Su guía para utilizar las conferencias presenciales en eventos virtuales

Las conferencias, las ferias y los seminarios son excelentes formas de generar clientes potenciales y establecer importantes relaciones cara a cara. Pero los eventos sobre el terreno siempre tienen limitaciones que los profesionales del marketing deben tener en cuenta. La primera y más importante es que no todos los públicos relevantes van a poder asistir al evento físico en cuestión. Los presupuestos, las restricciones de viaje y la proximidad al lugar de celebración influyen en la asistencia.

Por eso, cada evento de campo - por grande o pequeño que sea - debe incorporar experiencias digitales en su estrategia. ¿No tiene preparado un enfoque digital para su evento presencial? No se preocupe: la combinación de eventos virtuales y físicosno es difícil. sólo hace falta un poco de marketing.. He aquí cómo empezar:

¿Qué es un acto virtual?

Antes de empezar, aclaremos algunos términos. Un evento virtual es una actividad en línea en la que los asistentes pueden interactuar con una marca a través de canales digitales. Los eventos virtuales pueden ser tan breves como un seminario web de 20 minutos o tan largos como una cumbre de una mañana de duración. A menudo, se celebran en coordinación con un evento físico en persona o, en ocasiones, actúan como un evento independiente.

¿Cuáles son las principales características de un acto virtual?

Los eventos virtuales pueden celebrarse de varias maneras, pero cada uno de ellos tiene unos rasgos comunes. Todos los actos virtuales lo son:

Digital - Por naturaleza, los actos virtuales tienen lugar en línea, en un entorno digital.
Interactivos - Todos los actos virtuales deben permitir a los asistentes descargar recursos, interactuar con los ponentes y relacionarse con su entorno.
Multimedia - Los eventos virtuales destacan cuando los presentadores y las sesiones contienen elementos multimedia, como vídeo, GIF, diapositivas, música, etc.

¿Cuál es la diferencia entre una experiencia digital y un evento virtual?

Eventos virtuales y experiencias de eventos digitales son ideas similares a primera vista. De hecho, una experiencia digital tiene todas las características de un evento virtual. Pero si se examinan más de cerca, la diferencia entre ambos es abismal.

Las experiencias digitales en eventos, por ejemplo, son mucho más envolventes, coordinadas y agradables desde la perspectiva del usuario final. Su presentación es más pulida y coherente que la de los eventos virtuales y suelen atraer a un mayor número de asistentes.

En comparación, las experiencias virtuales son breves e inmediatas. Una forma de verlo es la diferencia entre una conferencia masiva de varios días y una gira por todo el país. Ambas tienen su utilidad, pero una genera mucha más expectación.

Desarrollar un equipo digital

Tanto si traslada su evento presencial totalmente a Internet como si complementa su presencia física, contar con un plan estructurado marca la diferencia.. El primer paso es identificar a las principales partes interesadas de los departamentos de marketing y ventas. He aquí una lista de las funciones de marketing que deberían participar:

Director del programa - Organiza y desarrolla la estrategia y el planteamiento de eventos digitales y físicos.

Coordinador de eventos - Identifica los temas de los eventos y las áreas de interés relacionadas

Gestor de seminarios web: organiza la estrategia, la creación de contenidos y la promoción de los seminarios web.

Operaciones/Generación de demanda - Creación de un seminario web, producción de seminarios web, cualificación y seguimiento de clientes potenciales

Para el éxito de ventas y clientes, la lista es:

Representantes sobre el terreno - Para identificar audiencias objetivo, personas, cuentas y presencia en eventos.

SDRs - Para la interacción, divulgación, promoción y seguimiento de seminarios web y eventos.

Éxito de clientes - Para el seguimiento de eventos, la organización de ensayos y la asistencia

Una vez reunidos, identifique cómo quiere llevar a cabo su evento digital. Normalmente, hay tres opciones a considerar para incorporar en esta experiencia digital:

• • Paralelamente a su evento presencial
  • Como una extensión de su evento físico
  • O como experiencia posterior al evento, los asistentes pueden disfrutar de

Tómese también este tiempo para identificar las cuentas, audiencias y personas con las que desea conectar.

