Su guía de eventos híbridos en 2024
¿Qué es un acontecimiento híbrido?
Un evento híbrido aúna elementos de experiencias tanto presenciales como virtuales para garantizar que los asistentes a cualquiera de las dos experiencias -física o digital- obtengan el mismo nivel de valor del mismo evento.
Cualquier tipo de acto puede formatearse como un acto híbrido, desde conferencias y lanzamientos de productos hasta talleres y seminarios interactivos. Como siempre, el éxito con los híbridos radica en lograr el mejor interacción posible de su contenido - y utilizar los datos generados por este interacción para ayudarle a entender qué funcionó bien y qué no.
Hagamos una visita guiada por el panorama de los eventos híbridos en 2024 y todo lo que deberá tener en cuenta a la hora de desarrollar una fórmula ganadora para su próxima sesión híbrida.
Pintar una imagen completa de los acontecimientos híbridos
Tras la pandemia, el público en general se siente positivo a la hora de asistir a eventos virtuales. Según una encuesta realizada en 2022 por VFairs, titulada El futuro de los eventos virtuales, más del 93% de los encuestados estaban logrando lo que consideraban índices de asistencia satisfactorios para sus sesiones en línea, y más de tres cuartas partes de los encuestados afirmaron que preferían los eventos virtuales porque resultaba más fácil asistir a ellos.
Pero hay dos pequeños asteriscos a esta perspectiva alcista sobre los eventos virtuales: muchos asistentes sienten que no obtienen la misma experiencia personalizada que los asistentes en persona y echan de menos la oportunidad de establecer contactos y socializar con sus compañeros.
Así pues, hemos entrado en una era en la que el público quiere lo mejor de ambos mundos: el "buzz" y la sensación de comunidad que ofrecen los eventos presenciales y la accesibilidad y flexibilidad de las experiencias digitales en los casos en los que los desplazamientos físicos no son una opción.
Los eventos híbridos ofrecen al público lo mejor de ambos mundos y proporcionan a las organizaciones una vía viable para futuros eventos. Veamos ahora por qué.
¿Cuáles son las ventajas de organizar eventos híbridos?
Conseguirá más asistentes
Si no hay necesidad de desplazarse a un lugar y pueden acceder a sus conocimientos desde la comodidad de su propia casa, sus contactos se sentirán más inclinados a inscribirse.
Sus patrocinadores llegarán a un público más amplio
No hay nada que sus patrocinadores deseen más que la exposición - y ampliando su lista de invitados, les estará brindando mayores oportunidades para dar a conocer su marca.
Puede grabar todo su evento
Si alguno de sus inscritos no puede asistir ese día, puede enviarle una grabación para que pueda conectarse más tarde y ponerse al día con su contenido cuando esté preparado.
Son la opción más sostenible
Con todos los viajes y recursos que implican los eventos físicos, los asistentes presenciales dejan una huella de carbono significativa; los digitales no.
Obtendrá mejores datos y perspectivas sobre sus asistentes
Una de las grandes ironías de los eventos físicos frente a los digitales es la idea de interactividad y interacción. Aunque la percepción es que los eventos físicos son naturalmente más interactivos, en realidad ocurre lo contrario. Cuando se asiste a una sesión en un evento físico, se trata en gran medida de una experiencia pasiva.
Sin embargo, en una versión digital de su evento, cada sesión puede incluir chat en línea, preguntas y respuestas, encuestas, contenidos y recursos descargables y enlaces a llamadas a la acción clave. Y toda esa interactividad se captura, lo que hace que los contactos de sus asistentes virtuales sean más valiosos que los de sus homólogos físicos.
¿Cuándo tiene sentido organizar un evento híbrido?
Los eventos híbridos suelen ser la opción más sensata en cualquier escenario en el que el objetivo sea generar el mayor número posible de inscritos o en el que pueda haber algún obstáculo para la asistencia física (por ejemplo, necesita involucrar a personas de diferentes zonas horarias o no puede encontrar un lugar que dé cabida a todos los que quieran asistir).
A la hora de decidir si un formato híbrido es el más adecuado para su evento, hágase las siguientes preguntas:
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- ¿Es importante para usted llegar a personas que de otro modo no podrían acudir a su acto?
- ¿Se enfrenta a limitaciones geográficas que puedan afectar a las cifras de su evento?
- ¿Sus asistentes suelen tener poco tiempo y podrían tener dificultades para hacer un hueco en sus agendas para su evento?
- ¿Puede ofrecer el mismo valor sin que sus asistentes necesiten estar en la misma sala que usted?
Si obtiene más "síes" que "noes", ¡es hora de explorar el concepto híbrido!
Eche un vistazo a más ideas para eventos híbridos. Para obtener más consejos que le ayuden en la fase de desarrollo, aquí tiene 5 cosas a tener en cuenta en la planificación de su evento híbrido.
Los retos a los que se enfrenta su equipo de marketing de eventos
Así que se ha decidido por un evento híbrido. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que su sesión resulte atractiva para dos grupos de personas diferentes, de modo que consiga el mayor número posible de inscripciones?
