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La guía completa de los eventos virtuales

Para muchas organizaciones de todo el mundo eventos virtuales han supuesto un salvavidas vital en los últimos años. De hecho, en una reciente encuesta mundial, el 99% de las empresas afirmaron que los eventos virtuales, como los seminarios web, eran un "elemento crítico de su plan de marketing", y superaban a sus otros canales a la hora de crear clientes potenciales cualificados. Bromas sobre micrófonos encendidos aparte, los eventos virtuales pueden disolver las barreras que separan a los ponentes de sus oyentes más ávidos. Cuando el tiempo, el dinero y la distancia no son un problema, ¿qué queda que le impida atraer a su público?

La gestión de eventos virtuales es cada vez más sofisticada a medida que la gente explora el potencial y las posibilidades que presentan. Aquí es donde plataformas de eventos virtuales entran en juego. Plataformas como ON24 giran en torno a permitir a sus clientes ofrecer las mejores experiencias interacción posibles a su público, y salir de esos eventos con datos reveladores.

En esta guía le guiaremos a través de todo lo relacionado con eventos virtualesexplicándole exactamente qué son, qué pueden hacer por usted y cómo empezar a organizar el suyo propio.

¿Qué son los eventos virtuales?

El término "acontecimiento virtual" puede abarcar una amplia gama de experiencias. Cuando utilizamos este término, lo más probable es que nos estemos refiriendo a:

  • Seminarios en línea
  • Páginas de destino especializadas
  • Centros de contenidos
  • Experiencias digitales

Los eventos virtuales pueden utilizarse como una característica de los eventos presenciales o como oportunidades independientes interacción . Con una tecnología lo suficientemente avanzada como para garantizar una experiencia fluida, la inclusión de funciones innovadoras y oportunidades para establecer contactos, los actos virtuales pueden ofrecer exactamente las mismas oportunidades que los actos presenciales. De hecho, pueden ofrecerle más.

Donde realmente brillan los eventos virtuales es en el hecho de que permiten realizar análisis avanzados y recopilar grandes cantidades de datos, de una forma que no siempre es posible con las experiencias presenciales. Esta es una de las razones por las que los eventos virtuales pueden generar con éxito tantos clientes potenciales. Veamos cada uno de los eventos anteriores con más detalle.

Seminarios en línea

Un seminario web es un evento educativo en línea, en el que uno o varios oradores se dirigen a un público que puede verlo desde cualquier lugar del mundo. Una solución de seminario web puede incluir funciones como encuestas, sesiones de preguntas y respuestas y otras formas de interacción y retroalimentación: lejos de limitarse a hablar ante una pantalla, ofrecen una excelente oportunidad para interacción y la recopilación de datos en tiempo real. Los seminarios web son una excelente forma de compartir recursos con su audiencia, ya que pueden grabarse y compartirse después del propio evento inicial. Lo ideal es que los espectadores salgan de la sesión con la sensación de haber obtenido algo de su experiencia.

Páginas de destino especializadas

Cuando utilizamos el término "evento" a menudo puede evocar la imagen de algún tipo de reunión con entrada, conferencia o situación social. Entonces, ¿por qué las páginas de aterrizaje especializadas entran dentro de este paraguas? En pocas palabras, una visita a una de sus páginas de aterrizaje debería verse como un acontecimiento. Los visitantes deben ser recibidos con contenidos multimedia, una experiencia personalizada y formas atractivas de interactuar con su organización; al fin y al cabo, el grado en que disfruten de esta experiencia puede influir en si consigue convertirlos o no. Este criterio podría aplicarse a todos los eventos virtuales.

Centros de contenidos

Ya hemos mencionado que los eventos virtuales deben aportar valor a su público. Los centros de contenidos son una forma excelente de hacerlo. Un hub de contenidos es una colección de recursos útiles e información relativa a un tema concreto; un lugar al que puede dirigir a la gente, no sólo para que aprenda más sobre un tema, sino también para que vea más de lo que usted tiene que ofrecer. Puede hacer alarde de sus conocimientos y, al mismo tiempo, ayudar a su público a mejorar los suyos.  

