対面式ミーティングをハイブリッド・イベントとして実施する企業が増えている。なぜか？企業は、地理的なリーチ、オーディエンスの規模、そして最も重要なエンゲージメントデータなど、デジタルが提供する価値を逃したくないからだ。
しかし、この数週間、ハイブリッド・イベントの運営に携わり、イベント・プランナーが覚えておくべきいくつかのことに気づきました。ここでは、マーケティング担当者がハイブリッド・イベントの企画で考慮すべきことのトップ5を簡単に紹介しよう。
1) 現地の行動を考慮する
ハイブリッド・イベントを開催する場合 ハイブリッド・イベントハイブリッド・イベントを開催する場合、さまざまな場所から参加者を集めることになる。例えば、ある参加者は直接会場に足を運び、別の参加者はオフィスや自宅など別の場所からバーチャル体験にログインする。
私たちは、ハイブリッド・イベントのプランニングにおいて、これらのオーディエンスがそれぞれ異なる行動や期待を持っていることを認識しなければなりません。 を考慮する必要があります。
例えば、直接会場にいる聴衆は、様々な要因（交通、公共交通機関など）でイベントに遅れてくるかもしれません。では、空席が埋まるのを待っている間、バーチャルな聴衆をどうしますか？
このようなシナリオを覚えておくことは不可欠である。 ハイブリッド・イベントを企画する際にはそうすれば、ある聴衆の興味をそぐ一方で、別の聴衆の興味をそがれてしまうことはありません。バーチャルなオーディエンスには、特定の エンゲージメントツールを組み込むことができます。例えば、参加者チャット、投票形式の質問、あるいは一時的なバーチャルホストなどです。
対面での地域行動を考慮する際には、常にバーチャルな聴衆のための計画を持っておくこと。
2) 技術的な問題をできる限り予測する
テクノロジーは、バーチャルでもフィジカルでも、気まぐれなものです。ハイブリッド・イベントを実施する前に、バーチャル・イベントのベンダーと場所を準備しておきましょう。可能であれば、本番の前に何度か練習を行ってみましょう。
司会者をステージに上げてプレゼンをしたり、ストリーミング技術をテストしたり、チームメイトにバーチャルな参加者になってもらったり。
技術的な問題が発生した場合は、ベンダーと協力して対処するか、プロダクションのスタッフを待機させておく。また、ハイブリッド・イベント・プランを用意して、バーチャルな聴衆に問題を伝えるようにしましょう。
イベントのバーチャルな要素に何か起こった場合のバックアッププランを用意しておきましょう。例えば、対面式のライブ・プレゼンテーションを録画し、オンデマンドで誰でも視聴できるようにする。
3) 遅れてしまった場合に、バーチャル・オーディエンスを魅了し続けるためのコミュニケーション計画を立てる。
対面でのイベント体験は、アジェンダで提案された時間よりも遅く始まることがよくあります。そのような事態が発生した場合、バーチャルな聴衆に情報を提供し、参加してもらうことが常に重要です。 ハイブリッドイベントを計画する方法を学ぶには、常にリアルとデジタルのバランスを保つことが大切です。
嬉しいことに、バーチャルな体験の中でも、さまざまな方法で聴衆を引きつけることができます！また、ブレイクアウト・ルームを用意し、イベント開始前に参加者がネットワークを広げて仲間と交流できるようにすることもできます。また、アンケートに答えて抽選に参加することもできます。
また、社員が質問を投げかけたり、紹介をしたり、全体的な参加者のネットワーキングとエンゲージメントを促進することで、参加者チャットで会話のきっかけを提供することもできます。万が一に備え、バーチャルな聴衆を引きつける方法はたくさんありますが、万が一に備え、このようなエンゲージメント体験を十分に用意しておきましょう。
4) ハイブリッド・コインの両面に関与する（ただし方法は異なる）
ハイブリッド・イベントの企画では、常にこのことを忘れてはならない：ハイブリッド・イベントを成功させるためには、エンゲージメントが鍵となる。両方のオーディエンスにユニークな体験を提供する必要がありますが、別々のイベントのように感じられるべきではないのです。
というのも、それぞれの観客にはそれぞれのニーズがあるからだ。
例えば、対面式イベントでゲーミフィケーションのコンセプトや抽選会を実施するのであれば、バーチャル・イベントでも同様の体験を導入すべきだろう。会場での体験の一部として、多くの有機的なネットワーキングがあるとする。その場合、バーチャルの参加者にも同じようなオプションを提供すべきです。例えば、ON24 Breakoutsが提供するブレイクアウトイベントやネットワーキング・ラウンジを利用することができます。その他のネットワーキングの機会は以下の通りです：
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- 参加者チャット
- パネル・フォーラム
- Q&A
バーチャル体験の中にアイデアや会話のきっかけを用意しておけば、聴衆はより簡単に参加し、ネットワークを広げることができます。また、ON24 Forumsのようなツールを使って、セッションに特化したネットワーキング体験（ホスト主導のネットワーキング・セッション）を開催することもできます。
これらは、ハイブリッド・コインの両面に関与するいくつかの例に過ぎないが、全体としては、両方のオーディエンスにとってまとまりがあり、包括的な体験となるはずだ！
5) 時間帯を意識する
多くの人がリモートで仕事をするようになった今、イベントを計画する際にはタイムゾーンを考慮するようにしましょう。 ハイブリッド・イベントのプランニングにおいて、タイムゾーンは見落とされがちです。
ハイブリッド・イベントを開催する際、私たちは北米のさまざまな時間帯に合わせたベストなタイミングを確保している。通常、ハイブリッド・イベントのプレゼンテーションのほとんどは、東部時間午後12時に始めたい。これは、西海岸の人々を太平洋時間午前9時に捉えるためだ。
また、この時間帯に開始することで、直接会場に足を運ぶ観客が適切な時間に参加できることにも気づいた。全体的に、この時間はさまざまな地域にとって幸せな媒体であることに気づきました。次回のハイブリッド・イベントを計画する際には、参加者のコンバージョンとエンゲージメントを高めるために、ローカルとバーチャルのオーディエンスのタイムゾーンに対応するようにしてください。
ハイブリッド・イベントは、成功させるのが最も難しいイベントのひとつだ。だから、1回目でうまくいかなくても心配する必要はない。ただ、時間をかけて自分のパフォーマンスを評価し、成功するために必要な調整をすることを忘れないでください。楽しんで、幸運を祈る！
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