Votre guide des événements hybrides en 2024

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Un événement hybride réunit des éléments provenant d'expériences en personne et virtuelles afin de garantir que les participants à l'une ou l'autre expérience - physique ou numérique - obtiennent le même niveau de valeur pour le même événement.

Tout type d'événement peut être formaté comme un événement hybride, qu'il s'agisse de conférences, de lancements de produits, d'ateliers interactifs ou de séminaires. Comme toujours, le succès des événements hybrides réside dans l'obtention du meilleur engagement possible de la part de votre contenu - et dans l'utilisation des données générées par cet engagement pour vous aider à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Nous allons faire une visite guidée du paysage des événements hybrides en 2024 et de tout ce que vous devrez prendre en compte pour développer une formule gagnante pour votre prochaine session hybride.

Dresser un tableau complet des événements hybrides

Après la pandémie, le public a généralement une attitude positive à l'égard des événements suivants événements virtuels. Selon une enquête réalisée en 2022 par VFairs, intitulée L'avenir des événements virtuelsplus de 93 % des répondants atteignent ce qu'ils considèrent comme des taux de participation satisfaisants pour leurs sessions en ligne, et plus des trois quarts des personnes interrogées déclarent préférer les événements virtuels parce qu'il est plus facile d'y assister.

Ce point de vue optimiste sur les événements virtuels est toutefois assorti de deux petits bémols : de nombreux participants estiment qu'ils ne bénéficient pas de la même expérience personnalisée que les participants en personne et qu'ils n'ont pas l'occasion de nouer des contacts et de socialiser avec leurs pairs.

Nous sommes donc entrés dans une ère où les publics veulent le meilleur des deux mondes : le "buzz" et l'esprit de communauté offerts par les événements en personne, ainsi que l'accessibilité et la flexibilité des expériences numériques dans les cas où un déplacement physique n'est pas envisageable.

Les événements hybrides offrent au public le meilleur des deux mondes et fournissent aux organisations un type d'événement viable pour les événements futurs. Voyons pourquoi maintenant. 

Quels sont les avantages de l'organisation d'événements hybrides ?

Vous aurez plus de participants

S'il n'est pas nécessaire de se déplacer et qu'ils peuvent accéder à vos informations depuis leur domicile, vos contacts seront plus enclins à s'inscrire.

Vos sponsors atteindront un public plus large

Il n'y a rien que vos sponsors souhaitent plus que la visibilité - et en élargissant votre liste d'invités, vous leur offrirez de plus grandes opportunités de faire connaître leur marque. 

Vous pouvez enregistrer l'intégralité de votre événement

Si l'un de vos inscrits ne peut pas être présent le jour même, vous pouvez lui envoyer un enregistrement afin qu'il puisse se connecter plus tard et rattraper votre contenu lorsqu'il sera prêt.

Ils constituent l'option la plus durable

Avec tous les déplacements et les ressources qu'impliquent les événements physiques, les participants sur place laissent une empreinte carbone importante, ce qui n'est pas le cas des participants numériques.

Vous obtenez de meilleures données et informations sur vos participants.

L'une des grandes ironies des événements physiques par rapport aux événements numériques est l'idée d'interactivité et d'engagement. Alors que l'on pense que les événements physiques sont naturellement plus interactifs, c'est en fait le contraire qui est vrai. Lorsque vous assistez à une session lors d'un événement physique, il s'agit en grande partie d'une expérience passive. 

Cependant, dans une version numérique de votre événement, chaque session peut comporter un chat en ligne, des questions-réponses, des sondages, du contenu et des ressources téléchargeables, ainsi que des liens vers des appels à l'action clés. Et toute cette interactivité est capturée, ce qui rend les prospects de vos participants virtuels plus précieux que leurs homologues physiques. 

Quand l'organisation d'un événement hybride se justifie-t-elle ?

Les événements hybrides sont souvent le choix le plus judicieux lorsque l'objectif est de générer le plus grand nombre possible d'inscriptions ou lorsqu'il existe des obstacles à la participation physique (par exemple, vous devez faire participer des personnes situées dans des fuseaux horaires différents ou vous ne pouvez pas trouver de lieu pour accueillir toutes les personnes qui souhaitent assister à l'événement).

Pour savoir si un format hybride convient à votre événement, posez-vous les questions suivantes :

• • Est-il important pour vous d'atteindre des personnes qui, autrement, ne pourraient pas se rendre à votre événement ?
  • Êtes-vous confronté à des limitations géographiques susceptibles d'affecter le nombre de vos événements ?
  • Vos participants manquent-ils généralement de temps et pourraient-ils avoir du mal à faire de la place dans leur agenda pour votre événement ?
  • Pouvez-vous offrir la même valeur ajoutée sans que vos participants aient besoin d'être dans la même pièce que vous ?

Si vous obtenez plus de "oui" que de "non", il est temps d'explorer le concept hybride !

Découvrez d'autres idées d'événements hybrides. Pour plus de conseils sur la phase de développement, voici 5 éléments à prendre en compte dans l'organisation d'un événement hybride, voici 5 éléments à prendre en compte dans la planification de votre événement hybride.

Les défis auxquels est confrontée votre équipe de marketing événementiel

Vous avez opté pour un événement hybride. Mais comment faire en sorte que votre session soit attrayante pour deux groupes de personnes différents afin d'obtenir le plus grand nombre d'inscriptions possible ?