Experiencias digitales

Las experiencias digitales se refieren a una colección de eventos virtuales experimentados en tándem. Por ejemplo, ver un seminario web y luego ser dirigido al centro de contenidos pertinente: se utilizan múltiples puntos de contacto y la información que recibe el usuario se ha personalizado para cubrir exactamente lo que busca.

¿Por qué son tan importantes las plataformas de eventos virtuales?

Un evento virtual sólo puede ser tan bueno como la plataforma en la que se aloja. Una conexión deficiente, oportunidades limitadas de interacción, análisis imprecisos y poco fiables; todo ello se traducirá en una experiencia decepcionante no sólo para su público, sino también para usted. 

Una buena plataforma virtual de eventos podrá ayudarle en todos los aspectos de sus eventos. Al ayudarle a ofrecer una experiencia sin fisuras en todos los aspectos, desde la planificación, la promoción, la celebración y, finalmente, el análisis de su evento, las plataformas de eventos virtuales pueden aumentar la eficacia de sus esfuerzos de principio a fin. Puede que tenga ideas maravillosas y creativas, pero sin el software y el apoyo adecuados que le ayuden a darles vida, no puede garantizar que tengan el impacto que necesita.

Existe una gran variedad de gestión de eventos virtuales software disponibles para elegir, cada uno con características que pueden aportar nuevas capas de innovación a su oferta de eventos. La clave está en encontrar la plataforma con la selección adecuada de herramientas. Las mejores plataformas le permitirán presentar a su público una experiencia enriquecedora de un modo que no resulte difícil de consumir ni de interactuar.

Cómo elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada

Una vez que comprenda los ventajas de los eventos virtuales probablemente querrá lanzarse a organizar el suyo propio lo antes posible. Se encontrará nadando en un mar de cientos de opciones potenciales, todas las cuales estarán compitiendo por su atención. Se trata de un mercado que experimenta un crecimiento exponencial, y es fácil que las posibilidades le resulten abrumadoras. He aquí cómo reducir sus opciones.

Considere lo esencial

Dependiendo de la naturaleza de su evento, habrá características específicas de la plataforma que serán importantes para usted. Sin embargo, antes de centrarse en los detalles, fíjese en las aplicaciones más amplias de lo que se ofrece.

Personalización es una consideración de gran importancia: necesita que su plataforma de eventos virtuales sea capaz de reflejar fielmente su marca. Cuanto mayor sea el potencial de personalización, menor será el riesgo de que su evento se presente como genérico y olvidable.

Usabilidad debe ser otro factor clave, no sólo para usted y sus colegas, sino también para sus asistentes. Cuantas menos fricciones experimenten al navegar por su evento, más podrán sentarse y disfrutar de lo que usted les ofrece.

El soporte técnico La plataforma que elija debe proporcionarle los recursos necesarios, incluido el servicio de atención al cliente y la resolución de problemas. Una asistencia con capacidad de respuesta puede hacer o deshacer un evento en caso de que surja un problema.

La seguridad Las características de seguridad son cruciales, ya que debe asegurarse de que puede ofrecer un entorno seguro a sus asistentes y ponentes. Asegúrese de que cualquier plataforma que decida utilizar conoce y está al día de las normas de cumplimiento y protección de datos. No hacerlo podría tener consecuencias duraderas.

Los datos y los análisis deberían ocupar un lugar destacado en su lista de prioridades. Sin esta información, ¿cómo podrá demostrar a los inversores y patrocinadores que su evento ha sido un éxito? ¿Y cómo sabrá qué puede mejorar para garantizar más evento virtual interacción la próxima vez?

Reseñas son una herramienta inestimable para reducir sus opciones a la hora de buscar la plataforma adecuada. ¿Qué plataforma utilizan sus competidores? ¿Qué eventos virtuales ha asistido recientemente, y ¿consideró que la plataforma elegida por ellos fue una ayuda o un obstáculo para causar una impresión duradera?

