魅力的なデジタルイベントを計画するのは簡単なことではありませんが、イベント準備のタイムラインがあれば簡単です。
イベントの内容によっては、数ヶ月前からプロセスを開始し、膨大な時間とリソースを要することもあります。イベントプランニングのタイムラインは、これらの要素を管理しやすい塊に分割し、プロジェクトを軌道に乗せるのに役立ちます。
先日のブログでは イベント企画チェックリストをご紹介しました。
ここでは、6ヶ月間にわたる主な責任の期限を設定しましたので、初日からフォローできる包括的なイベント企画スケジュールを手に入れることができます。
イベント企画を成功させるために、タイムラインに従うことが不可欠な理由
イベント・プランニングのタイムラインに沿って作業すれば、とても簡単になる：
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- サプライヤー、パートナー、スポンサーを参加させるための期限を守ること（彼らには十分な事前通知が必要です）。
- スタッフとすべての第三者に対して明確なスケジュールを作成し、何をすべきか、どこに行くべきか、いつ利用可能であるべきかを把握できるようにする。
- 自分のチームをよりよく管理できるようになる。
- 直前の変更や困難にも、イベントを完全に頓挫させることなく対応する。
- 予算を守る！
イベント管理のタイムラインは、ロジスティクスの観点からも有益だが、イベント出席率を向上させるためにも非常に重要だ。
登録者数の増加が最優先事項 最優先事項バーチャルイベントプランナーにとって、登録者数の増加は最優先事項であり、これはプロモーション活動を実施するための十分な時間を確保することを意味します。効果的なイベント準備スケジュールを立てることで、プロモーションキャンペーンが戦略的に実行され、急がされることがなくなります。
6ヶ月のイベント・プランニング・スケジュール - シームレスなイベントを実現するための主なタスク
この6ヶ月のイベント計画タイムラインサンプルは、あなたのニーズに合わせられるよう、アウトラインとしてデザインされています。
100人以下の企業イベントであれば、2ヶ月でも十分なプランニング・スケジュールかもしれない。一方、数千人が参加する対面式、ハイブリッド式、デジタル式のイベントでは、1年間の準備期間が必要になるかもしれない。
最大のアドバイスは？目標期日を決め、逆算することです。イベント・プランニングのスケジュールを立てながら、プロセスの各ステップを完了するのにかかる時間を割り出しましょう（少し余裕も持たせて）。
1-2ヶ月目
最初の数週間は、イベントに影響を与える大きな決断をすることに専念しましょう。
ステップ1：イベント運営チームを決め、関係者全員に役割と仕事を任せる
これらのスタッフは、あなたのイベントをプロジェ クトマネジメントするのに必要なスキルを持っていますか？プランニングのプロセスを通じて、従業員がそれぞれの強みを発揮できるようにするにはどうすればよいかを考えてみましょう。
ステップ2：イベントの目標を設定する
その目的は、ブランドの認知度を高めることなのか、新製品や新サービスを発表することなのか、あるいは他のビジネスとの強力なパートナーシップを確立することなのか。いずれにせよ、イベントの目的と、イベントの成功を測るためのKPIを決める必要があります。
ステップ3：ターゲットオーディエンスを明確にする
あなたは誰と話しているのか？彼らはあなたのブランドに何を求め、何を必要とし、何を期待しているのか？誰にアピールしたいイベントなのかを知ることで、明確なテーマと勝てるアジェンダを作ることができる。
ステップ4：日程を決める
祝祭日や、注目度の高い会社や業界のイベントと重ならないようにしましょう。日程が決まったら、逆算してイベント企画のスケジュールを組み立てる。
ステップ5：会場選び
物理的なイベントを計画している場合は、早急に会場を確定することが肝要ですが、デジタルイベントをどこで開催するかも検討する必要があります。デジタルイベントのプラットフォームを持っていない場合は、選択肢を検討しましょう。また、もし探しているのであれば、参加者のエンゲージメントデータを詳細に収集し、貴社の技術スタックと深く統合できるソリューションを見つけるようにしましょう。
ステップ6：営業をループに参加させる
営業リーダーとConnect 、次回のイベントについて知ってもらうようにしましょう。営業との最初の焦点は、イベント関連のコミットメントを固定化し、イベントから発生したリードを追跡して適格化するためのガイドラインを確立することです。
この機会に、マーケティングとセールスがどのようにバーチャル・セリングに取り組むかを見直すのもよいだろう。 バーチャルセリング.
ステップ7：アンカーポイントを追加する
例えば、会場の手付金の支払いなど、特定の期日までに行わなければならないすべてのタスクのリストを書きましょう。これは、イベント管理スケジュールの中で最も重要なステップのひとつであり、柔軟に対応できる範囲は非常に限られています。
ステップ8：第三者に相談する
今こそ、サプライヤーやパートナー、スポンサー候補に、イベントにどのように貢献できるか相談してみましょう。イベントのスポンサーを獲得する方法を見つける.
