Ton guide des événements hybrides en 2024

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Un événement hybride réunit des éléments provenant d'expériences en personne et virtuelles pour s'assurer que les participants à l'une ou l'autre expérience - physique ou numérique - obtiennent le même niveau de valeur du même événement.

Tout type d'événement peut être formaté comme un événement hybride, des conférences et lancements de produits aux ateliers et séminaires interactifs. Comme toujours, le succès avec les événements hybrides vient de l'obtention du meilleur engagement possible de ton contenu - et de l'utilisation des données générées par cet engagement pour t'aider à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Partons pour une visite guidée du paysage des événements hybrides en 2024 et de tout ce que tu devras prendre en compte pour développer une formule gagnante pour ta prochaine session hybride.

Dresser un tableau complet des événements hybrides

Après la pandémie, le public a généralement un sentiment positif à l'idée d'aller sur le site événements virtuels. Selon une enquête réalisée en 2022 par VFairs, intitulée L'avenir de événements virtuels, plus de 93 % des répondants atteignaient ce qu'ils considéraient comme des taux de fréquentation satisfaisants pour leurs sessions en ligne, et plus des trois quarts des personnes interrogées ont déclaré préférer le site événements virtuels parce qu'il est plus facile d'y assister.

Mais il y a deux petits bémols à cette perspective optimiste sur événements virtuels: de nombreux participants estiment qu'ils ne bénéficient pas de la même expérience personnalisée que les participants en personne et qu'ils n'ont pas l'occasion de faire du réseautage et de socialiser avec leurs pairs.

Nous sommes donc entrés dans une ère où les publics veulent le meilleur des deux mondes : le "buzz" et l'esprit de communauté offerts par les événements en personne, ainsi que l'accessibilité et la flexibilité des expériences numériques dans les cas où le voyage physique n'est pas une option.

Les événements hybrides offrent au public le meilleur des deux mondes et fournissent aux organisations une voie viable de type événementiel pour les événements futurs. Voyons pourquoi maintenant. 

Quels sont les avantages de l'organisation d'événements hybrides ?

Tu auras plus de participants

S'il n'est pas nécessaire de se rendre à un lieu de réunion et qu'ils peuvent accéder à tes informations depuis le confort de leur maison, tes contacts seront plus enclins à s'inscrire.

Tes sponsors atteindront un public plus large

Il n'y a rien que tes sponsors souhaitent plus que la visibilité - et en élargissant ta liste d'invités, tu leur offriras de plus grandes possibilités de faire connaître leur marque. 

Tu peux enregistrer l'intégralité de ton événement

Si l'un de tes inscrits ne peut pas être présent le jour même, tu peux lui envoyer un enregistrement pour qu'il puisse se connecter plus tard et rattraper ton contenu lorsqu'il sera prêt.

Ils constituent l'option la plus durable

Avec tous les déplacements et les ressources qu'impliquent les événements physiques, les participants sur place laissent une empreinte carbone importante, ce qui n'est pas le cas des participants numériques.

Tu obtiens de meilleures données et connaissances sur tes participants.

L'une des grandes ironies des événements physiques par rapport aux événements numériques est l'idée de l'interactivité et de l'engagement. Alors que la perception est que les événements physiques sont naturellement plus interactifs, en fait, c'est le contraire qui est vrai. Lorsque tu assistes à une session lors d'un événement physique, il s'agit en grande partie d'une expérience passive. 

Cependant, dans une version numérique de ton événement, chaque session peut comporter un chat en ligne, des questions-réponses, des sondages, du contenu et des ressources téléchargeables, ainsi que des liens vers des appels à l'action clés. Et toute cette interactivité est capturée, ce qui rend les prospects de tes participants virtuels plus précieux que leurs homologues physiques. 

Quand l'organisation d'un événement hybride est-elle judicieuse ?

Les événements hybrides sont souvent le choix judicieux dans tous les scénarios où l'objectif est de générer le plus grand nombre possible d'inscrits ou lorsqu'il peut y avoir des obstacles à la participation physique (par exemple, tu dois faire participer des personnes dans des fuseaux horaires différents, ou tu ne peux pas trouver un lieu pour accueillir toutes les personnes qui veulent participer).

Pour savoir si un format hybride convient à ton événement, pose-toi les questions suivantes :

• • Est-il important pour toi d'atteindre des personnes qui, autrement, ne pourraient pas se rendre à ton événement ?
  • As-tu à faire face à des limitations géographiques qui pourraient affecter le nombre de tes événements ?
  • Tes participants manquent-ils généralement de temps et pourraient-ils avoir du mal à faire de la place dans leur agenda pour ton événement ?
  • Peux-tu offrir la même valeur sans que tes participants aient besoin d'être dans la même pièce que toi ?

Si tu obtiens plus de "oui" que de "non", il est temps d'explorer le concept hybride !

Découvre d'autres idées d'événements hybrides. Pour plus de conseils qui t'aideront à franchir la phase de développement, voici 5 éléments à prendre en compte dans la planification de ton événement hybride.

Les défis auxquels est confrontée ton équipe de marketing événementiel

Tu as donc opté pour un événement hybride. Mais comment faire en sorte que ta session soit attrayante pour deux groupes de personnes différents afin d'obtenir le plus grand nombre d'inscriptions possible ?

