La guía completa de los seminarios web

Un seminario web es un seminario virtual diseñado para proporcionar información sobre un tema específico. El término webinar es una combinación de las palabras "web" y "seminario". 

Los seminarios web se diferencian de otras presentaciones en línea en que permiten al público participar formulando preguntas, respondiendo a encuestas y utilizando otras herramientas interactivas. Esto cultiva una experiencia de aprendizaje inmersiva y fomenta interacción. 

También las empresas pueden beneficiarse de esta tecnología. Los seminarios web no sólo son potentes herramientas de generación de prospectos, sino que también pueden ayudar a las organizaciones a acelerar el pipeline al proporcionar a los equipos de ventas y marketing información más contextual sobre un prospecto o cliente a través de perspectivas generadas por datos de primera mano. 

Las plataformas que facilitan los seminarios web, como ON24, reúnen una combinación de diferentes tecnologías. Se utilizan videoconferencias, documentos compartidos, chats en directo, herramientas de encuestas y herramientas de automatización del marketing para formar una experiencia cohesionada y de gran valor para el espectador.

Vivimos en un mundo digital, pero una de las pocas ventajas que aún se suelen asignar a los eventos físicos es su capacidad para unir a la gente en un mismo escenario. Los seminarios web dan la vuelta a ese supuesto.

Cuando organiza un seminario web, puede comunicarse con su audiencia en un entorno en directo o a la carta sin ninguna de las limitaciones impuestas por las restricciones geográficas. Puede conectar con personas de todo el mundo, independientemente de su ubicación o de otras barreras físicas.

La pandemia de la COVID-19 fue una prueba de fuego de las capacidades únicas de los seminarios web, y el medio superó la prueba. Según el informe 2021 Webinar Benchmarks Report, la asistencia a los seminarios web se disparó un 251%, pero la estadística más impresionante es que, a pesar de la libertad de volver a los eventos presenciales, sólo el 11% de los organizadores afirman que eso es lo que piensan hacer.

Pero no todo consiste en ampliar su alcance geográfico. Los seminarios web también le permiten diseñar un entorno más inclusivo para su audiencia.

Con funciones como los subtítulos y la interpretación en lengua de signos, puede hacer que el contenido de sus seminarios web sea accesible y abrir la puerta a un público más amplio.

Rentabilidad y sostenibilidad

En comparación con los eventos físicos, los seminarios web son, con diferencia, la opción más rentable. Eliminan la necesidad de alquilar costosos locales, contratar catering y personal, proporcionar viajes y alojamiento y materiales impresos como pancartas, itinerarios y folletos.

Los seminarios web son una gran opción si busca formas de ampliar el alcance de sus eventos sin aumentar los costes.

Los seminarios web también son más sostenibles que los eventos físicos, ya que reducen los residuos generados y las emisiones de carbono asociadas a los desplazamientos. Para los sectores en los que la sostenibilidad es una prioridad empresarial, incluidas las empresas comprometidas con los principios ESG, esto puede suponer una gran ventaja.

Profundidad interacción e interactividad

Una de las ventajas fundamentales de los seminarios web es la cantidad de oportunidades que ofrecen para atraer a la audiencia antes, durante y después de su evento. Esto es especialmente cierto cuando se utiliza una plataforma todo en uno para audiencias interacción como ON24, en la que tiene múltiples herramientas a su alcance para impulsar la audiencia interacción.

El uso de funciones como sondeos, preguntas y respuestas y encuestas para recabar opiniones y reforzar la participación de la audiencia puede mejorar enormemente la experiencia del seminario web. Las sesiones de grupo llevan esto al siguiente nivel, permitiéndole dividir a los participantes en grupos más pequeños para debates centrados y actividades de colaboración.

Organizar sesiones de preguntas y respuestas ayuda a aclarar el contenido a los espectadores y fomenta su interés continuado. Muchos seminarios web también ofrecen a los asistentes la oportunidad de solicitar una reunión individual para conseguir un toque más personalizado.

