Votre calendrier de six mois pour la planification d'un événement

La planification d'un événement numérique attrayant n'est pas une tâche facile, mais un calendrier de préparation de l'événement facilite les choses. 

Selon la nature de l'événement, le processus peut commencer des mois à l'avance et prendre beaucoup de temps et de ressources. Un calendrier de planification de l'événement permet de diviser ces éléments en parties gérables et de maintenir le projet sur la bonne voie.

Notre récent blog a partagé une liste de contrôle pour l'organisation d'un événement pour vous aider à identifier et à gérer toutes les tâches importantes jusqu'au coup d'envoi.

Nous avons fixé des échéances pour vos principales responsabilités sur une période de six mois, afin que vous disposiez d'un calendrier complet de l'organisation de l'événement que vous pourrez suivre dès le premier jour.

 Pourquoi le respect d'un calendrier pour l'organisation d'un événement est essentiel à sa réussite

Travailler sur la base d'un calendrier de planification d'événements facilite grandement la tâche :

• • Respecter les délais pour faire venir les fournisseurs, les partenaires et les sponsors (ils auront besoin d'être prévenus longtemps à l'avance).
  • Créez des calendriers clairs pour votre personnel et tous les tiers afin qu'ils sachent ce qu'ils doivent faire, où ils doivent aller et quand ils doivent être disponibles.
  • Mieux gérer vos propres équipes, car chacun sait ce que l'on attend de lui.
  • S'adapter à tout changement ou défi de dernière minute sans faire dérailler complètement l'événement
  • Respectez votre budget !

Les calendriers de gestion des événements sont utiles d'un point de vue logistique, mais ils sont également extrêmement importants pour améliorer la participation aux événements. 

L'augmentation des inscriptions est une priorité absolue pour les organisateurs d'événements virtuels et cela signifie qu'il faut prévoir suffisamment de temps pour mener à bien les activités promotionnelles. Un calendrier efficace de préparation des événements garantit que les campagnes promotionnelles sont exécutées de manière stratégique et non dans la précipitation.

 Calendrier de planification d'un événement sur 6 mois - Tâches clés pour garantir un événement sans faille

Cet exemple de calendrier de planification d'un événement sur six mois a été conçu comme une ébauche que vous pouvez adapter à vos besoins. 

Deux mois peuvent suffire pour planifier des événements d'entreprise réunissant moins de 100 personnes. En revanche, les événements en personne, hybrides ou numériques réunissant des milliers de participants peuvent nécessiter une année de planification. 

Notre principal conseil ? Ayez une date cible en tête et travaillez à rebours. Lorsque vous élaborez le calendrier de votre événement, calculez le temps qu'il vous faudra pour réaliser chaque étape du processus (et prévoyez une certaine marge de manœuvre).

Mois 1-2

Consacrez les premières semaines à la prise de toutes les grandes décisions qui auront un impact sur votre événement.

Etape 1 : Constituer l'équipe d'organisation de l'événement et déléguer les rôles et les tâches à toutes les personnes impliquées

Ce personnel possède-t-il les compétences nécessaires pour gérer le projet de votre événement ? Réfléchissez à la manière dont vous pouvez vous assurer que vos employés exploitent leurs points forts tout au long du processus de planification.

Étape 2 : Définir les objectifs de l'événement

L'objectif est-il de faire connaître votre marque, de lancer un nouveau produit ou service, ou d'établir un partenariat solide avec une autre entreprise ? Quoi qu'il en soit, vous devrez décider des objectifs de votre événement et des indicateurs clés de performance que vous utiliserez pour en mesurer le succès.

Étape 3 : Définir votre public cible

À qui vous adressez-vous ? Que veulent-ils, ont-ils besoin et attendent-ils de votre marque ? Savoir à qui vous voulez que l'événement plaise vous aidera à créer un thème clair et un programme gagnant.

Étape 4 : Fixer une date

Veillez à ce que la date ne coïncide pas avec des jours fériés ou d'autres événements importants de l'entreprise ou du secteur. Une fois la date choisie, vous pouvez établir un calendrier pour l'organisation de l'événement en travaillant à rebours.

