5 Dinge, die Sie bei der Planung Ihrer Hybrid-Veranstaltung beachten sollten

Unternehmen führen zunehmend persönliche Treffen als hybride Veranstaltungen durch. Und warum? Weil Unternehmen nicht auf den Wert verzichten wollen, den die digitale Technik bietet, wie geografische Reichweite, Umfang des Publikums und, was am wichtigsten ist, Engagement-Daten.

Aber nachdem ich ein paar Wochen unterwegs war und hybride Veranstaltungen durchgeführt habe, sind mir einige Dinge aufgefallen, die Veranstaltungsplaner beachten sollten. Hier ist ein kurzer Überblick über meine fünf wichtigsten Punkte, die Vermarkter bei der Planung von Hybrid-Events beachten sollten .

1) Berücksichtigen Sie lokale Verhaltensweisen

Wenn Sie eine Hybrid-Veranstaltungziehen Sie in der Regel Teilnehmer von verschiedenen Orten aus an. Zum Beispiel kann ein Teilnehmer zu der persönlichen/vor-Ort-Veranstaltung anreisen, während ein anderer sich von einem anderen Ort, wie dem Büro oder von zu Hause aus, in die virtuelle Veranstaltung einloggt.

Wir müssen uns darüber im Klaren sein, dass diese beiden Zielgruppen unterschiedliche Verhaltensweisen und Erwartungen haben, die wir bei der Planung von Hybridveranstaltungen berücksichtigen müssen. in unserer hybriden Veranstaltungsplanung berücksichtigen müssen.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass persönliche Zuhörer aufgrund verschiedener Faktoren (Verkehr, öffentliche Verkehrsmittel usw.) zu spät zur Veranstaltung kommen. Was machen Sie dann mit Ihrem virtuellen Publikum, während Sie darauf warten, einen leeren Raum zu füllen?

Es ist wichtig, sich an Szenarien wie dieses zu erinnern wenn Sie hybride Veranstaltungen planen damit Sie nicht ein Publikum ausschließen, während Sie einem anderen entgegenkommen. Für virtuelle Zielgruppen können Sie bestimmte Einbindungstools in Ihre Plattform einbauen, z. B. einen Teilnehmer-Chat, Umfragen oder sogar einen vorübergehenden virtuellen Moderator, um das virtuelle Publikum vor Beginn der offiziellen Präsentation zu beschäftigen.

Haben Sie immer einen Plan für Ihr virtuelles Publikum, wenn Sie das Verhalten der Menschen vor Ort berücksichtigen.

2) Antizipieren Sie technische Probleme so gut Sie können

Technologie - sowohl virtuell als auch physisch - kann unbeständig sein. Bereiten Sie sich mit Ihrem virtuellen Veranstaltungsanbieter und dem Veranstaltungsort vor, bevor Sie Ihre Hybridveranstaltung durchführen. Wenn Sie können, sollten Sie vor dem großen Tag ein paar Probeläufe machen.

Die beste Praxis für, nun ja, Praxis ist, die Veranstaltung wie eine Live-Veranstaltung durchzuführen - lassen Sie Moderatoren auf der Bühne Präsentationen halten, testen Sie Ihre Streaming-Technologie und lassen Sie einen Teamkollegen als virtuellen Teilnehmer auftreten.

Wenn ein technisches Problem auftaucht, arbeiten Sie mit Ihren Anbietern zusammen, um es zu beheben, oder halten Sie Produktionsmitarbeiter in Bereitschaft, um alle Probleme zu lösen. Außerdem sollten Sie einen hybriden Veranstaltungsplan erstellen, um Ihr virtuelles Publikum über etwaige Probleme zu informieren.

Erstellen Sie einen Notfallplan für den Fall, dass etwas mit dem virtuellen Element Ihrer Veranstaltung passiert. Zeichnen Sie zum Beispiel die Live-Präsentation auf, um sie für alle auf Abruf verfügbar zu machen.

3) Haben Sie einen Plan, wie Sie mit Ihrem virtuellen Publikum kommunizieren und es bei der Stange halten können, wenn Sie in Verzug geraten.

Persönliche Veranstaltungen können später beginnen, als in der Tagesordnung vorgesehen ist. Es ist immer wichtig, das virtuelle Publikum auf dem Laufenden zu halten, damit es nicht denkt, es gäbe ein technisches Problem auf Ihrer Seite. Bei der Planung einer hybriden Veranstaltung geht es immer darum, das Gleichgewicht zwischen dem Realen und dem Digitalen zu wahren.

