Guía completa de eventos virtuales

El término "evento virtual" puede abarcar una amplia gama de experiencias. Cuando utilizamos este término, lo más probable es que nos estemos refiriendo a:

• Seminarios en línea
• Páginas de destino especializadas
• Centros de contenidos
• Experiencias digitales

Los eventos virtuales pueden utilizarse como parte de los eventos presenciales o como oportunidades de interacción independientes. Con una tecnología lo suficientemente avanzada como para garantizar una experiencia fluida, la inclusión de funciones innovadoras y la posibilidad de establecer contactos, los actos virtuales pueden ofrecer exactamente las mismas oportunidades que los actos presenciales. De hecho, pueden ofrecerle más.

Los eventos virtuales brillan realmente porque permiten realizar análisis avanzados y recopilar grandes cantidades de datos, algo que no siempre es posible en las experiencias presenciales. Esta es una de las razones por las que los eventos virtuales pueden generar tantos contactos. Veamos cada uno de estos eventos con más detalle.

Seminarios en línea

Un seminario web es un acto educativo en línea en el que uno o varios ponentes se dirigen a un público que puede seguirlo desde cualquier parte del mundo. Una solución de webinar puede incluir funciones como encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y otras formas de interacción y retroalimentación: lejos de limitarse a hablar ante una pantalla, ofrecen una excelente oportunidad para la interacción y la recopilación de datos en tiempo real. Los seminarios web son una excelente forma de compartir recursos con su audiencia, ya que pueden grabarse y compartirse después del propio evento inicial. Lo ideal es que los espectadores salgan de la sesión con la sensación de haber obtenido algo de su experiencia.

Páginas de destino especializadas

Cuando utilizamos el término "evento", a menudo evocamos la imagen de algún tipo de reunión, conferencia o situación social. Entonces, ¿por qué las páginas de aterrizaje especializadas entran dentro de este paraguas? En pocas palabras, una visita a una de sus páginas de aterrizaje debería verse como un evento. Los visitantes deben ser recibidos con contenido multimedia, una experiencia personalizada y formas atractivas de interactuar con su organización; al fin y al cabo, el grado en que disfruten de esta experiencia puede influir en la posibilidad de convertirlos o no. Este criterio podría aplicarse a todos los eventos virtuales.

Centros de contenidos

Ya hemos mencionado que los eventos virtuales deben aportar valor a su público. Los centros de contenido son una forma excelente de hacerlo. Un centro de contenido es una colección de recursos e información útiles sobre un tema en particular; un lugar al que puede dirigir a la gente, no sólo para que aprendan más sobre un tema, sino también para que vean más de lo que tiene que ofrecer. Al mismo tiempo, puede hacer alarde de sus conocimientos y ayudar a su público a mejorar los suyos.  

Experiencias digitales

Las experiencias digitales se refieren a una colección de eventos virtuales experimentados en tándem. Por ejemplo, ver un seminario web y luego ser dirigido al centro de contenidos pertinente: se utilizan múltiples puntos de contacto y la información que recibe el usuario se ha personalizado para cubrir exactamente lo que está buscando.

Una vez que comprenda las ventajas de los eventos virtuales probablemente querrá lanzarse a organizar el suyo lo antes posible. Se encontrará nadando en un mar de cientos de opciones potenciales, todas ellas compitiendo por su atención. Se trata de un mercado que experimenta un crecimiento exponencial, y es fácil que las posibilidades te abrumen. A continuación le explicamos cómo reducir sus opciones.

Considere lo esencial

Dependiendo de la naturaleza de su evento, habrá características específicas de la plataforma que serán importantes para usted. Sin embargo, antes de centrarte en los detalles, fíjate en las aplicaciones más amplias de lo que se ofrece.

Personalización es un factor de gran importancia: necesita que su plataforma de eventos virtuales refleje fielmente su marca. Cuanto mayor sea el potencial de personalización, menor será el riesgo de que su evento parezca genérico y olvidable.

Usabilidad debería ser otro factor clave, no sólo para usted y sus colegas, sino también para los asistentes. Cuanta menos fricción experimenten al navegar por tu evento, más podrán sentarse y disfrutar de lo que ofreces.

El soporte técnico La plataforma que elijas debe proporcionar los recursos necesarios, incluidos el servicio de atención al cliente y la resolución de problemas. Un servicio de asistencia con capacidad de respuesta puede ser decisivo en caso de que surja un problema.

Seguridad son cruciales, ya que debe asegurarse de que puede ofrecer un entorno seguro a sus asistentes y ponentes. Asegúrese de que cualquier plataforma que decida utilizar conoce y está al día de la normativa sobre cumplimiento y protección de datos. No hacerlo podría tener consecuencias duraderas.

Los datos y los análisis deben ocupar un lugar destacado en su lista de prioridades. Sin esta información, ¿cómo puede demostrar a inversores y patrocinadores que su evento ha sido un éxito? ¿Y cómo sabrá qué puede mejorar para garantizar una mayor interacción eventos virtuales la próxima vez?

Reseñas son una herramienta inestimable para reducir sus opciones a la hora de buscar la plataforma adecuada. ¿Qué plataforma utilizan sus competidores? ¿Qué eventos virtuales ¿A qué eventos virtuales has asistido recientemente y crees que la plataforma que han elegido te ha ayudado o te ha impedido causar una impresión duradera?