Además de los puntos clave aquí expuestos, tenga en cuenta las limitaciones impuestas a su acto por el presupuesto, la escala y si su acto será pregrabado o en directo.

¿Qué hace que un acto virtual tenga éxito?

Antes de que su evento haya pasado y lo único que pueda hacer sea utilizar los datos para confirmar el éxito de sus conjeturas y de sus planes mejor trazados, hay otras cosas que puede hacer para asegurarse de que sea un éxito. Tenemos consejos que le ayudarán a sentar las mejores bases, así como algunas características innovadoras que quizá desee incluir para que su evento destaque entre los 1000 que se celebran cada semana.

Fijar metas y objetivos

  • Conozca a su público - Cuando el objetivo es atraer a su público, debe tener una idea de a quién quiere dirigirse y qué tipo de contenido es probable que atraiga (y mantenga) su atención. ¿A quién va dirigido su evento? ¿Y por qué elige este método para comunicarse con ellos? ¿Qué tamaño tiene el grupo demográfico al que quiere hablar? Los actos virtuales facilitan la comunicación con grandes cantidades de personas de todo el mundo, pero eso no significa que su mensaje deba ser menos preciso.
  • Establezca objetivos; para usted y para sus asistentes. lo que usted espera obtener de su evento y lo que su público quiere obtener serán probablemente dos cosas distintas. Si hace que estos objetivos sean específicos en lugar de vagos, tendrá más posibilidades de que ambas partes los alcancen.
  • Dé prioridad a una promoción llamativa - los expertos de Forbes sugieren utilizar ejemplos del contenido que presentará su evento para promocionarlo en los días y semanas previos, en lugar de anuncios genéricos. Estos teasers, que pueden ser cualquier cosa, desde extractos de entrevistas hasta informes y libros blancos relevantes, ayudarán a atraer a los asistentes y demostrarán que tiene información demasiado buena para perdérsela.
  • Pruebe un ensayo general - no dé por sentado que todo va a funcionar según lo previsto y que toda la tecnología implicada funcionará a la perfección. Si puede organizar uno, un ensayo puede ayudarle a evitar que errores fácilmente evitables arruinen su evento el gran día.

Cuando se trata del contenido real de su evento, hay algunas características que han aumentado su popularidad en los últimos años. Hay un interés evidente por los elementos centrados en la interacción y interacción , no sólo entre usted y su público, sino también entre los propios asistentes. 

Gamificación

La gamificación se refiere a la práctica de añadir elementos de juego a una actividad para fomentar interacción. Poder sumar puntos, participar en concursos o ganar o perder algo son ejemplos de gamificación que pueden incorporarse fácilmente a eventos virtuales. Estos elementos brindan a su público la oportunidad de interactuar con usted y entre sí de forma entretenida, y son una gran herramienta para proporcionar oportunidades de retroalimentación en tiempo real. Incluso se ha demostrado que la gamificación ayuda a consolidar nuevas habilidades - perfecta para garantizar que su evento sea informativo y mejorar la probabilidad de que sus asistentes retengan lo que se les ha enseñado.

Salas de descanso

Incluyendo salas de descanso en la programación de su evento ofrece a sus asistentes un lugar para reflexionar sobre el debate y compartir sus opiniones con sus anfitriones y entre sí. Una sala de descanso que haya sido optimizada para fomentar interacción es una forma estupenda de interrumpir los largos periodos de escucha pasiva y brindar la oportunidad de establecer contactos. Puede incluso crear varias salas de descanso para diferentes temas.

Consideraciones sobre la accesibilidad

Si no está tomando la accesibilidad en cuenta en su planificación de eventos virtualesse arriesga a alienar a un enorme segmento de su audiencia. Hacer que su contenido esté disponible en varios idiomas, proporcionar grabaciones y transcripciones, y asegurarse de que su evento pueda ser apreciado por personas con distintas configuraciones digitales (sin cámara, sin micrófono) son buenos puntos de partida.

