を選ぶにせよ、バーチャル参加者のためのエンゲージメント機能を組み込むようにしましょう。シンプルなCTA、チャットルーム、Q&Aツールから、プレゼンテーション中のインタラクティブなプッシュ投票やアンケートのような強力な戦術も含まれます。

ブランディング

パソコンでメモを取る女性

ブランディングに関しては、一貫性というひとつのルールが重要だ。ランディングページウェビナーコンテンツ、コンテンツハブはすべて組織のテーマやデザインに合わせる必要があります。これは、ブースのデザインや配布資料のような物理的な資産も含まれます。これには、ブースのデザインや配布資料などの物理的な資産も含まれます。

デザイナー、デザインチーム、または代理店と話し合い、フィールドイベントでブランディングするために必要な資産をすべてリストアップしましょう。それらのアセットを特定したら、デザインを整え、テンプレートを作成します。こうすることで、参加者は、対面でもバーチャルでも、どこであなたのブランドと関わっても一貫した体験をすることができる。これらのテンプレートは、他のイベントでも再利用することができる（はずだ！）。

イベントの実施とオンデマンドへの移行

装置を見る男

さて、プランができ、コンテンツが準備でき、一貫したブランディングができ、人々が登録した。あとはデジタル・イベント体験.そうでしょう？

まず、イベントをできるだけ円滑に進めるために、心に留めておくべきことがいくつかある。これらの項目にはリマインダーメールの設定(を設定すること、ライブ・プレゼンテーションを事前に練習し、技術的な問題を解決すること、シミュレーション・イベントを録画しコンテンツハブとランディングページそして、バーチャルな参加者をどのように巻き込むかについてのチームのトレーニングです。しかし、これらのステップは比較的簡単にこなせるはずです。

組織的なアプローチで、イベントはスムーズに進行するはずです。バーチャルの聴衆を巻き込み、彼らの存在を認め、質問に答え、直接会場にいる聴衆をあなたのデジタル・イベント体験にプッシュしてください。イベントが終わったら、デジタル体験にその事実を反映させましょう。コンテンツハブやランディングページを更新し、カンファレンス、トレードショー、フィールドイベントが終了したことを伝えましょう。イベント終了後の混乱を避けるためです。

オンデマンドの要素

ベンチでスマホをする男。

対面式の展示会や会議とは異なりデジタルイベント体験には有効期限がありません。デジタル体験を最大限に活用し、対面式イベントのインパクトを拡大するには、次のような対策が必要です、オンデマンドアクセスの計画を立てる.

オンデマンドの場合、いくつかの選択肢がある。最も簡単なのは、イベントの録画をオンデマンド・コンテンツ・ハブにプッシュして消費してもらうことだ。しかし、さらに上を目指すのであれば、講演者、専門家、参加者など、対面式の資産を拡張し、イベントのインパクトを拡大できるようなアイデアをいくつか開発しましょう。

ライブでもオンデマンドでもできる、簡単にできる例をいくつか紹介しよう：

コーヒー・トーク

非公式なもの、台本のない2～3人のおしゃべりを30分ほど行う。.コーヒー・トークに最適な形式はビデオで、ウェブカメラやビデオカメラを用意し、録画を開始するだけです。演出を加えたい場合は、HDカメラを用意し、ディスカッションを録画し、オンデマンドでプッシュします。急ぎの場合は、音声録音でも十分です。

ファイヤーサイド・チャット

ファイヤーサイド・チャットは、コーヒー・トークよりも少し複雑で、一般的に、司会者と参加者とのカジュアルだが体系的な会話を高画質のビデオで録画したものである。モデレーターと数人のゲスト約1時間.ファイヤーサイドチャットには通常、基調講演や質の高い講演者が参加するため、録画の質に特に重点を置くことを検討してください。

基調講演

聴衆はレポートや図表、統計が大好きだ。だから、従来のプレゼンテーションではスピーカープレゼンテーション新しいリサーチ業界のトレンド、自分の経験、その他の関連トピックを聴衆に提示する従来のプレゼンテーションは、オンデマンド・エンゲージメントの絶好の機会です。そのためには、顧客、社内の専門家、業界の専門家に相談し、音声またはビデオ形式でプレゼンテーションを録画し、プレゼンテーションのスライドを共有する許可を得よう。

臨時質疑応答

追加のQ&Aセッションは、対面式とバーチャル式の両方の出席者に付加価値を与える、労力が少なくインパクトの大きい機会です。ウェブカメラを用意し、小さなスペースを設け、主題の専門家と5分から15分ほど時間をとって、追加のQ&Aを行うことができます。公式セッションのプレゼンテーションではカバーしきれなかったような重要な質問に答える絶好の機会です。

本当にそれだけだ。もし時間がないのであれば、簡単に作れてオーディエンスにインパクトのあるアクションを洗い出してください。そうすることで、デジタルイベント体験の質が高まるはずです。