Ihr Leitfaden für hybride Veranstaltungen im Jahr 2024

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung vereint Elemente aus persönlichen und virtuellen Erlebnissen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer bei beiden Erlebnissen - physisch oder digital - den gleichen Nutzen aus derselben Veranstaltung ziehen.

Jede Art von Veranstaltung kann als Hybrid-Event gestaltet werden, von Konferenzen und Produkteinführungen bis hin zu interaktiven Workshops und Seminaren. Wie immer liegt der Erfolg von hybriden Veranstaltungen in der bestmöglichen Nutzung der Inhalte - und in der Nutzung der daraus gewonnenen Daten, um zu verstehen, was gut funktioniert hat und was nicht.

Lassen Sie uns einen Rundgang durch die hybride Veranstaltungslandschaft im Jahr 2024 machen und alles berücksichtigen, was Sie bei der Entwicklung einer Erfolgsformel für Ihre nächste hybride Veranstaltung beachten müssen.

Ein vollständiges Bild der hybriden Ereignisse malen

Nach der Pandemie steht das Publikum der Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen im Allgemeinen positiv gegenüber. Laut einer von VFairs durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2022 mit dem Titel Die Zukunft der virtuellen Veranstaltungenerzielten mehr als 93 % der Befragten bei ihren Online-Sitzungen erfolgreiche Teilnehmerzahlen, und mehr als drei Viertel der Befragten gaben an, dass sie virtuelle Veranstaltungen bevorzugen, weil sie einfacher zu besuchen sind.

Allerdings gibt es zwei kleine Wermutstropfen bei dieser optimistischen Sichtweise auf virtuelle Veranstaltungen: Viele Teilnehmer haben das Gefühl, dass sie nicht die gleiche persönliche Erfahrung machen können wie Teilnehmer, die persönlich anwesend sind, und sie vermissen die Möglichkeit, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen und Kontakte zu knüpfen.

Wir sind also in eine Ära eingetreten, in der das Publikum das Beste aus beiden Welten will: den "Buzz" und das Gemeinschaftsgefühl, das persönliche Veranstaltungen bieten, und die Zugänglichkeit und Flexibilität digitaler Erlebnisse in Fällen, in denen eine physische Reise keine Option ist.

Hybride Veranstaltungen bieten dem Publikum das Beste aus beiden Welten und den Organisationen einen gangbaren Weg für künftige Veranstaltungen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum das so ist. 

Was sind die Vorteile von Hybridveranstaltungen?

Sie werden mehr Teilnehmer bekommen

Wenn sie nicht zu einem Veranstaltungsort reisen müssen, sondern bequem von zu Hause aus auf Ihre Erkenntnisse zugreifen können, werden Ihre Kontakte eher bereit sein, sich anzumelden.

Ihre Sponsoren erreichen ein größeres Publikum

Es gibt nichts, was Ihre Sponsoren mehr wollen, als sich zu präsentieren - und indem Sie Ihre Gästeliste erweitern, bieten Sie ihnen mehr Möglichkeiten, ihre Marke bekannt zu machen. 

Sie können Ihre gesamte Veranstaltung aufzeichnen

Wenn einer Ihrer Teilnehmer am Tag der Veranstaltung nicht anwesend sein kann, können Sie ihm eine Aufzeichnung schicken, so dass er sich später einloggen und die Inhalte nachholen kann, wenn er bereit ist.

Sie sind die nachhaltigere Option

Mit all den Reisen und Ressourcen, die mit physischen Veranstaltungen verbunden sind, hinterlassen die Teilnehmer vor Ort einen beträchtlichen ökologischen Fußabdruck, während dies bei digitalen Veranstaltungen nicht der Fall ist.

Sie erhalten bessere Daten und Erkenntnisse über Ihre Teilnehmer

Eine der großen Ironien bei physischen und digitalen Veranstaltungen ist die Idee der Interaktivität und des Engagements. Während die Wahrnehmung ist, dass physische Veranstaltungen natürlich interaktiver sind, ist das Gegenteil der Fall. Wenn Sie an einer Sitzung bei einer physischen Veranstaltung teilnehmen, ist dies weitgehend eine passive Erfahrung. 