Glücklicherweise können Sie Ihr virtuelles Publikum auf vielfältige Weise in das virtuelle Erlebnis einbinden! Sie können eine Umfrage starten, um das Eis zu brechen und die Zuhörer zum Nachdenken über das Thema anzuregen, oder Sie können einen Pausenraum einrichten, in dem die Teilnehmer vor Beginn der Veranstaltung Kontakte knüpfen und sich mit Gleichgesinnten austauschen können. Sie können den Teilnehmern auch die Möglichkeit geben, eine Umfrage auszufüllen, um an einer Verlosung teilzunehmen.

Sie können auch Gesprächsanlässe im Teilnehmer-Chat schaffen, indem ein Mitarbeiter Fragen stellt, die Teilnehmer vorstellt und sie zum Networking und zum Engagement anregt. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr virtuelles Publikum bei der Stange zu halten, falls Sie in Verzug geraten, aber stellen Sie sicher, dass Sie diese Erfahrung für den Fall der Fälle vorbereitet haben.

4) Engagieren Sie sich auf beiden Seiten der hybriden Münze (aber auf unterschiedliche Weise)

Bei der Planung von Hybrid-Events sollten Sie immer daran denken: Das Engagement ist der Schlüssel zum Erfolg einer hybriden Veranstaltung. Sie müssen einzigartige Erlebnisse für beide Zielgruppen schaffen, aber es sollte sich nicht wie zwei getrennte Veranstaltungen anfühlen.

Dennoch ist es wichtig, beide Seiten auf unterschiedliche Weise anzusprechen, denn jede Zielgruppe hat ihre eigenen Bedürfnisse.

Wenn Sie zum Beispiel ein Gamification-Konzept oder ein Gewinnspiel für die persönliche Komponente haben, sollten Sie eine ähnliche Erfahrung in die virtuelle Veranstaltung einführen. Nehmen wir an, dass es bei der Veranstaltung vor Ort viel organisches Networking gibt. In diesem Fall sollten Sie den virtuellen Teilnehmern ähnliche Möglichkeiten bieten, z. B. Breakout-Events oder Networking-Lounges, die von ON24 Breakouts unterstützt werden. Weitere Networking-Möglichkeiten sind:

• • Chats der Teilnehmer
  • Gremien-Foren
  • Fragen und Antworten

Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine Idee und Gesprächsanfänge für das virtuelle Erlebnis parat haben, damit die Zuhörer sich leichter einbringen und vernetzen können. Und vergessen Sie nicht: Sie können auch sitzungsspezifische Networking-Erlebnisse veranstalten - sogar hostgesteuerte Networking-Sitzungen - mit Tools wie ON24 Foren.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie man beide Seiten der hybriden Medaille ansprechen kann, aber insgesamt sollte das Erlebnis für beide Zielgruppen kohärent und integrativ sein!

5) Achten Sie auf die Zeitzonen

Da viele Menschen heute aus der Ferne arbeiten, sollten Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung die Zeitzonen berücksichtigen. Zeitzonen werden bei der Planung hybrider Veranstaltungen allzu oft übersehen, obwohl sie das gesamte Format und die Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltung beeinflussen können.

Wenn wir unsere eigenen Hybrid-Events veranstalten, achten wir darauf, dass die Zeiten für die verschiedenen Zeitzonen in Nordamerika so gut wie möglich sind. In der Regel beginnen wir mit den meisten unserer Hybrid-Events um 12 Uhr Ostküste, um die Leute an der Westküste um 9 Uhr Pazifik zu erreichen.

Wir haben auch festgestellt, dass der Beginn zu dieser Zeit es dem persönlichen Publikum ermöglicht, zu einer angemessenen Zeit teilzunehmen. Insgesamt haben wir festgestellt, dass diese Zeit ein guter Mittelweg für verschiedene lokale Regionen ist. Achten Sie bei der Planung Ihrer nächsten Hybrid-Veranstaltung darauf, dass Sie die Zeitzonen Ihres lokalen und virtuellen Publikums berücksichtigen, um eine höhere Teilnehmerkonversion und -bindung zu erreichen.

Hybride Veranstaltungen gehören zu den am schwierigsten zu realisierenden Veranstaltungen. Machen Sie sich also keine Sorgen, wenn Sie es nicht auf Anhieb schaffen. Denken Sie einfach daran, Ihre Leistung im Laufe der Zeit zu bewerten und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um erfolgreich zu sein. Viel Spaß und viel Glück!

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