Planificar un evento digital atractivo no es tarea fácil, pero un calendario de preparación del evento lo hace más sencillo.
Dependiendo de la naturaleza del evento, el proceso puede comenzar con meses de antelación y requerir mucho tiempo y recursos. Un calendario de planificación de eventos divide esos componentes en partes manejables y ayuda a mantener el proyecto en marcha.
En nuestro reciente blog lista de planificación de eventos para ayudarle a identificar y gestionar todas las tareas importantes hasta el momento del lanzamiento.
Aquí hemos fijado plazos para sus principales responsabilidades a lo largo de seis meses, para que disponga de un calendario completo de planificación de eventos que pueda seguir desde el primer día.
Por qué es esencial para el éxito seguir un calendario de planificación de eventos
Trabajar con un calendario de planificación de eventos facilita mucho las cosas:
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- Cumplir los plazos para incorporar a proveedores, socios y patrocinadores (al fin y al cabo, necesitarán que se les avise con suficiente antelación).
- Cree calendarios claros para su personal y terceros, de modo que sepan lo que tienen que hacer, adónde tienen que ir y cuándo tienen que estar disponibles.
- Gestione mejor sus propios equipos, ya que todos sabrán lo que se espera de ellos.
- Adaptarse a cualquier cambio o reto de última hora sin que el evento descarrile por completo.
- Sin salirse del presupuesto
Los calendarios de gestión de eventos son beneficiosos desde el punto de vista logístico, pero también son increíblemente importantes para mejorar la asistencia a los eventos.
El aumento de las inscripciones es una máxima prioridad para los planificadores de eventos virtuales y esto significa dejar tiempo suficiente para llevar a cabo actividades promocionales. Un calendario eficaz de preparación de eventos garantiza que las campañas promocionales se ejecuten estratégicamente y no con prisas.
Calendario de planificación de eventos de 6 meses: tareas clave para garantizar un evento perfecto
Este ejemplo de calendario de planificación de eventos para seis meses se ha diseñado como un esquema que puede adaptar a sus necesidades.
Dos meses pueden ser suficientes como calendario de planificación para eventos corporativos en los que participen menos de 100 personas. En cambio, los eventos presenciales, híbridos o digitales con miles de asistentes pueden requerir una pasarela de un año.
¿Nuestro consejo más importante? Tenga en mente una fecha objetivo y trabaje hacia atrás. Cuando elabore el calendario de planificación de su evento, calcule cuánto tiempo tardará en completar cada paso del proceso (y añada también un poco de margen).
Meses 1-2
Dedique las primeras semanas a tomar todas las decisiones importantes que afectarán a su evento.
Paso 1: Decide cuál será tu equipo de organización del evento y delega funciones y tareas en todos los implicados
¿Dispone este personal de las aptitudes necesarias para gestionar el proyecto de su evento? Piense cómo puede asegurarse de que sus empleados aprovechen sus puntos fuertes durante todo el proceso de planificación.
Paso 2: Establezca los objetivos de su acto
¿Se trata de dar a conocer su marca, lanzar un nuevo producto o servicio, o establecer una sólida asociación con otra empresa? En cualquier caso, tendrá que decidir los objetivos de su evento y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que utilizará para medir su éxito.
Paso 3: Defina su público objetivo
¿A quién se dirige? ¿Qué quieren, necesitan y esperan de su marca? Saber a quién quiere dirigir el acto le ayudará a crear un tema claro y un programa ganador.
Paso 4: Fije una fecha
Asegúrese de que no coincida con días festivos u otros acontecimientos importantes de la empresa o el sector. Una vez que hayas decidido la fecha, puedes elaborar un calendario para la planificación del evento trabajando hacia atrás.
Paso 5: Elegir un lugar
Es fundamental confirmar un lugar de celebración lo antes posible si estás planeando un evento físico, pero también tendrás que considerar desde dónde organizarás tu evento digital. Revise sus opciones si no tiene a mano una plataforma de eventos digitales. Y, si la tiene, asegúrese de encontrar una solución que recopile datos exhaustivos sobre interacción los asistentes y que se integre a fondo con su pila tecnológica.
Paso 6: Introducir las ventas en el circuito
Póngase Connect contacto con los responsables de ventas para asegurarse de que están al tanto del evento. Su enfoque inicial con ventas debe ser bloquear los compromisos relacionados con el evento y establecer directrices para el seguimiento y la calificación de los clientes potenciales generados a partir del evento.
También es una buena oportunidad para revisar cómo enfocan el marketing y las ventas la venta virtual.
Paso 7: Añadir los puntos de anclaje
Escriba una lista de todas las tareas que deben realizarse antes de una fecha concreta, como el pago del depósito para el local, por ejemplo. Este es uno de los pasos más cruciales del calendario de gestión de eventos, con un margen de flexibilidad muy limitado.
Paso 8: Hable con sus terceros
Ahora es el momento de hablar con proveedores, socios y posibles patrocinadores sobre cómo pueden contribuir a su evento. Averigüe cómo conseguir el patrocinio de un acto.
Paso 9: Empiece a desarrollar su estrategia de marketing de eventos
Desde la creación de páginas de aterrizaje hasta la planificación de blogs, pasando por la creación de e-shots y la filmación de imágenes entre bastidores, el calendario de preparación de su evento también debe incorporar cómo dará a conocer su evento utilizando todos los canales disponibles.