In einer digitalen Version Ihrer Veranstaltung kann jedoch jede Sitzung einen Online-Chat, Fragen und Antworten, Umfragen, herunterladbare Inhalte und Ressourcen sowie Links zu wichtigen Aufforderungen zum Handeln enthalten. Und all diese Interaktivität wird aufgezeichnet, wodurch die Leads Ihrer virtuellen Teilnehmer wertvoller werden als die ihrer physischen Gegenstücke. 

Wann ist es sinnvoll, eine hybride Veranstaltung durchzuführen?

Hybride Veranstaltungen sind oft die richtige Wahl, wenn es darum geht, eine möglichst hohe Zahl von Teilnehmern zu erreichen, oder wenn es Hindernisse für eine physische Teilnahme gibt (z. B. wenn Sie Menschen in verschiedenen Zeitzonen ansprechen müssen oder keinen Veranstaltungsort finden können, der alle Teilnehmer aufnehmen kann).

Bei der Entscheidung, ob ein hybrides Format für Ihre Veranstaltung geeignet ist, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• • Ist es für Sie wichtig, Menschen zu erreichen, die sonst nicht zu Ihrer Veranstaltung kommen könnten?
  • Haben Sie es mit geografischen Einschränkungen zu tun, die sich auf die Zahl Ihrer Veranstaltungen auswirken könnten?
  • Haben Ihre Teilnehmer in der Regel wenig Zeit und vielleicht Schwierigkeiten, in ihren Kalendern Platz für Ihre Veranstaltung zu schaffen?
  • Können Sie den gleichen Nutzen bieten, ohne dass Ihre Teilnehmer im selben Raum wie Sie sein müssen?

Wenn Sie mehr "Ja "s als "Nein "s erhalten, ist es an der Zeit, das Hybridkonzept zu erkunden!

Sehen Sie sich weitere Ideen für hybride Veranstaltungen. Hier finden Sie weitere Tipps für die Entwicklungsphase, hier sind 5 Dinge, die Sie bei der Planung Ihrer Hybrid-Veranstaltung beachten sollten.

Die Herausforderungen für Ihr Event-Marketing-Team

Sie haben sich also für eine Hybridveranstaltung entschieden. Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung für zwei verschiedene Personengruppen ansprechend klingt, damit Sie die meisten Anmeldungen erhalten?

Entscheidend ist, dass Sie verstehen, dass jede Zielgruppe andere Bedürfnisse und Erwartungen hat - und es ist Aufgabe Ihres Marketings, diese zu erfüllen.

Marketing für physische Teilnehmer

Diejenigen, die persönlich teilnehmen, sind in der Regel mehr am Networking-Element Ihrer Veranstaltung interessiert. Sie haben sich die Zeit genommen, um an der Veranstaltung teilzunehmen, und in manchen Fällen haben sie sogar einen Aufpreis für die Veranstaltung bezahlt. Locken Sie sie mit dem Versprechen, dass sie in einer neuen und aufregenden Umgebung, die gut zu Ihrer Marke passt, viele soziale Kontakte knüpfen können.

Marketing für virtuelle Teilnehmer

Virtuelle Besucher wünschen sich mehr als alles andere eine unkomplizierte Begegnung. Eine ansprechende und bequeme Erfahrung, die einen Mehrwert bietet, ist der Schlüssel zur Gewinnung virtueller Teilnehmer. Informieren Sie Ihr Publikum über alle Funktionen Ihres virtuellen Erlebnisses, einschließlich der vorgestellten Redner und aller unterhaltsamen Elemente wie Spiele, virtuelle Netzwerke und Unterhaltung. 

Sie müssen eine technische Plattform auswählen, die es Ihnen ermöglicht, die Art von Veranstaltung und virtuellem Erlebnis zu schaffen, die Ihr Publikum lieben wird. Zu den Funktionen, auf die Sie bei einer Plattform achten sollten, gehören: 

• • Die Fähigkeit, Videos in Sendequalität zu übertragen
  • Engagement-Tools und virtuelle Networking-Lounges 
  • Zugewiesene Ausstellungshallen und virtuelle Sponsorenstände

Achten Sie darauf, dass Sie keine Ihrer Zielgruppen isolieren

Das richtige Gleichgewicht zu finden, erfordert sorgfältige Überlegungen. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass alle Teilnehmer die gleiche großartige Erfahrung mit Ihrer Veranstaltung machen, egal wo sie sind. Hier sind drei Tipps, die Sie bei der Planung Ihrer Hybrid-Veranstaltung beachten sollten: 

1. Legen Sie eine klare Tagesordnung fest

Jeder Zuhörer, ob er nun vor Ort sitzt oder sich über einen Bildschirm einloggt, möchte genau wissen, was er von Ihrem Tag (oder Abend) erwarten kann.