La clé est de comprendre que chaque public aura des besoins et des attentes différents - et c'est à ton marketing de les satisfaire.

Marketing auprès des participants physiques

Les personnes qui participent en personne seront généralement plus intéressées par l'élément de réseautage de ton événement. Ils auront pris le temps d'assister à l'événement et, dans certains cas, ils auront payé une prime pour l'expérience - et par conséquent, ils veulent avoir le plus de contacts possibles. Accroche-les en leur promettant de nombreuses interactions sociales dans un cadre nouveau et passionnant qui correspond bien à ta marque.

Marketing auprès des participants virtuels

Plus que tout, les visiteurs virtuels veulent une rencontre sans tracas. Offrir une expérience abordable et pratique qui apporte de la valeur sera la clé pour inciter les participants virtuels à venir. Fais connaître à ton public toutes les caractéristiques de ton expérience virtuelle, y compris les conférenciers vedettes, et tous les éléments amusants tels que la gamification, le réseautage virtuel et les divertissements. 

Tu devras choisir une plateforme technologique qui te permettra de créer le type d'événement et d'expérience virtuelle que ton public adorera. Les caractéristiques à rechercher dans une plateforme comprennent : 

• • La possibilité de diffuser des vidéos de qualité
  • Outils d'engagement et salons de réseautage virtuels 
  • Salles d'exposition dédiées et stands virtuels des sponsors.

Assure-toi de ne pas isoler l'un ou l'autre de tes publics

Trouver le bon équilibre demande une réflexion approfondie. Il existe quelques moyens de s'assurer que tout le monde profite de la même grande expérience de ta session, où qu'il soit. Voici trois conseils à garder à l'esprit lorsque tu planifies ton événement hybride : 

1. Fixe un ordre du jour clair

Chaque membre du public, qu'il soit assis dans un siège physique ou qu'il se connecte derrière un écran, voudra savoir exactement ce qu'il peut attendre de ta journée (ou de ta soirée).

Envoie aux participants l'ordre du jour de ton événement hybride à l'avance, et fais-y référence de façon stratégique tout au long de ta session pour que tout le monde sache ce qui va suivre. N'oublie pas que les participants physiques s'immergent souvent dans l'ensemble du programme. En revanche, les invités virtuels peuvent ne vouloir assister qu'aux segments qui les intéressent, en choisissant peut-être de regarder certaines sessions plus tard à la demande (l'un des grands avantages des événements hybrides). Le fait d'avoir accès à l'ordre du jour aide ces personnes à planifier leur temps en conséquence.

2. Offre des avantages aux participants virtuels

Tu devras tout mettre en œuvre pour que tes spectateurs virtuels soient satisfaits, et ce pour deux raisons. Premièrement, il est difficile de divertir les spectateurs à distance, tu dois donc leur donner du contenu avec lequel interagir, des salles de réunion virtuelles pour créer des réseaux et, dans certains cas, du contenu exclusif ou des récompenses. 

Deuxièmement, supposons que tu considères tes invités virtuels sur la base du coût par acquisition. Dans ce cas, ils sont généralement beaucoup moins chers à trouver et à traiter - mais ils s'attendent toujours à vivre une expérience fantastique qui réponde à leurs besoins. Les offres exclusives et les incitations sont d'excellents outils pour les garder à bord et encourager l'engagement après l'événement.

3. Comble les lacunes des personnes qui ne sont pas dans la salle.

Tu devras faire une pause à un moment donné - et les participants physiques et virtuels réagiront différemment à ces pauses dans la production. Les invités en personne profiteront généralement de l'occasion pour prendre un café et commencer à tisser des liens, alors que les spectateurs numériques risquent d'être facilement distraits par autre chose pendant ce temps d'arrêt important.

La solution ? Essaie d'introduire des techniques de gamification comme des quiz et des sondages pour garder les invités virtuels engagés et enthousiastes pour leur prochaine session. Tu peux aussi créer des liens vers des contenus supplémentaires qu'ils peuvent consulter pendant que tu prépares ton prochain article.

4. Faire bénéficier les publics physiques des avantages du numérique.

Le plus grand changement dans les événements hybrides est peut-être la possibilité d'apporter l'interactivité et l'engagement d'une expérience virtuelle à tes publics physiques. Choisis une plateforme d'événements hybrides qui permet aux participants physiques d'accéder à toutes les fonctions d'engagement virtuel et aux offres de contenu, directement depuis leur téléphone ou leur ordinateur portable. Cela permet non seulement d'offrir une meilleure expérience aux participants physiques, mais aussi de recueillir plus de données sur leurs intérêts et leurs besoins. 

Le contenu de qualité prévaut toujours

Des idées uniques, des présentations captivantes, des conférenciers de classe mondiale - tous ces éléments se combineront pour créer un événement hybride mémorable pour toutes les bonnes raisons, quel que soit son objectif ou son format.

Mais pourquoi le plaisir devrait-il s'arrêter lorsque le rideau se baisse sur ta session ? Fais en sorte que tes invités continuent d'interagir avec ton contenu longtemps après que ton événement hybride ait eu lieu - et permets aux participants virtuels de rattraper tout ce qu'ils ont manqué pendant leur temps libre - en rendant les présentations et autres ressources disponibles à la demande.