Los seminarios web son uno de los canales de marketing más populares. Muchas organizaciones -desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes compañías- utilizan los seminarios web para promover el liderazgo intelectual, capacitar a los equipos de ventas, atraer nuevos clientes potenciales y atender a los clientes existentes.
Pero para realizar seminarios web atractivos se necesita una combinación adecuada de planificación, personal y procesos.
Y todo empieza con la agenda de un seminario web.
¿Qué es el orden del día de un seminario web?
Pero, ¿cómo debe ser el programa de un buen seminario web? Hemos elaborado esta guía, con ejemplos, para mostrártela.
Una agenda de seminario web es un esquema estructurado de la presentación de un seminario web. Debe ordenar todo lo que ocurrirá en su seminario web, incluidos los temas tratados, las actividades de la audiencia y cualquier ponente invitado.
Las agendas de los seminarios web son esenciales por dos razones principales:
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- Le ayudan a mantener el rumbo, garantizando que su seminario web se desarrolle sin problemas de principio a fin y que no se sobrepase el tiempo previsto.
- Ayudan a establecer las expectativas de la audiencia para el seminario web. Esto ayuda a los asistentes a planificar qué preguntas quieren hacer y a participar más activamente.
Agendas de seminarios web: ¿Wing ‘em … o Plan ‘em?
Planifique siempre sus seminarios web. Los órdenes del día son una hoja de trucos que los presentadores pueden utilizar para prepararse y no desviarse del tema. Sus asistentes se lo agradecerán. Sí, notarán la diferencia.
La creación de una agenda de seminarios web eficaz garantiza que las experiencias se desarrollen sin problemas y que no se pierdan valiosas oportunidades de participación. Aquí tienes algunos consejos para empezar:
Defina sus objetivos:
Defina los objetivos de su seminario web, ya sea la generación de contactos, el conocimiento de la marca o la capacitación de ventas. Definir sus objetivos le ayudará a limitar el enfoque de su seminario web para que sea impactante.
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- Crear secciones: Asigne secciones específicas a las introducciones, los temas clave y las sesiones de preguntas y respuestas para mantener un flujo fluido. La división en secciones es clave para que los seminarios web se celebren a tiempo y para que los asistentes que se incorporan tarde puedan entender lo que está ocurriendo.
- Atraiga a su público: Incluya encuestas, salas de debate o herramientas interactivas para mantener a los asistentes activos e interesados. Incorporar oportunidades para la participación de los asistentes también proporciona valiosos datos de participación de primera mano de los que puede aprender para futuros seminarios web.
- Incorpore multimedia: Utilice vídeos, diapositivas o casos prácticos para enriquecer su contenido. Al igual que las actividades interactivas, el contenido multimedia ayuda a que su seminario web sea más atractivo y refuerza su mensaje.
- Planificar seguimientos: Detalle las CTA posteriores al seminario web, como la descarga de recursos o la asistencia a eventos relacionados. Una estrategia de seguimiento bien planificada puede maximizar el impacto de su seminario web y convertir una única sesión en relaciones duraderas con los clientes.
Todas estas facetas deben influir en su agenda. Piénselo bien con su equipo. Siga leyendo para obtener más consejos sobre cómo redactar el orden del día de un seminario web.
Primer paso: Organizar su seminario web
El comienzo de su seminario web es su oportunidad para establecer el tono de su evento y captar el interés de la audiencia. Debe incluir una introducción con un componente de limpieza. Indique al público cómo y dónde puede participar e interactuar con la experiencia.
Si hay una función de chat, muéstrales dónde está. Publique ofertas de contenidos adicionales u oportunidades para inscribirse en próximos eventos.
Lo ideal es que su seminario web incluya muchos elementos interactivos y herramientas de participación. Ofrecer a los asistentes una visión general rápida les animará a participar en el acto y les entusiasmará lo que están a punto de vivir.
Segundo paso: Fomentar la participación con seminarios web interactivos
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Ahora que hemos hablado de cómo introducir las características y funcionalidades que hacen que su seminario web sea atractivo y divertido, hablemos exactamente de qué tipo de elementos interactivos puede incluir para mantener al público interesado durante toda la experiencia.
