Ihr sechsmonatiger Zeitplan für die Veranstaltungsplanung

Die Planung einer ansprechenden digitalen Veranstaltung ist keine leichte Aufgabe, aber ein Zeitplan für die Veranstaltungsvorbereitung macht sie einfacher. 

Je nach Art der Veranstaltung kann der Prozess Monate im Voraus beginnen und sehr viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Ein Zeitplan für die Veranstaltungsplanung unterteilt diese Komponenten in überschaubare Abschnitte und hilft, das Projekt auf Kurs zu halten.

In unserem letzten Blog haben wir eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung die Ihnen dabei hilft, alle wichtigen Aufgaben bis zum Start der Veranstaltung zu identifizieren und zu erledigen.

Hier haben wir die Fristen für Ihre wichtigsten Aufgaben auf sechs Monate verteilt, so dass Sie einen umfassenden Zeitplan für die Veranstaltungsplanung haben, den Sie vom ersten Tag an verfolgen können.

 Warum die Einhaltung eines Zeitplans für die Veranstaltungsplanung für den Erfolg unerlässlich ist

Die Arbeit mit einem Zeitplan für die Veranstaltungsplanung macht es viel einfacher:

• • Halten Sie die Fristen ein, um Lieferanten, Partner und Sponsoren an Bord zu holen (sie brauchen schließlich eine lange Vorankündigung).
  • Erstellen Sie klare Zeitpläne für Ihre Mitarbeiter und alle Dritten, damit sie wissen, was sie zu tun haben, wohin sie gehen müssen und wann sie verfügbar sein müssen.
  • Sie können Ihre eigenen Teams besser führen, da jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
  • Anpassung an Änderungen oder Herausforderungen in letzter Minute, ohne dass die Veranstaltung völlig entgleist
  • Halten Sie Ihr Budget ein!

Zeitpläne für das Veranstaltungsmanagement sind nicht nur aus logistischer Sicht von Vorteil, sondern auch unglaublich wichtig, um die Teilnahme an der Veranstaltung zu verbessern. 

Die Steigerung der Registrierungen ist eine oberste Priorität Für die Planer virtueller Veranstaltungen bedeutet dies, dass genügend Zeit für die Durchführung von Werbemaßnahmen bleibt. Ein effektiver Zeitplan für die Veranstaltungsvorbereitung stellt sicher, dass die Werbekampagnen strategisch und nicht überstürzt durchgeführt werden.

 6-monatiger Zeitplan für die Veranstaltungsplanung - Schlüsselaufgaben für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung

Dieses Beispiel für einen sechsmonatigen Zeitplan für die Planung einer Veranstaltung wurde als Gliederung entworfen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. 

Zwei Monate können als Planungszeitraum für Unternehmensveranstaltungen mit weniger als 100 Personen ausreichen. Für persönliche, hybride oder digitale Veranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern kann hingegen ein ganzes Jahr erforderlich sein. 

Unser wichtigster Ratschlag? Denken Sie an ein Zieldatum, und arbeiten Sie rückwärts. Wenn Sie Ihren Zeitplan für die Veranstaltungsplanung aufstellen, überlegen Sie sich, wie viel Zeit Sie für jeden einzelnen Schritt benötigen (und planen Sie auch ein wenig Spielraum ein).

Monate 1-2

Nehmen Sie sich die ersten Wochen Zeit, um alle wichtigen Entscheidungen zu treffen, die Ihre Veranstaltung beeinflussen werden.

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihr Event-Management-Team und verteilen Sie Rollen und Aufgaben an alle Beteiligten

Verfügen diese Mitarbeiter über die Fähigkeiten, die sie für die Projektleitung Ihrer Veranstaltung benötigen? Überlegen Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter während des gesamten Planungsprozesses ihre Stärken ausspielen können.

Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele für Ihre Veranstaltung fest

Wollen Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke steigern, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung einführen oder eine starke Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen aufbauen? In jedem Fall müssen Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung und die KPIs festlegen, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen wollen.

Schritt 3: Definieren Sie Ihr Zielpublikum

Mit wem sprechen Sie? Was wollen, brauchen und erwarten sie von Ihrer Marke? Wenn Sie wissen, wen Sie mit der Veranstaltung ansprechen wollen, können Sie ein klares Thema und ein überzeugendes Programm erstellen.

Schritt 4: Einen Termin festlegen

Achten Sie darauf, dass der Termin nicht mit Feiertagen oder anderen wichtigen Firmen- oder Branchenveranstaltungen kollidiert. Sobald Sie sich für ein Datum entschieden haben, können Sie einen Zeitplan für die Veranstaltungsplanung erstellen, indem Sie rückwärts arbeiten.

