5 éléments à prendre en compte dans la planification de votre événement hybride

Les organisations organisent de plus en plus de réunions en personne sous forme d'événements hybrides. Pourquoi ? Parce que les entreprises ne veulent pas passer à côté de la valeur que le numérique apporte, comme la portée géographique, l'échelle de l'audience et, surtout, les données sur l'engagement.

Mais depuis quelques semaines que je suis sur la route et que j'organise des événements hybrides, j'ai remarqué certaines choses que les planificateurs d'événements doivent garder à l'esprit. Voici un rapide récapitulatif des cinq points les plus importants que les spécialistes du marketing doivent prendre en compte dans la planification de leurs événements hybrides.

1) Tenir compte des comportements locaux

Lors de l'organisation d'un événement hybridevous avez tendance à attirer des publics provenant de différents endroits. Par exemple, un participant peut se déplacer pour assister à l'événement en personne/sur place tandis qu'un autre se connecte à l'événement virtuel depuis un autre endroit, comme le bureau ou la maison.

Nous devons reconnaître que ces deux publics auront des comportements et des attentes différents dont nous devons tenir compte dans l'organisation de nos événements hybrides. dans la planification de nos événements hybrides.

Par exemple, les membres de l'auditoire en personne peuvent être en retard à l'événement pour diverses raisons (circulation, transports publics, etc.). Alors, que faites-vous de votre public virtuel pendant que vous attendez de remplir une salle vide ?

Il est essentiel de se souvenir de ce genre de scénarios lors de l'organisation d'événements hybrides afin de ne pas désengager un public tout en en accueillant un autre. Pour les publics virtuels, vous pouvez intégrer certains outils d'engagement dans votre plateforme, tels que le chat entre participants, les questions de sondage ou même un hôte virtuel temporaire pour maintenir l'engagement du public virtuel avant le début de la présentation officielle.

Prévoyez toujours un plan pour votre public virtuel lorsque vous tenez compte des comportements locaux en personne.

2) Anticiper au mieux les problèmes techniques

La technologie - tant virtuelle que physique - peut être capricieuse. Avant d'organiser votre événement hybride, préparez-vous avec votre fournisseur d'événements virtuels et le lieu de l'événement. Si vous le pouvez, faites quelques essais avant le grand jour.

La meilleure pratique consiste à organiser l'événement comme vous le feriez en direct : faites monter des animateurs sur scène et donnez des présentations, testez votre technologie de diffusion en continu et demandez à un coéquipier de se faire passer pour un participant virtuel.

Si un problème technique survient, collaborez avec vos fournisseurs pour le résoudre ou faites en sorte que le personnel de production soit prêt à intervenir en cas de problème. Vous aurez également besoin d'un plan d'événement hybride pour communiquer tout incident à votre public virtuel.

Prévoyez un plan de secours si quelque chose arrive à l'élément virtuel de votre événement. Par exemple, enregistrez la présentation en personne pour la rendre disponible à la demande pour tout le monde.

3) Prévoir un plan pour communiquer et maintenir l'engagement des publics virtuels si vous prenez du retard.

Les événements en personne peuvent commencer plus tard que ce qui est souvent proposé dans l'agenda. Il est toujours important de tenir le public virtuel informé et engagé, si cela se produit, afin qu'il ne pense pas qu'il y a un problème technique de votre côté. En apprenant à planifier un événement hybride, il s'agit toujours de maintenir l'équilibre entre le réel et le numérique.

Heureusement, vous pouvez faire en sorte que les publics virtuels restent engagés dans l'expérience virtuelle de bien des façons ! Vous pouvez lancer un sondage pour briser la glace et amener votre public à réfléchir sur le sujet, ou prévoir une salle de réunion pour que les participants puissent nouer des contacts et converser avec leurs pairs avant le début de l'événement. Vous pouvez également leur permettre de répondre à un sondage pour participer à une tombola.

Vous pouvez également lancer des conversations dans le chat des participants en demandant à un employé de poser des questions, de faire des présentations et d'encourager le réseautage et l'engagement des participants. Il existe de nombreuses façons de maintenir l'engagement de votre public virtuel au cas où vous seriez à la traîne, mais veillez à ce que cette expérience d'engagement soit parfaitement rodée, juste au cas où.

4) Engager les deux côtés de la médaille hybride (mais de manière différente)

Lors de l'organisation d'événements hybrides, il faut toujours se souvenir de ceci : l'engagement est la clé du succès de tout événement hybride. Vous devez créer des expériences uniques pour les deux publics, mais vous ne devez pas avoir l'impression qu'il s'agit de deux événements distincts.

Néanmoins, il est important d'engager les deux parties différemment, car chaque public a ses propres besoins.

Par exemple, si vous avez un concept de gamification ou de tirage au sort pour la composante en personne, vous devriez introduire une expérience similaire dans l'événement virtuel. Supposons qu'il y ait beaucoup de réseautage organique dans le cadre de l'expérience sur place. Dans ce cas, vous devriez offrir aux participants virtuels des options similaires, comme des événements en petits groupes ou des salons de réseautage alimentés par ON24 Breakouts. D'autres possibilités de réseautage existent :

• • Discussions avec les participants
  • Forums de discussion
  • Questions et réponses

Assurez-vous simplement d'avoir une idée et des amorces de conversation à portée de main dans le cadre de l'expérience virtuelle afin que le public puisse plus facilement s'engager et nouer des contacts. Et n'oubliez pas : vous pouvez également organiser des expériences de réseautage spécifiques à une session, voire des sessions de réseautage dirigées par un hôte, grâce à des outils tels que les forums ON24.

Il ne s'agit là que de quelques exemples d'engagement des deux côtés de la médaille hybride, mais dans l'ensemble, l'expérience doit être cohérente et inclusive pour les deux publics !

5) Tenir compte des fuseaux horaires

Comme de nombreuses personnes travaillent désormais à distance, veillez à prendre en compte les fuseaux horaires lors de l'organisation de votre événement. Les fuseaux horaires sont trop souvent négligés dans la planification d'événements hybrides, alors qu'ils peuvent influer sur l'ensemble du format et de la participation à votre événement.

Lorsque nous organisons nos propres événements hybrides, nous veillons à ce que les horaires soient les meilleurs possibles pour les différents fuseaux horaires d'Amérique du Nord. En règle générale, nous aimons commencer la plupart de nos présentations d'événements hybrides à 12 heures (heure de l'Est), ce qui permet de capter les personnes de la côte Ouest à 9 heures (heure du Pacifique).

Nous avons également remarqué que le fait de commencer à cette heure permet à l'audience en personne d'être présente à une heure décente. Dans l'ensemble, nous avons remarqué que cette heure est un juste milieu pour les différentes régions locales. Lorsque vous planifiez votre prochain événement hybride, assurez-vous de tenir compte des fuseaux horaires de vos publics locaux et virtuels afin d'augmenter la conversion et l'engagement des participants.

Les événements hybrides sont l'une des expériences les plus difficiles à réaliser. Ne vous inquiétez donc pas si vous ne réussissez pas du premier coup. N'oubliez pas d'évaluer vos performances au fil du temps et de procéder aux ajustements nécessaires pour réussir. Amusez-vous bien et bonne chance !

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