Su guía de eventos híbridos en 2024

¿Qué es un acontecimiento híbrido?

Un evento híbrido aúna elementos de experiencias presenciales y virtuales para garantizar que los asistentes a cualquiera de las dos experiencias -física o digital- obtengan el mismo nivel de valor del mismo evento.

Cualquier tipo de evento puede tener formato híbrido, desde conferencias y lanzamientos de productos hasta talleres y seminarios interactivos. Como siempre, el éxito de los eventos híbridos radica en lograr la mejor interacción con el contenido y en utilizar los datos generados por esta interacción para entender qué ha funcionado bien y qué no.

Hagamos una visita guiada por el panorama de los eventos híbridos en 2024 y todo lo que tendrá que tener en cuenta a la hora de desarrollar una fórmula ganadora para su próxima sesión híbrida.

Una imagen completa de los acontecimientos híbridos

Después de la pandemia, el público en general se muestra favorable a asistir a eventos virtuales. Según una encuesta realizada en 2022 por VFairs, titulada El futuro de los eventos virtualesmás del 93% de los encuestados alcanzaban lo que consideraban índices de asistencia satisfactorios para sus sesiones en línea, y más de tres cuartas partes de los encuestados afirmaron que preferían los eventos virtuales porque resultaba más fácil asistir a ellos.

Pero hay dos pequeños asteriscos a esta perspectiva alcista de los eventos virtuales: muchos asistentes consideran que no obtienen la misma experiencia personalizada que los asistentes presenciales y echan de menos la oportunidad de establecer contactos y socializar con sus compañeros.

Así pues, hemos entrado en una era en la que el público quiere lo mejor de ambos mundos: el "buzz" y la sensación de comunidad que ofrecen los eventos presenciales y la accesibilidad y flexibilidad de las experiencias digitales en los casos en que los desplazamientos físicos no son una opción.

Los eventos híbridos ofrecen al público lo mejor de ambos mundos y proporcionan a las organizaciones una vía viable para futuros eventos. Veamos ahora por qué. 

¿Cuáles son las ventajas de organizar eventos híbridos?

Conseguirá más asistentes

Si no tienen que desplazarse y pueden acceder a sus conocimientos desde la comodidad de su casa, sus contactos estarán más dispuestos a inscribirse.

Sus patrocinadores llegarán a un público más amplio

No hay nada que sus patrocinadores deseen más que publicidad, y al ampliar su lista de invitados, les brindará mayores oportunidades de dar a conocer su marca. 

Puedes grabar todo el evento

Si alguno de los inscritos no puede asistir ese día, puede enviarle una grabación para que pueda conectarse más tarde y ponerse al día con el contenido cuando esté preparado.

Son la opción más sostenible

Con todos los desplazamientos y recursos que implican los eventos físicos, los asistentes presenciales dejan una importante huella de carbono; los digitales, no.

Obtendrá mejores datos y perspectivas sobre sus asistentes

Una de las grandes ironías de los eventos físicos frente a los digitales es la idea de interactividad e interacción. Aunque la percepción es que los eventos físicos son naturalmente más interactivos, en realidad ocurre lo contrario. Cuando se asiste a una sesión en un evento físico, se trata en gran medida de una experiencia pasiva. 

Sin embargo, en una versión digital de su evento, cada sesión puede incluir chat en línea, preguntas y respuestas, encuestas, contenidos y recursos descargables y enlaces a llamadas a la acción clave. Y toda esa interactividad se capta, lo que hace que los contactos de los asistentes virtuales sean más valiosos que los de sus homólogos físicos. 

¿Cuándo tiene sentido organizar un evento híbrido?

Los eventos híbridos suelen ser la opción más sensata en cualquier situación en la que el objetivo sea generar el mayor número posible de inscritos o en la que pueda haber algún obstáculo para la asistencia física (por ejemplo, es necesario contar con la participación de personas de distintas zonas horarias o no se puede encontrar un lugar en el que quepan todos los que quieran asistir).

A la hora de decidir si un formato híbrido es el adecuado para su evento, hágase las siguientes preguntas:

• • ¿Es importante para usted llegar a personas que de otro modo no podrían acudir a su acto?
  • ¿Tiene que hacer frente a limitaciones geográficas que puedan afectar a las cifras de su evento?
  • ¿Sus asistentes suelen tener poco tiempo y les costaría hacer hueco en sus agendas para su acto?
  • ¿Puede ofrecer el mismo valor sin que los asistentes tengan que estar en la misma sala que usted?

Si obtienes más "síes" que "noes", es hora de explorar el concepto híbrido.

Vea más ideas para eventos híbridos. Para obtener más consejos que le ayuden en la fase de desarrollo, aquí tienes 5 cosas a tener en cuenta en la planificación de tu evento híbrido.

Los retos a los que se enfrenta su equipo de marketing de eventos

Se ha decidido por un evento híbrido. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su sesión resulte atractiva para dos grupos de personas diferentes, de modo que consiga el mayor número posible de inscripciones?