Schritt 5: Wählen Sie einen Veranstaltungsort

Wenn Sie eine physische Veranstaltung planen, müssen Sie so schnell wie möglich einen Veranstaltungsort festlegen, aber auch für Ihre digitale Veranstaltung müssen Sie sich überlegen, wo Sie diese durchführen wollen. Prüfen Sie Ihre Optionen, wenn Sie keine digitale Veranstaltungsplattform zur Hand haben. Und wenn Sie eine suchen, achten Sie darauf, dass Sie eine Lösung finden, die detaillierte Daten über die Teilnehmerbeteiligung sammelt und sich tief in Ihr technisches System integrieren lässt.

Schritt 6: Den Vertrieb mit einbeziehen

Connect mit Ihren Vertriebsleitern in Connect , um sicherzustellen, dass sie über Ihre bevorstehende Veranstaltung informiert sind. Ihr erster Schwerpunkt mit dem Vertrieb sollte darin bestehen, veranstaltungsbezogene Verpflichtungen festzulegen und Richtlinien für die Nachverfolgung und Qualifizierung von Leads, die durch die Veranstaltung generiert werden, aufzustellen.

Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um zu überprüfen, wie Marketing und Vertrieb vorgehen virtuelles Verkaufen.

 

Schritt 7: Fügen Sie Ihre Ankerpunkte ein

Schreiben Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein müssen, wie z. B. die Zahlung der Kaution für den Veranstaltungsort. Dies ist einer der wichtigsten Schritte in Ihrem Zeitplan für das Veranstaltungsmanagement, bei dem nur sehr wenig Spielraum für Flexibilität besteht.

Schritt 8: Sprechen Sie mit Ihren Drittparteien

Jetzt ist es an der Zeit, mit Lieferanten, Partnern und potenziellen Sponsoren darüber zu sprechen, wie sie zu Ihrer Veranstaltung beitragen können. Finden Sie heraus, wie Sie Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen können.

Schritt 9: Beginnen Sie mit der Entwicklung Ihrer Event-Marketing-Strategie

Von der Einrichtung von Landing Pages über die Planung von Blogs und die Erstellung von E-Shots bis hin zum Filmen hinter den Kulissen sollte Ihr Zeitplan für die Veranstaltungsvorbereitung auch vorsehen, wie Sie Ihre Veranstaltung über alle verfügbaren Kanäle bekannt machen wollen.

 Monat 3: Halbzeit-Check-In für Ihren Veranstaltungsplan

In der Mitte Ihres Zeitplans für die Veranstaltungsplanung müssen Sie in der Regel die T-Striche setzen und die I-Striche auftragen.

Schritt 1: Versenden Sie die Einladungen für die Verabredung

In der Regel genügen E-Mails oder Postwurfsendungen, aber Sie sollten auch überlegen, ob Sie Ihren Gästen nicht auch physische Karten oder Begrüßungspakete schicken, um sie auf das Kommende einzustimmen.

Schritt 2: Vereinbaren Sie die Bedingungen mit Ihren Lieferanten, Referenten und Sponsoren

Jetzt ist es an der Zeit, Vereinbarungen und Honorare mit denjenigen zu treffen, die für Ihre Veranstaltung von zentraler Bedeutung sind - so können Sie verhindern, dass Dritte kurzfristig absagen.

Schritt 3: Entscheiden Sie sich für Ihre Technik

Wenn Sie eine digitale oder hybride Veranstaltung durchführen, müssen Sie entscheiden, welche digitale Veranstaltungsplattform für die Bereitstellung Ihrer Inhalte und die Verwaltung Ihrer Teilnehmer. Wenn Sie eine physische Konferenz oder ein Seminar planen, müssen Sie sich Gedanken über die gesamte Produktion machen und Auftragnehmer damit beauftragen, wenn dies nicht in den Kompetenzbereich Ihres Teams fällt.

Monat 4: Feinabstimmung des Zeitplans für Ihr Veranstaltungsmanagement

Ihr Zeitplan für die Planung der Veranstaltung sollte in dieser Phase beginnen, die Feinheiten zusammenzustellen.

Schritt 1: Überprüfen Sie die Ausweichverfahren bei Ihrer Veranstaltung

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team wissen, was zu tun ist, wenn bei Ihrer Veranstaltung etwas schief geht. Dies ist in der Regel nur notwendig, wenn Sie eine persönliche oder hybride Veranstaltung durchführen.

Wenn Sie vollständig digital arbeiten, können Sie diese Zeit nutzen, um Ihre Mitarbeiter und Referenten auf der von Ihnen verwendeten Veranstaltungsplattform zu schulen und einen Plan B aufzustellen für den Fall, dass Sie auf technische Probleme stoßen.

Schritt 2: Besorgen Sie sich die endgültigen Versionen der Präsentationen Ihrer Redner

Bitten Sie Ihre Redner, Ihnen ihre endgültigen Präsentationsfolien zu schicken. Sie können diese Inhalte nutzen, um den Zeitplan für Ihr Programm festzulegen und in letzter Minute Marketingmaterialien zu erstellen.

