Die Planung einer ansprechenden digitalen Veranstaltung ist keine leichte Aufgabe, aber ein Zeitplan für die Veranstaltungsvorbereitung erleichtert sie.
Je nach Art der Veranstaltung kann der Prozess Monate im Voraus beginnen und viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Ein Zeitplan für die Veranstaltungsplanung unterteilt diese Komponenten in überschaubare Abschnitte und hilft dabei, das Projekt auf Kurs zu halten.
In unserem letzten Blogbeitrag haben wir eine Checkliste für die Veranstaltungsplanungveröffentlicht , die Ihnen dabei hilft, alle wichtigen Aufgaben bis zum Veranstaltungsbeginn zu identifizieren und zu bewältigen.
Hier haben wir für Ihre wichtigsten Aufgaben Fristen über sechs Monate festgelegt, sodass Sie einen umfassenden Zeitplan für die Veranstaltungsplanung haben, dem Sie vom ersten Tag an folgen können.
Warum die Einhaltung eines Zeitplans für die Veranstaltungsplanung für den Erfolg unerlässlich ist
Die Arbeit mit einem Zeitplan für die Veranstaltungsplanung erleichtert vieles:
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- Halten Sie die Fristen für die Gewinnung von Lieferanten, Partnern und Sponsoren ein (diese benötigen schließlich ausreichend Vorlaufzeit).
- Erstellen Sie klare Zeitpläne für Ihre Mitarbeiter und alle externen Dienstleister, damit diese wissen, was sie zu tun haben, wohin sie gehen müssen und wann sie verfügbar sein müssen.
- Führen Sie Ihre Teams besser selbst, denn so weiß jeder, was von ihm erwartet wird.
- Passen Sie sich kurzfristigen Änderungen oder Herausforderungen an, ohne die Veranstaltung komplett zum Scheitern zu bringen.
- Bleiben Sie im Budget!
Zeitpläne für das Eventmanagement sind aus logistischer Sicht vorteilhaft, aber auch unglaublich wichtig für die Steigerung der Veranstaltungsteilnahme.
Erhöhte Anmeldezahlen haben höchste Priorität Für Planer virtueller Veranstaltungen bedeutet dies, genügend Zeit für Werbemaßnahmen einzuplanen. Ein effektiver Zeitplan für die Veranstaltungsvorbereitung stellt sicher, dass Werbekampagnen strategisch und nicht überhastet durchgeführt werden.
6-monatiger Zeitplan für die Veranstaltungsplanung – Wichtige Aufgaben für eine reibungslose Veranstaltung
Dieser beispielhafte Zeitplan für die Veranstaltungsplanung über sechs Monate ist als Leitfaden gedacht, den Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Für die Planung von Firmenveranstaltungen mit weniger als 100 Personen könnten zwei Monate ausreichend sein. Andererseits kann die Planung von Präsenz-, Hybrid- oder digitalen Veranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern ein ganzes Jahr Vorlaufzeit erfordern.
Unser wichtigster Ratschlag? Setzen Sie sich ein Zieldatum und planen Sie rückwärts. Bei der Erstellung Ihres Veranstaltungsplanungsplans sollten Sie abschätzen, wie viel Zeit für jeden einzelnen Schritt benötigt wird (und auch etwas Puffer einplanen).
Monate 1-2
Widmen Sie die ersten Wochen der Entscheidungsfindung für alle wichtigen Belange, die sich auf Ihre Veranstaltung auswirken werden.
Schritt 1: Stellen Sie Ihr Eventmanagement-Team zusammen und verteilen Sie Rollen und Aufgaben an alle Beteiligten.
Verfügen diese Mitarbeiter über die notwendigen Fähigkeiten, um Ihre Veranstaltung projektbezogen zu leiten? Überlegen Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter während des gesamten Planungsprozesses ihre Stärken einbringen.
Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele für Ihre Veranstaltung fest.
Geht es darum, die Bekanntheit Ihrer Marke zu steigern, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung einzuführen oder eine starke Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen aufzubauen? In jedem Fall müssen Sie sich für Ihre Veranstaltungsziele und die KPIs entscheiden, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen werden.
Schritt 3: Definieren Sie Ihre Zielgruppe
Mit wem sprichst du? Was wollen, brauchen und erwarten sie von Ihrer Marke? Wenn Sie wissen, wen Sie mit Ihrer Veranstaltung ansprechen möchten, können Sie ein klares Thema und eine überzeugende Agenda entwickeln.
Schritt 4: Legen Sie ein Datum fest
Stellen Sie sicher, dass es nicht mit gesetzlichen Feiertagen oder anderen wichtigen Firmen- oder Branchenveranstaltungen kollidiert. Sobald Sie sich für ein Datum entschieden haben, können Sie einen Zeitplan für die Veranstaltungsplanung erstellen, indem Sie rückwärts arbeiten.