Incluso puede integrar muchas opciones de contenido para que los miembros de la audiencia se descarguen o llamadas a la acción, como enlaces a una prueba o demostración gratuitas, con las que puedan comprometerse directamente desde el seminario web.

Consejos para conducir interacción

Una de las ventajas fundamentales de los seminarios web es la cantidad de oportunidades que ofrecen para atraer a la audiencia antes, durante y después de su evento. Esto es especialmente cierto cuando se utiliza una plataforma todo en uno para audiencias interacción como ON24, en la que tiene múltiples herramientas a su alcance para impulsar la audiencia interacción.

Funciones como sondeos, preguntas y respuestas y encuestas para recabar opiniones y reforzar la participación de la audiencia pueden mejorar enormemente la experiencia del seminario web. Las sesiones de grupo llevan esto al siguiente nivel, permitiéndole dividir a los participantes en grupos más pequeños para debates centrados y actividades de colaboración.

Organizar sesiones de preguntas y respuestas ayuda a aclarar el contenido a los espectadores y fomenta su interés continuado. Muchos seminarios web también permiten a los asistentes solicitar una reunión individual para conseguir un toque más personalizado.

Incluso puede integrar muchas opciones de contenido para que los miembros de la audiencia se descarguen o llamadas a la acción, como enlaces a una prueba o demostración gratuitas, con las que puedan comprometerse directamente desde el seminario web.

Información sobre el comportamiento de la audiencia

Los seminarios web proporcionan una visión clara de cómo se comporta su audiencia, tanto como colectivo como a título individual. Esto puede ayudarle a comprender los intereses y preferencias de los asistentes, informándole para tomar mejores decisiones en sus esfuerzos futuros.

El análisis de las métricas de interacción , como las respuestas a las encuestas, los registros de preguntas y respuestas, los contenidos, las descargas y la actividad del chat, puede ofrecerle una visión profunda y áreas clave de interés. Audiencia interacción también puede ayudarle a identificar los temas que más resuenan para futuros eventos. Al capturar, analizar y seguir el comportamiento de su audiencia en un solo lugar, convertirá interacción en acción y maximizará el valor de su seminario web.

Con los datos de primera mano recopilados a través de sus seminarios web, puede utilizar los conocimientos de la audiencia para optimizar su estrategia de marketing, acelerar el descenso de los clientes potenciales por el embudo de marketing y dotar a sus equipos de ventas de los conocimientos que necesitan para continuar la conversación y llevar los acuerdos a buen puerto.

Lo primero que debe hacer al planificar un seminario web es establecer unos objetivos claros. Si no define sus objetivos al principio, lo más probable es que pierda mucho tiempo distrayéndose con todo lo que podría estar haciendo en su seminario web en lugar de lo que debería estar haciendo.

Aclare desde el principio si su objetivo principal es la generación de clientes potenciales, la promoción de productos, la formación o la educación. A partir de ahí, puede identificar los indicadores clave de rendimiento, o KPI, que serán sus puntos de referencia para el éxito. 

Los objetivos de los seminarios web han evolucionado desde la simple medición de la asistencia a la medición de la audiencia interacción y los conocimientos y la eficacia con la que usted fue capaz de hacer avanzar a la gente en su viaje.

Sus KPI deben ser realistas y específicos para sus objetivos. Quizá le ayude considerar factores como el tamaño de su audiencia y los estándares del sector. Si es la primera vez que planifica un seminario web, recuerde que las curvas de aprendizaje son naturales y aproveche cualquier ayuda.

Casi tan importante como conocer sus objetivos es conocer a su audiencia. Para organizar un seminario web con éxito, su contenido debe adaptarse a sus necesidades e intereses, y no puede hacerlo sin identificar primero quiénes son. 

