Es gibt viele Dinge zu beachten, wenn Sie bei einer bevorstehenden Veranstaltung alles geben — vor allem, wenn sie digital ist. Ganz oben auf der Liste: Wer kann helfen? Es gibt viele Gründe, sich außerhalb Ihrer Organisation umzusehen und sich Sponsoren für Ihre nächste große virtuelle Veranstaltung zu sichern.
Die Gewinnung von Patenschaften für virtuelle Veranstaltungen bietet für beide Seiten zahlreiche Vorteile. Der Sponsor kann seiner Marke zusätzliche Aufmerksamkeit verschaffen und die Möglichkeit haben, direkt ein Publikum mit abgestimmten Wünschen und Bedürfnissen anzusprechen.
Und als Gastgeber kann die Einbindung eines Sponsors dazu beitragen, Ihre Geschäftsbeziehung zu dieser Organisation zu stärken. Sie können Ihrer Inhaltsstrategie auch eine neue Dimension verleihen und Geld sammeln, um ein erfolgreiches digitales Erlebnis zu planen und umzusetzen.
Wir wissen also, dass Patenschaften für virtuelle Veranstaltungen die Glaubwürdigkeit und Reichweite Ihrer Veranstaltung erhöhen können. Dennoch bleiben Fragen offen.
Wie finden Sie beispielsweise den richtigen Partner? Wo werden sich Ihre potenziellen Sponsoren wahrscheinlich befinden? Und wie können Sie ein attraktives Sponsoring-Paket zusammenstellen, das es schwierig macht, zu Ihrer Gelegenheit „Nein“ zu sagen?
In diesem nützlichen Leitfaden werden wir uns daran machen, diese und viele weitere Fragen zu beantworten, um den richtigen Sponsor für Ihre nächste virtuelle Konferenz, Ihr Symposium oder Ihre nächste Großveranstaltung zu finden und zu finden.
Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten
Sie sollten immer damit beginnen, klare und realistische Ziele für Ihr virtuelles Erlebnis zu setzen. Dies ist ein entscheidender Schritt bei der Erstellung eines Sponsoring-Angebots für virtuelle Veranstaltungen, da das Unternehmen, mit dem Sie letztendlich zusammenarbeiten, Ihre Vision teilen und ähnliche Ziele verfolgen muss.
Denke über Folgendes nach:
Welche Art von Veranstaltung wirst du produzieren?
Planen Sie eine umfassende Konferenz oder möchten Sie stattdessen eine intimere Veranstaltung mit vielen Optionen für Fragen und Antworten veranstalten? Ihr zukünftiger Sponsor möchte Einblicke in Ihr Veranstaltungsformat erhalten, um zu sehen, wie viele Möglichkeiten er hat, für seine Marke zu werben und sein Fachwissen weiterzugeben. Schließlich sind Patenschaften für virtuelle Veranstaltungen kein Patentrezept! Idealerweise sollte Ihr Sponsor gut zum Format Ihrer Veranstaltung passen.
Was der wichtigste Imbiss sein wird
Möchten Sie Ihren Gästen ein besseres Verständnis für Ihre Produkte und Dienstleistungen vermitteln oder suchen Sie nach konkreten Leads? In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Event-Sponsor weiß, was er und Ihr Publikum von der Sitzung erwarten können.
So heben Sie Ihre Veranstaltung von anderen Webinaren, Simulationen oder Livestreams zu einem ähnlichen Thema ab
Ihr bevorzugter Sponsor wurde möglicherweise bereits von einem anderen Gastgeber angesprochen, der eine Präsentation oder ein Seminar zu einem verwandten Thema plant. Was können Sie bieten, was andere Veranstalter nicht bieten können?
Können Sie zum Beispiel an diesem Tag mehr In-App-Funktionen hinzufügen, die dazu beitragen, die Teilnehmer einzubeziehen? Wird Ihre Plattform es Ihnen ermöglichen, die bei der Veranstaltung generierten Verhaltensdaten zu sammeln, zu analysieren und zu teilen, um nachzuweisen, dass Sie das erreicht haben, was Sie sich vorgenommen haben?
Möglicherweise finden Sie auch die Durchführung einer SWOT-Analyse Ihres virtuellen Veranstaltungsprogramms hilfreich. Wenn Sie die Stärken und Schwächen Ihres Ansatzes einschätzen, können Sie feststellen, welche Lücken geschlossen werden müssen — und vor allem, welche Marken diese möglicherweise für Sie schließen können.