Además de los aspectos clave aquí descritos, tenga en cuenta las limitaciones impuestas a su evento por el presupuesto, la escala y el hecho de que vaya a ser pregrabado o en directo.

• Conozca a su público - Cuando el objetivo es atraer a su público, debe tener una idea de a quién quiere dirigirse y qué tipo de contenido puede atraer (y mantener) su atención. ¿A quién va dirigido el acto? ¿Y por qué eliges este método para comunicarte con ellos? ¿Cuál es el grupo demográfico al que quiere dirigirse? Los actos virtuales facilitan la comunicación con grandes cantidades de personas de todo el mundo, pero eso no significa que su mensaje deba ser menos preciso.
• Establezca objetivos, para usted y para los asistentes. Lo que usted espera obtener de su evento y lo que su público quiere obtener serán probablemente dos cosas distintas. Si estos objetivos son específicos en lugar de vagos, tendrás más posibilidades de que ambas partes los alcancen.
• Dar prioridad a una promoción llamativa - expertos de Forbes sugieren utilizar ejemplos del contenido los días y semanas anteriores, en lugar de anuncios genéricos. Estos teasers, que pueden ser desde extractos de entrevistas hasta informes y libros blancos relevantes, ayudarán a atraer a los asistentes y demostrarán que tienes información demasiado buena para perdértela.
• Pruebe un ensayo general. No te conformes con dar por sentado que todo va a salir según lo previsto y que toda la tecnología implicada funcionará a la perfección. Si puedes organizar uno, un ensayo puede ayudarte a evitar que errores fácilmente evitables arruinen tu evento el gran día.

En lo que respecta al contenido real de su evento, hay algunas características que han ganado popularidad en los últimos años. Hay un interés evidente por los elementos centrados en la interacción y la interacción , no solo entre usted y su público, sino también entre los propios asistentes. 

Gamificación

La gamificación se refiere a la práctica de añadir elementos de juego a una actividad para fomentar la interacción. Sumar puntos, participar en concursos o ganar o perder algo son ejemplos de gamificación que pueden incorporarse fácilmente a eventos virtuales. Estos elementos dan a su público la oportunidad de interactuar con usted y entre sí de una manera entretenida, y son una gran herramienta para proporcionar oportunidades de retroalimentación en tiempo real. Incluso se ha demostrado que la gamificación ayuda a consolidar nuevas habilidades - perfecta para garantizar que su evento sea informativo y mejorar la probabilidad de que los asistentes retengan lo que se les ha enseñado.

Salas de descanso

Incluye salas de descanso en la programación de su evento ofrece a los asistentes un lugar para reflexionar sobre el debate y compartir sus opiniones con los anfitriones y entre sí. Una sala de reuniones optimizada para fomentar interacción es una forma estupenda de interrumpir los largos periodos de escucha pasiva y ofrecer la oportunidad de establecer contactos. Incluso puede crear varias salas para distintos temas.

Consideraciones sobre accesibilidad

Si no está tomando medidas de accesibilidad en su planificación planificación de eventos virtualescorre el riesgo de alienar a un gran segmento de su audiencia. Empiece por ofrecer contenidos en varios idiomas, grabaciones y transcripciones, y asegúrese de que su evento pueda ser apreciado por personas con diferentes configuraciones digitales (sin cámara ni micrófono).

Ofrezca a su público un bis

Hay docenas de razones para ofrecer múltiples seguimientos centrados en diferentes elementos de su evento principal, y no tienen por qué ser simples recordatorios de lo tratado en la jornada. Si un tema resulta especialmente popular, ¿por qué no organizar un seminario web de seguimiento en el que se profundice un poco más en él? Los seminarios de seguimiento son también una gran oportunidad para recopilar datos cualitativos sobre el impacto de su evento y aclarar lo que funcionó y lo que no. 

Nos gusta estar al tanto de las tendencias y la tecnología que se utiliza para mejorar el sector de los eventos virtuales en todo el mundo. 

Según nuestra experiencia, aquí es donde el futuro de los eventos virtuales nos lleva.

Experiencias AR/VR

Todo el mundo busca más oportunidades para vivir eventos envolventes. A medida que las tecnologías de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA) siguen mejorando, presentan posibilidades apasionantes para los eventos virtuales. Imagine poder recibir a sus invitados en espacios virtuales simulados, con todas las experiencias sensoriales de un evento físico pero sin ninguna de sus limitaciones. 

Integración híbrida mejorada

Los eventos virtuales gozaron de una enorme popularidad en un momento en que para muchos eran la única opción. Ahora que la gente está dispuesta a viajar y tiene ganas de hacerlo, aumenta la demanda de eventos híbridos. Asegurarse de que los espacios físicos también puedan acoger a asistentes virtuales puede garantizar que todos los interesados en sus eventos tengan la oportunidad de asistir, ya sea en persona o a través de livestream. Esperamos que se preste mucha atención a garantizar que cualquier contenido que se comparta pueda transmitirse sin problemas tanto en persona como virtualmente.

Avances en seguridad

Sin la seguridad adecuada, los eventos virtuales pueden convertirse en ricos cotos de caza para los ciberdelincuentes. La tecnología Blockchain se empleará cada vez más para mejorar la seguridad y reducir el riesgo de fraude. Dado que la tecnología blockchain permite tanto la transparencia como la seguridad, resulta útil en situaciones en las que la confianza es importante, como los eventos virtuales en los que pueden compartirse recursos e información personal.