Su guía para utilizar las conferencias presenciales en eventos virtuales

Las conferencias, las ferias comerciales y los seminarios son excelentes formas de generar clientes potenciales y establecer importantes relaciones cara a cara. Pero los eventos sobre el terreno siempre tienen limitaciones que los profesionales del marketing deben tener en cuenta. La primera, y más crucial, es que no todos los públicos relevantes van a poder asistir al evento físico en cuestión. Los presupuestos, las restricciones de viaje y la proximidad a un lugar de reunión afectan a la asistencia.

Por eso cada evento de campo - por grande o pequeño que sea - debería incorporar experiencias digitales en su estrategia. ¿No tiene preparado un ángulo digital para su evento presencial? No se preocupe: combinar eventos virtuales y físicoseventos presenciales no es difícil - todo lo que hace falta es un poco de marketing rastrero. He aquí cómo puede empezar:

¿Qué es un acto virtual?

Antes de empezar, aclaremos un poco la terminología. Un evento virtual es una actividad en línea en la que los asistentes pueden interactuar con una marca a través de canales digitales. Los eventos virtuales pueden ser tan breves como un seminario web de 20 minutos o tan largos como una cumbre de una mañana de duración. A menudo, se celebran en coordinación con un evento físico en persona o, en ocasiones, actúan como un evento independiente.

¿Cuáles son las principales características de un acto virtual?

Existen varias formas de celebrar eventos virtuales, pero todos comparten algunos rasgos comunes. Todos los actos virtuales lo son:

Digitales - Por naturaleza, los actos virtuales tienen lugar en línea en un entorno digital.
Interactivos - Todos los actos virtuales deben permitir a los asistentes descargar recursos, interactuar con los ponentes y relacionarse con su entorno.
Multimedia - Los actos virtuales sobresalen cuando los presentadores y las sesiones contienen elementos multimedia, como vídeo, GIF, diapositivas, música, etc.

¿Cuál es la diferencia entre una experiencia digital y un evento virtual?

Eventos virtuales y experiencias de eventos digitales son ideas similares a primera vista. De hecho, una experiencia de evento digital tiene todas las características de un evento virtual. Pero si las examinamos más de cerca, la diferencia entre ambas es abismal.

Las experiencias digitales en eventos, por ejemplo, son mucho más envolventes, coordinadas y agradables desde la perspectiva del usuario final. Son más pulidas y coherentes en su presentación que los eventos virtuales y tienden a atraer a un mayor número de asistentes.

Las experiencias virtuales, en comparación, son breves e inmediatas. Una forma de verlo es la diferencia entre una conferencia masiva de varios días y una gira por todo el país. Ambas tienen sus propósitos, pero una genera mucha más expectación.

Desarrollar un equipo digital

Tanto si traslada su evento presencial totalmente a Internet como si complementa su presencia física, contar con un plan estructurado marca la diferencia. El primer paso consiste en identificar a las principales partes interesadas de sus departamentos de marketing y ventas. He aquí una lista de las funciones de marketing que deberían participar:

Director del programa - Organiza y desarrolla la estrategia y el enfoque del evento digital/físico

Coordinador de eventos - Identifica los temas de los eventos y las áreas de interés relacionadas

Gestor de webinars - Organiza la estrategia de los webinars, la creación de contenidos y la promoción

Operaciones/Generación de demanda - Establece un seminario web, producción de seminarios web, cualificación y seguimiento de clientes potenciales

Para el éxito de ventas y clientes, la lista es:

Representantes sobre el terreno - Para identificar audiencias objetivo, personas, cuentas y presencia en eventos

SDRs - Para webinars y eventos interacción, divulgación, promoción y seguimiento

Éxito del cliente - Para el seguimiento de eventos, organización de pruebas y apoyo

Una vez reunidos, identifique cómo quiere llevar a cabo su experiencia digital del evento. Normalmente, hay tres opciones a considerar para incorporar en esta experiencia digital:

• • En paralelo a su evento presencial
  • Como una extensión de su evento físico
  • O como experiencia posterior al evento los asistentes pueden disfrutar de

Asimismo, tómese este tiempo para identificar las cuentas, audiencias y personas objetivo con las que desea conectar.

