Comment sécuriser un parrainage pour votre événement virtuel

Il y a beaucoup de choses à considérer si vous vous engagez pleinement dans un événement à venir — surtout s’il est numérique. En tête de liste : qui peut aider ? Il y a de nombreuses raisons de regarder en dehors de votre organisation et de sécuriser des parrainages pour votre prochain grand événement virtuel .

Obtenir des parrainages pour des événements virtuels crée de nombreux avantages pour les deux parties. Le sponsor peut obtenir une exposition supplémentaire pour sa marque, ainsi que l’opportunité de s’adresser directement à un public ayant des désirs et des besoins alignés.

Et, en tant qu’hôte, intégrer un sponsor peut aider à renforcer votre relation commerciale avec cette organisation. Vous pouvez également ajouter une nouvelle dimension à votre stratégie de contenu et collecter des fonds pour aider à planifier et à exécuter une expérience numérique gagnante.

Ainsi, nous savons que l’obtention de parrainages pour des événements virtuels peut renforcer la crédibilité et la portée de votre événement. Mais des questions demeurent.

Par exemple, comment trouver le bon partenaire ? Où vos sponsors potentiels sont-ils susceptibles d’être ? Et comment pouvez-vous construire un package de parrainage attrayant qui rendra difficile de dire ‘non’ à votre opportunité ?

Nous allons répondre à ces questions et bien d’autres dans ce guide utile pour trouver et sécuriser le bon sponsor pour votre prochaine conférence virtuelle, symposium ou événement de grande envergure.

Obtenez de la clarté sur ce que vous voulez réaliser avec votre événement

Vous devriez toujours commencer par définir des objectifs clairs et réalistes pour votre expérience virtuelle. C’est une étape cruciale dans la création d’une offre de parrainage pour un événement virtuel, car l’entreprise avec laquelle vous vous associez devra partager votre vision et avoir des objectifs similaires.

Pensez à :

Quel type d’événement allez-vous produire

Préparez-vous une conférence à grande échelle, ou préférez-vous organiser un événement plus intime avec de nombreuses options pour les questions-réponses ? Votre futur sponsor souhaitera des informations sur le format de votre événement pour voir combien d’opportunités ils auront de promouvoir leur marque et de partager leur expertise. Après tout, les parrainages pour les événements virtuels ne sont pas une solution universelle ! Idéalement, votre sponsor devrait être bien adapté au format de votre événement.

Quelle sera la principale conclusion

Voulez-vous donner à vos invités une meilleure compréhension de vos produits et services, ou recherchez-vous des prospects tangibles ? Quoi qu’il en soit, vous devrez vous assurer que votre sponsor d’événement est conscient de ce que et votre public peut s’attendre à obtenir de la session.

Comment vous allez différencier votre événement des autres webinaires, simulives ou livestreams sur un sujet similaire

Votre sponsor préféré a peut-être déjà été approché par un autre hôte planifiant une présentation ou un séminaire avec un thème connexe. Que pouvez-vous offrir que d’autres organisateurs d’événements ne peuvent pas ?

Par exemple, pouvez-vous inclure plus de fonctionnalités dans l’application le jour même qui aident à engager les participants ? Votre plateforme vous permettra-t-elle de collecter, analyser et partager les données comportementales générées par l’événement pour prouver que vous avez atteint ce que vous vous étiez fixé ?

Vous pourriez également trouver utile de réaliser une analyse SWOT de votre programme d’événements virtuels. Évaluer les forces et les faiblesses de votre approche peut vous aider à déterminer quels gaps doivent être comblés — et, surtout, quelles marques pourraient être en mesure de les combler pour vous.

Contactez les marques que vous pensez être les mieux adaptées

Évitez une approche dispersée. Parler à des entreprises qui ne s’alignent pas sur vos valeurs ou qui ne peuvent pas améliorer ce que vous pouvez offrir ne fera que vous faire perdre du temps (et le leur).

Au lieu de cela, créez une liste restreinte de 5 à 10 marques qui s’aligneront avec votre message, ajouteront de la valeur à votre contenu et seront appréciées par votre public pour leurs compétences, leur expérience, leurs réalisations professionnelles ou leur présence globale sur le marché. Vous devez courtiser ces marques pour un bon parrainage pour votre événement virtuel.

Rappelez-vous : certaines de ces marques peuvent être des clients ou des fournisseurs existants, tandis que d’autres peuvent ne pas encore vous connaître.

