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Aspectos básicos de la creación de grandes paneles de seminarios web

20 de julio de 2023 Michael Mayday

Mucha gente oye la palabra "seminario web" y piensa en una aburrida conferencia acompañada de un PowerPoint y sin público interacción - pero en realidad, ese es el webinar de una época pasada.

Hoy en día, los seminarios web son mucho más que una cabeza parlante. Incorporan diferentes estilos, técnicas, tecnología y herramientas que pueden unirse para crear un tema atractivo e interesante con miles de participantes.

Un formato de seminario web increíblemente infravalorado es el seminario web de panel. En su nivel más fundamental, un webinar de panel consta de dos ponentes y un moderador. Es un formato familiar que se utiliza a menudo en conferencias y ferias comerciales, pero también es muy eficaz para atraer a una audiencia virtual.

Los webinarios de paneles pueden tener varios estilos diferentes, como conversaciones de café, inmersiones profundas en temas, reuniones de todos los grupos, charlas junto al fuego, etc. El tono de su sector y el tema de conversación suelen determinar el formato del debate.

Cómo puede planificar un seminario web en grupo?

Mujer escribiendo junto a un portátil_Blog

Debe seguir varios pasos para planificar con éxito un seminario web de panel. Sin embargo, en primer lugar, necesita tener una fecha para su evento. Le recomendamos que planifique su seminario web con seis a ocho semanas de antelación antes de que quiera que se celebre el evento.

Una vez que tenga una fecha fijada, decida un tema y considere qué formato de panel será el más eficaz para el tema. Los eventos o actividades relacionados con este seminario web de panel -como una cumbre virtual- también pueden influir en el estilo del seminario web que organice. Pregúntese: ¿Se trata de un evento independiente? ¿Forma parte de una cumbre o conferencia? Conectado a una campaña campaña o serie de otros seminarios web?

Ahora que ya tiene un tema y un estilo de seminario web, debe pensar en quién hablará y moderará. Si tiene un moderador fijo, compruebe si se siente cómodo con un seminario web de panel. Será diferente de otros webinars que hayan moderado antes de porque tienen que equilibrar a dos oradores adicionales y, al mismo tiempo, mantener la conversación avanzando y fluya con naturalidad.

Supongamos que no tiene un moderador en mente. En ese caso, tiene que buscar a alguien con una personalidad sólida que dirija el debate y, al mismo tiempo, tenga los conocimientos suficientes para contribuir. Un buen moderador para webinars de paneles puede realizar varias tareas a la vez frente a una audiencia, equilibrar y guiar a los ponentes, gestionar las aportaciones de la audiencia y controlar los tiempos.

En cuanto a los ponentes invitados, hay unas cuantas opciones. Siempre puede ceñirse a los empleados, pero a nosotros nos gusta diversificarnos y escuchar a otras empresas para ver sus consejos y puntos de vista sobre el tema. También podría utilizarlo para conectar con empresas o líderes con los que es más difícil conseguir una reuniónlo que sería una forma estupenda de ampliar su empresa.

Para seleccionar a los ponentes, empiece por examinar a los socios con los que mantiene una relación estrecha y trabaje a partir de ahí. Los patrocinadores y los líderes de opinión del sector también son excelentes opciones a tener en cuenta, y ambos pueden atraer a un mayor número de asistentes. Independientemente de a quién elija, lo más importante es asegurarse de que saben lo suficiente sobre el tema como para mantener una conversación sin guión que sea relevante y significativa para la audiencia.

Logística del seminario web

Mujer mirando el portátil

Llegados a este punto, estará listo para sentarse con el equipo y entrar en los detalles del evento. Piense en esto como la reunión inicial en la que se toman las decisiones de alto nivel y se delegan en el miembro apropiado del equipo.

Su lista de tareas para esta reunión debe incluir varias cosas:

1. Determine qué plataforma va a acoger su evento.

Las distintas empresas tienen diferentes plataformas de seminarios web que prefieren. Pregunte a sus socios y panelistas qué plataformas tienen disponibles para utilizar y seleccione la que tenga las características más sólidas. Como mínimo, la plataforma que utilice debe tener oportunidades para la audiencia interacción a través de chat, preguntas y respuestas, recursos descargables y encuestas interactivas.

2. ¿Se reunirán digitalmente o en persona?

En este momento, probablemente será totalmente digital, pero tenga en cuenta que antes de la pandemia, muchos webinars de paneles tenían a los ponentes y al moderador juntos en la sala. Esto ayuda a dar al seminario web un estilo más conversacional, ya que los ponentes interactúan.

3. Presente a los ponentes y al moderador e intercambie información de contacto.

O si ya se conocen, pídales que confirmen sus datos de contacto actuales. Es necesario que los ponentes y los moderadores se conozcan y se sientan lo suficientemente cómodos el uno con el otro como para mantener una conversación de 45 minutos ante el público.

Pídales que compartan su formación y experiencia de alto nivel sobre el tema y las especialidades que puedan tener relacionadas con el mismo. Esto ayuda a determinar quién habla sobre determinados temas y quién puede responder a las preguntas en el turno de preguntas y respuestas.

4. Subraye cualquier tema clave que deba tratarse o evitarse en el debate.

Con las tendencias en constante cambio, puede que haya ciertos temas que quiera asegurarse de que se cubren o se evitan en la conversación. Hágalo saber a todos lo antes posible.