Puede que ya tenga un grupo de público en mente, así que esta parte debería ser fácil. Pero, si no es así, realizar un estudio de mercado es siempre un buen primer paso. Debe establecer sus objetivos demográficos, como la edad, la ubicación y la industria, y tener una comprensión completa de sus necesidades, retos y puntos de dolor para que pueda crear la programación que más les atraiga. 

Cuanto más conozca a su público, más podrá adaptar su contenido y su enfoque para satisfacer sus necesidades. A menudo, la forma más sencilla de hacerlo es segmentando a su público en grupos más pequeños en función de sus intereses y preferencias o desarrollando buyer personas.

La asistencia a un seminario web puede variar sorprendentemente en función del día de la semana en que se celebre. En general a mediados de semana si suele ser el mejor momento para los índices de asistencia.

Es importante tener en cuenta que estas estadísticas pueden diferir de un sector a otro, como el B2B y el B2C. Por eso, lo mejor es probar diferentes fechas y horas para ver qué funciona mejor para su público particular. 

Es importante elegir una plataforma que permita niveles profundos de interactividad y interacción para ofrecer una experiencia a la audiencia que le ayude a alcanzar sus objetivos.

El contenido de su seminario web es tan bueno como la persona que lo presenta. Elegir a los ponentes adecuados puede marcar una gran diferencia en la forma de presentar su contenido y de atraer a su público. 

A quién elija para dirigir su seminario web dependerá de muchos factores, entre ellos lo que intente conseguir y quién sea su audiencia. Pero los criterios más básicos para una dirección eficaz de un seminario web son que los presentadores que elija tengan conocimientos y experiencia. Elegir ponentes que dominen el tema que se va a tratar aumenta el valor de la presentación que se va a realizar. Un seminario web puede posicionar a su organización, y a sus presentadores, como líderes de opinión, pero eso depende de que su contenido se transmita de forma clara y concisa.

El guión de un seminario web es uno de los factores más importantes para el éxito. Hágalo bien y su audiencia estará atenta en todo momento. Pero hágalo mal y puede perder su atención para siempre.

Piense en los guiones para webinar como en cualquier otra forma de escritura. En primer lugar, es importante comprender bien la historia que intenta contar. Una vez que comprenda la narración, cree un esquema de cómo va a contar esa historia. Esto le servirá de guía a medida que desarrolle cada sección del guión de su seminario web. 

Céntrese en captar rápidamente la atención de su público con un gancho, quizás proporcionando el contexto de por qué su historia es importante para la audiencia. A partir de ahí, asegúrese de que su guión fluye con naturalidad, evitando los cambios bruscos de tema para garantizar que todo el mundo pueda seguir el contenido.

Y no subestime el poder de un resumen al final de la sesión. Esto puede ayudar a su audiencia a consolidar todos los conocimientos adquiridos y es una gran oportunidad para que usted reitere los puntos más importantes.

En general, sin embargo, no sobreescriba sus seminarios web. Su presentador debe tener suficientes conocimientos sobre el tema como para poder hablar de improviso y responder a las preguntas del público. 

Crear un esquema y un flujo narrativo de su contenido no significa que deba guionizar cada palabra de su presentación. El público no quiere que le lean la historia. Si sus presentadores conocen bien el tema, no deberían tener ningún problema en contar la historia con sus propias palabras.

El siguiente paso es construir la consola de su seminario webcon la que la audiencia verá e interactuará durante el evento. Una buena plataforma de seminarios web debe permitirle personalizar completamente cada experiencia del seminario para reflejar su marca, los colores corporativos y cualquier otro elemento creativo necesario para ofrecer una experiencia convincente a la audiencia.

Recuerde que sus seminarios web son a menudo la primera impresión que su público tiene de su marca. Una consola de seminario web pulida y de aspecto profesional puede contribuir en gran medida a definir quién es usted como empresa y a crear una fuerte afinidad de marca con el paso del tiempo.