Utilisez des outils de parrainage d’événements

Vous avez peut-être déjà une bonne idée de votre sponsor de rêve. Vous pourriez envoyer des messages personnalisés à chaque partenaire potentiel — et il n’y a aucun mal à prendre cette voie plus personnalisée pour commencer la conversation — mais vous pouvez accélérer le processus de présentation avec quelques outils comme SponsorPitch et SponsorMyEvent.

Ces applications peuvent souvent fournir des informations sur les autres partenariats dans lesquels vos sponsors potentiels sont engagés. Si vous ne souhaitez pas être associé à une marque particulière, même au second degré, vous pouvez immédiatement rayer cette entreprise de votre liste.

Appelez

Les communications par e-mail peuvent fonctionner — mais pour les meilleurs résultats, mettez-vous devant votre sponsor potentiel d’événement virtuel pour leur présenter l’opportunité dans son intégralité. Lors de l’appel, vous devrez discuter :

• • De quoi votre agenda sera-t-il composé
  • Quelles autres entreprises ou marques sont impliquées (si cela s’applique)
  • Quels pourraient être les objectifs de votre sponsor pour le partenariat
  • Ce que votre sponsor peut s’attendre à gagner de l’événement – mais précisez que vous serez ouvert aux idées et aux négociations au fur et à mesure que la planification se déroule
  • Ce que vous attendez de vos sponsors en retour de l’exposition
  • Quels KPI vous souhaitez tous les deux utiliser pour mesurer le succès de l’événement
  • Tous les défis auxquels votre sponsor potentiel a été confronté dans le passé en soutenant des événements similaires – et comment vous allez les combattre

Faites en sorte que le sponsor potentiel soit enthousiaste à propos de l’opportunité en encourageant une discussion ouverte et bilatérale qui se concentre sur les avantages de sponsoriser votre événement virtuel — pas seulement sur l’apparence de l’événement lui-même.

Assurez-vous de réserver suffisamment de temps pour répondre aux questions et obtenir les retours du prospect sur vos idées de sponsoring d’événements virtuels. Vous pourriez même vouloir rechercher votre décideur en ligne avant l’appel afin de vous faire une idée de sa personnalité et de son expérience avec les schémas de sponsoring jusqu’à présent.

Si c’est un « non pour l’instant », passez au suivant.

Décidez comment intégrer vos sponsors dans votre événement virtuel

Vous avez accroché votre sponsor d’événement, et il est temps de rassembler un package de sponsoring irrésistible.

En fin de compte, vos sponsors veulent de la valeur. Concernant les sponsors pour les événements virtuels, vous devez vous assurer qu’ils obtiennent ce dont ils ont besoin de votre partenariat. En général, les marques voudront atteindre trois objectifs grâce à votre événement :·         

• • Une plus grande notoriété de la marque
  • Des insights exploitables sur l’audience
  • Une meilleure engagement de l’audience

Une fois que vous avez déterminé lequel de ces objectifs est le plus important pour votre partenaire, mettez quelques options dans une proposition de sponsoring officielle, qui devrait également contenir des informations sur la démographie de votre audience.

Dans cette proposition, vous devriez inclure combien de personnes vous vous attendez à ce qu’elles assistent à l’événement, des témoignages d’anciens sponsors, et toutes statistiques sur les retours que les anciens sponsors ont reçus de vos événements.

25 idées créatives de sponsoring d’événements virtuels

Besoin d’inspiration ? Vous pourriez demander à votre sponsor de :

• • Organiser un discours ou une présentation principale
  • Organiser un séminaire
  • Participez à un entretien
  • Participez à une session de questions-réponses
  • Animez un séminaire pendant ou avant l’événement
  • Faites la promotion de votre événement dans des newsletters par e-mail ou sur leurs comptes de réseaux sociaux
  • Filmez des vidéos promotionnelles ou des coulisses avant l’événement pour susciter davantage d’intérêt et encourager les inscriptions

Créez une page d’atterrissage ou un article de blog dédié sur votre site pour aider à promouvoir la marque de votre sponsor