En ON24, nos gusta empezar los seminarios web con una encuesta. Es una forma estupenda de captar al público desde el principio y de obtener información inmediata sobre quién llena las plazas digitales. Cuanto más conozca el lenguaje corporal digital de su público, mejor.
¿Organiza un seminario web sobre cómo crear una campaña de marketing o compartir una investigación? Inicie la experiencia con una encuesta sobre los puntos débiles o confusos de la audiencia.
Saber hasta qué punto el público está familiarizado con los conceptos que vas a presentar te ayudará a adaptar tu presentación a sus necesidades específicas.
Tal vez tenga una sala llena de novatos y decida profundizar un poco más de lo previsto inicialmente. Considere la posibilidad de formular preguntas a lo largo del seminario en lugar de sólo durante el turno de preguntas y respuestas. Alternativamente, si su público es avanzado, puede presentar ideas más complejas.
Responderá a las preguntas que se le formulen durante el acto. Muchos ponentes reservan un tiempo para preguntas y respuestas al final del seminario web. Recuerde a los asistentes que hagan preguntas a lo largo de la presentación para garantizar una transición fluida a las preguntas y respuestas.
Permitir que el público haga preguntas durante la presentación mantiene su interés. También garantiza que no se pierdan valiosas oportunidades de recopilar datos de primera mano que los equipos de ventas puedan utilizar para iniciar conversaciones.
Hablando de ventas, encuentre oportunidades para integrarlas en la experiencia. Si alguien hace una pregunta que usted no tiene tiempo de responder, autorice a sus equipos de ventas a hacer un seguimiento.
Integre un representante de ventas en los chats en directo, pídale que responda a preguntas relacionadas con las ventas en el turno de preguntas y respuestas, y permita que los miembros de la audiencia se reúnan con el departamento de ventas después del seminario web en una sesión virtual 1:1 en directo .
Paso 3: Mantener el ritmo adecuado del seminario web
¿Ha asistido alguna vez a un seminario web en el que el ponente presenta mil diapositivas en una hora? O peor aún, ¿alguna vez has presentado un seminario web y acabas de terminar la última diapositiva para darte cuenta de que sólo has utilizado la mitad del tiempo asignado?
Nos pasa a los mejores.
Por eso es crucial pensar en el ritmo de su seminario web antes de la fecha real en directo. Conozca su cadencia: algunos presentadores prefieren pasar 20 diapositivas por hora, y otros pueden pasar cómodamente por 100.
Cuando elabores tu presentación, crea presentaciones que se adapten a la cadencia de tu presentador para no meter prisa a tu audiencia ni dejarla colgada.
El ritmo al que se abordan los temas de debate es esencial, pero también lo es asegurarse de que se ajustan al tema general del acto.
Parece sencillo, pero te sorprendería lo fácil que es desviarse del tema o intentar abarcar demasiado de una vez. No intentes hervir el océano.
Y recuerda… no lances hasta que sea el momento de lanzar. Si organiza un seminario web sobre liderazgo intelectual, deje la presentación para el final.
Consejo profesional de Mark Bornstein, webiner jefe de ON24: Cada seminario web debe tener una única narrativa. Cuando elabore un seminario web, divida el contenido en actos con diferentes capítulos, sesiones y ponentes para mantenerlo organizado y centrado en el tema.
Asegúrese de que su público sepa en todo momento en qué parte de la historia se encuentra, pero sin perder de vista el panorama general a medida que se desarrolla.
Paso 4: Preparar a los presentadores con un programa de seminario web
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Podría decirse que la parte más esencial de su seminario web es el presentador. La energía que su presentador aporte al seminario web puede transformar el acto de una presentación aburrida en una experiencia divertida y animada.
¿Y por qué querrías ofrecer algo menos que eso? Piensa en ello. Cuando alguien asiste a su seminario web, le está dedicando una hora de su tiempo y atención. Haz que cuente.
Esta es su oportunidad de establecer confianza y construir relaciones que vayan más allá de las descargas de contenido estático.
Cuando un cliente potencial rellena un formulario en su sitio web, usted obtiene un nombre, una dirección de correo electrónico y tal vez una idea general de dónde trabaja o a qué se dedica.