Organizar el contenido y la marca

Contenido

Una vez establecidos los elementos de planificación, es hora de organizar el contenido y la marca. En general, el contenido debe reflejar la presentación del ponente y cualquier material que pueda tener in situ. Reúna copias digitales de libros electrónicos, estudios de casos, informes y diapositivas de presentaciones pertinentes, y busque también cualquier contenido virtual adecuado, como seminarios web a la carta o entradas de blog.

Ahora es el momento de organizar contenidos para sus experiencias de eventos digitales. En general, hay tres opciones a tener en cuenta a la hora de ofrecer contenidos a través de una experiencia digital. He aquí un breve resumen:

Páginas de destino específicas. Las páginas de destino ofrecen a los asistentes un resumen rápido y conciso de su presencia en un evento, junto con cualquier folleto o material relevante. También puede utilizar estas páginas para transmitir un seminario web o una grabación del evento presencial, así como para poner a los asistentes directamente en contacto con los presentadores y los SDR a través de herramientas de interacción como CTA y tarjetas de visita virtuales.

Concentradores de contenidos. Si organizas un evento más grande, como tu propia conferencia, o tienes varias sesiones que compartir, utiliza un concentrador de contenidos como el de ON24. Con un concentrador de contenidos, puedes inscribir a los asistentes virtuales en varias presentaciones a lo largo de un evento, ofrecer a los asistentes presenciales las presentaciones que se hayan perdido y, si eres el anfitrión, organizar tus sesiones de trabajo y ponencias magistrales por temas.

Seminarios web en directo o simulados. Por último, están los seminarios web, que pueden ser independientes o estar integrados en las dos opciones anteriores. Los webinars pueden transmitirse en directo, en simulcast o a la carta, pero en el caso de las conferencias, lo mejor es centrarse en el directo y el simulcast.

Tienes dos opciones para retransmitir webinars en directo: transmisiones de alta calidad o cámaras web. Todo lo que necesitas para empezar es una cámara web y, dependiendo de tu configuración, un trípode. Recomendamos en primer lugar la transmisión de seminarios web en directo a través de cámaras web, ya que son más asequibles, escalables y menos complejas que la emisión de vídeo. El vídeo en directo es más adecuado cuando tu organización es la anfitriona de la conferencia y quieres retransmitir los discursos principales.

La mayoría de las veces, simuladas, donde un presentador graba su sesión con antelación para audiencias virtualeses la decisión más segura y práctica. Siéntese con su(s) ponente(s), identifique las oportunidades de hacer participar a una audiencia virtual mediante encuestas y herramientas de interacción con preguntas y respuestas y grabe la presentación. Después, cuando emita la conferencia, disponga de un representante que responda a las preguntas de los asistentes virtuales.

Lleve sus eventos físicos al mundo digital. Aprenda a hacerlo en este seminario web a la carta. [Ver ahora]

Independientemente de la táctica que elijas, asegúrate de incorporar funciones de interacción para tus asistentes virtuales. Entre ellas se incluyen desde sencillos CTA, salas de chat y herramientas de preguntas y respuestas hasta potentes tácticas como sondeos interactivos y encuestas durante una presentación.

Marca

Cuando se trata de crear una marca, hay una regla importante: la coherencia. Páginas de aterrizaje, seminarios webcontenido y los centros de contenido coincidir con el tema o el diseño de su organización de un evento presencial. Esto también incluye los activos físicos, como el diseño del stand y los folletos.

Siéntate con tu diseñador, equipo de diseño o agencia y haz una lista de todos los recursos que necesitarás para tu marca en los eventos sobre el terreno. Una vez identificados esos recursos, ordena el diseño y crea plantillas a partir de ellos. De este modo, los asistentes -tanto presenciales como virtuales- tendrán una experiencia coherente independientemente de dónde se relacionen con su marca. También puede (¡y debe!) reutilizar estas plantillas en otros eventos.