• • Incluez du contenu personnalisé et de marque de votre sponsor dans le centre de contenu
  • Incluez la marque de votre sponsor dans le modèle de votre événement virtuel
  • Proposez une offre spéciale exclusive pour les participants au nom de votre sponsor
  • Acceptez d’envoyer une liste de tous les inscrits et participants à votre sponsor après l’événement
  • Acceptez d’envoyer des informations supplémentaires sur la façon dont les participants ont réagi à l’événement
  • Configurez un stand virtuel de marque pour l’engagement des participants.
  • Animez un salon de réseautage de marque pour des interactions informelles entre participants.
  • Sessions de rupture axées sur le sponsor sur des sujets de niche.
  • Offrez des arrière-plans ou des filtres virtuels de marque pour les participants.
  • Fournissez du contenu téléchargeable exclusif (eBooks, livres blancs).
  • Organisez un concours ou un tirage au sort animé par le sponsor pendant l’événement.
  • Envoyez des notifications push aux participants avec des offres spéciales ou des mises à jour.
  • Organisez un défi sur les réseaux sociaux avec des prix de marque.
  • Le sponsor propose des sondages ou des enquêtes interactives pour engager les participants.
  • Marque le contenu de l’événement à la demande après l’événement avec des annonces de sponsors.
  • Offrez des sessions VIP exclusives ou des rencontres organisées par des sponsors.
  • Envoyez des sacs de goodies virtuels ou physiques avec des articles de sponsors de marque.

L’un des meilleurs moyens d’obtenir un sponsor pour un événement est de proposer une série de forfaits échelonnés parmi lesquels ils peuvent choisir. Par exemple, vous pouvez créer des propositions Bronze, Argent et Or avec des caractéristiques et des avantages à différents niveaux de prix. Cela devrait permettre à un large éventail de marques d’atteindre leurs objectifs spécifiques en matière de sponsoring de votre événement virtuel. Voici un bref exemple de forfaits de sponsoring échelonnés qui pourraient être utilisés : 

Forfait de Sponsoring Or

Votre forfait de sponsoring Or devrait offrir la visibilité et les opportunités d’engagement les plus importantes. Les sponsors à ce niveau recherchent généralement un emplacement de choix en termes de marque et d’interaction avec les participants. Certaines caractéristiques à inclure dans un forfait Or pourraient être :

• • Branding exclusif dans des zones à fort trafic de la plateforme de l’événement, telles que la scène principale, le hall virtuel ou les communications par e-mail aux participants.
  • Opportunités de prise de parole, comme des sessions plénières ou la participation à des discussions en panel, permettant aux sponsors de se positionner en tant que leaders d’opinion.
  • Sessions de contenu sponsorisées, où les sponsors peuvent organiser des ateliers ou des démonstrations de produits qui engagent directement le public.
  • Rapports personnalisés après l’événement, offrant des analyses détaillées sur l’engagement des participants, l’interaction avec le contenu et la génération de leads.

Forfait de Sponsoring Argent : Valeur élevée, placement stratégique

Votre forfait Argent offre une combinaison équilibrée de visibilité et d’engagement à un prix plus accessible. Les sponsors de ce niveau peuvent s’attendre à une exposition solide, bien que moins importante que celle des sponsors de niveau Or. Les éléments clés pourraient inclure :

• • Branding dans des sessions de travail ou des ateliers, garantissant que la présence du sponsor se fait sentir lors des moments clés d’engagement.
  • Inclusion dans des sondages ou des sessions de questions-réponses sponsorisés, ce qui permet aux sponsors d’interagir directement avec les participants pendant les segments en direct.
  • Placement de logo sur les introductions de session, la signalétique virtuelle et les matériaux post-événement, gardant le sponsor visible tout au long du parcours des participants.
  • Rapports d’analytique modérés qui mettent en évidence la performance de leur marque à travers divers points de contact pendant l’événement.

Forfait de Sponsoring Bronze : Visibilité ciblée et rentable

Pour les organisations avec des budgets plus petits ou celles qui commencent à peine à s’engager dans le sponsoring d’événements virtuels, un forfait Bronze offre des opportunités ciblées, mais percutantes pour l’exposition de la marque. Ce niveau peut inclure :

• • Placement de logo sur les matériaux de marketing pré-événement, tels que les e-mails ou les pages d’inscription à l’événement.
  • Mentions sponsorisées pendant les moments clés de l’événement, comme avant et après des sessions populaires.
  • Accès aux listes de participants post-événement avec des métriques d’engagement de base, afin que les sponsors puissent suivre des pistes chaudes.
  • Inclusion dans des stands virtuels ou des espaces d’exposition, où les participants peuvent accéder au contenu des sponsors, réserver des réunions ou demander des démonstrations.

