Votre guide pour l'utilisation des conférences en personne pour les événements virtuels

Les conférences, les salons professionnels et les séminaires sont tous d'excellents moyens de générer des contacts et d'établir d'importantes relations en face à face. Mais les événements sur le terrain ont toujours des limites que les spécialistes du marketing doivent prendre en compte. Tout d'abord, et c'est le plus important, tous les publics concernés ne pourront pas assister à l'événement physique en question. Les budgets, les restrictions de voyage et la proximité d'un lieu de réunion sont autant d'éléments qui influent sur la participation.

C'est pourquoi chaque manifestation sur le terrain - quelle que soit sa taille - doit intégrer les expériences numériques dans sa stratégie. Vous n'avez pas d'angle numérique prêt pour votre événement en personne ? Ne vous inquiétez pas : la combinaison des événements virtuels et physiquesIl n'est pas difficile de combiner événements virtuels et événements physiques. tout ce qu'il faut, c'est un peu d'imagination marketing.. Voici comment vous pouvez commencer :

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Avant de commencer, il convient de clarifier la terminologie. Un événement virtuel est une activité en ligne où les participants peuvent interagir avec une marque par le biais de canaux numériques. Les événements virtuels peuvent être aussi courts qu'une Webinaire 20 minutes ou aussi longs qu'un sommet d'une matinée. Ils se déroulent souvent en coordination avec un événement physique en personne ou, à l'occasion, en tant qu'événement autonome.

Quelles sont les principales caractéristiques d'un événement virtuel ?

Les événements virtuels peuvent se dérouler de différentes manières, mais chaque événement présente quelques caractéristiques communes. Tous les événements virtuels sont :

Numérique - Par nature, les événements virtuels se déroulent en ligne dans un environnement numérique.
Interactif - Tous les événements virtuels doivent permettre aux participants de télécharger des ressources, d'interagir avec les orateurs et de s'impliquer dans leur environnement.
Multimédia - les événements virtuels sont excellents lorsque les présentateurs et les sessions contiennent des éléments multimédias, tels que des vidéos, des GIF, des diapositives, de la musique, etc.

Quelle est la différence entre une expérience numérique et un événement virtuel ?

événements virtuels et expériences événementielles numériques sont des idées similaires à première vue. En fait, une expérience événementielle numérique a tous les attributs d'un événement virtuel. Mais en y regardant de plus près, la différence entre les deux est flagrante.

Les expériences d'événements numériques, par exemple, sont beaucoup plus immersives, coordonnées et agréables du point de vue de l'utilisateur final. Leur présentation est plus soignée et plus cohérente que celle des événements virtuels et ils ont tendance à attirer un plus grand nombre de participants.

En comparaison, les expériences virtuelles sont courtes et immédiates. La différence entre une conférence massive de plusieurs jours et une tournée de présentation à travers le pays est évidente. Les deux ont leur raison d'être, mais la première génère beaucoup plus de bruit.

Mettre en place une équipe numérique

Qu'il s'agisse de transférer votre événement en personne entièrement en ligne ou de compléter votre présence physique, la mise en place d'un plan structuré fait toute la différence, la mise en place d'un plan structuré fait toute la différence.. La première étape consiste à identifier les principales parties prenantes au sein de vos services marketing et commercial. Voici une liste des fonctions marketing qui devraient être impliquées :

Directeur de programme - Organise et développe la stratégie et l'approche des événements numériques/physiques.

Coordonnateur d'événements - Identifie les thèmes d'événements et les domaines d'intérêt connexes

Webinaire Manager - Organise la stratégie, la création de contenu et la promotion de Webinaire

Opérations/génération de la demande : mise en place d'un Webinaire, production d'Webinaire , qualification et suivi des clients potentiels.

Pour les ventes et le succès des clients, la liste est la suivante :

Représentants sur le terrain - Pour identifier les publics cibles, les personas, les comptes et la présence dans les événements

SDR - Pour l'engagement, la sensibilisation, la promotion et le suivi des Webinaire et des événements

Customer Success - Pour le suivi des événements, l'organisation des essais et l'assistance

Une fois réunis, identifiez la manière dont vous souhaitez gérer votre événement numérique. En général, il y a trois options à prendre en compte pour intégrer cette expérience numérique dans cette expérience numérique :

• • En tandem avec votre événement en personne
  • Comme une extension de votre événement physique
  • Les participants peuvent également profiter d'une expérience post-événement, à savoir

Prenez également le temps d'identifier les comptes cibles, les publics et les personas avec lesquels vous souhaitez entrer en contact.