Wenden Sie sich an die Marken, von denen Sie glauben, dass sie am besten zu Ihnen passen
Vermeiden Sie einen Scattergun-Ansatz. Wenn Sie mit Unternehmen sprechen, die nicht Ihren Werten entsprechen oder das, was Sie anbieten, nicht verbessern können, verschwenden Sie nur Ihre Zeit (und ihre).
Erstellen Sie stattdessen eine Auswahlliste mit 5 bis 10 Marken, die zu Ihrer Botschaft passen, Ihren Inhalten einen Mehrwert verleihen und von Ihrem Publikum für ihre Fähigkeiten, Erfahrungen, beruflichen Erfolge oder allgemeine Marktpräsenz geschätzt werden. Sie müssen diese Marken um ein gutes Sponsoring für Ihre virtuelle Veranstaltung werben.
Denken Sie daran: Einige dieser Marken sind möglicherweise Bestandskunden oder Lieferanten, während andere Sie möglicherweise noch nicht kennen.
Nutzen Sie Tools zum Sponsoring von Veranstaltungen
Möglicherweise haben Sie bereits eine gute Vorstellung von Ihrem Traumsponsor. Sie könnten jedem potenziellen Partner maßgeschneiderte Nachrichten senden — und es schadet nicht, diesen persönlicheren Weg zu wählen, um das Gespräch zu beginnen — aber Sie können den Pitch-Prozess mit ein paar Tools wie SponsorPitch und SponsorMyEvent beschleunigen.
Diese Apps können häufig Informationen über die anderen Partnerschaften enthalten, an denen Ihre potenziellen Sponsoren beteiligt sind. Wenn Sie auch im zweiten Grad nicht mit einer bestimmten Marke in Verbindung gebracht werden möchten, können Sie dieses Unternehmen sofort von Ihrer Liste streichen.
Nehmen Sie einen Anruf entgegen
E-Mail-Kommunikation kann funktionieren — aber um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie sich an Ihren potenziellen Sponsoren für virtuelle Veranstaltungen wenden, um die Gelegenheit vollständig zu nutzen. Während des Telefonats müssen Sie Folgendes besprechen:
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- Was wird Ihre Agenda beinhalten?
- Welche anderen Unternehmen oder Marken sind beteiligt (falls dies zutrifft)
- Was könnten die Ziele Ihres Sponsors für die Partnerschaft sein
- Was Ihr Sponsor von der Veranstaltung erwarten kann — aber machen Sie deutlich, dass Sie während der Planung offen für Ideen und Verhandlungen sind
- Was Sie von Ihren Sponsoren als Gegenleistung für die Bekanntheit erwarten
- Welche KPIs möchten Sie beide verwenden, um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen?
- Welche Herausforderungen Ihr potenzieller Sponsor in der Vergangenheit bei der Unterstützung ähnlicher Veranstaltungen hatte — und wie Sie sie bekämpfen werden
Begeistern Sie Ihren potenziellen Sponsor für die Gelegenheit, indem Sie eine offene, wechselseitige Diskussion anregen, die sich auf die Vorteile des Sponsorings Ihrer virtuellen Veranstaltung konzentriert — nicht nur darauf, wie die Veranstaltung selbst aussehen wird.
Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um Fragen zu beantworten und das Feedback des Interessenten zu Ihren Ideen für das Sponsoring virtueller Veranstaltungen einzuholen. Vielleicht möchten Sie sogar vor dem Telefonat online nach Ihrem Entscheidungsträger suchen, um ein Gefühl für seine Persönlichkeit und seine bisherigen Erfahrungen mit Sponsoring-Programmen zu bekommen.
Wenn es ein „Nein für jetzt“ ist, ist es das nächste.
Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Sponsoren in Ihre virtuelle Veranstaltung integrieren
Sie haben Ihren Event-Sponsor gewonnen und es ist an der Zeit, ein unwiderstehliches Sponsoring-Paket zusammenzustellen.
Letztlich wollen Ihre Sponsoren einen Mehrwert. In Bezug auf Patenschaften für virtuelle Veranstaltungen müssen Sie sicherstellen, dass sie das bekommen, was sie von Ihrer Partnerschaft benötigen. Im Allgemeinen möchten Marken mit Ihrer Veranstaltung drei Dinge erreichen: ·
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- Höhere Markenbekanntheit
- Umsetzbare Einblicke in das Publikum
- Bessere Einbindung des Publikums
Sobald du herausgefunden hast, welches dieser Ziele für deinen Partner am wichtigsten ist, füge einige Optionen in einen offiziellen Sponsoring-Vorschlag ein, der auch Informationen zu deiner Zielgruppe enthalten sollte.
