Dein Leitfaden für hybride Veranstaltungen im Jahr 2024

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Eine hybride Veranstaltung vereint Elemente aus persönlichen und virtuellen Erlebnissen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer/innen bei beiden Erlebnissen - physisch oder digital - den gleichen Nutzen aus der gleichen Veranstaltung ziehen.

Jede Art von Veranstaltung kann als Hybrid-Event gestaltet werden, von Konferenzen und Produkteinführungen bis hin zu interaktiven Workshops und Seminaren. Wie immer kommt es auch bei hybriden Veranstaltungen darauf an, dass du mit deinen Inhalten die bestmögliche Wirkung erzielst und die daraus gewonnenen Daten nutzt, um zu verstehen, was gut funktioniert hat und was nicht.

Lass uns einen Rundgang durch die hybride Veranstaltungslandschaft im Jahr 2024 machen und alles, was du beachten musst, wenn es darum geht, eine Erfolgsformel für deine nächste hybride Veranstaltung zu entwickeln.

Ein vollständiges Bild von hybriden Ereignissen malen

Nach der Pandemie steht das Publikum der Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen im Allgemeinen positiv gegenüber. Laut einer von VFairs durchgeführten Umfrage aus dem Jahr 2022 mit dem Titel Die Zukunft der virtuellen Veranstaltungenerreichten mehr als 93% der Befragten bei ihren Online-Sitzungen eine erfolgreiche Teilnehmerzahl, und mehr als drei Viertel der Befragten gaben an, dass sie virtuelle Veranstaltungen bevorzugen, weil sie einfacher zu besuchen sind.

Aber es gibt zwei kleine Wermutstropfen bei dieser positiven Sichtweise auf virtuelle Veranstaltungen: Viele Teilnehmer/innen haben das Gefühl, dass sie nicht die gleiche persönliche Erfahrung machen können wie Teilnehmer/innen, die persönlich anwesend sind, und dass sie die Möglichkeit vermissen, sich mit Gleichgesinnten zu vernetzen und Kontakte zu knüpfen.

Wir sind also in eine Ära eingetreten, in der das Publikum das Beste aus beiden Welten will: den "Buzz" und das Gemeinschaftsgefühl, das persönliche Veranstaltungen bieten, und die Zugänglichkeit und Flexibilität digitaler Erlebnisse, wenn eine physische Reise keine Option ist.

Hybride Veranstaltungen bieten dem Publikum das Beste aus beiden Welten und bieten Organisationen einen gangbaren Weg für zukünftige Veranstaltungen. Lass uns einen Blick darauf werfen, warum das so ist. 

Was sind die Vorteile von hybriden Veranstaltungen?

Du bekommst mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Wenn sie nicht zu einem Veranstaltungsort reisen müssen, sondern bequem von zu Hause aus auf deine Erkenntnisse zugreifen können, sind deine Kontakte eher geneigt, sich anzumelden.

Deine Sponsoren erreichen ein größeres Publikum

Es gibt nichts, was deine Sponsoren mehr wollen als Aufmerksamkeit - und wenn du deine Gästeliste erweiterst, kannst du ihnen mehr Möglichkeiten bieten, ihre Marke bekannt zu machen. 

Du kannst deine gesamte Veranstaltung aufzeichnen

Wenn einer deiner Teilnehmer am Tag der Veranstaltung nicht anwesend sein kann, kannst du ihm eine Aufzeichnung schicken, damit er sich später einloggen und die Inhalte nachholen kann, wenn er bereit ist.

Sie sind die nachhaltigere Option

Durch die vielen Reisen und Ressourcen, die mit physischen Veranstaltungen verbunden sind, hinterlassen die Teilnehmer/innen vor Ort einen erheblichen CO2-Fußabdruck, während dies bei digitalen Veranstaltungen nicht der Fall ist.

Du erhältst bessere Daten und Erkenntnisse über deine TeilnehmerInnen

Eine der großen Ironien bei physischen und digitalen Veranstaltungen ist die Idee der Interaktivität und des Engagements. Obwohl die Vorstellung besteht, dass physische Veranstaltungen interaktiver sind, ist das Gegenteil der Fall. Wenn du an einer Veranstaltung teilnimmst, ist das weitgehend eine passive Erfahrung. 