Organice su evento y pásese a la demanda

Bien, ya tienes un plan, el contenido listo, una marca coherente y la gente inscrita. Todo lo que queda es ejecutar su experiencia digital del evento. ¿Correcto?

En primer lugar, hay algunas cosas que debe tener en cuenta para que sus eventos se desarrollen con la mayor fluidez posible. Por ejemplo recordatorios por correo electrónico (antes, durante y después de que comience el evento en persona), practicar las presentaciones en directo con antelación para solucionar cualquier problema técnico, grabar y organizar los eventos simulados en centros de contenido y páginas de destino y formar a su equipo sobre cómo atraer a los asistentes virtuales. Pero estos pasos deberían ser relativamente fáciles de seguir.

Con un enfoque organizado, su evento debería desarrollarse sin problemas. No olvide dedicar tiempo a captar la atención de su público virtual, agradecer su presencia, responder a sus preguntas y empujar a los asistentes presenciales a su experiencia digital del evento para obtener recursos adicionales. Una vez finalizado el evento, asegúrese de que sus experiencias digitales lo reflejen. Actualice sus centros de contenido y páginas de destino para indicar que la conferencia, feria comercial o evento de campo ha terminado. No querrá que haya confusión sobre el estado del evento.

El elemento a la carta

A diferencia de las ferias y conferencias presenciales, las experiencias en eventos digitales no tienen fecha de caducidad. Para aprovechar al máximo las experiencias digitales y ampliar el impacto de su evento presencial, disponga de un plan de acceso a la carta..

Para los contenidos a la carta, hay varias opciones. La más sencilla es simplemente introducir las grabaciones de su evento en centros de contenidos a la carta para su consumo. Pero si quieres ir más allá, desarrolla algunas ideas que puedan ampliar tus activos presenciales -ponentes, expertos en la materia y asistentes- y ampliar el impacto de tu evento.

Aquí tienes algunos ejemplos fáciles de hacer que puedes realizar en directo o a la carta:

Charla de café

Una charla informal, charla sin guión entre dos o tres personas durante aproximadamente media hora. El mejor formato es el vídeo: basta con una webcam o una videocámara y empezar a grabar. Si quieres añadirle algo de producción, consigue una cámara HD, graba el debate y publica la grabación a la carta. En caso de apuro, también puede bastar con una grabación de audio.

Charla junto al fuego

Un poco más complicada que la charla de café, una charla junto al fuego suele ser una grabación en vídeo de alta calidad de una conversación informal pero estructurada entre un moderador y algunos invitados durante una hora.. Dado que en estas charlas suelen intervenir oradores principales o de gran calidad, conviene prestar especial atención a la calidad de la grabación.

Ponencia de expertos en la materia

Al público le encantan los informes, los gráficos y las estadísticas. Por eso, una presentación tradicional en la que orador presenta nuevas investigacionestendencias del sector, sus experiencias u otros temas relacionados es una gran oportunidad para la interacción a la carta. Para ello, habla con clientes, expertos internos y especialistas del sector y obtén permiso tanto para grabar las presentaciones en formato de audio o vídeo como para compartir las diapositivas de la presentación.

Sesiones extra de preguntas y respuestas

Las sesiones adicionales de preguntas y respuestas son oportunidades de bajo esfuerzo y alto impacto para añadir valor tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales. Coja una webcam, prepare un pequeño espacio y dedique entre cinco y quince minutos a que un experto en la materia repase las preguntas y respuestas adicionales. Es una gran oportunidad para que respondan a preguntas clave que las sesiones oficiales quizá no hayan tenido tiempo de cubrir durante sus presentaciones.

Y eso es todo. Si tienes poco tiempo, repasa e identifica las acciones que son fáciles de producir pero que tienen un gran impacto para tu público. Esto elevará la calidad de la experiencia de tu evento digital.