Comment mesurer le ROI pour les sponsors d’événements virtuels

Pour les sponsors, il ne s’agit pas seulement de visibilité – il s’agit de résultats tangibles. Mesurer le retour sur investissement (ROI) pour les sponsors d’événements virtuels est crucial pour démontrer la valeur et garantir des partenariats à long terme. En fournissant des informations claires et basées sur des données, vous pouvez montrer aux sponsors exactement comment leur investissement a contribué à leurs objectifs marketing et commerciaux.

Voici les indicateurs clés qui comptent lorsqu’il s’agit de prouver le ROI pour vos sponsors :

Engagement des participants

L’un des indicateurs les plus critiques est l’engagement – la mesure dans laquelle les participants interagissent avec le contenu des sponsors. Cela inclut le nombre de participants visitant des stands sponsorisés, cliquant sur des logos de sponsors ou assistant à des sessions dirigées par des sponsors. Les métriques d’engagement fournissent aux sponsors une image claire de l’efficacité avec laquelle ils ont capté l’attention des participants. Les données d’engagement spécifiques peuvent inclure :

• • Visites de stand : Combien de participants ont visité le stand virtuel du sponsor et interagi avec le contenu ou les représentants en direct.
  • Participation aux sessions : Le nombre de participants qui ont rejoint une session du sponsor, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un atelier ou d’une démonstration.
  • Fonctionnalités interactives : Engagement avec des sondages, des sessions de questions-réponses ou des discussions en direct animées par le sponsor.

Génération de leads

La qualité des leads est souvent un facteur clé pour les sponsors. Des métriques comme le nombre de leads qualifiés recueillis pendant l’événement peuvent influencer la perception du ROI par un sponsor. Cela inclut :

• • Nombre de leads collectés : Les participants qui ont choisi de partager leurs coordonnées ou ont demandé plus d’informations sur les offres du sponsor.
  • Qualification des leads : Segmenter les leads en fonction de leur niveau d’intérêt ou d’engagement avec le contenu du sponsor (par exemple, des leads à forte intention qui ont assisté à plusieurs sessions ou téléchargé du contenu).

Visibilité de la marque

Les sponsors visent souvent à accroître la notoriété de la marque, et les événements virtuels offrent de multiples points de contact pour l’exposition. Le suivi des métriques autour de la visibilité aide les sponsors à comprendre à quelle fréquence leur marque a été vue par le public. Cela inclut :

• • Impressions : Le nombre de fois que le logo ou les matériaux de marque du sponsor ont été affichés tout au long de l’événement—sur les introductions de session, les stands virtuels ou dans les e-mails promotionnels.
  • Mentions sur les réseaux sociaux: Mesurez à quelle fréquence le sponsor a été mentionné sur les réseaux sociaux ou présenté dans des publications liées à l’événement.

Consommation de contenu

Les sponsors qui fournissent du contenu téléchargeable, tel que des livres blancs ou des études de cas, voudront savoir comment leurs ressources ont performé. Les métriques qui montrent comment les participants ont interagi avec le contenu du sponsor sont cruciales pour prouver la valeur. Suivre:

• • Téléchargements de contenu: Combien de participants ont téléchargé les ressources du sponsor.
  • Vues de vidéos: Si le sponsor a fourni du contenu vidéo, suivez combien de vues et combien de temps a été passé à regarder.

Analytique post-événement

Les événements virtuels fournissent une mine de données post-événement qui peuvent aider les sponsors à mesurer l’impact à long terme de leur parrainage. Après l’événement, partagez des analyses détaillées avec vos sponsors, telles que :

• • Trafic post-événement: Combien de trafic le site web du sponsor a reçu en conséquence directe de l’événement.
  • Engagement avec le contenu à la demande: Les sponsors peuvent continuer à bénéficier de leur participation si le contenu de l’événement reste disponible à la demande. Assurez-vous de suivre combien de participants visionnent des sessions liées au sponsor après la fin de l’événement.

Les conseils énumérés ici devraient vous aider à gagner un temps et des ressources précieux en ce qui concerne la recherche de parrainages pour des événements virtuels, sans parler de vous aider à créer des relations durables avec les marques qui comptent pour votre organisation. Pour plus de guides de bonnes pratiques, de livres de jeu marketing et d’études de cas clients, consultez nos ressources.