Organizar el contenido y la marca

Contenido

Una vez establecidos los elementos de planificación, es hora de organizar el contenido y la marca. En general, el contenido debe reflejar la presentación del ponente y cualquier material de distribución que pueda tener in situ. Reúna copias digitales de libros electrónicos relevantes, estudios de casos, informes, diapositivas de presentaciones y localice también cualquier contenido virtual apropiado, como seminarios web a la carta o entradas de blog.

Ahora, es el momento de organizar contenidos para sus experiencias de eventos digitales. En general, hay tres opciones a tener en cuenta a la hora de ofrecer contenidos a través de una experiencia digital. He aquí un rápido resumen:

Páginas de destino específicas. Las páginas de destino específicas proporcionan a los asistentes un resumen rápido y conciso de su presencia en un evento, junto con cualquier folleto o material relevante. También puede utilizar estas páginas para retransmitir un seminario web o una grabación del evento presencial, así como para poner a los asistentes directamente en contacto con los presentadores y los SDR a través de interacción herramientas como CTA y tarjetas de visita virtuales.

Centros de contenidos. Si está organizando un evento de mayor envergadura, como su propia conferencia, o tiene varias sesiones que compartir, utilice un concentrador de contenidos como el Engagement Hub de ON24. Con un centro de contenidos en funcionamiento, puede inscribir a los asistentes virtuales en varias presentaciones a lo largo de un evento, proporcionar a los asistentes presenciales las presentaciones que puedan haberse perdido y -si es usted el anfitrión- organizar sus sesiones de trabajo y conferencias magistrales en pistas o temas.

Seminarios web en directo o simulados. Por último, están los seminarios web, que pueden ser independientes o estar integrados en las dos opciones anteriores. Los seminarios web tienen la opción de transmitirse en directo, en simulcast o a la carta, pero para las conferencias, lo mejor es centrarse en el directo y el simulcast.

Tiene dos opciones para retransmitir seminarios web en directo: transmisiones de alta calidad o cámaras web. Todo lo que necesita para empezar es una cámara web y, dependiendo de su configuración, un soporte con trípode. Le recomendamos que transmita primero las presentaciones de los seminarios web en directo a través de cámaras web, ya que son más asequibles, escalables y menos complejas que el vídeo de difusión. El vídeo broadcast es más adecuado cuando su organización es la anfitriona de la conferencia y desea retransmitir discursos de apertura.

La mayoría de las veces, simuladas, en el que un presentador graba su sesión con antelación para audiencias virtualeses la decisión más segura y práctica. Siéntese con su(s) ponente(s), identifique las oportunidades de hacer participar a una audiencia virtual mediante encuestas y herramientas de preguntas y respuestas interacción y grabe la presentación. Después, cuando la retransmita, tenga a un representante disponible para responder a las preguntas que puedan tener sus asistentes virtuales.

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Independientemente de la táctica que elija, asegúrese de incorporar funciones de interacción para sus asistentes virtuales. Éstas pueden incluir desde simples CTA, salas de chat y herramientas de preguntas y respuestas hasta potentes tácticas como sondeos interactivos de empuje y encuestas durante una presentación.

Marca

Cuando se trata de la marca, una regla es importante: la coherencia. Páginas de aterrizaje, seminarios webcontenido y los centros de contenido deben coincidir con el tema o el diseño de su organización de un evento presencial. Esto también incluye los activos físicos, como el diseño del stand y los folletos.

Siéntese con su diseñador, equipo de diseño o agencia y haga una lista de todos los activos que necesitará para llevar su marca en los eventos sobre el terreno. Una vez identificados esos activos, ponga en orden su diseño y cree plantillas a partir de ellos. De este modo, los asistentes -tanto presenciales como virtuales- tendrán una experiencia coherente independientemente de dónde se relacionen con su marca. Puede (¡y debe!) reutilizar estas plantillas también con otros eventos.