In diesem Vorschlag sollten Sie angeben, wie viele Personen Sie voraussichtlich an der Veranstaltung teilnehmen werden, Zeugnisse von früheren Sponsoren und alle Statistiken über die Einnahmen, die frühere Sponsoren von Ihren Veranstaltungen erhalten haben.
25 Kreative Ideen für das Sponsoring virtueller Veranstaltungen
Brauchen Sie etwas Inspiration? Du könntest deinen Sponsor bitten:
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- Veranstalten Sie einen Keynote-Vortrag oder eine Präsentation
- Führen Sie ein Seminar durch
- Nehmen Sie an einem Interview teil
- Nehmen Sie an einer Fragerunde teil
- Veranstalten Sie ein Seminar während oder vor der Veranstaltung
- Bewerben Sie Ihre Veranstaltung in E-Mail-Newslettern oder über ihre Social-Media-Konten
- Filmen Sie im Vorfeld der Veranstaltung Werbevideos oder Videos hinter den Kulissen, um weiteres Interesse zu wecken und Anmeldungen zu fördern
Erstellen Sie eine spezielle Landingpage oder einen Blogbeitrag auf Ihrer Website, um die Marke Ihres Sponsors zu bewerben
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- Fügen Sie maßgeschneiderte Markeninhalte von Ihrem Sponsor in den Content Hub Ihrer Veranstaltung ein
- Fügen Sie das Branding Ihres Sponsors in die Vorlage Ihrer virtuellen Veranstaltung ein
- Veranstalten Sie im Namen Ihres Sponsors ein exklusives Sonderangebot für Teilnehmer
- Stimmen Sie zu, nach der Veranstaltung eine Liste aller Registranten und Teilnehmer an Ihren Sponsor zu senden
- Stimmen Sie zu, weitere Einblicke darüber zu senden, wie die Teilnehmer auf die Veranstaltung reagiert haben
- Richten Sie einen virtuellen Markenstand ein, um die Teilnehmer zu engagieren.
- Veranstalten Sie eine Networking-Lounge mit Ihrer Marke für informelle Interaktionen mit den Teilnehmern.
- Sponsern Sie fokussierte Breakout-Sessions zu Nischenthemen.
- Bieten Sie Ihren Teilnehmern virtuelle Hintergründe oder Filter mit Ihrem Branding an.
- Bieten Sie exklusive herunterladbare Inhalte an (eBooks, Whitepapers).
- Veranstalten Sie während der Veranstaltung einen von Sponsoren veranstalteten Wettbewerb oder ein Giveaway.
- Senden Sie Push-Benachrichtigungen mit Sonderangeboten oder Updates an die Teilnehmer.
- Organisieren Sie eine Social-Media-Herausforderung mit Markenpreisen.
- Sponsern Sie interaktive Umfragen oder Umfragen, um die Teilnehmer einzubeziehen.
- Brandmarken Sie On-Demand-Veranstaltungsinhalte nach der Veranstaltung mit Sponsorenanzeigen.
- Bieten Sie exklusive VIP-Sitzungen oder Meet-and-Greets an, die von Sponsoren veranstaltet werden.
- Senden Sie virtuelle oder physische Beuteltaschen mit Markenartikeln für Sponsoren.
Eine der besten Möglichkeiten, einen Sponsor für eine Veranstaltung zu gewinnen, besteht darin, ihnen eine Reihe von gestaffelten Paketen zur Auswahl anzubieten. Sie können beispielsweise Bronze-, Silber- und Gold-Angebote mit Funktionen und Vorteilen zu unterschiedlichen Preisen erstellen. Dies sollte es einer Vielzahl von Marken ermöglichen, ihre spezifischen Ziele zu erreichen, wenn es darum geht, Ihre virtuelle Veranstaltung zu sponsern. Hier ist ein kurzes Beispiel für abgestufte Sponsoring-Pakete, die verwendet werden könnten:
Gold-Sponsoring-Paket
Ihr Gold-Sponsoring-Paket sollte die besten Sichtbarkeits- und Engagement-Möglichkeiten bieten. Sponsoren auf dieser Ebene suchen in der Regel nach erstklassigen Immobilien, was das Branding und die Interaktion mit den Teilnehmern angeht. Einige Funktionen, die in einem Gold-Paket enthalten sein sollten, könnten sein:
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- Exklusives Branding in stark frequentierten Bereichen der Veranstaltungsplattform, z. B. auf der Hauptbühne, in der virtuellen Lobby oder bei der E-Mail-Kommunikation der Teilnehmer.