Paso 5: Conclusión del seminario web con los siguientes pasos
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Todo lo bueno se acaba. Pero eso no significa que su público tenga que ignorarle por completo. Ofrezca a su público la posibilidad de continuar el viaje con ofertas de contenidos, invitaciones a próximos eventos, oportunidades de establecer contactos o conversaciones sobre ventas.
Tomar una decisión de compra es tanto un viaje como un destino, y lo peor que podemos hacer es no ayudar a nuestros clientes potenciales a dar el siguiente paso.
Utilice estas ideas y anime a sus clientes potenciales a continuar el viaje desde su seminario web:
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- Incluya ofertas de contenido para que su público siga interesado en su marca y se mantenga en la senda de los ingresos.
- Invítelos a otro seminario web o evento.
- Incluya enlaces a ofertas de contenidos relevantes o envíelos a un portal a la carta.
CONSEJO PROFESIONAL: Hacer que los seminarios web estén disponibles a la carta es una forma estupenda de aumentar la asistencia. Las agendas se aprietan, y no siempre todo el mundo está disponible para asistir a la cita en directo, por mucho que lo intente. Dales la oportunidad de sintonizar cuando puedan y, créenos, la prueba está en la tubería.
Al hacer que sus seminarios web estuvieran disponibles bajo demanda, Align Technology aumentó la asistencia a los seminarios web en un 54%. Y lo mejor de todo es que puede seguir atrayendo al público con experiencias a la carta igual que lo haría con un seminario web en directo.
¿Cómo?
Con CTAs, Engagement y herramientas de conversión (incluyendo book-a-demo o start a free trial), ofertas de contenido relevantes a las que los asistentes pueden navegar directamente desde la consola de su webinar o incluso encuestas.
También puede ofrecer su seminario web en directo directamente en Content Hub para facilitar la sintonización del público.
Plantillas básicas de agenda de seminarios web
Para ayudarle a hacerse una mejor idea de cómo redactar el orden del día de un seminario web, hemos reunido algunos esquemas de ejemplo. Puede utilizar una de estas plantillas de agenda de webinar como guía para estructurar su propio webinar, o simplemente utilizarlas como inspiración.
Plantilla 1: Programa del seminario web básico
Bienvenida e introducción (5 minutos):
Descripción general del seminario web y de los ponentes.
Tema 1 (15 minutos):
Puntos clave y datos de apoyo.
Interacción con el público (1-2 minutos):
Encuesta o preguntas y respuestas.
Tema 2 (15 minutos):
Ejemplos y casos prácticos.
Cierre y CTA (5 minutos):
Resumen, solicitud de comentarios y próximos pasos.
Plantilla 2: Programa del seminario avanzado
Bienvenida e introducción (5 minutos):
Información general sobre el seminario web, los ponentes y la organización.
Tema 1 Parte 1 (10 minutos):
Resumen del tema y puntos clave.
Interacción con el público (1-2 minutos):
Cuestionario o encuesta.
Tema 1 Parte 2 (15 minutos):
Profundización con contenidos multimedia de apoyo.
Interacción con el público (5 minutos):
Sala de debate o chat.
Tema 2 (10 minutos):
Aplicaciones prácticas y opiniones de expertos.
Interacción con el público (15 minutos)
Sesión de preguntas y respuestas.
Cierre y CTA (5 minutos):
Resuma los principales aprendizajes, comparta más recursos e invite al contacto directo.
Plantilla 3: Programa del seminario web de demostración de productos
Bienvenida e introducción (5 minutos):
El anfitrión se presenta a sí mismo y al servicio de limpieza.
Descripción general del producto (15 minutos):
Principales características y ventajas.
Interacción con el público (1-2 minutos):
Haga una encuesta para averiguar cuáles son los puntos débiles más comunes.
Demostración del producto (15 minutos):
Demuestre cómo se utiliza el producto y destaque sus principales características.
Interacción con el público (10 minutos):
Sesión de preguntas y respuestas, con demostraciones adicionales.
Cierre y CTA (5 minutos):
Comparta estudios de casos y otros recursos descargables. Ofrezca códigos promocionales o incentivos.
¿Cuánto tiempo debo dedicar a planificar mi seminario web?