In einer digitalen Version deiner Veranstaltung kann jede Sitzung jedoch einen Online-Chat, Fragen und Antworten, Umfragen, herunterladbare Inhalte und Ressourcen sowie Links zu wichtigen Handlungsaufforderungen enthalten. Diese Interaktivität wird aufgezeichnet und macht die Leads deiner virtuellen Teilnehmer/innen wertvoller als die ihrer physischen Gegenstücke. 

Wann ist es sinnvoll, eine hybride Veranstaltung durchzuführen?

Hybride Veranstaltungen sind oft die richtige Wahl, wenn es darum geht, eine möglichst hohe Zahl von Teilnehmern zu erreichen, oder wenn es Hindernisse für eine physische Teilnahme gibt (z. B. wenn du Menschen in verschiedenen Zeitzonen ansprechen musst oder du keinen Veranstaltungsort findest, der alle Teilnehmer aufnehmen kann).

Wenn du entscheidest, ob ein hybrides Format das Richtige für deine Veranstaltung ist, solltest du dir die folgenden Fragen stellen:

• • Ist es für dich wichtig, Menschen zu erreichen, die sonst nicht zu deiner Veranstaltung kommen könnten?
  • Hast du mit geografischen Einschränkungen zu kämpfen, die sich auf die Anzahl deiner Veranstaltungen auswirken könnten?
  • Haben deine Teilnehmer/innen in der Regel wenig Zeit und vielleicht Schwierigkeiten, in ihrem Kalender Platz für deine Veranstaltung freizumachen?
  • Kannst du denselben Wert bieten, ohne dass deine Teilnehmer/innen im selben Raum wie du sein müssen?

Wenn du mehr "Ja" als "Nein" erhältst, ist es an der Zeit, das Hybridkonzept zu erkunden!

Schau dir mehr Ideen für hybride Veranstaltungen. Hier findest du weitere Tipps für die Entwicklungsphase, hier sind 5 Dinge, die du bei der Planung deiner Hybrid-Veranstaltung beachten solltest.

Die Herausforderungen für dein Eventmarketing-Team

Du hast dich also für eine Hybridveranstaltung entschieden. Aber wie stellst du sicher, dass deine Veranstaltung für zwei verschiedene Gruppen attraktiv ist, damit du die meisten Anmeldungen bekommst?

Entscheidend ist, dass du verstehst, dass jede Zielgruppe andere Bedürfnisse und Erwartungen hat - und es ist die Aufgabe deines Marketings, diese zu erfüllen.

Marketing für physische TeilnehmerInnen

Diejenigen, die persönlich teilnehmen, sind in der Regel mehr am Networking-Element deiner Veranstaltung interessiert. Sie haben sich die Zeit genommen, um an der Veranstaltung teilzunehmen, und in manchen Fällen haben sie sogar einen hohen Preis dafür bezahlt. Locke sie mit dem Versprechen von viel sozialer Interaktion in einem neuen und aufregenden Umfeld, das gut zu deiner Marke passt.

Marketing für virtuelle Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Virtuelle Besucher wünschen sich vor allem ein unkompliziertes Erlebnis. Eine ansprechende und bequeme Veranstaltung, die einen Mehrwert bietet, ist der Schlüssel, um virtuelle Besucher anzulocken. Informiere dein Publikum über alle Funktionen deines virtuellen Erlebnisses, wie z. B. die Referenten und alle unterhaltsamen Elemente wie Spiele, virtuelle Netzwerke und Unterhaltung. 

Du musst eine technische Plattform auswählen, die es dir ermöglicht, die Art von Veranstaltung und virtuellem Erlebnis zu schaffen, die dein Publikum lieben wird. Zu den Funktionen, auf die du bei einer Plattform achten solltest, gehören: 

• • Die Fähigkeit, Videos in Sendequalität zu streamen
  • Engagement-Tools und virtuelle Networking-Lounges 
  • Zugewiesene Ausstellungshallen und virtuelle Sponsorenstände

Achte darauf, dass du keine deiner Zielgruppen isolierst

Das richtige Gleichgewicht zu finden, erfordert sorgfältige Überlegungen. Es gibt einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer/innen das gleiche Erlebnis haben, egal wo sie sind. Hier sind drei Tipps, die du bei der Planung deines Hybrid-Events beachten solltest: 

1. Eine klare Tagesordnung festlegen

Jeder Zuhörer, egal ob er vor Ort sitzt oder sich über einen Bildschirm einloggt, will genau wissen, was er von deinem Tag (oder Abend) erwarten kann.