Los seminarios web dan lo mejor de sí cuando utilizan elementos multimedia e interactivos. Ser capaz de interactuar con el público y realizar un seguimiento de esos puntos de contacto en interacción y ofrecer información valiosa son factores clave que diferencian los seminarios web de los seminarios presenciales, que no captan ninguna participación del público. 

Adopte un enfoque estratégico para optimizar la interactividad de la audiencia y interacción para cada seminario web. Alojamiento de seminarios web dedicados como ON24 le ofrecen la posibilidad de construir una experiencia con elementos interactivos, desde herramientas básicas como sondeos, chat en directo y preguntas y respuestas hasta ofertas de contenido únicas y llamadas a la acción, como enlaces a páginas web, pruebas gratuitas, demostraciones, opciones para concertar citas u otros eventos próximos.

Muchos seminarios web actuales incluyen incluso herramientas que facilitan la plena participación de la audiencia, como foros en los que los miembros de la audiencia tienen sus cámaras encendidas y se unen a un debate abierto. Otros seminarios web pueden ofrecer una presentación a un público más amplio y pasar a sesiones más reducidas para mantener conversaciones más específicas.

Los seminarios en línea le permiten aumentar sus presentaciones con potentes ayudas visuales, desde diapositivas de PowerPoint, pasando por la pantalla compartida, hasta clips de vídeo integrados. El uso de estas herramientas en su presentación puede impulsar su seminario web interacción, ayudándole a ilustrar puntos y a mantener la atención de su audiencia.

El correo electrónico y el marketing en las redes sociales son dos de los mejores canales para impulsar el registro y la asistencia a los seminarios web. Ambos ofrecen la oportunidad de hablar directamente con su público y son perfectamente adecuados para promocionar sus eventos de forma rápida y eficaz. 

Cuando comercialice su seminario web, céntrese en crear un mensaje convincente de por qué su audiencia querrá asistir a su evento. Hay muchas formas de hacerlo, desde adelantarse al contenido del que hablará hasta anunciar interesantes ponentes invitados o simplemente destacar cómo su seminario web ayudará a su audiencia a abordar una necesidad específica.

Planifique un ciclo promocional que comience al menos cuatro semanas antes de la fecha de su directo. Esto le permitirá promocionar su evento varias veces sin spamear a su audiencia con demasiada frecuencia. No siga enviando el mismo correo electrónico a la misma audiencia. Mezcle su mensaje, pruebe con diferentes líneas de asunto y tipos de correo electrónico. Experimente enviando sus correos electrónicos promocionales a distintas horas y en días diferentes. 

Las mismas reglas se aplican a los medios sociales: cree unas cuantas publicaciones únicas que promocionen su evento de forma diferente. Experimente cuando publique. La clave está en aprender cómo responde su público y cuándo suele responder.

No todas sus promociones de marketing de seminarios web tienen que ser salientes. También puede impulsar las inscripciones creando promociones que se desarrollen en su sitio web o en canales propios, como las redes sociales, YouTube o de otros eventos y seminarios web para darlos a conocer entre su público actual o su base de clientes.

Crear un banner persistente para su sitio web anunciando un próximo seminario web es una forma excelente de aumentar su audiencia. Lo verán todos los que visiten su sitio. También puede crear banners personalizados y plantillas de correo electrónico para que su equipo de ventas los envíe a los clientes actuales y potenciales que podrían beneficiarse de su seminario web.

Otra forma estupenda de impulsar la inscripción en su evento es crear ofertas exclusivas, incentivos y regalos para los asistentes. Al dar a su público una razón adicional para asistir, puede exprimir eficazmente el registro a su evento y el interés general. 

Si su próximo seminario web cuenta con ponentes invitados que gozan de cierto reconocimiento entre su audiencia, asegúrese de destacarlos en sus promociones. Anime a esos ponentes a compartir las promociones de su seminario web a través de sus propios canales sociales para aumentar el alcance de su evento.