¿Es posible posible impartir un seminario web de un día para otro? Por supuesto. A veces hay que responder a los acontecimientos en tiempo real, y los seminarios web pueden ser una forma estupenda de hacer llegar ese mensaje a un público amplio y distribuido. Pero a menos que esté reaccionando ante una emergencia, no le recomendamos que se precipite con sus seminarios web.
Planificar y ejecutar con éxito una campaña de marketing lleva tiempo, y los seminarios web no son una excepción. En ON24, solemos emplear unas ocho semanas para llevar un seminario web del concepto a la ejecución. Eso nos da tiempo de sobra para pensar en ideas creativas para el contenido del seminario web, conectar con expertos internos y externos en la materia y ejecutar nuestro plan de promoción del seminario web.
¿Cómo se planifica un seminario web? Si es así, ha venido al lugar adecuado. En ON24 hemos elaborado una lista de comprobación para la planificación de seminarios web basada en nuestro plan sugerido de ocho semanas.
Recorramos esas ocho semanas:
Semana 1: Planning
¿Cuáles son los objetivos de su seminario? ¿Cuál será el tema? ¿Sabe quién forma parte de su equipo de acción del seminario web y cuáles son sus responsabilidades? Si define estos detalles al principio del proceso, evitará frustraciones y confusiones cuando se acerque el momento del seminario web en directo, en el que lo que está en juego es mucho más importante.
Si tiene una serie de seminarios web de larga duración o un programa de seminarios web establecido con un equipo de especialistas, es posible que ya tenga la mayoría de estos detalles controlados. Aun así, merece la pena tomarse unos minutos para comprobar con el equipo del seminario web que todo el mundo está de acuerdo.
Semana 2: Messaging
Ya ha definido el tema de su seminario web. Ahora es el momento de concretar los detalles: una lista de planificación del seminario web que enumere todas las partes fundamentales es una buena idea, para que pueda estar al tanto de lo que tiene que hacer. Elabore un título convincente para el seminario web. Describa los principales beneficios que atraerán a los asistentes a su acto. Redacte el resumen del seminario web. Elija la dirección creativa de las imágenes que utilizará en la página de destino, los recursos promocionales y la consola del seminario web.
Una vez más, si tiene una serie de seminarios web establecidos, es posible que ya tenga este contenido. En ese caso, aprovecha este tiempo para evaluar las cosas que has usado en el pasado y ver si hay alguna oportunidad de mejorar.
Semana 3: Productos de marketing
Antes de hacer nada, asegúrese de que dispone de los activos de marketing clave. Para la mayoría de los seminarios web, eso incluye la página de inscripción, los correos electrónicos promocionales, los correos electrónicos de confirmación, los anuncios en pantalla y en banners, y un diseño para la consola del seminario web.
Lo ideal es que todas estas piezas compartan un aspecto y un estilo coherentes, incluidos los mensajes que desarrolló la semana anterior, para que la gente tenga una experiencia coherente y atractiva con las promociones de su seminario web.
Semana 4: Configuración de la infraestructura
Empieza a construir tu consola de webinar. Si piensas contar con un presentador de vídeo (¡y deberías hacerlo!), prueba tu equipo de estudio o la configuración de la webcam. Asegúrese de utilizar los códigos de seguimiento correctos en todos sus materiales de marketing. Compruebe su página de destino y el flujo de correo electrónico. Pruebe, pruebe y vuelva a probar para que no haya sorpresas el gran día.
Semana 5: Lanzamiento de promociones externas
Es hora de poner en marcha ese plan de promoción cuidadosamente orquestado. Su página de destino debe estar activa. Sus anuncios de display deberían estar sirviendo. El primer correo electrónico debe enviarse con tiempo suficiente para que la gente apunte el acto en su calendario.
Esta es la semana en la que comienzan las promociones de sus seminarios web, pero no es la única semana en la que hay que pensar en las promociones de los seminarios web. Hasta que el seminario web se ponga en marcha, deberá supervisar y perfeccionar su plan de promoción para asegurarse de alcanzar los índices de inscripción y conversión más elevados posibles.