Schicke den Teilnehmern im Voraus deine Agenda für die Hybridveranstaltung und verweise während deiner Veranstaltung strategisch darauf, damit alle wissen, was als Nächstes ansteht. Denke daran, dass physische Teilnehmer/innen oft das gesamte Programm durcharbeiten werden. Im Gegensatz dazu möchten virtuelle Gäste vielleicht nur an den Abschnitten teilnehmen, die sie interessieren, und sich einige Sitzungen später auf Abruf ansehen (einer der großen Vorteile von Hybridveranstaltungen). Der Zugriff auf die Tagesordnung hilft diesen Personen, ihre Zeit entsprechend zu planen.

2. Biete Vergünstigungen für virtuelle Teilnehmer/innen

Aus zwei Gründen musst du alles tun, um deine virtuellen Zuschauer/innen bei Laune zu halten. Erstens ist es schwer, ein ferngesteuertes Publikum bei Laune zu halten. Deshalb musst du ihnen Inhalte zur Verfügung stellen, mit denen sie interagieren können, virtuelle Gruppenräume, in denen sie sich vernetzen können, und in manchen Fällen auch exklusive Inhalte oder Belohnungen. 

Zweitens, nimm an, du denkst über deine virtuellen Gäste auf einer Kosten-pro-Akquisition-Basis nach. In diesem Fall sind sie in der Regel viel billiger zu finden und zu bearbeiten - aber sie erwarten trotzdem ein fantastisches Erlebnis, das auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Exklusive Angebote und Anreize sind großartige Instrumente, um sie bei der Stange zu halten und auch nach der Veranstaltung zu binden.

3. Fülle die Lücken für Leute, die nicht im Raum sind

Irgendwann musst du eine Pause einlegen - und physische und virtuelle Teilnehmer/innen werden auf diese Produktionspausen unterschiedlich reagieren. Persönliche Gäste werden in der Regel die Gelegenheit nutzen, um einen Kaffee zu trinken und Kontakte zu knüpfen, während digitale Zuschauer/innen in dieser wichtigen Pause leicht von etwas anderem abgelenkt werden können.

Die Lösung? Versuche, Gamification-Techniken wie Quiz und Umfragen einzuführen, um die virtuellen Gäste bei der Stange zu halten und sie für die nächste Sitzung zu begeistern. Oder du verlinkst auf zusätzliche Inhalte, die sie durchstöbern können, während du deinen nächsten Beitrag vorbereitest.

4. Die Vorteile des Digitalen für das physische Publikum nutzen

Die vielleicht größte Veränderung bei hybriden Veranstaltungen ist die Möglichkeit, die Interaktivität und das Engagement eines virtuellen Erlebnisses auf dein physisches Publikum zu übertragen. Entscheide dich für eine hybride Veranstaltungsplattform, die es den physischen Teilnehmern ermöglicht, direkt von ihrem Handy oder Laptop aus auf alle virtuellen Funktionen und Inhalte zuzugreifen, die ihnen zur Verfügung stehen. Dies bietet nicht nur ein besseres Erlebnis für die physischen Teilnehmer/innen, sondern hilft dir auch, mehr Daten über ihre Interessen und Bedürfnisse zu sammeln. 

Qualitätsinhalte setzen sich immer durch

Einzigartige Einblicke, fesselnde Präsentationen, erstklassige Rednerinnen und Redner - all diese Elemente werden kombiniert, um eine hybride Veranstaltung zu schaffen, die aus den richtigen Gründen unvergesslich ist, unabhängig von ihrem Zweck oder ihrem Format.

Aber warum sollte der Spaß aufhören, wenn der Vorhang für deine Veranstaltung fällt? Lass deine Gäste noch lange nach der Veranstaltung mit deinen Inhalten interagieren und gib den virtuellen Teilnehmern die Möglichkeit, alles, was sie verpasst haben, in ihrer eigenen Zeit nachzuholen, indem du Präsentationen und andere Inhalte auf Abruf bereitstellst.