Puede que la gente no recuerde que su seminario web se desarrolló sin problemas y sin ningún fallo técnico, pero sin duda recordarán si no fue así. Asegurarse de que está completamente preparado para organizar su seminario web desde el punto de vista técnico desempeña un papel fundamental a la hora de crear una impresión positiva en su audiencia.

La parte más importante de esa preparación es elegir el software de alojamiento adecuado. Una plataforma de plataforma de alojamiento de seminarios web como ON24 es generalmente una mejor opción que utilizar herramientas que no están dedicadas a ofrecer eventos de alta calidad. Esto incluye evitar las herramientas de conferencia que, por lo general, están pensadas para albergar reuniones y no están necesariamente optimizadas para ofrecer experiencias de webinar sólidas.

En cuanto al hardware, asegúrese de reservar tiempo antes del seminario web para probar sus cámaras y micrófonos. Se trata de un proceso rápido y sencillo, pero le evitará pasar unos minutos embarazosos resolviendo cualquier problema técnico al inicio de la sesión, delante de su público.

La mayoría de la gente piensa que un seminario web es una calle de sentido único: los anfitriones hablan, el público escucha y nunca se encontrarán. Pero no tiene por qué ser así. El software para webinars permite interactuar con su audiencia de forma fluida y significativa, aportando una nueva dimensión a su webinar.

Puede impulsar la audiencia interacción con dos estrategias sencillas. La primera es asignar a alguien el papel de moderador del seminario web, a veces llamado productor. Los moderadores, por ejemplo, pueden gestionar las interacciones entre la audiencia y los ponentes recogiendo las preguntas de la audiencia para alimentar un periodo de preguntas y respuestas más adelante en el evento. Un moderador también puede gestionar las conversaciones entre los ponentes invitados y los miembros de la audiencia, todo ello manteniendo la sesión en marcha, y a tiempo. 

Como ya se ha comentado antes, disponer de elementos interactivos entretejidos a lo largo del seminario web, como lanzar encuestas entre las secciones de contenido o detenerse de vez en cuando para responder a preguntas, puede contribuir en gran medida a mantener a su audiencia interesada y centrada en el contenido que se está presentando.

Un seminario web es una oportunidad única para transmitir su experiencia y posicionar su organización. Puede hacerlo a través de otros medios, como su sitio web, pero los webinars son perfectos para este trabajo porque tiene toda la atención de su audiencia. De hecho, según nuestro informe 2023 State of Digital Engagement Report, por término medio el público pasó 55 minutos participando en un seminario web en directo. 

Aproveche esta oportunidad creando contenidos para seminarios web centrados en aportar un valor real. No pierda demasiado tiempo cubriendo aspectos fundamentales que su público ya conoce: dé prioridad a las ideas incisivas, contundentes y expertas, a los consejos y a las mejores prácticas que no sólo les aportarán valor, sino que posicionarán a su empresa como líder de opinión y asesor de confianza en los temas que más importan. 

Además, intente evitar el enfoque de "cebo y cambio" en sus seminarios web. No promocione abiertamente su empresa y sus productos, si prometió una presentación de mejores prácticas sobre un tema específico. Si su público quiere saber más sobre su empresa, puede ofrecerles diferentes llamadas a la acción para que den ese siguiente paso en su viaje. Sin embargo, lance cuando sea el momento de lanzar. No hay nada malo en crear seminarios web que destaquen el valor de su empresa y de sus productos.

Los seminarios web son herramientas perfectas para acelerar el viaje del comprador. Son estupendos para generar demanda, nutrir a los clientes potenciales e incluso impulsar conversiones directas. Sin embargo, para convertir un gran webinar en una oportunidad de venta, debe integrarlos adecuadamente con su infraestructura de marketing y ventas existente.