- Vortragsmöglichkeiten wie Keynote-Sessions oder Teilnahme an Podiumsdiskussionen, die es Sponsoren ermöglichen, sich als Vordenker zu positionieren.
- Sessions mit gesponserten Inhalten, bei denen Sponsoren Workshops oder Produktdemos veranstalten können, um das Publikum direkt anzusprechen.
- Benutzerdefinierte Berichte nach der Veranstaltung, die detaillierte Analysen zum Engagement der Teilnehmer, zur Interaktion mit Inhalten und zur Lead-Generierung bieten.
Silbernes Sponsoring-Paket: Hochwertige, strategische Platzierung
Ihr Silver-Paket bietet eine ausgewogene Kombination aus Sichtbarkeit und Engagement zu einem günstigeren Preis. Sponsoren dieser Stufe können mit einer soliden Präsenz rechnen, wenn auch nicht so prominent wie Sponsoren auf Gold-Ebene. Zu den wichtigsten Elementen könnten gehören:
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- Branding in Breakout-Sessions oder Workshops, um sicherzustellen, dass die Präsenz des Sponsors in wichtigen Engagement-Momenten spürbar ist.
- Aufnahme in gesponserte Umfragen oder Fragerunden, sodass Sponsoren während Live-Segmenten direkt mit den Teilnehmern in Kontakt treten können.
- Platzierung des Logos auf Intros, virtueller Beschilderung und Materialien nach der Veranstaltung, sodass der Sponsor während der gesamten Reise der Teilnehmer sichtbar ist.
- Moderieren Sie Analyseberichte, in denen hervorgehoben wird, wie sich ihre Marke während der Veranstaltung an verschiedenen Touchpoints entwickelt hat.
Bronze-Sponsoring-Paket: Kostengünstige, gezielte Sichtbarkeit
Für Organisationen mit kleineren Budgets oder solchen, die gerade erst mit dem Sponsoring virtueller Veranstaltungen beginnen, bietet ein Bronze-Paket gezielte, aber wirkungsvolle Möglichkeiten zur Markenbekanntheit. Diese Stufe kann Folgendes beinhalten:
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- Platzierung des Logos auf Marketingmaterialien vor der Veranstaltung, z. B. E-Mails oder Registrierungsseiten für Veranstaltungen.
- Gesponserte Erwähnungen in wichtigen Momenten der Veranstaltung, z. B. vor und nach beliebten Sessions.
- Zugriff auf Teilnehmerlisten nach der Veranstaltung mit grundlegenden Kennzahlen zur Kundenbindung, sodass Sponsoren nach der Veranstaltung gute Leads generieren können.
- Inklusion in virtuelle Stände oder Ausstellungsräume, an denen die Teilnehmer auf Sponsoreninhalte zugreifen, Besprechungen buchen oder Demos anfordern können.
So messen Sie den ROI für Sponsoren virtueller Veranstaltungen
Für Sponsoren geht es nicht nur um Sichtbarkeit — es geht um greifbare Ergebnisse. Die Messung der Investitionsrendite (ROI) für Sponsoren virtueller Veranstaltungen ist entscheidend, um den Wert zu demonstrieren und langfristige Partnerschaften sicherzustellen. Durch die Bereitstellung klarer, datengestützter Einblicke können Sie Sponsoren genau zeigen, wie ihre Investition zu ihren Marketing- und Geschäftszielen beigetragen hat.
Hier sind die wichtigsten Kennzahlen, die wichtig sind, wenn es darum geht, den ROI Ihrer Sponsoren nachzuweisen:
Engagement der Teilnehmer
Eine der wichtigsten Kennzahlen ist das Engagement — das Ausmaß, in dem die Teilnehmer mit den Inhalten der Sponsoren interagieren. Dazu gehört die Anzahl der Teilnehmer, die gesponserte Stände besuchen, auf Sponsorenlogos klicken oder an Veranstaltungen teilnehmen, die von Sponsoren geleitet werden. Engagement-Metriken geben Sponsoren ein klares Bild davon, wie effektiv sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf sich gezogen haben. Zu den spezifischen Engagementdaten könnten gehören:
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- Standbesuche: Wie viele Teilnehmer haben den virtuellen Stand des Sponsors besucht und sich mit Inhalten oder Live-Repräsentanten beschäftigt?