Étape 5 : Choisir un lieu de réunion

Il est essentiel de confirmer un lieu dès que possible si vous planifiez un événement physique, mais vous devrez également réfléchir à l'endroit où vous hébergerez votre événement numérique. Examinez les options qui s'offrent à vous si vous ne disposez pas d'une plateforme d'événement numérique. Et si vous en avez une, assurez-vous de trouver une solution qui recueille des données approfondies sur l'engagement des participants et qui s'intègre parfaitement à votre pile technologique.

Étape 6 : Intégrer les ventes dans la boucle

Connect avec vos responsables commerciaux pour vous assurer qu'ils sont au courant de l'événement à venir. Votre premier objectif avec les commerciaux doit être de verrouiller les engagements liés à l'événement et d'établir des lignes directrices pour le suivi et la qualification de tous les prospects générés par l'événement.

C'est également une bonne occasion de revoir la façon dont le marketing et les ventes abordent la la vente virtuelle.

 

Étape 7 : Ajouter les points d'ancrage

Dressez une liste de toutes les tâches qui doivent être accomplies à une date précise, comme le versement d'un acompte pour le lieu de l'événement, par exemple. Il s'agit de l'une des étapes les plus cruciales de votre calendrier de gestion d'événements, avec une marge de manœuvre très limitée.

Étape 8 : Parlez à vos tiers

Le moment est venu de discuter avec les fournisseurs, les partenaires et les sponsors potentiels de la manière dont ils peuvent contribuer à votre événement. Découvrez comment obtenir un parrainage pour un événement.

Étape 9 : Commencez à élaborer votre stratégie de marketing événementiel

De la création de pages de renvoi à la planification de blogs, en passant par la création d'e-shots et le tournage de séquences en coulisses, votre calendrier de préparation de l'événement doit également intégrer la manière dont vous ferez connaître votre événement en utilisant tous les canaux disponibles.

 Mois 3 : Vérification à mi-parcours de votre calendrier de planification d'événements

Le point médian de votre calendrier d'organisation d'événements consiste généralement à mettre les points sur les i et les barres sur les t.

Étape 1 : Envoyer les invitations à la date prévue

Les courriels ou les courriers électroniques font généralement l'affaire, mais vous pouvez également envisager d'envoyer des cartes de vœux physiques ou des dossiers de bienvenue afin d'enthousiasmer vos invités pour ce qui les attend.

Étape 2 : Convenir des conditions avec vos fournisseurs, conférenciers et sponsors

C'est le moment de conclure des accords et de fixer des honoraires avec toutes les personnes concernées par votre événement, ce qui vous permettra d'éviter que des tiers ne se retirent à court terme.

Étape 3 : Choix de la technologie

Si vous organisez un événement numérique ou hybride, vous devez décider quelle plateforme d'événement numérique pour diffuser votre contenu et gérer vos participants. Si vous prévoyez une conférence ou un séminaire physique, vous devrez réfléchir à l'ensemble de votre dispositif de production et faire appel à des sous-traitants si les compétences de votre équipe ne sont pas suffisantes.

Mois 4 : Affiner le calendrier de la gestion des événements

C'est à ce stade que le calendrier de votre événement doit commencer à rassembler les détails les plus précis.

Étape 1 : Examiner les procédures de secours lors de votre événement

Assurez-vous que vous et votre équipe savez ce qu'il faut faire en cas de problème lors de votre événement. Cela n'est généralement nécessaire que si vous organisez une expérience en personne ou hybride.

Si vous optez pour le tout numérique, vous pouvez utiliser ce temps pour former votre personnel et vos intervenants à la plateforme d'événement que vous utilisez et pour mettre en place un plan B au cas où vous rencontreriez des problèmes techniques.

Étape 2 : Obtenir les versions finales des présentations des orateurs

Demandez à vos orateurs de vous envoyer les diapositives finales de leur présentation. Vous pouvez utiliser ce contenu pour finaliser les horaires de votre ordre du jour et piloter tout matériel de marketing de dernière minute.