Ofrezca a su público un bis

Hay docenas de razones para ofrecer múltiples seguimientos centrados en diferentes elementos de su evento principal, y no tienen por qué ser simples recordatorios de lo tratado en la jornada. Si un tema resulta especialmente popular, ¿por qué no organizar un seminario web de seguimiento que profundice en él con algo más de detalle? Los seminarios de seguimiento son también una gran oportunidad para recopilar datos cualitativos sobre el impacto de su evento y aclarar lo que funcionó y lo que no. 

ON24: Pionera en soluciones virtuales interacción

En ON24 sabemos un par de cosas cuando se trata de soluciones para eventos virtuales. Nuestras capacidades de alojamiento son de primera clase, y nuestros análisis de rendimiento dan a nuestros socios el poder de demostrar la eficacia de los eventos virtuales a cualquiera que aún necesite convencerse.

Entre nuestra Plataforma de Compromiso Inteligente y el motor de Motor de análisis y contenidosutilizamos la tecnología más avanzada para permitirle crear y acoger las mejores experiencias virtuales posibles. Aunque estamos orgullosos de nuestras características, creemos que usted debe ser la estrella de su propio evento, por lo que disponemos de amplias opciones de personalización con las que trabajar, que pueden optimizarse tanto para móviles como para navegadores.

Eche un vistazo a algunos de nuestros estudios de caso para ver ejemplos detallados de lo que hemos conseguido para nuestros clientes hasta ahora, desde aumentar las tasas de conversión y los ingresos hasta ayudar con la ampliación, la generación de clientes potenciales y la inscripción de socios.

El futuro de los eventos virtuales con ON24

Nos gusta estar al tanto de las tendencias y la tecnología que se utiliza para mejorar la industria de los eventos virtuales en todo el mundo. 

Según nuestra experiencia, aquí es donde el futuro de los eventos virtuales nos está llevando.

Experiencias AR/VR

Todo el mundo busca más oportunidades para vivir eventos inmersivos. A medida que las tecnologías de realidad virtual (RV) y realidad aumentada (RA) siguen mejorando, presentan posibilidades apasionantes para los eventos virtuales. Imagine poder recibir a sus invitados en espacios de eventos virtuales simulados, con todas las experiencias sensoriales de un evento físico pero sin ninguna de sus limitaciones. 

Integración híbrida mejorada

Los eventos virtuales gozaron de una enorme popularidad en una época en la que para muchos eran la única opción. Ahora que la gente está dispuesta a viajar y le entusiasma hacerlo, hay una mayor demanda de eventos híbridos. Asegurarse de que los espacios físicos también son capaces de acoger a los asistentes virtuales puede garantizar que todos los interesados en sus eventos tengan la oportunidad de asistir, ya sea en persona o a través de livestream. Esperamos que se preste una gran atención a poder garantizar que cualquier contenido que se comparta pueda transmitirse sin problemas tanto en persona como virtualmente.

Avances en seguridad

Sin la seguridad adecuada, los eventos virtuales pueden ser un rico coto de caza para los ciberdelincuentes. La tecnología Blockchain se empleará probablemente de forma más generalizada para mejorar la seguridad y reducir el riesgo de fraude. Dado que la tecnología blockchain permite tanto la transparencia como la seguridad, es útil para situaciones en las que la confianza es importante, como los eventos virtuales en los que pueden compartirse recursos e información personal.

Invitar a oportunidades

Si no está organizando eventos virtuales, se está perdiendo todas las ventajas que conlleva un evento virtual interacción. Disponemos de una amplia biblioteca de recursos que le ayudarán a entender los eventos virtuales en todos sus niveles, desde la concepción hasta la fiesta posterior, y de las herramientas que le permitirán hacer de anfitrión a casi todo el mundo. Usted ya tiene la pasión y la experiencia - nosotros podemos darle la plataforma. Si desea información más detallada sobre cualquiera de estos temas, no dude en visitar nuestra página de eventos virtuales.

