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La clave del éxito de cualquier seminario web está en su promoción. Hay muchas formas de promocionar un evento, pero hay algunos canales clave que puede utilizar para aumentar la asistencia. Por ejemplo, puede:

• Enviar correos electrónicos
• Promocionar a través de un banner o chatbot del sitio web
• Utilizar las redes sociales orgánicas
• Publicar en su blog corporativo
• Impulsar la defensa social a través de su equipo de ventas
• Pagar por anuncios
• Coordinar con socios

Por lo general, debería centrar sus esfuerzos en los canales propios donde su público más interactúa con usted. A menudo, esto será a través del correo electrónico y los canales de redes sociales orgánicas.

Lo primero es lo primero: antes de comenzar a promocionar su evento, asegúrese de que su equipo de diseño haya producido gráficos promocionales, tanto para promociones en vivo como bajo demanda, que pueda utilizar en sus canales preferidos.

Dentro de estos gráficos, debe tener el título de su seminario web, la fecha y la hora en que se llevará a cabo y una foto de la cabeza de los anfitriones de su evento.

Dependiendo del alcance de su seminario web, las promociones deberían comenzar aproximadamente tres o más semanas antes de su fecha en vivo. Programe correos electrónicos promocionales con al menos dos semanas de anticipación, y no tenga miedo de mezclar formatos.

Por lo general, recomendamos enviar de tres a cuatro correos electrónicos con una mezcla de formatos HTML y de texto sin formato. Programa estos correos electrónicos según corresponda, asegurándote de que se entreguen a tu audiencia cuando esté más dispuesta a abrirlos y responder a los correos electrónicos.

Al mismo tiempo, también deberías promocionar tu evento en tus canales de redes sociales propios. Aquí, ofrecer a la audiencia una vista previa de lo que puede esperar es una buena práctica, y puedes hacerlo ya sea dentro del texto de tu publicación en redes sociales o en un breve video del anfitrión del seminario web.

Como nota final, asegúrate de que tu seguimiento esté en orden. Utiliza UTM, cookies o lo que necesites para evaluar el rendimiento de tu actividad promocional y qué canales generan más registros.

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Una buena estructura de seminario web se basa en tres elementos: un tema que resuene con tu audiencia, la historia sobre ese tema que deseas contar y las herramientas de interacción que proporcionan información útil tanto para ti como para tu audiencia.

Cómo equilibrar estos tres elementos depende en gran medida de ti. Puedes organizar un formato de seminario web que sea altamente interactivo y ligero en cuanto a posicionamiento, como un seminario web o taller de panel, por ejemplo. Alternativamente, puedes producir un seminario web que se centre únicamente en el posicionamiento de tu producto, con un enfoque en medir la participación y el interés de los asistentes, como en una demostración.

Aquí tienes un ejemplo de cómo se ve una estructura típica de seminario web:

• Una breve introducción al tema del seminario web
• Notas de organización para la audiencia
• Una expansión sobre el tema
• Una pequeña pausa para pedir a la audiencia que participe en una encuesta
• Expansión sobre el tema
• Revisión de los resultados de la encuesta
• Expansión sobre el tema
• Otra oportunidad de participación
• Expansión sobre el tema
• Resumen del tema
• Sesión de preguntas y respuestas

En la práctica, esto requerirá un cierto nivel de planificación de su parte. No se trata solo de un esquema de evento que deba producir, sino también de las oportunidades de participación que necesita integrar en su evento y los objetivos que están sirviendo.

Por ejemplo, necesitará saber cuándo presentará una encuesta a su audiencia, darle tiempo para responderla (10 segundos como máximo) y dónde dentro de su presentación volverá a visitar la encuesta y discutirá sus resultados.

Gestionar con éxito las oportunidades de participación dentro de un seminario web requiere una estrecha coordinación entre un anfitrión y su productor.

Como nota final, hay una cosa que todo presentador debería incluir en sus eventos virtuales, independientemente del formato: la gestión del evento.