La ventaja de los seminarios web dirigidos por interacción son todos los datos y perspectivas de primera mano que obtiene sobre sus asistentes. Al integrar esos datos con sus sistemas de marketing, como el software de automatización del marketing (MAP), podrá cualificar con mayor eficacia a los clientes potenciales de los seminarios web y pasarlos a la siguiente oferta de marketing lógica.

Estos datos de primera mano de interacción se vuelven aún más poderosos en manos de sus equipos de ventas. Al integrar los datos de los seminarios web directamente en sus sistemas CRM, puede facilitar a los comerciales valiosos detalles sobre sus clientes potenciales, como qué preguntas hicieron, qué contenidos descargaron o en qué llamadas a la acción hicieron clic. Con estos datos, los representantes ya no realizan una llamada en frío para hacer el seguimiento de un cliente potencial de un seminario web, sino que simplemente continúan una conversación. 

La clave del éxito es asegurarse de que utiliza una plataforma que genere todos los datos que necesita, y que pueda integrar esos datos en su pila tecnológica más amplia, como los CRM y los MAP. Con los datos adecuados, podrá saber cuáles son los temas que más interesan a su audiencia, identificar a sus mejores clientes potenciales y convertirlos más eficazmente en oportunidades e ingresos.

Esta información puede ser muy valiosa a la hora de desarrollar nuevas estrategias de marketing y ventas. Podría ayudarle a revisar sus buyer personas, informar su estrategia de contenidos de cara al futuro o incluso inspirar una nueva campaña.

No todo el mundo puede asistir a un seminario web en directo, por lo que es importante asegurarse de que esté disponible a la carta después. 

Puede alojar todo el seminario web a la carta en su sitio web o en un centro de contenidos para que actúe como un valioso recurso que impulse sus viajes de clientes potenciales. Los espectadores a la carta podrán disfrutar de la misma experiencia interactiva, ofertas de contenidos y CTA que los asistentes en directo. Según nuestro último informe de puntos de referencia, el 48% de los asistentes a seminarios web los verán a la carta, no en directo. 

Ofrecer sus seminarios web a la carta amplía la vida útil del contenido de su seminario web y el alcance de la experiencia, para más allá del evento en directo.

Los comentarios de la audiencia después de un seminario web pueden ser increíblemente importantes. Con plataformas de alojamiento de webinars como ON24, puede integrar una encuesta sobre el seminario web directamente en la experiencia, lo que dará a la audiencia la oportunidad de calificar a los ponentes, el valor del contenido y sugerir nuevos temas de debate.

Incluso puede utilizar las encuestas a la audiencia para crear oportunidades de captación, como ofrecer consultas gratuitas o darles la oportunidad de expresar su interés por una oferta de productos. 

Intente recopilar una mezcla de datos cualitativos y cuantitativos para obtener el mejor resultado. Y dé prioridad a la obtención de datos que le indiquen qué puede hacer para que los futuros seminarios web sean aún más valiosos.

Los seminarios web son una gran fuente de contenido reutilizable. Suelen ser muy extensos, por lo que puede dividirlos en secciones más pequeñas y reutilizarlos en entradas de blog, hilos de redes sociales o incluso vídeos más breves.

De hecho, con los avances en IA generativa, puede utilizar el contenido de sus seminarios web para generar automáticamente borradores de entradas de blog, libros electrónicos y artículos. 

Incluso puede ampliar sus esfuerzos de reutilización de contenidos también al vídeo. Utilizando los análisis de los seminarios web, puede identificar rápidamente los momentos clave de su seminario web que pueden utilizarse para crear clips de vídeo que pueden alimentar las promociones de la versión a la carta de la experiencia. O estos videoclips pueden integrarse en futuras presentaciones. 

La reutilización de contenidos es una forma eficaz de maximizar el valor total que aporta su seminario web. De hecho, puede que incluso descubra que la reutilización del contenido de su seminario web acaba siendo un éxito tan grande como el propio seminario, multiplicando el número de impresiones que genera el evento.