Preguntas frecuentes sobre eventos virtuales

Un acontecimiento virtual es la interacción entre personas y una plataforma, o de personas entre sí, en un espacio en línea. A conferencia virtualun seminario web, una oportunidad para establecer contactos, un centro de contenidos o una página de aterrizaje especializada podrían clasificarse como un evento virtual. Los eventos virtuales han ganado popularidad debido a que suelen ser más rentables y escalables que los eventos presenciales, especialmente en una época en la que tanta gente trabaja desde casa. Las características de los eventos virtuales pueden utilizarse junto con los eventos presenciales, lo que se conoce como evento híbrido.

Organizar un evento virtual es una forma estupenda de llevar todo lo que tiene que ofrecer como marca a una gran audiencia por una fracción del precio de los eventos presenciales. Algunas de las mejores beneficios de los eventos virtuales incluyen:

    • Un alto retorno de la inversión.
    • La oportunidad de familiarizar a su marca con un público mundial.
    • La oportunidad de consolidar su experiencia y autoridad en su sector.
    • La producción de recursos reutilizables de gran valor (por ejemplo, seminarios web que puedan grabarse y distribuirse tras el evento). 
    • La facilidad con la que puede medir el éxito de su acontecimiento y recopilar datos que lo respalden y que pueda utilizar en el futuro.
    • Oportunidades para comprometer y entusiasmar a los talentos existentes en su equipo, por ejemplo, oportunidades para dar charlas.

Las investigaciones muestran que las razones más populares para asistir a eventos virtuales son aprender más sobre la organización que organiza el acto, establecer contactos y entablar nuevas relaciones, y formarse sobre un tema nuevo. Cuando organice un acto virtual, querrá que su público se lleve al menos una (pero idealmente más) de las siguientes conclusiones:

    • Una mejor comprensión de su organización, de quién es usted y de lo que tiene que ofrecerles.
    • Su autoridad y experiencia en diversos temas/industrias y cómo eso podría beneficiarles.
    • Conexiones nuevas y prometedoras, ya sea con su organización o con otros asistentes.
    • Nuevos conocimientos que llevarse y aplicar a su propio trabajo, atribuidos a su líder intelectual.

Los eventos virtuales pueden incluir:

    • Webinarios - un seminario web es un evento en línea organizado por uno o varios ponentes, normalmente con fines educativos o de inspiración, centrado en un tema concreto.
    • Conferencias virtuales - versión en línea de las conferencias tradicionales, las conferencias virtuales suelen incluir múltiples sesiones y pueden estar compuestas por una variedad de eventos virtuales, como talleres y seminarios web.
    • Ferias de empleo virtuales - un evento en línea diseñado para poner en contacto a las personas que buscan empleo con los responsables de contratación y las organizaciones pertinentes.
    • Oportunidades de creación de redes - Una oportunidad para establecer contactos virtuales puede ir desde un debate informal en grupo hasta una sala de descanso como parte de un seminario web o una conferencia más amplios.
    • Centros de contenidos - una colección de recursos relativos a un tema específico, alojados por su organización.
    • Experiencias digitales - una combinación de eventos virtuales con múltiples puntos de contacto, por ejemplo, una conferencia con múltiples seminarios web, y el acceso a un centro de contenidos relevantes.
    • Páginas de destino especializadas - una página de aterrizaje diseñada específicamente para atraer a los visitantes y proporcionarles una experiencia personalizada y valiosa.
    • Talleres virtuales y sesiones de formación - conferencias interactivas, seminarios web o retransmisiones en directo centradas en educar a la audiencia sobre un tema concreto, a veces con la posibilidad de obtener certificaciones posteriormente.
    • Retransmisiones, utilizando livestreaming y tecnología webcasting - entrevistas, conferencias o podcasts que los espectadores pueden transmitir a sus propios dispositivos.

Al elegir una plataforma de eventos virtuales debe tener en cuenta lo siguiente:

    • Capacidades de datos y análisis
    • Características y opciones de personalización
    • Experiencia del usuario
    • Opciones de integración
    • Estructura de precios

Dependiendo del evento que desee organizar, algunos de estos factores pueden ser más importantes que otros. Identifique sus prioridades y busque una plataforma que pueda ayudarle en la consecución de sus objetivos en materia de eventos virtuales.