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¿Cuándo debe utilizar un evento híbrido? 5 escenarios a considerar

2 de noviembre de 2023 Michael Mayday

El mundo del marketing B2B bulle con los eventos híbridos, un nuevo formato de evento que promete fusionar los mejores elementos de los eventos físicos y virtuales. Cuando se realizan bien, eventos híbridos pueden ampliar el alcance de un evento, mejorar el mensaje de una marca y recopilar una gran cantidad de información sobre el público que puede ayudar a acelerar el proceso de compra.

Pero si un evento híbrido se hace mal - por ejemplo simplemente transmitiendo un evento en persona a una audiencia virtual- las empresas corren el riesgo de perderse señales de compra clave y, en el peor de los casos, dañar su marca.

Cree una estrategia de eventos impulsada por los datos para un mundo híbrido.

La clave para una estrategia de eventos híbridos exitosa es saber cuándo, dónde y por qué desplegar el tipo de evento. Los responsables de marketing de eventos tendrán que empezar a entrenar nuevos músculos e identificar cuándo el híbrido es una opción razonable para potenciar los objetivos de un evento, tanto si esos objetivos son llegar a más gente, ampliar el alcance de su evento en distintas zonas geográficas, añadir valor al patrocinio o más.

Utilice los eventos híbridos cuando lo desee:

1. Aumentar el alcance de un evento
2. Organizar un acontecimiento a gran escala en múltiples zonas geográficas
3. Prolongar la vida de un acontecimiento
4. Organice actos de formación o capacitación
5. Ofrezcan más valor y alcance a los patrocinadores

En primer lugar, ¿qué es siquiera un acontecimiento híbrido?

Pero antes, respondamos a una pregunta clave: ¿qué es exactamente un acontecimiento híbrido?

Es una experiencia completa tanto para el público digital como para el físico

Transmita un mensaje claro a su público.

Un evento híbrido proporciona a cada asistente -independientemente de que esté presente física o digitalmente- una experiencia completa, única y atractiva. Para los responsables de marketing de eventos, esto significa crear un programa integrado que comparta mensajes, marca, contenidos y recursos del evento, ponentes y mucho más.

Tenga en cuenta que un asistente físico o virtual no tiene por qué compartir la misma experiencia (sería una experiencia incómoda retransmitir en directo una hora feliz, por ejemplo), pero los dos elementos deben alcanzar los mismos ritmos. Por ejemplo, si organiza un evento de hora feliz para sus asistentes presenciales, considere la posibilidad de organizar una clase de mixología o una hora feliz virtual para sus participantes virtuales.

La cuestión es que todos los asistentes deben salir de su evento en directo totalmente comprometidos - tanto si asistieron en persona como en línea - y satisfechos con la experiencia global.

Vale, ya hemos hablado de lo que es un evento híbrido. Pero, ¿qué no es una experiencia híbrida cuando hoy en día casi todo tiene un elemento digital?

Qué no es un evento híbrido

Hombre Pensando en el portátil

Es una pregunta fácil de responder: un evento híbrido nunca es una retransmisión en directo de un evento físico. Las simples transmisiones en directo carecen de interacción y ofrecen a lo que podría ser la mitad (o más) de su audiencia en directo una experiencia de segunda clase. Si está produciendo una retransmisión en directo de su evento, entonces simplemente está haciendo eso: crear una retransmisión en directo de su evento.

¿Por qué esta distinción? Porque la fuerza de los eventos híbridos radica en la capacidad de interactuar con el público allí donde se encuentre. Esto significa poder interactuar por igual con sus asistentes presenciales y virtuales. Significa poder ofrecer el contenido del evento, realizar encuestas, tener sesiones de preguntas y respuestas, conversaciones de ventas 1 a 1, establecer contactos entre iguales y, en general, captar a un público tanto físico como virtual en términos similares.