Organice su evento y pásese a la demanda

 

Bien, ya tiene un plan, el contenido listo, una marca coherente y la gente inscrita. Todo lo que queda es ejecutar su experiencia digital del evento. ¿Verdad?

En primer lugar, hay algunas cosas que debe tener en cuenta para que sus eventos se desarrollen con la mayor fluidez posible. Estas cosas incluyen establecer recordatorios por correo electrónico (antes, durante y después de que comience su evento en persona), practicar las presentaciones en directo con antelación para solventar cualquier problema técnico, grabar y organizar sus eventos simulados en centros de contenido y páginas de destino y forme a su equipo sobre cómo atraer a los asistentes virtuales. Pero estos pasos deberían ser relativamente fáciles de llevar a cabo.

Con un enfoque organizado, su evento debería desarrollarse sin problemas. Recuerde tomarse el tiempo necesario para atraer a su público virtual, agradecer su presencia, responder a sus preguntas y empujar a sus asistentes presenciales a su experiencia digital del evento para obtener recursos adicionales. Cuando el evento haya terminado, asegúrese de que sus experiencias digitales reflejen ese hecho. Actualice sus centros de contenido y páginas de destino para indicar que la conferencia, feria comercial o evento de campo ha terminado. No querrá ninguna confusión sobre el estado de un evento.

El elemento a la carta

A diferencia de las ferias y conferencias presenciales, las experiencias de eventos digitales no tienen fecha de caducidad. Para aprovechar al máximo las experiencias digitales y ampliar el impacto de su evento presencial disponga de un plan de acceso a la carta.

Para los contenidos a la carta, tiene unas cuantas opciones. La más sencilla es simplemente introducir las grabaciones de su evento en centros de contenidos a la carta para su consumo. Pero si quiere ir más allá, desarrolle algunas ideas que puedan ampliar sus activos presenciales -ponentes, expertos en la materia y asistentes- y ampliar el impacto de su evento.

He aquí algunos ejemplos fáciles de realizar que puede llevar a cabo en directo o a la carta:

Charla de café

Una charla informal charla no guionizada entre dos o tres personas durante aproximadamente media hora. El mejor formato para una Charla de café es el vídeo: todo lo que tiene que hacer es coger una webcam o una videocámara y empezar a grabar. Si quiere añadirle algo de producción, consiga una cámara HD, grabe la discusión y publique la grabación a la carta. Si se encuentra en un apuro, también puede bastar con una grabación de audio.

Charla junto al fuego

Un poco más complicada que la Charla de Café, una Charla al Aire Libre suele ser una grabación en vídeo de alta calidad de una conversación informal pero estructurada entre un moderador y algunos invitados durante aproximadamente una hora. Dado que en las charlas junto al fuego suelen participar oradores principales o de alta calidad, considere la posibilidad de prestar más atención a la calidad de la grabación.

Ponencia de un experto en la materia

Al público le encantan los informes, los gráficos y las estadísticas. Así, una presentación tradicional en la que un orador presenta nuevas investigaciones, las tendencias del sector, sus experiencias u otros temas relacionados a la audiencia es una gran oportunidad para interacción a la carta. Para ello, hable con los clientes, los expertos internos y los expertos en la materia del sector y obtenga permiso tanto para grabar las presentaciones en formato de audio o vídeo como para compartir las diapositivas de la presentación.

Sesiones extra de preguntas y respuestas

Las sesiones adicionales de preguntas y respuestas son oportunidades de bajo esfuerzo y gran impacto para añadir valor tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales. Coja una cámara web, prepare un pequeño espacio y dedique entre cinco y quince minutos a que un experto en la materia repase las preguntas y respuestas adicionales. Es una gran oportunidad para que respondan a preguntas clave que las sesiones oficiales quizá no hayan tenido tiempo de cubrir durante sus presentaciones.

Y eso es todo, de verdad. Si tiene poco tiempo, repase e identifique las acciones que son fáciles de producir pero que tienen un gran impacto para su público. Seguro que así elevará la calidad de la experiencia de su evento digital.