Mes 3: Revisión intermedia del calendario de planificación de eventos
El ecuador de la planificación de un evento suele implicar poner los puntos sobre las íes.
Paso 1: Enviar invitaciones para guardar la fecha
Los mensajes de correo electrónico o los correos electrónicos suelen ser suficientes, pero también puede considerar la posibilidad de enviar tarjetas físicas de confirmación de la fecha o paquetes de bienvenida para que los invitados se entusiasmen con lo que está por llegar.
Paso 2: Acuerde las condiciones con sus proveedores, ponentes y patrocinadores
Ahora es el momento de cerrar acuerdos y tarifas con todos los participantes en su evento, lo que le ayudará a evitar que terceros se echen atrás con poca antelación.
Paso 3: Elija su tecnología
Si está organizando un evento digital o híbrido, debe decidir qué plataforma de eventos digitales para distribuir el contenido y gestionar a los asistentes. Si organizas una conferencia o un seminario presencial, tendrás que pensar en la configuración completa de la producción y recurrir a contratistas para que se encarguen de ello si no está dentro de las competencias de tu equipo.
Mes 4: Ajuste del calendario de gestión de eventos
El calendario de planificación del evento debería empezar a concretarse en esta fase.
Paso 1: Revise los procedimientos de emergencia en su evento
Asegúrese de que usted y su equipo saben qué hacer si algo va mal en su evento. Esto solo suele ser necesario si organizas una experiencia presencial o híbrida.
Si su evento es totalmente digital, puede aprovechar este tiempo para formar a su personal y a los ponentes en la plataforma de eventos que utilice y preparar un plan B por si surgen problemas técnicos.
Paso 2: Obtenga las versiones definitivas de las presentaciones de los ponentes
Pida a los ponentes que le envíen las diapositivas finales de sus presentaciones. Puede utilizar este contenido para ultimar los tiempos de su agenda y dirigir cualquier material de marketing de última hora.
Paso 3: Revisar el programa de seguimiento con Ventas
Siéntese con su equipo de ventas para asegurarse de que conocen el programa de conexión y seguimiento con los asistentes. Asegúrese de que sus equipos de equipos de marketing y ventas se han alineado sobre las cualificaciones MQL y SQL del evento para cualquier elemento virtual o híbrido.
Paso 4: Explore las funciones para que su evento sea más envolvente
ON24 ofrece una impresionante selección de herramientas de personalización para ayudarle a maximizar la interacción y recopilar valiosos datos de comportamiento de las interacciones de los asistentes con su contenido.
Mes 5: Preparación de la logística del día del evento final
Paso 1: Empiece a confeccionar su lista de invitados
Echa un vistazo a las inscripciones recibidas hasta el momento para hacerte una idea de quién asistirá al acto. Es posible que en esta fase quieras considerar la posibilidad de elaborar un plan de asientos para las reuniones físicas. Las tarjetas identificativas también son una buena idea si planeas un evento de networking corporativo.
Paso 2: Recoge y distribuye tu botín
Consiga los regalos, artículos o premios que se entregarán (o enviarán por correo) a los asistentes.
Paso 3: Confirme sus menús de catering
Si va a suministrar comida y bebida para su acto, pregunte siempre a los asistentes si tienen algún requisito dietético específico.
Paso 4: Reservar la seguridad del evento
No siempre es necesario, pero si organizas un acto multitudinario o delicado, puedes plantearte contar con personal de seguridad para que todo transcurra con normalidad.
Mes 6: Ejecutar con éxito el calendario de planificación de su evento
Prepárate para ver recompensado todo tu esfuerzo.
Paso 1: Confirmar los horarios del acto y enviar el orden del día definitivo
Deje claro qué va a ocurrir y cuándo, y haga saber a todo el mundo qué puede esperar de su acto. Envíe un correo electrónico con la fecha, la hora y el programa del acto, todo en el mismo sitio. Si organizas un acto presencial, incluye detalles sobre la dirección del lugar y la información sobre el aparcamiento o el transporte público.
Paso 2: Finalizar los guiones y las hojas de instrucciones para los anfitriones
Serán vitales para evitar cualquier error o contratiempo que pueda interrumpir el desarrollo de su evento.
Paso 3: Comprobar la configuración audiovisual o de alojamiento del acto
Pruebe, pruebe y vuelva a probar.
Paso 4: Ensayar el acto completo
Repasar toda la agenda en sus respectivos ámbitos (físico, digital o híbrido) para que todos se sientan cómodos con el funcionamiento.
Es mucho.
Nuestra práctica guía de planificación de eventos le ayudará a mantener a sus equipos dentro de los plazos previstos y a sacar más partido de su evento en general. Como ves, hay mucho que tener en cuenta, sobre todo si organizas una conferencia, un seminario, un lanzamiento o una sesión de networking en persona.
Si tiene un presupuesto más reducido o no dispone de seis meses para planificar su evento, una opción más inteligente podría ser organizar una experiencia híbrida a través de una plataforma de eventos híbrida. Nuestro reciente seminario web sobre planificación y organización de un evento híbrido puede ayudarle.
Y una última cosa: hay un paso adicional que no está incluido en nuestra guía de calendario de eventos. Se trata, por supuesto, de lo que ocurre después del evento. El 92% de los Forrester Encuesta sobre el estado global de los eventos B2B 2024 de Forrester afirma que este año tiene previsto mejorar el seguimiento de los asistentes tras el evento. Si está planificando un evento corporativo, sin duda debe tenerlo en cuenta.