Fundamentalmente, una transmisión en directo pasiva le niega el beneficio esencial de un evento híbrido: los datos. Esto se debe a que las experiencias virtuales estelares y atractivas fomentan un público activo que descargará recursos, hará preguntas a los ponentes y participará en las salas de debate. Los verdaderos eventos híbridos le permiten ver el lenguaje corporal digital de su audiencia. Las retransmisiones en directo son sólo eso: retransmisiones en directo.

Lo que nos lleva al siguiente punto...

5 ocasiones en las que debería plantearse organizar un evento híbrido

dos colegas trabajando en el ordenador

Bien, ahora la pregunta del millón: ¿cuándo debe utilizar un evento híbrido?

La respuesta sencilla es que debe recurrir a un evento híbrido cuando tenga una estrategia para ofrecer al público tanto virtual como físico una experiencia de evento atractiva. Pero eso es un poco como decir que sólo debe empezar a pintar cuando haya reproducido con éxito un Van Gogh.

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Entonces, ¿cuándo debe organizar un evento híbrido? Echemos un vistazo a cinco escenarios:

1. Cuando quiera aumentar el alcance de un evento

Los eventos híbridos son una gran solución para ampliar el alcance de un evento en directo. Le ayudan a involucrar a su comunidad ampliada, incluyen a los clientes potenciales más importantes y pueden proporcionar a un participante virtual un medio de participación que no suponga un gran coste económico y/o de viaje.

2. Cuando desee celebrar un gran evento en varias zonas geográficas

Organizar un evento sólo in situ limita el alcance de su marca, aunque se trate de una conferencia masiva de usuarios. Un enfoque híbrido cambia esta dinámica y le permite escalar su evento a cualquier lugar.

Esto es especialmente importante en una época en la que los fondos para viajar (por no mencionar la voluntad de viajar en primer lugar) no son una garantía.

Y ser capaz de escalar dinámicamente también puede ser útil cuando quiera dirigirse a (o esté organizando eventos en) regiones y geografías específicas. Si está organizando un roadshow en persona, por ejemplo, puede utilizar su plataforma de eventos virtuales para dirigirse y conectar con una audiencia digital en la misma región; incluso puede ofrecerles un almuerzo gratuito para que disfruten de la experiencia completa.

3. Cuando desee prolongar la vida de un evento

Los eventos tienen una vida útil predecible. Usted los promueve, los lleva a cabo y luego los pone fin en el transcurso de semanas o meses, dependiendo del tamaño del evento. Lo híbrido, sin embargo, cambia esta dinámica.

No sólo puede celebrar eventos previos (como paneles de líderes de opinión en directo antes de su gran día), sino que puede prolongar la vida de su evento añadiendo un componente digital.

Para prolongar realmente la vida de su evento -y el contenido virtual que de él haya surgido- planifique la grabación, remezcla y reutilización de sesiones, conferencias magistrales, paneles y mucho más. Hacerlo le permitirá integrar las conclusiones y los mensajes de su evento en campañas adicionales, libros electrónicos y otros actos posteriores.

4. Cuando organice eventos de formación o capacitación

La formación interna y los eventos de capacitación son esenciales, pero no todo el mundo puede asistir a un evento puntual. Los representantes de ventas pueden estar sobre el terreno. Los vendedores pueden tener conflictos. Y, por supuesto, los equipos regionales pueden estar fuera de horario.

Un evento híbrido interno resuelve este problema permitiendo a los equipos remotos sintonizar y participar en la formación sin importar dónde se encuentren o cuándo la estén viendo.

Esto se debe a que con un evento híbrido interno, un asistente remoto puede seguir participando haciendo preguntas (a las que se puede dar seguimiento por correo electrónico, si están viendo el evento a la carta), descargando recursos y viendo la misma presentación o formación que sus compañeros presenciales.

