2024年ハイブリッド・イベント・ガイド

2024年1月5日マイケル・メーデー

ハイブリッド・イベントとは何か？

ハイブリッド・イベントは、対面式とバーチャル体験の両方の要素を統合することで、物理的またはデジタル的などちらの体験においても、参加者が同じイベントから同じレベルの価値を得られるようにする。

会議や製品発表会からインタラクティブなワークショップやセミナーまで、どんなタイプのイベントでもハイブリッド・イベントとしてフォーマットすることができます。これまで同様、ハイブリッドイベントの成功は、コンテンツから可能な限り最高のエンゲージメントを獲得すること、そして、このエンゲージメントから得られたデータを活用して、何がうまくいき、何がうまくいかなかったのかを理解することから生まれます。

それでは、2024年のハイブリッド・イベントの展望と、次回のハイブリッド・セッションの勝利の方程式を開発する際に考慮する必要があるすべてのことについて、ガイドツアーに出かけよう。

ハイブリッド・イベントの全体像を描く

ノートパソコンを見る人々

パンデミック後、観客は一般的にバーチャルイベントへの参加に前向きな印象を抱いている。VFairsが2022年に実施した調査によると、次のようなタイトルが付けられている。バーチャル・イベントの未来によると、回答者の93％以上がオンライン・セッションの出席率に成功しており、質問者の4分の3以上がバーチャル・イベントの方が参加しやすいと回答している。

しかし、バーチャル・イベントに対するこの強気な見方には、2つの小さなアスタリスクがある。多くの参加者は、対面式の参加者のようにパーソナライズされた体験が得られないと感じており、仲間とのネットワーク作りや交流の機会を逃している。

つまり、観客が両方の世界のベストを求める時代に突入したのだ。対面イベントが提供する「話題性」とコミュニティ意識の高さ、そして物理的な移動が不可能な場合のデジタル体験のアクセシビリティと柔軟性。

ハイブリッド・イベントは、観客に両方の世界のベストを提供し、組織に将来のイベントのための実行可能なイベント・タイプの道を提供する。では、なぜハイブリッド・イベントなのかを見てみよう。

ハイブリッド・イベントの利点は何ですか？

ノートパソコンに向かって微笑む男性

参加者が増える

会場に出向く必要がなく、自宅にいながらにしてあなたの知見にアクセスできるのであれば、あなたの知人はもっと登録したくなるはずだ。

スポンサーはより多くの人々にリーチできる

スポンサーにとって、露出ほど欲しいものはありません。ゲストリストを増やすことで、ブランド認知の機会を増やすことができます。

イベント全体を録画できる

登録者の1人が当日参加できない場合は、録画を送信して、後でログインし、準備ができたときにコンテンツをキャッチアップすることができます。

より持続可能な選択肢である

物理的なイベントには移動や資源が必要なため、会場参加者はかなりの二酸化炭素排出量を残すことになるが、デジタルイベントにはそれがない。

出席者に関するより良いデータと洞察を得ることができます。

物理的なイベントとデジタルのイベントの大きな皮肉のひとつに、双方向性とエンゲージメントという考え方がある。物理的なイベントの方が当然インタラクティブであるという認識があるが、実際は逆である。物理的なイベントでセッションに参加する場合、それはほとんど受動的な体験です。

しかし、デジタル版のイベントでは、各セッションにオンラインチャット、Q&A、投票、ダウンロード可能なコンテンツやリソース、主要なコールトゥアクションへのリンクを設けることができます。そして、そのインタラクティブ性はすべて把握され、バーチャルな参加者からのリードは、物理的な参加者よりも価値が高くなります。

ハイブリッド・イベントを開催する意味があるのはどのような場合か？

ノートパソコンを見つめる女性

ハイブリッド・イベントは、可能な限り多くの登録者を集めることを目的とする場合や、物理的な出席に何らかの障壁がある場合（例えば、異なるタイムゾーンにいる人々に参加してもらう必要がある場合、出席を希望する全員を収容できる会場が見つからない場合など）、どのようなシナリオにおいても賢明な選択であることが多い。

ハイブリッド形式があなたのイベントに適しているかどうかを判断する際には、次のような質問を自問してみてください：

- 他の方法ではイベントに参加できないような人々にリーチすることが重要ですか？
- 地理的な制約が大会の人数に影響する可能性はありますか？
- 参加者は概して時間に余裕がなく、あなたのイベントのためにカレンダーのスペースを空けるのに苦労するかもしれません。
- 出席者があなたと同じ部屋にいなくても、同じ価値を提供できますか？

もし「ノー」よりも「イエス」の方が多ければ、ハイブリッド・コンセプトを検討する時だ！

ハイブリッド・イベントのアイデアハイブリッド・イベントのアイデア.開発段階でのアドバイスはこちら、ハイブリッド・イベントの企画で考慮すべき5つのポイント.

