ウェビナーのベストプラクティスでゲームの常識を把握しましょう

ウェビナーの成功の鍵はプロモーションにあります。イベントを宣伝する方法はたくさんありますが、参加者を増やすために使用できる主要なチャネルがいくつかあります。たとえば、次のことができます。

• E メールを送信
• ウェブサイトのバナー/チャットボットによる宣伝
• オーガニックなソーシャルメディアを使う
• 企業ブログへの投稿
• 営業チームによるソーシャルアドボカシーの促進
• 広告料を支払う
• パートナーとの調整

一般的には、視聴者が最も関心を持っている自社チャンネルに力を注ぐべきです。多くの場合、メールやオーガニックのソーシャルメディアチャネルを通じて行われます。

まず最初に、イベントの宣伝を始める前に、デザインチームがライブプロモーションとオンデマンドプロモーション用の両方のプロモーション用グラフィックを作成し、好みのチャンネルで使用できることを確認してください。

これらのグラフィックには、ウェビナーのタイトル、開催日時、イベントの主催者の顔写真が必要です。

ウェビナーの範囲にもよりますが、プロモーションはライブ開催日の約3週間以上前に開始する必要があります。少なくとも2週間前にプロモーションメールをスケジュールし、フォーマットを間違えることを恐れないでください。

通常は、HTML 形式とプレーンテキスト形式を組み合わせて 3 ～ 4 通のメールを送信することをおすすめします。これらのメールは必要に応じてスケジュールを組み、オーディエンスがメールを開封して返信しやすいタイミングで配信するようにします。

同時に、所有しているソーシャルメディアチャンネルでもイベントを宣伝する必要があります。ここでは、期待できることのプレビューを視聴者に提供することがベストプラクティスです。これは、ソーシャル投稿のコピーでも、ウェビナー主催者からの短い動画でも可能です。

最後に、トラッキングハウスが整然と整っていることを確認してください。UTM、Cookie など必要なものを使用して、プロモーション活動の成果や登録数が最も多いチャネルを評価してください。

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優れたウェビナー構成は、視聴者の共感を呼ぶトピック、伝えたいトピックに関するストーリー、そしてあなたと視聴者の両方に実用的な洞察を提供するエンゲージメントツールの3つを中心に構築されます。

これら3つの要素のバランスをどのように取るかは、主にあなた次第です。パネルウェビナーやワークショップなど、インタラクティブ性が高く、ポジショニングが簡単なウェビナー形式を開催できます。または、デモのように、参加者のエンゲージメントと関心の測定に重点を置いて、製品のポジショニングのみに焦点を当てたウェビナーを作成することもできます。

一般的なウェビナー構造の例を次に示します。

• ウェビナーのトピックの簡単な紹介
• 聴衆へのハウスキーピングメモ
• トピックの拡張
• 少し間を置いて聴衆に投票に参加してもらう
• トピックの拡張
• 投票結果のレビュー
• トピックの拡張
• もう一つのエンゲージメントの機会
• トピックの拡張
• トピックのまとめ
• 質疑応答セッション

実際には、これにはある程度の計画が必要です。イベントの概要だけでなく、イベントに組み込む必要のあるエンゲージメントの機会や、それが果たす目標も重要です。

たとえば、聴衆に投票を紹介するタイミングを把握し、回答する時間（最長10秒）、プレゼンテーションのどこで投票を再訪して結果について話し合うかを知っておく必要があります。

ウェビナー内でエンゲージメント機会をうまく管理するには、ホストとプロデューサーの間の緊密な調整が必要です。

最後に、形式に関係なく、すべてのプレゼンターがバーチャルイベントに含めるべきことが1つあります。それはハウスキーピングです。

ハウスキーピングは、イベントの冒頭で、主催者やウェビナーとどのように交流できるかを参加者に説明する短い余談です。CTAを強調し、参加者が使用できるエンゲージメントツール（Q&A、投票、アンケート、チャットなど）を特定し、議論すべき内容の概要を説明し、イベントがオンデマンドで利用可能かどうかを知らせてください。

ハウスキーピングは、オーディエンスがブランドと交流するために必要なすべての情報を確実に入手できるようにするためのシンプルでありながら強力な方法です。

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ウェビナーを成功させるには、準備と練習の2つが必要です。準備にはマーケティング組織全体が関与し、目標の定義やプレゼンテーションの概要の作成から、ウェビナーコンソールの設定、Q&Aセクションへの質問の準備まで行います。

練習はプレゼンテーション自体をこなすだけです。経験豊富なホストであっても、プレゼンテーションの練習をする時間を取っておくべきです。そうすることで、技術的な問題やプレゼンテーション内の厄介な遷移を特定し、すべてのチームメンバーが同じ認識を持つことができます。

何をするにしても、練習を無駄にしないでください。練習中に覚えておくべきことがいくつかあります。

• カメラがオンになっていて、動作していて、3点照明で十分な照明が当たっていることを確認してください
• 音声をテストし、マイクがはっきりと音声を拾っていることを確認します
• ゲストやパネルがいる場合は、オーディオとビジュアルの設定が正しく機能していることを確認してください
• スライド (ある場合) が最新で、アップロードされていることを確認してください
• プレゼンテーション中に気まずい遷移や一時停止が発生しないよう注意してください。
• Q&A の質問への回答と、予想される投票結果への回答を練習しましょう

ライブイベントを開催する頃には、十分な準備が整っているはずです。リラックスして楽しんで、聴衆に明るく楽しい雰囲気を提供するようにしてください。

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ウェビナーは決して終わりません。イベントが終了したら、マーケティングチームと営業チームの両方が、出席者とノーショーの両方と連絡を取り合うための対策を講じる必要があります。

マーケティング担当者は、すべての登録者にフォローアップメールを送信し、イベントのオンデマンド版へのリンクを提供する必要があります。送信するメールは短く、要点を絞ったものにしてください。必ず 2 つのオーディエンスをセグメント化してください。

• 出席者
• ノーショー

イベントに参加してくださった参加者に感謝します。ノーショー（無断キャンセル）に、イベントを見逃したことを残念に思うが、オンデマンド視聴なら完全に体験できることを伝えてください。事前に計画しておけば、次のイベントにCTAを含めることができますが、繰り返しになりますが、フォローアップメールには短い方が適しています。

同時に、営業チームも出席者にフォローアップする必要があります。ただし、営業担当は迅速に行動することと、出席者が組織に何を求めているのか（どちらかといえば）を鋭く理解する必要があります。

ここでは、CRMとの統合が不可欠です。ウェビナープラットフォームをCRMに接続することで、最新のウェビナーエンゲージメントデータをほぼリアルタイムで営業チームにシームレスに引き渡すことができ、ホットリードにフラグを立てることもできます。

営業担当は、出席者がウェビナー中に質問をしたり、営業担当と交流したいと答えたり、見込み客と見なされる基準を満たしたりした場合にのみ連絡する必要があります。営業担当は、参加者がどのようにウェビナーに参加したかに基づいてアウトリーチをパーソナライズし、自分自身を参加者向けのリソースとして位置づける必要があります。

参加者とノーショーをフォローアップしたら、いよいよオンデマンドイベントを宣伝しましょう。ソーシャルメディア、ニュースレター、ブログなどのプロモーションをスケジュールできます。イベントは非常に強力なマーケティングリソースであることを忘れないでください。ブログ、電子書籍、ホワイトペーパー、インフォグラフィックなどにコンテンツを再利用することを恐れないでください。

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