Si dispone de tiempo suficiente, elabore un esbozo del camino que le gustaría que tomara la conversación. Los ponentes y el moderador pueden repartirse los temas a tratar y hacer planes para volver a charlar con un esquema más detallado. Si no hay tiempo suficiente para ello, planifique una reunión paralela con los miembros necesarios del equipo para revisar los temas más adelante.

5. Determine el tiempo de emisión, las repeticiones y la demanda.

Dado que, por el momento, todos los eventos son digitales, debe decidir si va a celebrar su seminario web en directo, en simulacro o en ambas modalidades. Es importante que no olvide pensar en su audiencia a la hora de tomar esta decisión.

A la hora de decidir, he aquí algunas preguntas que debe plantearse y discutir: ¿Su negocio o el de sus ponentes es internacional? ¿Necesita tener en cuenta a los asistentes en varias zonas horarias? ¿Se sienten cómodos los ponentes manteniendo la conversación en directo o preferirían pregrabarla en caso de error? Si va a realizar este simulacro, ¿quién estará en línea para responder a las preguntas en cada uno de los tiempos de emisión? ¿Están los oradores disponibles para responder a varias rondas de preguntas?

6. Repase las preocupaciones iniciales o los obstáculos que prevea.

Pregunte a los miembros de su equipo si tienen alguna preocupación o prevén algún problema potencial. Es mejor conocerlos lo antes posible para poder planificar soluciones. Averigüe si sus ponentes tienen alguna necesidad tecnológica, como un micrófono, una cámara, etc., para que el seminario web sea un éxito.

7. Discuta la parte de preguntas y respuestas al final del seminario web.

¿Se siente cómodo el equipo con preguntas en directo y sin filtrar o prefiere tener un aviso previo para preparar las respuestas correctas?

A veces, los seminarios web tienen preguntas y respuestas guionizadas de antemano. Esto puede ser útil si necesita responder con delicadeza a preguntas sobre determinados temas si un orador está nervioso y le preocupa meter la pata, o simplemente para poner la pelota en marcha. A nadie le gusta ser la primera persona, por lo que una pregunta enlatada o dos al principio hace que la audiencia se sienta más cómoda preguntando más.

Si su equipo opta por una sesión de preguntas y respuestas en directo, puede anticiparse a ciertas preguntas y preparar las respuestas de antemano. Sus ponentes y el moderador son probablemente líderes en el campo del tema y tienen una buena idea de algunas preguntas potenciales que les pueden hacer. No hay una forma correcta o incorrecta de hacer un Q&A, así que utilice el método más cómodo para sus ponentes.

Panel Webinar Marketing

Mujer mirando el portátil

Ya tiene decidido el tema, el estilo del seminario web, los ponentes y las fechas y horas del evento. Ahora necesita planificar cómo va a comercializar su seminario web de panel. La organización anfitriona suele dirigir esto con la aportación de las empresas de los ponentes.

Cree un paquete de información que pueda compartir con las empresas asociadas para que le ayuden a promocionar el seminario web. Además de la logística del seminario web, como las fechas y las horas, este paquete debe incluir todos los activos que intervienen en la comercialización de un seminario webcomo los planes para las redes sociales, el contenido y las fechas de los envíos masivos por correo electrónico, los planes para las imágenes y los gráficos, las biografías de los ponentes, el contenido de la página de inscripción, ejemplos de mensajes para las redes sociales y cualquier hashtag, asa o etiqueta que deba incluirse en las publicaciones de las redes sociales.

Antes de difundir este paquete a los diferentes grupos que ayudan a crear y publicar el contenido, dé tiempo a sus empresas asociadas para que lo revisen y recomienden los cambios que puedan afectar a su negocio. Usted quiere que estas empresas también publiquen y anuncien este seminario web en sus canales, por lo que es esencial la aceptación unánime.

Gran parte del contenido que va en un paquete de activos va a ser creado o implementado por diferentes personas en diferentes departamentos. Asegúrese de que todo el mundo conoce las fechas de entrega de su trabajo incluyéndolas en el paquete de activos si es posible.

Diríjase a interacción durante el seminario web

Los seminarios web son una herramienta fantástica para la generación de contactos porque miden el interés de los participantes y interacción. Ofrezca a los participantes la oportunidad de interactuar con los panelistas a través de encuestas, redes sociales, encuestas y widgets de preguntas y respuestas.

Si está organizando un seminario web simultáneo, tenga representantes de ventas o panelistas disponibles para responder a las preguntas a lo largo del seminario web. Si está ofreciendo el seminario web a la carta, haga que las preguntas se dirijan a alguien y asegúrese de que las personas necesarias hacen un seguimiento con una respuesta y se ponen en contacto con el espectador.

Comparta los resultados después del seminario web

Hombre hablando con un portátil

En muchos casos, la organización anfitriona acepta compartir los resultados del seminario web -un determinado número de correos electrónicos de los inscritos, por ejemplo- con las empresas asociadas. Esta táctica puede utilizarse como parte de una herramienta de reclutamiento para conseguir ponentes apetecibles. Al ofrecer los análisis y los resultados, todas las organizaciones participantes tienen acceso a la misma información y pueden utilizarla para hacer un seguimiento de los clientes potenciales.

Aunque se necesita mucha planificación y esfuerzo para crear un seminario web de panel, resultan más fáciles cuanto más los realice. Sus asistentes también apreciarán un estilo diferente de webinar para mantener las cosas frescas.

En general, asegúrese de divertirse, comuníquese a menudo con los socios comerciales implicados y conserve una lista de los panelistas anteriores para cualquier evento futuro.