Schicken Sie den Teilnehmern Ihre hybride Veranstaltungsagenda im Voraus und verweisen Sie während Ihrer Sitzung strategisch darauf, damit alle wissen, was als Nächstes ansteht. Denken Sie daran, dass physische Teilnehmer oft in das gesamte Programm eintauchen werden. Im Gegensatz dazu möchten virtuelle Gäste vielleicht nur an den Abschnitten teilnehmen, die sie interessieren, und vielleicht einige Sitzungen später auf Abruf ansehen (einer der großen Vorteile von Hybridveranstaltungen). Der Zugriff auf die Tagesordnung hilft diesen Personen, ihre Zeit entsprechend zu planen.

2. Bieten Sie Vergünstigungen für virtuelle Teilnehmer an

Um Ihre virtuellen Zuschauer bei Laune zu halten, müssen Sie sich aus zwei Gründen ins Zeug legen. Erstens ist es schwierig, ein ferngesteuertes Publikum zu unterhalten. Daher müssen Sie ihnen Inhalte zur Verfügung stellen, mit denen sie interagieren können, virtuelle Gruppenräume, in denen sie sich vernetzen können, und in einigen Fällen auch exklusive Inhalte oder Belohnungen. 

Zweitens: Nehmen wir an, Sie betrachten Ihre virtuellen Gäste auf einer Kosten-pro-Akquisition-Basis. In diesem Fall sind sie in der Regel viel billiger zu finden und zu bearbeiten - aber sie erwarten trotzdem ein fantastisches Erlebnis, das ihren Bedürfnissen gerecht wird. Exklusive Angebote und Anreize sind großartige Instrumente, um sie bei der Stange zu halten und sie auch nach der Veranstaltung zu motivieren.

3. Füllen Sie die Lücken für Personen, die nicht im Raum anwesend sind

Irgendwann müssen Sie eine Pause einlegen - und physische und virtuelle Teilnehmer werden auf diese Produktionspausen unterschiedlich reagieren. Persönliche Gäste werden in der Regel die Gelegenheit nutzen, um einen Kaffee zu trinken und Kontakte zu knüpfen, während die digitalen Zuschauer in dieser wichtigen Pause leicht durch etwas anderes abgelenkt werden können.

Die Lösung? Versuchen Sie, Gamification-Techniken wie Quiz und Umfragen einzuführen, um die virtuellen Gäste bei der Stange zu halten und sie für ihre nächste Sitzung zu begeistern. Oder verlinken Sie auf zusätzliche Inhalte, die sie durchstöbern können, während Sie Ihren nächsten Beitrag vorbereiten.

4. Die Vorteile des Digitalen für das physische Publikum nutzbar machen

Die vielleicht größte Veränderung bei hybriden Veranstaltungen ist die Möglichkeit, die Interaktivität und das Engagement eines virtuellen Erlebnisses auf Ihr physisches Publikum zu übertragen. Entscheiden Sie sich für eine hybride Veranstaltungsplattform, die es physischen Teilnehmern ermöglicht, direkt von ihrem Telefon oder Laptop aus auf alle virtuellen Interaktionsfunktionen und Inhaltsangebote zuzugreifen. Dies bietet nicht nur ein besseres Erlebnis für physische Teilnehmer, sondern hilft Ihnen auch, mehr Daten über deren Interessen und Bedürfnisse zu erfassen. 

Qualitativer Inhalt setzt sich immer durch

Einzigartige Einblicke, fesselnde Präsentationen, erstklassige Redner - all diese Elemente werden kombiniert, um eine hybride Veranstaltung zu schaffen, die aus den richtigen Gründen in Erinnerung bleibt, unabhängig von ihrem Zweck oder ihrem Format.

Aber warum sollte der Spaß aufhören, wenn der Vorhang für Ihre Veranstaltung fällt? Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste noch lange nach der Hybridveranstaltung mit Ihren Inhalten interagieren und ermöglichen Sie es den virtuellen Teilnehmern, alles, was sie verpasst haben, in ihrer eigenen Zeit nachzuholen, indem Sie Präsentationen und andere Inhalte auf Abruf bereitstellen.