Schritt 3: Überprüfung des Follow-up-Programms mit dem Vertrieb

Setzen Sie sich mit Ihrem Vertriebsteam zusammen, um sicherzustellen, dass es das Programm für die Kontaktaufnahme und das Follow-up mit den Teilnehmern kennt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Marketing- und Vertriebsteams sich auf MQL- und SQL-Qualifikationen der Veranstaltung für alle virtuellen oder hybriden Elemente abgestimmt haben.

Schritt 4: Erkunden Sie Funktionen, die Ihre Veranstaltung lebendiger machen

ON24 bietet eine beeindruckende Auswahl an Personalisierungstools, mit denen Sie das Engagement maximieren und wertvolle Verhaltensdaten aus den Interaktionen der Teilnehmer mit Ihren Inhalten sammeln können.

 Monat 5: Vorbereitungen für die Logistik des letzten Veranstaltungstages

Schritt 1: Erstellen Sie Ihre Gästeliste

Sehen Sie sich die bisherigen Anmeldungen an, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wer an der Veranstaltung teilnehmen wird. In dieser Phase sollten Sie auch einen Sitzplan für physische Treffen entwerfen. Namensschilder sind auch eine gute Idee, wenn Sie eine Netzwerkveranstaltung für Unternehmen planen.

Schritt 2: Sammeln und Verteilen der Werbegeschenke

Besorgen Sie sich alle Geschenke, Waren oder Preise, die an die Teilnehmer verteilt (oder verschickt) werden sollen.

Schritt 3: Bestätigen Sie Ihre Catering-Menüs

Wenn Sie Speisen und Getränke für Ihre Veranstaltung bereitstellen, sollten Sie die Teilnehmer immer fragen, ob sie besondere Ernährungsbedürfnisse haben.

Schritt 4: Event-Sicherheit buchen

Es ist nicht immer notwendig - aber wenn Sie eine große oder sensible Veranstaltung durchführen, sollten Sie vielleicht in Erwägung ziehen, Sicherheitspersonal bereitzustellen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Monat 6: Erfolgreiche Durchführung Ihrer Veranstaltungsplanung im Zeitplan

Machen Sie sich darauf gefasst, dass sich Ihre harte Arbeit auszahlt!

Schritt 1: Bestätigen Sie den Zeitplan der Veranstaltung und versenden Sie die endgültige Tagesordnung

Machen Sie klar, was wann passieren wird, und teilen Sie allen mit, was sie von Ihrer Veranstaltung erwarten können. Versenden Sie ein Mailing mit Datum, Uhrzeit und Programm der Veranstaltung, alles an einem Ort. Wenn Sie eine persönliche Veranstaltung durchführen, geben Sie die Adresse des Veranstaltungsortes sowie Informationen zu Parkmöglichkeiten und öffentlichen Verkehrsmitteln an.

Schritt 2: Fertigstellung der Skripte und Einsatzpläne für Ihre Gastgeber

Diese sind unerlässlich, um Fehler und Schluckauf zu vermeiden, die den Ablauf Ihrer Veranstaltung stören könnten.

Schritt 3: Überprüfen Sie Ihr audiovisuelles und/oder Event-Hosting-System

Testen, testen und nochmals testen!

Schritt 4: Üben Sie die gesamte Veranstaltung

Gehen Sie die gesamte Agenda in den jeweiligen Bereichen (physisch, digital oder hybrid) durch, damit sich jeder mit dem Ablauf vertraut machen kann.

Das ist eine Menge.

Unser praktischer Leitfaden für die Veranstaltungsplanung hilft Ihnen, Ihre Teams im Zeitplan zu halten und den Wert Ihrer Veranstaltung insgesamt zu steigern. Wie Sie sehen, gibt es viel zu beachten - vor allem, wenn Sie eine persönliche Konferenz, ein Seminar, eine Einführung oder eine Networking-Sitzung organisieren. 

Wenn Sie ein kleineres Budget zur Verfügung haben oder keine sechs Monate Zeit für die Planung Ihrer Veranstaltung haben, könnte eine hybride Veranstaltung eine klügere Option sein. Unser jüngstes Webinar über Planung und Durchführung einer Hybrid-Veranstaltung kann Ihnen helfen.

Und noch ein letzter Punkt: Es gibt einen zusätzlichen Schritt, der in unserem Leitfaden für den Zeitplan einer Veranstaltung nicht enthalten ist. Das ist natürlich das, was nach der Veranstaltung passiert. 92 % der Forrester's The Global State of B2B Events Survey 2024 gaben an, dass sie in diesem Jahr die Nachbereitung ihrer Veranstaltungen verbessern wollen. Wenn Sie einen Zeitplan für die Planung von Unternehmensveranstaltungen aufstellen, sollten Sie das auf jeden Fall in Betracht ziehen.