ステップ9：イベント・マーケティング戦略の策定を開始する
ランディングページの設定から、ブログの計画、Eショットの作成、舞台裏の撮影に至るまで、イベント準備のタイムラインには、利用可能なあらゆるチャンネルを使ってイベントの認知度を高める方法も盛り込む必要がある。
ヶ月目：イベント企画スケジュールの中間チェックイン
イベントプランニングのタイムラインの中間点では、通常、T字を交差させ、I'sに点を打つことになります。
ステップ1: 招待状を送る
通常、Eメールやインメールで十分ですが、ゲストがこれから始まることにワクワクするよう、セーブ・ザ・デート・カードやウェルカム・パックを物理的に送ることも検討してみてはいかがでしょうか。
ステップ2：サプライヤー、講演者、スポンサーとの条件合意
今こそ、イベントの中心となる人物との契約や料金を決めておく時だ。
ステップ3：技術を決める
デジタル・イベントやハイブリッド・イベントを運営する場合、どの デジタル・イベント・プラットフォームを決定しなければなりません。物理的な会議やセミナーを計画している場合は、完全なプロダクションのセットアップを検討する必要があります。
4ヶ月目：イベント管理タイムラインの微調整
イベントプランニングのタイムラインは、この段階から細かいディテールをまとめていく必要があります。
ステップ1：イベントでのフォールバック手順を確認する
イベントで何か問題が発生した場合の対処法を、あなたやあなたのチームが知っていることを確認してください。これは通常、対面式またはハイブリッド式の体験を実施している場合にのみ必要です。
完全にデジタル化するのであれば、この時間を使って、使用しているイベント・プラットフォームについて、スタッフや講演者をトレーニングすることができる。 プランB を用意しておくとよいでしょう。
ステップ2：講演者のプレゼンテーションの最終版を入手する
講演者に最終プレゼンスライドを送ってもらう。この内容を使って、アジェンダの時間を確定し、直前のマーケティング資料を作成することができます。
ステップ3：営業とのフォローアップ・プログラムの検討
営業チームと話し合い、参加者との連絡やフォローアップのためのプログラムを確認しましょう。あなたの マーケティングチームと営業チームが MQLとSQLの資格について、バーチャルとハイブリッドの要素について確認してください。
ステップ4：イベントをより没入感のあるものにするための機能を探る
ON24は、エンゲージメントを最大化し、参加者のコンテンツへのインタラクションから貴重な行動データを収集するのに役立つ、パーソナライゼーション・ツールの素晴らしいセレクションを提供します。
5ヶ月目：最終イベント当日のロジスティクスの準備
ステップ1：ゲストリストの作成
これまでの申し込み状況を見て、誰がイベントに参加するのかをイメージしましょう。この段階で、物理的な会合用の座席表を作成することを検討するとよいでしょう。企業のネットワーキングイベントを計画している場合は、名札も良いアイデアです。
ステップ2：スワッグを集めて配布する
出席者に配られる（または郵送される）ギフト、商品、賞品を入手する。
ステップ3：ケータリングメニューの確認
イベントで食べ物や飲み物を提供する場合、参加者に特定の食事に関する要望があるかどうかを必ず尋ねるべきです。
ステップ4：イベント警備の予約
常に必要というわけではありませんが、大規模なイベントやデリケートなイベントを運営する場合は、円滑な運営を維持するために警備スタッフを配置することを検討してもよいでしょう。
6ヵ月目：イベント・プランニングのタイムラインを成功させる
これまでの努力が報われるときが来る！
ステップ1：イベントのスケジュールを確認し、最終的なアジェンダを送付する。
いつ、何が行われるかを明確にし、イベントに何を期待するかを全員に知らせましょう。イベントの日時やプログラムなどをまとめたメールマガジンを送りましょう。対面でイベントを開催する場合は、会場の住所や駐車場、公共交通機関の情報など、詳細を記載しましょう。
ステップ2：司会者用の台本とキューシートの最終調整
これらは、イベントの流れを中断させるようなミスやハプニングを防ぐために欠かせない。
ステップ3：オーディオビジュアルおよび/またはイベントホスティングのセットアップの再確認
テスト、テスト、そしてまたテスト！
ステップ4：本番さながらのリハーサル
それぞれの領域（フィジカル、デジタル、またはハイブリッド）でアジェンダ全体を実行し、物事がどのように進行するかを全員が理解できるようにする。
多いよ。
この便利なイベント・プランニング・ガイドは、チームをスケジュール通りに動かし、イベント全体からより多くの価値を提供するのに役立ちます。しかし、ご覧の通り、考慮すべきことはたくさんあります。特に、対面式の会議、セミナー、発表会、ネットワーキング・セッションを企画する場合はなおさらです。
予算が限られていたり、イベントの企画に半年もかけられなかったりする場合は、ハイブリッド・イベントを実施する方が賢明かもしれません。最近のウェビナーでは ハイブリッド・イベントの計画と運営をご覧ください。
そして最後にもうひとつ、私たちのイベントタイムラインガイドには含まれていない追加のステップがあります。これはもちろん、イベント後のことです。92％の フォレスターの B2Bイベントのグローバル状況調査2024の回答者の92%が、今年はイベント後の参加者フォローアップを改善する予定だと述べています。もしあなたが、企業イベントの企画スケジュールを組んでいるのなら、間違いなく検討すべきことだ。