Organiser le contenu et la marque

Contenu

Une fois les éléments de planification en place, il est temps d'organiser votre contenu et votre image de marque. Le contenu doit généralement refléter la présentation de l'orateur et tout document que vous pouvez avoir sur place. Rassemblez les copies numériques des livres électroniques, des études de cas, des rapports et des diapositives de présentation pertinents, et recherchez également tout contenu virtuel approprié, comme les webinaires à la demande ou les articles de blog.

Il est maintenant temps d'organiser le contenu de vos expériences événementielles numériques. En général, il y a trois options à prendre en compte pour diffuser du contenu dans le cadre d'une expérience numérique. En voici un bref aperçu :

Pages d'atterrissage ciblées. Les pages d'atterrissage ciblées fournissent aux participants un aperçu rapide et concis de votre présence à un événement, ainsi que tous les documents ou supports pertinents. Vous pouvez également utiliser ces pages pour diffuser un Webinaire ou un enregistrement de l'événement en personne, ainsi que pour mettre les participants directement en contact avec les présentateurs et les DTS au moyen d'outils d'engagement tels que des CTA et des cartes de visite virtuelles.

Concentrateurs de contenu. Si vous organisez un événement de grande envergure, comme votre propre conférence, ou si vous avez plusieurs sessions à partager, utilisez un hub de contenu comme celui d'ON24. Avec un hub de contenu en place, vous pouvez inscrire des participants virtuels à plusieurs présentations tout au long d'un événement, fournir aux participants en personne des présentations qu'ils ont peut-être manquées et - si vous organisez un événement - organiser vos sessions en petits groupes et vos discours d'ouverture en pistes ou en sujets.

Les webinaires en direct ou simulés. Enfin, il y a les webinaires, qui peuvent être autonomes ou intégrés dans les deux options précédentes. Les webinaires peuvent être diffusés en direct, en simulacre ou à la demande, mais pour les conférences, il est préférable de se concentrer sur le direct et le simulacre.

Deux options s'offrent à vous pour diffuser des webinaires en direct : des flux de diffusion de haute qualité ou des webcams. Tout ce dont vous avez besoin pour commencer, c'est d'une webcam et, selon votre configuration, d'un trépied. Nous recommandons d'abord de diffuser les présentations Webinaire en direct par le biais de webcams, car elles sont plus abordables, plus évolutives et moins complexes que la vidéo de diffusion. La diffusion vidéo convient mieux lorsque votre organisation est l'hôte de la conférence et que vous souhaitez diffuser les discours d'ouverture.

Le plus souvent, il s'agit de simulateurs, où le présentateur enregistre sa session à l'avance pour des audiences virtuellesest la décision la plus sûre et la plus pratique. Asseyez-vous avec votre (vos) conférencier(s), identifiez les possibilités d'impliquer un public virtuel par le biais de sondages et d'outils de questions-réponses, et enregistrez la présentation. Ensuite, lors de la diffusion, un représentant sera disponible pour répondre aux questions des participants virtuels.

Faites entrer vos événements physiques dans le monde numérique. Découvrez comment dans ce Webinaire à la demande.[Regarder maintenant]

Quelle que soit la tactique choisie, veillez à intégrer des fonctions d'engagement pour vos participants virtuels. Il peut s'agir de simples CTA, d'espaces de discussion et d'outils de questions-réponses ou de tactiques puissantes comme des sondages interactifs pendant une présentation.

L'image de marque

En matière d'image de marque, une règle s'impose : la cohérence. Pages d'atterrissage, webinairesle contenu et les pôles de contenu doivent tous correspondre au thème ou au design de votre organisation pour un événement en personne. Cela concerne également les actifs physiques, comme la conception du stand et les documents à distribuer.

Avec votre concepteur, votre équipe de conception ou votre agence, dressez la liste de tous les éléments dont vous aurez besoin pour créer votre image de marque pour les événements sur le terrain. Une fois ces éléments identifiés, mettez de l'ordre dans votre conception et créez des modèles à partir de ces éléments. Ainsi, les participants - qu'ils soient en personne ou virtuels - vivront une expérience cohérente, quel que soit l'endroit où ils s'adressent à votre marque. Vous pouvez (et devriez !) réutiliser ces modèles pour d'autres événements.