Étape 3 : Examen du programme de suivi avec le service des ventes

Assurez-vous auprès de votre équipe de vente qu'elle connaît le programme de mise en relation et de suivi des participants. Assurez-vous que vos équipes de marketing et de vente se sont alignées sur les qualifications MQL et SQL de l'événement pour tout élément virtuel ou hybride.

Étape 4 : Explorer les fonctionnalités pour rendre votre événement plus immersif

ON24 offre une sélection impressionnante d'outils de personnalisation pour vous aider à maximiser l'engagement et à collecter des données comportementales précieuses à partir des interactions des participants avec votre contenu.

 Mois 5 : Préparation de la logistique du dernier jour de l'événement

Étape 1 : Commencez à établir votre liste d'invités

Examinez les inscriptions que vous avez reçues jusqu'à présent afin de vous faire une idée des personnes qui participeront à l'événement. À ce stade, vous pouvez envisager de dresser un plan de table pour les réunions physiques. Les badges nominatifs sont également une bonne idée si vous prévoyez un événement de réseautage d'entreprise.

Étape 2 : Collectez et distribuez vos cadeaux

Obtenez les cadeaux, marchandises ou prix qui seront distribués (ou envoyés par la poste) à vos participants.

Étape 3 : Confirmez vos menus de restauration

Si vous fournissez de la nourriture et des boissons pour votre événement, vous devez toujours demander aux participants s'ils ont des besoins alimentaires spécifiques.

Étape 4 : Réserver la sécurité de l'événement

Ce n'est pas toujours nécessaire, mais si vous organisez un événement important ou sensible, vous pouvez envisager de faire appel à du personnel de sécurité pour assurer le bon déroulement de l'événement.

Mois 6 : Réussir le calendrier de planification de votre événement

Préparez-vous à voir tous vos efforts récompensés !

Étape 1 : Confirmer les horaires de l'événement et envoyer l'ordre du jour définitif

Expliquez clairement ce qui se passera et quand - et faites savoir à tout le monde ce que vous pouvez attendre de votre événement. Envoyez un courrier électronique indiquant la date, l'heure et le programme de l'événement, le tout en un seul endroit. Si vous organisez un événement en personne, indiquez l'adresse du lieu et les informations relatives au stationnement ou aux transports publics.

Étape 2 : Finaliser les scénarios et les feuilles de repérage pour vos animateurs

Ces éléments sont essentiels pour éviter les erreurs et les contretemps qui pourraient interrompre le déroulement de votre événement.

Étape 3 : Vérifiez votre installation audiovisuelle et/ou d'hébergement d'événements

Testez, testez et testez encore !

Étape 4 : Répétition de l'ensemble de l'événement

Passez en revue l'ensemble de l'agenda dans leurs domaines respectifs (physique, numérique ou hybride) afin que chacun puisse se familiariser avec le déroulement des opérations.

C'est beaucoup.

Notre guide pratique de planification d'événements vous aidera à respecter le calendrier de vos équipes et à tirer le meilleur parti de votre événement. Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses à prendre en compte, surtout si vous organisez une conférence, un séminaire, un lancement ou une séance de réseautage en personne. 

Si vous disposez d'un budget réduit ou de six mois pour planifier votre événement, l'organisation d'une expérience hybride peut s'avérer une option plus judicieuse. Notre récent Webinaire sur la planification et l'organisation d'un événement hybride peut vous aider.

Enfin, il y a une étape supplémentaire qui n'est pas incluse dans notre guide du calendrier des événements. Il s'agit, bien sûr, de ce qui se passe après l'événement. 92 % des répondants à l'enquête de Forrester The Global State of B2B Events Survey 2024 de Forrester ont déclaré qu'ils prévoyaient d'améliorer le suivi des participants après l'événement cette année. Si vous élaborez un calendrier de planification d'événement d'entreprise, c'est certainement quelque chose à prendre en compte.