イベントマーケティングチームが直面する課題

ノートパソコンを見る女性

さて、ハイブリッド・イベントに決まりました。しかし、あなたのセッションが2つの異なるグループの人々にとって魅力的に聞こえるようにするにはどうしたらよいでしょうか？

重要なのは、それぞれのオーディエンスが異なるニーズと期待を持っていることを理解することであり、それを満たすのがあなたのマーケティングの仕事である。

物理的な出席者へのマーケティング

直接参加する人は、通常、あなたのイベントのネットワーキング要素により興味を持つでしょう。彼らはスケジュールの合間を縫って参加し、場合によってはその体験のために割高な料金を支払っているかもしれません。その結果、彼らは可能な限り多くの人脈を得たいと思っているのです。あなたのブランドと相性の良い、新しくエキサイティングなセッティングで、多くの交流が約束されていることをアピールして、彼らを惹きつけましょう。

バーチャル参加者へのマーケティング

バーチャル来場者は、何よりも手間のかからない出会いを求めている。親しみやすく、便利で、価値のある体験を提供することが、バーチャル参加者を誘導する鍵となります。注目の講演者や、ゲーミフィケーション、バーチャルネットワーキング、エンターテイメントなどの楽しい要素を含め、バーチャル体験のあらゆる特徴を聴衆に知らせましょう。

観客が喜ぶようなイベントやバーチャル体験を実現できる技術プラットフォームを選ぶ必要がある。プラットフォームで探すべき機能は以下の通りです：

- 放送品質のビデオストリーミング機能
- エンゲージメント・ツールとバーチャル・ネットワーキング・ラウンジ
- 専用の展示ホールとバーチャル・スポンサー・ブース

どちらのオーディエンスも孤立させないこと

ラップトップに手を振る女性

適切なバランスをとるには、慎重に考える必要があります。どこにいても、誰もが同じようにセッションの素晴らしい体験を楽しめるようにするには、いくつかの方法があります。ここでは、ハイブリッド・イベントを計画する際に覚えておきたい3つのヒントをご紹介します：

1. 明確な議題の設定

物理的な席にいようと、スクリーンの向こうからログインしていようと、観客は皆、あなたの一日（あるいは夜）に何を期待できるかを正確に知りたがっている。

ハイブリッド・イベントのアジェンダを事前に参加者に送付し、セッション中に戦略的に参照することで、次に何が行われるかを全員が把握できるようにしましょう。物理的な参加者は、プログラム全体に没頭することが多いことを覚えておいてください。対照的に、バーチャルな参加者は、興味のあるセグメントだけに参加し、いくつかのセッションは後でオンデマンドで見ることを選ぶかもしれません（ハイブリッドイベントの大きな利点の1つです）。アジェンダにアクセスできることは、このような人たちが時間を計画するのに役立ちます。

2. バーチャル参加者に特典を提供

バーチャルな視聴者を満足させるために、2つの理由から、あらゆる手を尽くしたいと思うでしょう。第一に、遠隔地の視聴者を楽しませ続けるのは難しいので、視聴者が交流できるコンテンツや、ネットワークを構築できるバーチャルな休憩室、場合によっては限定コンテンツや報酬を提供する必要がある。

次に、バーチャル・ゲストを獲得単価で考えたとしよう。その場合、バーチャル・ゲストは通常、見つけるのも処理するのも安いものだが、それでも彼らは彼らのニーズに応える素晴らしい体験を期待している。限定オファーやインセンティブは、彼らを囲い込み、イベント後のエンゲージメントを促進するための素晴らしいツールでもある。

3. その場にいない人の穴を埋める

そして、物理的な参加者とバーチャルな参加者では、このような本番中の休止時間に対する反応が異なります。対面式の参加者は、コーヒーを飲んだり、ネットワーキングを始めたりするためにこの機会を利用するのが普通ですが、デジタル版の視聴者は、この重要な休止時間中に他のことに気を取られてしまうかもしれません。

解決策は？クイズや投票のようなゲーミフィケーションのテクニックを導入して、バーチャルゲストの興味を引き、次のセッションへの期待感を高めてみましょう。あるいは、次の作品を準備している間に閲覧できる追加コンテンツにリンクを張ってみましょう。

4.デジタルの利点をフィジカル・オーディエンスに提供する。

ハイブリッドイベントにおける最大の変化は、バーチャル体験の双方向性とエンゲージメントを物理的な聴衆にもたらすことができることでしょう。物理的な参加者が携帯電話やラップトップから、バーチャルな参加機能やコンテンツ提供のすべてにアクセスできるハイブリッド・イベント・プラットフォームを選びましょう。これは、物理的な参加者により良い体験を提供するだけでなく、彼らの興味やニーズに関するより多くのデータを取得するのにも役立ちます。

質の高いコンテンツが常に勝る

タブレットを見て微笑む女性

ユニークな洞察、魅力的なプレゼンテーション、世界トップクラスの講演者-これらすべての要素が組み合わさることで、目的や形式にかかわらず、あらゆる理由で記憶に残るハイブリッド・イベントが実現する。

しかし、セッションの幕が下りてから楽しみを終わらせる必要はありません。プレゼンテーションやその他のアセットをオンデマンドで利用できるようにすることで、ハイブリッド・イベントが開催された後もゲストがコンテンツに触れ続け、バーチャルな参加者が自分の好きな時間に聴き逃した内容をキャッチアップできるようになります。