Organisez votre événement et passez au service à la demande

D'accord, vous avez un plan en place, un contenu prêt, une image de marque cohérente et des gens qui s'inscrivent. Il ne vous reste plus qu'à gérer votre expérience numérique de l'événement. C'est ça ?

Tout d'abord, il y a quelques points à garder à l'esprit pour que vos événements se déroulent le mieux possible. Ces éléments notamment la mise en place de rappels par courrier électronique (avant, pendant et après le début de votre événement en personne), s'entraîner à l'avance aux présentations en direct pour résoudre les problèmes techniques, enregistrer et organiser vos événements simulés dans des centres de contenu et pages d'atterrissage et former votre équipe à la manière d'engager les participants virtuels. Mais ces étapes devraient être relativement faciles à franchir.

Avec une approche organisée, votre événement devrait se dérouler sans heurts. N'oubliez pas de prendre le temps d'engager votre public virtuel, de reconnaître sa présence, de répondre aux questions et de pousser vos participants en personne vers votre expérience numérique de l'événement pour obtenir des ressources supplémentaires. Une fois l'événement terminé, assurez-vous que vos expériences numériques le reflètent. Mettez à jour vos centres de contenu et vos pages de renvoi pour indiquer que la conférence, le salon professionnel ou l'événement sur le terrain est terminé. Vous ne voulez pas qu'il y ait de confusion sur le statut d'un événement.

L'élément à la demande

Contrairement aux salons et conférences en personne, expériences événementielles numériques n'ont pas de date d'expiration. Pour tirer pleinement parti des expériences numériques et prolonger l'impact de votre événement en personne, vous devez mettez en place un plan d'accès à la demande.

Pour le contenu à la demande, plusieurs options s'offrent à vous. La plus simple consiste à diffuser des enregistrements de votre événement dans des centres de contenu à la demande. Mais si vous voulez aller plus loin, développez quelques idées qui peuvent étendre vos ressources en personne - conférenciers, experts en la matière et participants - et élargir l'impact de votre événement.

Voici quelques exemples faciles à réaliser, que vous pouvez faire en direct ou à la demande :

Discussion autour d'un café

Une discussion informelle, Discussion informelle entre deux ou trois personnes pendant environ une demi-heure.. Le meilleur format pour un café-rencontre est la vidéo - il vous suffit de prendre une webcam ou un caméscope et de commencer l'enregistrement. Si vous souhaitez y ajouter un peu de production, procurez-vous une caméra HD, enregistrez la discussion et diffusez l'enregistrement à la demande. Si vous êtes pressé, un enregistrement audio peut également suffire.

Conversation au coin du feu

Un peu plus complexe que le Coffee Talk, le Fireside Chat est typiquement un enregistrement vidéo de haute qualité de d'une conversation décontractée mais structurée entre un modérateur et quelques invités pendant environ une heure. Étant donné que les causeries au coin du feu impliquent généralement des conférenciers principaux ou de haut niveau, il convient d'accorder une attention particulière à la qualité de l'enregistrement.

Discours d'un expert en la matière

Le public aime les rapports, les graphiques et les statistiques. Ainsi, une présentation traditionnelle où un orateur présente nouvelles recherchesLes présentations traditionnelles au cours desquelles un orateur présente de nouvelles recherches, les tendances du secteur, son expérience ou d'autres sujets connexes au public constituent donc une excellente occasion de susciter un engagement à la demande. Pour cela, parlez aux clients, aux experts internes et aux spécialistes du secteur et obtenez l'autorisation d'enregistrer les présentations en format audio ou vidéo et de partager les diapositives de la présentation.

Séances de questions-réponses supplémentaires

Les séances supplémentaires de questions et réponses sont des occasions à faible effort et à fort impact d'apporter une valeur ajoutée aux participants, qu'ils soient en personne ou virtuels. Munissez-vous d'une webcam, aménagez un petit espace et prenez cinq à quinze minutes avec un expert en la matière pour passer en revue les questions et réponses supplémentaires. C'est une excellente occasion pour eux de répondre à des questions clés que les sessions officielles n'ont peut-être pas eu le temps d'aborder au cours de leurs présentations.

Et c'est tout. Si vous manquez de temps, passez en revue et identifiez les actions qui sont faciles à réaliser mais qui ont un fort impact sur votre public. Cela ne manquera pas d'améliorer la qualité de l'expérience de votre événement numérique.