Semana 6: Primer simulacro
Aunque las diapositivas de su presentación no sean definitivas, debería tener suficientes elementos para hacer un «ensayo general» de su seminario web. Repasa todo el seminario web, de principio a fin. Si es posible, realice el simulacro en el mismo lugar y con el mismo equipo que utilizará para el seminario en directo. Esto le dará la oportunidad de detectar cualquier problema técnico o corregir cualquier problema de flujo mientras no hay mucho en juego.
Semana 7: Promoción interna
Convierta a sus compañeros de trabajo en un ejército de defensores de su evento. Asegúrese de que todos tienen el enlace a la página de destino y los correos electrónicos para compartirlos con sus contactos. Proporcióneles tweets para promocionar el seminario web en sus canales sociales. Anímeles a que se inscriban y asistan ellos mismos al seminario web.
Semana 8: El gran día
Duerme lo suficiente y preséntate relajado y preparado. Coloque a todo el mundo en su sitio al menos 30 minutos antes del evento para que pueda hacer un último repaso y probar el equipo. Si estás de presentación, ten a mano un vaso de agua y bebe un sorbo cuando lo necesites. Si está ayudando entre bastidores, asegúrese de que su equipo ha llegado a un acuerdo sobre cómo dirigir las preguntas de los asistentes, realizar encuestas, supervisar los chats, etc.
Y lo más importante: ¡sé tú mismo y diviértete! Cada seminario web es una oportunidad increíble para conectar con personas a las que realmente les interesa lo que tienes que decir. Téngalo en cuenta y su evento será un éxito seguro.
Consejos para organizar su programa de marketing de seminarios web
Pregúntese en qué punto del ciclo de compra se encuentra su público. Si están en la parte superior del embudo, su seminario web debe centrarse en el liderazgo intelectual y la generación de oportunidades. Para un público a mitad del túnel, hay que centrarse en el posicionamiento y la influencia. La parte inferior del embudo consiste en demostrar y cerrar. Antes de pulsar el botón de emisión, sepa qué quiere conseguir con su seminario web.
Elija una herramienta que le ayude a planificar su seminario web.
Antes de adentrarnos en el meollo de lo que se necesita para lanzar un seminario web realmente exitoso, es esencial considerar el aspecto técnico de la ejecución de su programa y evaluar las diferentes herramientas a su disposición.
G2.com ha recopilado cientos de opiniones auténticas de usuarios para ayudarle a elegir entre una gran variedad de software para seminarios web que le ayudarán a realizar el mejor seminario virtual posible.
Asegúrese de que el software que busca tiene las capacidades y funciones que necesita para llegar al público que espera. ¿Va a ser un programa interno para unas pocas docenas de empleados o será un gran seminario para (con suerte) miles de espectadores pendientes de cada una de sus palabras? ¿Qué tipo de consideraciones presupuestarias tiene? Asegurarse de que dispone del software adecuado, como un software de copia de seguridad que guarde su progreso en caso de accidente, puede contribuir en gran medida a crear una experiencia agradable y sin problemas para todos los implicados.
Ahora, vamos a meternos de lleno en la elaboración de ese plan.
Construir un equipo de ensueño
La lluvia de ideas funciona mejor con varios cerebros. El tamaño de su equipo variará en función de la escala de su seminario web. Como mínimo, deberá asignar tres funciones clave: un productor que se asegure de que los componentes técnicos se desarrollan sin problemas, un promotor que corra la voz a través de todos los canales pertinentes y un presentador que elabore el programa de presentación y organice el seminario web.
Piense en su público
Uno de los aspectos más importantes de la elaboración de un plan exitoso para su seminario web de marketing es la creación de una audiencia en torno a la cual pueda organizar su contenido.
Por suerte, para ello no se necesita una formación especial ni los conocimientos de un experto del sector. La creación de un público objetivo es el proceso de ponerse en el lugar de los espectadores potenciales y comprender qué podría motivarles a asistir a su seminario web. Una forma sencilla de hacerlo es preguntarse a qué problemas puede enfrentarse su audiencia y qué puede ofrecer en su contenido para ayudarles a resolverlos. Por supuesto, usted no puede solucionarlo por ellos, pero puede proporcionarles información relevante para estimular su pensamiento y la resolución de problemas. De este modo se asegurará de que su seminario web sea relevante y valioso, creando una experiencia general positiva para usted y su marca.