La gestión del evento es una breve digresión al comienzo de un evento que guía a los asistentes sobre cómo pueden interactuar con los anfitriones y el seminario web. Asegúrese de destacar las CTAs, identificar las herramientas de participación que los participantes pueden utilizar (por ejemplo, preguntas y respuestas, encuestas, sondeos, chat) y proporcionar un breve resumen de lo que se va a discutir. Infórmeles también si su evento estará disponible bajo demanda o no.

La organización es un método simple, pero potente, para asegurarse de que su audiencia tenga toda la información que necesita para interactuar con su marca.

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Organizar con éxito un seminario web depende de dos cosas: la preparación y la práctica. La preparación debe involucrar a toda la organización de marketing y va desde la definición de objetivos y la elaboración de una presentación hasta la configuración de las consolas de seminarios web y la preparación de preguntas para las secciones de preguntas y respuestas.

La práctica consiste simplemente en ensayar la propia presentación. Incluso si es un presentador experimentado, debe reservar tiempo para practicar su presentación. Hacerlo ayuda a identificar problemas técnicos, transiciones incómodas dentro de la presentación y garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página.

No importa lo que hagas, no te ahorres la práctica. Aquí hay algunas cosas que debes tener en cuenta mientras practicas:

• Asegúrate de que tu cámara esté encendida, funcione y que estés bien iluminado con iluminación de tres puntos
• Prueba el audio y asegúrate de que tu micrófono te esté captando claramente
• Si tienes invitados o un panel, asegúrate de que su configuración de audio y visual esté funcionando correctamente
• Asegúrate de que tus diapositivas (si las tienes) estén actualizadas y subidas
• Mantén el oído atento a cualquier transición incómoda o pausa dentro de tu presentación
• Practica las respuestas a las preguntas del Q&A y los posibles resultados de la encuesta

Para cuando estés presentando tu evento en vivo, deberías estar bien preparado. Relájate, diviértete e intenta proporcionar a tu audiencia un ambiente ligero y divertido.

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Un seminario web nunca termina realmente. Después de que su evento concluya, necesitará que tanto su equipo de marketing como el de ventas tomen medidas para conectarse con los asistentes y los que no asistieron.

Los especialistas en marketing deben enviar un correo electrónico de seguimiento a todos los inscritos y proporcionarles un enlace a la versión bajo demanda de su evento. Los correos electrónicos que envíe deben ser breves y concisos. Asegúrese de segmentar entre dos audiencias:

• Asistentes
• No asistentes

Agradezca a los asistentes por participar en su evento. Avísele a los que no asistieron que le apena que se hayan perdido el evento, pero que pueden experimentarlo en su totalidad con la visualización bajo demanda. Puede incluir una CTA para su próximo evento si lo tiene planeado con anticipación, pero, de nuevo, lo más corto es mejor para los correos electrónicos de seguimiento.

Simultáneamente, su equipo de ventas también necesitará hacer un seguimiento con los asistentes. Sin embargo, las ventas necesitarán actuar rápido y tener un entendimiento claro de lo que un asistente está buscando de su organización, si es que busca algo.

Aquí, las integraciones con los CRM son cruciales. Al conectar su plataforma de webinar con su CRM, puede transferir sin problemas los últimos datos de participación en el webinar, incluso marcar a los clientes potenciales, a su equipo de ventas en tiempo casi real.

Las ventas deben comunicarse solo si un asistente hizo una pregunta durante el webinar, indicó que quiere interactuar con las ventas o cumplió con los criterios para ser considerado un cliente potencial calificado. Las ventas deben personalizar su comunicación en función de cómo el asistente interactuó con un webinar y posicionarse como un recurso para los asistentes.

Después de hacer un seguimiento con los asistentes y los que no asistieron, es hora de promocionar su evento bajo demanda. Programa promociones para redes sociales, boletines informativos, blogs y más. No olvide que su evento es un recurso de marketing extremadamente potente: no tenga miedo de reutilizar su contenido para blogs, libros electrónicos, documentos técnicos, infografías y más.

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