- Teilnahme an der Sitzung: Die Anzahl der Teilnehmer, die an der Sitzung eines Sponsors teilgenommen haben, unabhängig davon, ob es sich um eine Keynote, einen Breakout oder eine Demo handelte.
- Interaktive Funktionen: Teilnahme an Umfragen, Fragerunden oder Live-Chats, die vom Sponsor veranstaltet werden.
Generierung von Leads
Die Leadqualität ist oft ein wichtiger Faktor für Sponsoren. Kennzahlen wie die Anzahl qualifizierter Leads, die während der Veranstaltung gesammelt wurden, können die Einschätzung des ROI durch einen Sponsor entscheidend beeinflussen. Dazu gehören:
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- Anzahl der gesammelten Leads: Teilnehmer, die sich dafür entschieden haben, ihre Kontaktinformationen weiterzugeben, oder weitere Informationen zu den Angeboten des Sponsors angefordert haben.
- Hauptqualifikation: Segmentieren Sie Leads anhand ihres Interesses oder ihrer Interaktion mit den Inhalten des Sponsors (z. B. Leads mit hoher Absicht, die an mehreren Sitzungen teilgenommen oder Inhalte heruntergeladen haben).
Sichtbarkeit der Marke
Sponsoren zielen häufig darauf ab, die Markenbekanntheit zu steigern, und virtuelle Veranstaltungen bieten mehrere Kontaktpunkte für die Bekanntheit. Anhand von Kennzahlen zur Sichtbarkeit können Sponsoren nachvollziehen, wie häufig ihre Marke von der Zielgruppe gesehen wurde. Dazu gehören:
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- Eindrücke: Die Häufigkeit, mit der das Logo oder die Markenmaterialien des Sponsors während der gesamten Veranstaltung angezeigt wurden — auf Intros der Sitzung, an virtuellen Ständen oder in Werbe-E-Mails.
- Erwähnungen in den sozialen Medien: Messen Sie, wie oft der Sponsor in den sozialen Medien erwähnt oder in veranstaltungsbezogenen Beiträgen vorgestellt wurde.
Konsum von Inhalten
Sponsoren, die herunterladbare Inhalte wie Whitepapers oder Fallstudien bereitstellen, werden wissen wollen, wie ihre Ressourcen abgeschnitten haben. Kennzahlen, die zeigen, wie die Teilnehmer mit den Inhalten der Sponsoren interagiert haben, sind für den Nachweis des Nutzens von entscheidender Bedeutung. Titel:
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- Inhalte werden heruntergeladen: Wie viele Teilnehmer haben die Ressourcen des Sponsors heruntergeladen?
- Videoansichten: Wenn der Sponsor Videoinhalte bereitgestellt hat, verfolgen Sie, wie viele Aufrufe und wie viel Zeit mit dem Ansehen verbracht wurde.
Analytik nach der Veranstaltung
Virtuelle Veranstaltungen bieten eine Fundgrube an Daten nach der Veranstaltung, mit deren Hilfe Sponsoren die langfristigen Auswirkungen ihres Sponsorings messen können. Teilen Sie Ihren Sponsoren nach der Veranstaltung detaillierte Analysen mit, wie zum Beispiel:
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- Verkehr nach der Veranstaltung: Wie viel Traffic die Website des Sponsors als direkte Folge der Veranstaltung erhalten hat.
- Engagement mit On-Demand-Inhalten: Sponsoren können weiterhin von ihrer Teilnahme profitieren, wenn die Veranstaltungsinhalte weiterhin auf Abruf verfügbar sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie verfolgen, wie viele Teilnehmer nach Ende der Veranstaltung Vorträge zum Thema Sponsoren ansehen.
Die hier aufgeführten Tipps sollen Ihnen helfen, wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen, wenn es darum geht, Sponsoren für virtuelle Veranstaltungen zu finden, ganz zu schweigen davon, dass Sie langfristige Beziehungen zu den Marken aufbauen können, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Weitere Best-Practice-Leitfäden, Marketing-Playbooks und Kundenfallstudien finden Sie in unseren Ressourcen.