Corre la voz
Puede estropear su seminario web de marketing incluso antes de que el anfitrión empiece a hablar. Al fin y al cabo, si nadie lo ve, puede que no lo hayas puesto en primer lugar.
Puede parecer obvio a primera vista, pero no se puede exagerar la importancia de una sólida campaña en las redes sociales para cada seminario web que organice. Por supuesto, no basta con enviar un puñado de tweets el día anterior. Según Sprout Social, plataformas como Twitter experimentan distintos niveles de participación de la audiencia según el día de la semana y la hora del día. Por ejemplo, algunos de los mejores momentos para promocionar su próximo seminario web son las primeras horas del miércoles o del viernes, o el mediodía del martes.
Al igual que planifica el contenido del seminario web, también debe adaptar el mensaje de sus publicaciones a la audiencia a la que se dirige. Tener un objetivo claro de a quién quiere llegar y adaptar sus mensajes en consecuencia será mucho más eficaz que lanzar textos genéricos al vacío. Su herramienta de automatización del marketing puede ayudarle a dirigirse al público adecuado y a adaptar los mensajes, a la vez que mide el éxito de las campañas promocionales.
Puede utilizar un constructor de páginas de aterrizaje para crear un centro de contenido para toda la información del seminario web. Incluya información como la hora, el tema tratado, los invitados especiales, etc. Piense en toda la información que necesitaría saber antes de comprometerse a ir, y facilítesela a su público.
Formatee su programa
Ahora que ya sabe quién es su público y, con suerte, ha empezado a generar interés, el siguiente paso es presentar esa información de forma entretenida y eficaz. Al fin y al cabo, no importa lo bien pensado que esté su público si el seminario web en sí no está bien ejecutado.
A continuación se indican algunos formatos estándar de seminarios web:
El seminario
Este es el estilo clásico de seminario web: un único ponente presenta toda la información, dirige el espectáculo y responde a las preguntas del público. Este formato de seminario web es, con diferencia, el más fácil de organizar. También es la más común y puede carecer de la perspectiva y variedad de las otras formas.
La entrevista
Un seminario web tipo entrevista es un formato en el que debaten dos personas, normalmente una autoridad y un entrevistador que hace las veces de público. Suele considerarse más atractivo que un seminario web; sin embargo, puede ser difícil de coordinar, sobre todo si piensa recurrir a ayuda externa.
La mesa redonda
Esta última forma de seminario web presenta un tono aún más conversacional que el seminario o la entrevista; en lugar de que los expertos presenten la información, se invita a la audiencia a una conversación entre iguales sobre los temas tratados. A pesar de esta ventaja, los paneles son, con diferencia, los más difíciles de realizar, ya que requieren un moderador que mantenga el hilo de la conversación y a menudo pueden hacer que algunas voces queden ahogadas.
Da lo mejor de ti
Una vez que haya seleccionado una herramienta, identificado el público adecuado, creado una campaña de promoción y elegido un formato, estará listo para que su experiencia brille y atraiga a su público. Los seminarios web pueden ser herramientas poderosas para crear marca y establecer la experiencia de su equipo, por lo que es esencial que se tome su tiempo para asegurarse de presentar la mejor representación posible.
Cree contenidos atractivos
Ahora empieza lo divertido, porque es el momento de hacer una lluvia de ideas sobre temas y contenidos del seminario web. Empiece por centrarse en los puntos débiles y los retos empresariales de su público. A continuación, revise los contenidos existentes para identificar los que ya funcionan bien. Siga las tendencias del sector, los temas de actualidad, las últimas innovaciones y las nuevas normativas. Obtenga información directamente de su audiencia mediante encuestas antes y después de los seminarios web, chats en directo, preguntas y respuestas en los seminarios web y escucha en las redes sociales.
Organice su seminario web
Muy bien, ¡es hora de organizar su seminario web! Reúna su contenido y su equipo, y elabore unas cuantas diapositivas para la presentación. Asegúrese de repasar su presentación una o dos veces para familiarizarse con el desarrollo del seminario web y hacer los ajustes necesarios. Relájate y recuerda divertirte.