5. Cuando quiera ofrecer más valor y alcance a los patrocinadores

Los eventos híbridos son también una excelente forma de incentivar a los patrocinadores. Esto se debe a que los eventos híbridos brindan a las marcas dos oportunidades únicas: en primer lugar, la posibilidad de marcar un entorno digital dedicado; en segundo lugar, la posibilidad de medir interacción e identificar inmediatamente los contactos prometedores.

Proporcionar a los patrocinadores propiedades digitales de marca y una audiencia directa interacción supone un enorme valor añadido. Ambos permiten a los patrocinadores interactuar directamente con el público (ya sea a través de stands virtuales, sesiones de networking y chats) y les proporciona recursos a la carta que pueden utilizarse como material colateral de seguimiento para los asistentes físicos.

Cuándo no debe utilizar un evento híbrido

Mujer ante el ordenador

Bien, ya sabemos cuándo debe plantearse organizar un evento híbrido. Pero, ¿y cuándo debe evitarlo? Después de todo, es muy fácil y muy tentador instalar una cámara web para retransmitir en directo y dar por terminado el día.

La decisión no siempre está clara. Pero tenga en cuenta: si decide que un evento híbrido no es adecuado para sus objetivos, eso no significa que tenga que apostar por una reunión física. De hecho, puede que tenga más éxito con un enfoque totalmente digital.

Repasemos dos escenarios en los que un evento híbrido sería un uso inadecuado de tiempo y recursos.

Cuando no puede ofrecer una experiencia igual a todos los asistentes

Ante todo, evite organizar un evento híbrido cuando sepa que no puede ofrecer una experiencia igual de atractiva a los asistentes. Por ejemplo, si asistentes virtuales no pueden interactuar, no pueden comprometerse y, en general, son tratados como algo secundario, entonces apostar por las tácticas físicas puede ser un enfoque más adecuado.

También hay ocasiones en las que, por su naturaleza, resulta adecuado un enfoque exclusivamente analógico. Estos ejemplos pueden incluir pequeños eventos de creación de redes y experiencias de guante blanco en las que necesita tirar de todos los medios para impresionar a las cuentas críticas.

Cuando necesita una experiencia rápida

Los eventos híbridos no son una buena táctica a la que recurrir en el último momento. Requieren mucha planificación y mucha coordinación para que salgan bien - y si no los planifica, corre el riesgo de alienar a su audiencia virtual.

Si necesita un evento con rapidez, recurra a la tecnología digital.

Empiece por analizar cuál es su objetivo. Si necesita generar pipeline para cumplir objetivos trimestrales, entonces organizar un evento virtual, como un seminario web, es una opción viable. No olvide incluir a los socios. A menudo son grandes recursos para los panelistas y la promoción conjunta.

Cuando no desee añadir las restricciones de gastos/viajes de un evento híbrido/presencial

Afrontémoslo: para muchos, viajar a un evento en directo es tedioso, incómodo y a veces caro. Eso por no mencionar las posibles restricciones de viaje dadas las condiciones sanitarias en todo el mundo.

Un enfoque híbrido hace la vida más fácil a estos posibles asistentes físicos al proporcionarles un componente virtual, permitiéndoles asistir a una sesión desde la comodidad de su oficina (o de su casa) y disfrutando al mismo tiempo de los mismos conocimientos y oportunidades de establecer contactos.

Empiece hoy mismo a planificar su estrategia híbrida

Los eventos híbridos serán una parte crucial de cualquier combinación de marketing en el futuro. Siéntese y trabaje con sus equipos de ventas y marketing para identificar el uso más adecuado del híbrido para su público.

Recuerde: el objetivo clave de un evento híbrido es crear una experiencia asombrosa independientemente de si el público asiste en persona o en línea. Sólo asegúrese de tener en mente tanto a su público físico como al digital mientras planifica y crea contenidos.

¿Una buena regla general? Asegúrese de que sea una experiencia a la que, independientemente de si asiste física o digitalmente, querrá asistir. Buena suerte.

Cree una estrategia de eventos impulsada por los datos para un mundo híbrido.