La clé est de comprendre que chaque public aura des besoins et des attentes différents - et c'est à vous de les satisfaire.

Marketing auprès des participants physiques

Les personnes présentes en personne seront généralement plus intéressées par l'aspect réseau de votre événement. Ils auront pris le temps d'assister à l'événement et, dans certains cas, auront payé un supplément pour l'expérience - ils veulent donc avoir le plus de contacts possibles. Accrochez-les en leur promettant de nombreuses interactions sociales dans un cadre nouveau et passionnant qui correspond bien à votre marque.

Marketing auprès des participants virtuels

Plus que tout, les visiteurs virtuels veulent une rencontre sans problème. Pour attirer les visiteurs virtuels, il est essentiel de leur offrir une expérience accessible et pratique qui leur apporte de la valeur. Informez votre public de toutes les caractéristiques de votre expérience virtuelle, y compris les conférenciers vedettes et tous les éléments amusants tels que la gamification, le réseautage virtuel et les divertissements. 

Vous devrez sélectionner une plateforme technologique qui vous permettra de créer le type d'événement et d'expérience virtuelle que votre public appréciera. Les caractéristiques à rechercher dans une plateforme sont les suivantes 

• • La possibilité de diffuser des vidéos de qualité
  • Outils d'engagement et salons virtuels de mise en réseau 
  • Salles d'exposition dédiées et stands virtuels des sponsors

Veillez à ne pas isoler l'un ou l'autre de vos publics

Trouver le bon équilibre demande une réflexion approfondie. Il existe quelques moyens de s'assurer que tout le monde profite de la même expérience de votre session, où qu'il se trouve. Voici trois conseils à garder à l'esprit lorsque vous planifiez votre événement hybride : 

1. Établir un ordre du jour clair

Chaque membre du public, qu'il soit assis dans un siège physique ou qu'il se connecte derrière un écran, voudra savoir exactement ce qu'il peut attendre de votre journée (ou soirée).

Envoyez aux participants le programme de l'événement hybride à l'avance et faites-y référence de manière stratégique tout au long de la session afin que chacun sache ce qui va suivre. N'oubliez pas que les participants physiques s'immergent souvent dans l'ensemble du programme. En revanche, les invités virtuels peuvent ne vouloir assister qu'aux segments qui les intéressent, voire choisir de regarder certaines sessions plus tard à la demande (l'un des grands avantages des événements hybrides). L'accès à l'ordre du jour permet à ces personnes de planifier leur temps en conséquence.

2. Offrir des avantages aux participants virtuels

Vous devrez tout mettre en œuvre pour satisfaire vos spectateurs virtuels, et ce pour deux raisons. Premièrement, il est difficile de divertir un public éloigné. Vous devez donc lui proposer du contenu avec lequel interagir, des salles de réunion virtuelles pour nouer des contacts et, dans certains cas, du contenu exclusif ou des récompenses. 

Deuxièmement, supposons que vous considériez vos invités virtuels sur la base du coût par acquisition. Dans ce cas, ils sont généralement beaucoup moins chers à trouver et à traiter, mais ils attendent toujours une expérience fantastique qui réponde à leurs besoins. Les offres exclusives et les incitations sont d'excellents outils pour les garder à bord et encourager l'engagement après l'événement.

3. Remplir les vides pour les personnes qui ne sont pas présentes dans la salle

Vous devrez faire une pause à un moment donné - et les participants physiques et virtuels réagiront différemment à ces pauses dans la production. Les invités en personne profiteront généralement de l'occasion pour prendre un café et commencer à tisser des liens, tandis que les spectateurs numériques risquent d'être facilement distraits par quelque chose d'autre pendant ce temps d'arrêt important.

La solution ? Essayez d'introduire des techniques de gamification telles que des quiz et des sondages pour maintenir les invités virtuels engagés et enthousiastes pour leur prochaine session. Vous pouvez également créer des liens vers des contenus supplémentaires qu'ils pourront consulter pendant que vous préparez votre prochain article.

4. Faire bénéficier le public physique des avantages du numérique

Le plus grand changement dans les événements hybrides est peut-être la possibilité d'apporter l'interactivité et l'engagement d'une expérience virtuelle à votre public physique. Choisissez une plateforme d'événements hybrides qui permet aux participants physiques d'accéder à toutes les fonctions d'engagement virtuel et aux offres de contenu, directement à partir de leur téléphone ou de leur ordinateur portable. Cela permet non seulement d'offrir une meilleure expérience aux participants physiques, mais aussi de recueillir davantage de données sur leurs intérêts et leurs besoins. 

Le contenu de qualité prévaut toujours

Des idées uniques, des présentations attrayantes, des orateurs de classe mondiale - tous ces éléments se combineront pour créer un événement hybride qui sera mémorable pour toutes les bonnes raisons, quel que soit son objectif ou son format.

Mais pourquoi le plaisir devrait-il s'arrêter lorsque le rideau se lève sur votre session ? Faites en sorte que vos invités continuent d'interagir avec votre contenu longtemps après la tenue de votre événement hybride - et permettez aux participants virtuels de rattraper tout ce qu'ils ont manqué pendant leur temps libre - en rendant les présentations et autres ressources disponibles à la demande.