La clave está en comprender que cada público tendrá necesidades y expectativas diferentes, y que su trabajo de marketing consiste en satisfacerlas.

Marketing para asistentes físicos

Los asistentes en persona suelen estar más interesados en el elemento de creación de redes de su evento. Habrán sacado tiempo de su agenda para asistir y, en algunos casos, habrán pagado un precio extra por la experiencia, por lo que querrán establecer el mayor número posible de contactos. Engáncheles con la promesa de una gran interacción social en un entorno nuevo y emocionante que encaje bien con su marca.

Marketing para asistentes virtuales

Por encima de todo, los visitantes virtuales quieren un encuentro sin complicaciones. Ofrecer una experiencia accesible y cómoda que aporte valor será clave para atraer a los asistentes virtuales. Informe a su público de todas las características de su experiencia virtual, incluidos los ponentes destacados y cualquier elemento divertido como la gamificación, la creación de redes virtuales y el entretenimiento. 

Tendrá que seleccionar una plataforma tecnológica que le permita crear el tipo de evento y experiencia virtual que encantará a su público. Entre las características que debe buscar en una plataforma se incluyen: 

• • Capacidad para transmitir vídeo con calidad de emisión
  • Herramientas de participación y salones virtuales 
  • Pabellones de exposición específicos y stands virtuales de patrocinadores

Asegúrate de no aislar a ninguno de tus públicos

Conseguir el equilibrio adecuado requiere una cuidadosa reflexión. Hay algunas formas de garantizar que todos disfruten de la misma experiencia de la sesión, estén donde estén. Aquí tienes tres consejos que debes tener en cuenta al planificar tu evento híbrido: 

1. Establecer una agenda clara

Todos los miembros del público, tanto si están sentados como si se conectan desde una pantalla, querrán saber exactamente qué pueden esperar de su jornada (o velada).

Envíe a los asistentes la agenda de su evento híbrido con antelación y haga referencia a ella estratégicamente a lo largo de la sesión para que todos sepan qué va a ocurrir a continuación. Recuerde que los asistentes presenciales suelen sumergirse en todo el programa. En cambio, es posible que los invitados virtuales sólo quieran asistir a los segmentos que les interesan, y tal vez opten por ver algunas sesiones más tarde a la carta (una de las grandes ventajas de los eventos híbridos). Tener acceso a la agenda ayuda a estas personas a planificar su tiempo en consecuencia.

2. Ofrecer ventajas a los asistentes virtuales

Tendrá que hacer todo lo posible para mantener contentos a sus espectadores virtuales por dos razones. En primer lugar, es difícil mantener entretenidas a las audiencias remotas, por lo que hay que ofrecerles contenidos con los que interactuar, salas virtuales en las que establecer contactos y, en algunos casos, contenidos exclusivos o recompensas. 

En segundo lugar, supongamos que piensa en sus clientes virtuales en términos de coste por adquisición. En ese caso, suele ser mucho más barato encontrarlos y procesarlos, pero siguen esperando una experiencia fantástica que satisfaga sus necesidades. Las ofertas exclusivas y los incentivos son excelentes herramientas para mantenerlos a bordo y fomentar la interacción tras el evento.

3. Rellenar los huecos para las personas que no están en la sala

En algún momento tendrá que hacer una pausa, y los asistentes físicos y virtuales reaccionarán de forma diferente a estas pausas en la producción. Los asistentes presenciales suelen aprovechar la oportunidad para tomar un café y empezar a establecer contactos, mientras que los espectadores digitales pueden distraerse fácilmente con otra cosa durante este importante tiempo de inactividad.

¿La solución? Pruebe a introducir técnicas de ludificación, como concursos y encuestas, para mantener a los invitados virtuales atentos y entusiasmados con su próxima sesión. También puedes ofrecerles enlaces a otros contenidos que puedan consultar mientras preparas tu próximo artículo.

4. Hacer llegar las ventajas de lo digital al público físico

Tal vez el mayor cambio en los eventos híbridos sea la posibilidad de llevar la interactividad y la interacción de una experiencia virtual a su público físico. Elija una plataforma de eventos híbridos que permita a los asistentes físicos acceder a todas las funciones de interacción virtual y ofertas de contenido, directamente desde sus teléfonos u ordenadores portátiles. Esto no sólo ofrece una mejor experiencia a los asistentes físicos, sino que también le ayuda a captar más datos sobre sus intereses y necesidades. 

El contenido de calidad siempre prevalece

Ideas únicas, presentaciones atractivas, ponentes de talla mundial... todos estos elementos se combinarán para crear un evento híbrido que sea memorable por todas las razones correctas, independientemente de su propósito o su formato.

Pero, ¿por qué debería terminar la diversión cuando se cierra el telón de la sesión? Mantenga a sus invitados interactuando con su contenido mucho después de que su evento híbrido haya tenido lugar -y permita a los asistentes virtuales ponerse al día en todo lo que se perdieron en su propio tiempo- haciendo que las presentaciones y otros activos estén disponibles bajo demanda.