5 aspectos a tener en cuenta en la planificación de su evento híbrido

Las organizaciones organizan cada vez más reuniones en persona como eventos híbridos. ¿Por qué? Porque las empresas no quieren perderse el valor que ofrece la tecnología digital, como el alcance geográfico, la escala de audiencia y, lo que es más importante, los datos deinteracción .

Pero después de haber estado en la carretera y organizando eventos híbridos durante unas semanas, me he dado cuenta de algunas cosas que los planificadores de eventos deberían recordar. He aquí un rápido resumen de mis cinco puntos principales que los profesionales del marketing deberían tener en cuenta en la planificación de sus eventos híbridos.

1) Tener en cuenta los comportamientos locales

Cuando organice un evento híbridose tiende a atraer a públicos de diferentes lugares. Por ejemplo, un asistente puede viajar a la experiencia presencial mientras que otro se conecta a la experiencia virtual desde otro lugar, como la oficina o el hogar.

Debemos reconocer que ambos públicos tendrán comportamientos y expectativas diferentes que debemos tener en cuenta en nuestra planificación de actos híbridos. en la planificación de eventos híbridos.

Por ejemplo, los miembros del público presencial pueden llegar tarde al acto debido a diversos factores (tráfico, transporte público, etc.). Entonces, ¿qué haces con tu público virtual mientras esperas a llenar una sala vacía?

Es esencial recordar escenarios como éste al planificar eventos híbridos para no desvincular a un público y dar cabida a otro. Para audiencias virtuales, puede incorporar ciertas herramientasinteracción dentro de su plataforma, como el chat con los asistentes, preguntas de sondeo o incluso un anfitrión virtual temporal para mantener a la audiencia virtual interesada antes de que comience la presentación oficial.

Tenga siempre un plan para su audiencia virtual cuando tenga en cuenta los comportamientos locales en persona.

2) Anticiparse lo mejor posible a los problemas técnicos

La tecnología, tanto virtual como física, puede ser voluble. Prepárese con su proveedor de eventos virtuales y la ubicación antes de organizar su evento híbrido. Si puedes, practica un par de veces antes del gran día.

La mejor práctica es organizar el acto como si fuera en directo: con anfitriones en el escenario que hagan presentaciones, probando la tecnología de streaming y haciendo que un compañero de equipo se haga pasar por un asistente virtual.

Si surge algún problema técnico, colabore con sus proveedores para resolverlo o disponga de personal de producción preparado para solucionar cualquier problema. También querrás contar con un plan de eventos híbridos para comunicar cualquier contratiempo a tu audiencia virtual.

Tenga un plan de emergencia por si algo le ocurre al elemento virtual de su evento. Por ejemplo, graba la presentación presencial en directo para que esté disponible a la carta para todo el mundo.

3) Tener un plan para comunicar/mantener la participación del público virtual en caso de retraso

Los eventos presenciales pueden empezar más tarde de lo que se suele proponer en la agenda. Siempre es importante mantener a la audiencia virtual informada y comprometida, en caso de que eso ocurra, para que no piensen que hay un problema técnico por su parte. Al aprender a planificar un evento híbrido, siempre se trata de mantener este equilibrio entre lo real y lo digital.

Afortunadamente, puede mantener al público virtual interesado en la experiencia virtual de muchas maneras. Puede organizar una encuesta para romper el hielo y hacer que el público reflexione sobre el tema, o proporcionar una sala de descanso para que los asistentes puedan establecer contactos y conversar con sus compañeros antes de que empiece el acto. También puede permitirles rellenar una encuesta para participar en un sorteo.

También puede iniciar conversaciones en el chat con los asistentes haciendo que un empleado formule preguntas, haga presentaciones y fomente la interacción y la creación de redes entre los asistentes. Hay muchas formas de mantener el interés del público virtual en caso de que te quedes atrás, pero asegúrate de tener preparada esta experiencia de interacción por si acaso.

4) Utilizar las dos caras de la moneda híbrida (pero de distintas maneras)

En la planificación de eventos híbridos, siempre hay que recordar esto la interacción es CLAVE para el éxito de cualquier evento híbrido. Hay que crear experiencias únicas para ambos públicos, pero sin que parezcan dos eventos distintos.

Aun así, es importante captar a ambas partes de forma diferente, porque cada público tiene sus propias necesidades.

Por ejemplo, si tiene un concepto de gamificación o un sorteo para el componente presencial, debería introducir una experiencia similar en el evento virtual. Supongamos que hay mucho networking orgánico como parte de la experiencia presencial. En ese caso, debería ofrecer a los asistentes virtuales opciones similares, como la posibilidad de participar en grupos de trabajo o en salas de networking con ON24 Breakouts. Otras oportunidades para establecer contactos

• • Charlas con los asistentes
  • Foros
  • Preguntas y respuestas

Asegúrese de tener a mano ideas y temas de conversación dentro de la experiencia virtual para que el público pueda participar y establecer contactos más fácilmente. Y no lo olvides: también puedes organizar experiencias de networking específicas para cada sesión -incluso sesiones de networking dirigidas por el anfitrión- a través de herramientas como ON24 Forums.

Estos son sólo algunos ejemplos de cómo atraer a ambas caras de la moneda híbrida, pero en general la experiencia debe ser cohesiva e inclusiva para ambos públicos.

5) Tenga en cuenta las zonas horarias

Ahora que mucha gente trabaja a distancia, asegúrese de tener en cuenta las zonas horarias a la hora de planificar su evento. Las zonas horarias se pasan por alto con demasiada frecuencia en la planificación de eventos híbridos, cuando pueden condicionar todo el formato y la asistencia a su evento.

Cuando organizamos nuestros propios eventos híbridos, nos aseguramos de que los horarios sean los mejores posibles para las distintas zonas horarias de Norteamérica. Por lo general, nos gusta empezar la mayoría de nuestras presentaciones de eventos híbridos a las 12 p.m. hora del Este, ya que esto captará a la gente de la Costa Oeste a las 9 a.m. hora del Pacífico.

También hemos observado que empezar a esta hora permite al público presencial asistir a una hora decente. En general, hemos observado que esta hora es un término medio para las distintas regiones locales. Cuando planifiques tu próximo evento híbrido, asegúrate de tener en cuenta las zonas horarias de tu público local y virtual para conseguir una mayor conversión e interacción de los asistentes.

Los eventos híbridos son una de las experiencias más difíciles de llevar a cabo. Así que no te preocupes si no lo consigues a la primera. No olvides evaluar tu rendimiento a lo largo del tiempo y hacer los ajustes necesarios para tener éxito. Diviértete y buena suerte.

¿Quiere saber cómo ON24 le ayuda a hacer posibles los eventos híbridos? Eche un vistazo a nuestro enfoque de los eventos híbridos haga clic en este enlace.