La clave está en comprender que cada público tendrá necesidades y expectativas diferentes, y su trabajo de marketing consiste en satisfacerlas.
Marketing para asistentes físicos
Los asistentes en persona estarán normalmente más interesados en el elemento de creación de redes de su evento. Habrán sacado tiempo de su agenda para asistir y, en algunos casos, pueden haber pagado una prima por la experiencia - y como resultado, quieren conseguir el mayor número posible de conexiones. Engáncheles con la promesa de mucha interacción social en un entorno nuevo y emocionante que se alinee bien con su marca.
Marketing para asistentes virtuales
Más que nada, los visitantes virtuales quieren un encuentro sin complicaciones. Ofrecer una experiencia accesible y cómoda que aporte valor será clave para atraer a los asistentes virtuales. Informe a su público de todas las características de su experiencia virtual, incluidos los ponentes destacados y cualquier elemento divertido como la gamificación, la creación de redes virtuales y el entretenimiento.
Tendrá que seleccionar una plataforma tecnológica que le permita crear el tipo de evento y experiencia virtual que encantará a su público. Las características que debe buscar en una plataforma incluyen:
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- La capacidad de transmitir vídeo con calidad de emisión
- Herramientas de compromiso y salones virtuales para establecer contactos
- Salas de exposición dedicadas y stands virtuales de patrocinadores
Asegúrese de no aislar a ninguno de sus públicos
Conseguir el equilibrio adecuado requiere una cuidadosa reflexión. Hay algunas formas de garantizar que todos disfruten de la misma experiencia de su sesión, estén donde estén. He aquí tres consejos a tener en cuenta cuando planifique su evento híbrido:
1. Establezca una agenda clara
Todos los miembros del público, ya estén en un asiento físico o conectándose desde detrás de una pantalla, querrán saber exactamente qué pueden esperar de su jornada (o velada).
Envíe a los asistentes el programa de su evento híbrido con antelación y haga referencia a él estratégicamente a lo largo de la sesión para que todos sepan lo que viene a continuación. Recuerde que los asistentes físicos a menudo se sumergirán en todo el programa. Por el contrario, es posible que los invitados virtuales sólo quieran asistir a los segmentos que les interesan, optando quizá por ver algunas sesiones más tarde a la carta (una de las grandes ventajas de los eventos híbridos). Tener acceso al programa ayuda a estas personas a planificar su tiempo en consecuencia.
2. Ofrezca ventajas a los asistentes virtuales
Querrá ir a por todas para mantener contentos a sus espectadores virtuales por dos razones. En primer lugar, es difícil mantener entretenidas a las audiencias remotas, por lo que deberá ofrecerles contenidos con los que interactuar, salas virtuales para establecer contactos y, en algunos casos, contenidos exclusivos o recompensas.
En segundo lugar, supongamos que piensa en sus huéspedes virtuales en términos de coste por adquisición. En ese caso, suele ser mucho más barato encontrarlos y procesarlos, pero siguen esperando una experiencia fantástica que satisfaga sus necesidades. Las ofertas exclusivas y los incentivos son herramientas magníficas para mantenerlos a bordo y animarles también después del evento interacción.
3. Rellene los huecos de las personas que no están en la sala
En algún momento necesitará hacer una pausa, y los asistentes físicos y virtuales reaccionarán a estas pausas en la producción de forma diferente. Los invitados presenciales suelen aprovechar la oportunidad para tomar un café y empezar a establecer contactos, mientras que los espectadores digitales pueden distraerse fácilmente con otra cosa durante este importante tiempo de inactividad.
¿La solución? Pruebe a introducir técnicas de gamificación como concursos y encuestas para mantener a los invitados virtuales comprometidos y entusiasmados con su próxima sesión. O bien, enlace con contenidos adicionales que puedan hojear mientras usted prepara su próxima pieza.
4. Hacer llegar los beneficios de lo digital a las audiencias físicas
Quizá el mayor cambio en los eventos híbridos sea la posibilidad de llevar la interactividad y interacción de una experiencia virtual a sus asistentes físicos. Elija una plataforma de eventos híbridos que permita a los asistentes físicos acceder a todas las funciones y ofertas de contenido de interacción virtual, directamente desde sus teléfonos u ordenadores portátiles. Esto no sólo ofrece una mejor experiencia a los asistentes físicos, sino que también le ayuda a captar más datos sobre sus intereses y necesidades.
El contenido de calidad siempre prevalece
Perspectivas únicas, presentaciones atractivas, ponentes de talla mundial: todos estos elementos se combinarán para crear un evento híbrido que sea memorable por todas las razones correctas, independientemente de su propósito o su formato.
Pero, ¿por qué debe terminar la diversión cuando se baja el telón de su sesión? Mantenga a sus invitados interactuando con su contenido mucho tiempo después de que su evento híbrido haya tenido lugar -y permita a los asistentes virtuales ponerse al día con cualquier cosa que se hayan perdido en su propio tiempo- haciendo que las presentaciones y otros activos estén disponibles bajo demanda.