Schritt 5: Wählen Sie einen Veranstaltungsort
Wenn Sie eine Präsenzveranstaltung planen, ist es unerlässlich, den Veranstaltungsort so schnell wie möglich zu bestätigen – aber Sie müssen auch berücksichtigen, von wo aus Sie Ihre digitale Veranstaltung durchführen werden. Prüfen Sie Ihre Alternativen, falls Sie keine digitale Event-Plattform zur Hand haben. Und wenn Sie auf der Suche sind, achten Sie darauf, dass Sie eine Lösung finden, die detaillierte Daten zur Teilnehmerinteraktion erfasst und sich nahtlos in Ihre bestehende Technologieinfrastruktur integriert.
Schritt 6: Den Vertrieb einbeziehen
Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Vertriebsleitern auf, um sicherzustellen, dass diese über Ihre bevorstehende Veranstaltung informiert sind. Ihr Hauptaugenmerk im Vertrieb sollte zunächst darauf liegen, die mit der Veranstaltung verbundenen Verpflichtungen zu sichern und Richtlinien für die Nachverfolgung und Qualifizierung aller aus der Veranstaltung generierten Leads festzulegen.
Dies ist auch eine gute Gelegenheit, zu überprüfen, wie Marketing und Vertrieb an den virtuellen Verkaufherangehen.
Schritt 7: Fügen Sie Ihre Ankerpunkte hinzu.
Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein müssen, wie zum Beispiel die Zahlung der Anzahlung für den Veranstaltungsort. Dies ist einer der wichtigsten Schritte in Ihrem Event-Management-Zeitplan, der nur sehr begrenzten Spielraum für Flexibilität bietet.
Schritt 8: Sprechen Sie mit Ihren Drittparteien
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um mit Lieferanten, Partnern und potenziellen Sponsoren darüber zu sprechen, wie sie zu Ihrer Veranstaltung beitragen können. Erfahren Sie, wie Sie Sponsoren für eine Veranstaltung gewinnen können.Die
Schritt 9: Beginnen Sie mit der Entwicklung Ihrer Event-Marketing-Strategie.
Von der Einrichtung von Landingpages über die Planung von Blogbeiträgen und E-Mail-Kampagnen bis hin zum Filmen von Behind-the-Scenes-Material sollte Ihr Zeitplan für die Veranstaltungsvorbereitung auch beinhalten, wie Sie mithilfe aller verfügbaren Kanäle auf Ihre Veranstaltung aufmerksam machen werden.
Monat 3: Zwischenbilanz für Ihren Veranstaltungsplanungsplan
Der Wendepunkt in Ihrem Veranstaltungsplanungs-Zeitplan beinhaltet in der Regel die Feinabstimmung aller Details.
Schritt 1: Versenden Sie Save-the-Date-Einladungen
E-Mails oder Nachrichten per Post reichen in der Regel aus – aber Sie könnten auch physische Save-the-Date-Karten oder Willkommenspakete verschicken, um Ihre Gäste auf das Kommende einzustimmen.
Schritt 2: Vereinbaren Sie die Konditionen mit Ihren Lieferanten, Referenten und Sponsoren.
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Vereinbarungen und Honorare mit allen wichtigen Beteiligten Ihrer Veranstaltung festzulegen – so können Sie verhindern, dass Dritte kurzfristig abspringen.
Schritt 3: Entscheiden Sie sich für Ihre Technologie
Wenn Sie eine digitale oder hybride Veranstaltung durchführen, müssen Sie entscheiden, welche digitale VeranstaltungsplattformSie verwenden möchten. um Ihre Inhalte bereitzustellen und Ihre Teilnehmer zu verwalten. Wenn Sie eine Präsenzkonferenz oder ein Seminar planen, müssen Sie Ihre gesamte Produktionsausstattung berücksichtigen und gegebenenfalls externe Dienstleister hinzuziehen, falls dies außerhalb der Kompetenzen Ihres Teams liegt.
Monat 4: Feinabstimmung Ihres Eventmanagement-Zeitplans
In dieser Phase sollte Ihr Zeitplan für die Veranstaltungsplanung beginnen, die feineren Details zusammenzuführen.
Schritt 1: Überprüfen Sie die Ausweichverfahren für Ihre Veranstaltung.
Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team wissen, was zu tun ist, falls bei Ihrer Veranstaltung etwas schiefgeht. Dies ist in der Regel nur dann notwendig, wenn Sie eine Präsenzveranstaltung oder eine Hybridveranstaltung durchführen.
Wenn Sie vollständig auf digitale Formate umstellen, könnten Sie diese Zeit nutzen, um Ihre Mitarbeiter und Referenten in der Nutzung der Veranstaltungsplattform zu schulen. Erstellen Sie einen Plan B für den Fall, dass technische Probleme auftreten.
Schritt 2: Erhalten Sie die endgültigen Versionen der Präsentationen Ihrer Referenten.
Bitten Sie Ihre Referenten, Ihnen ihre finalen Präsentationsfolien zuzusenden. Sie können diese Inhalte nutzen, um die Zeitplanung für Ihre Agenda abzuschließen und alle Marketingmaterialien in letzter Minute zu steuern.
Schritt 3: Überprüfung des Folgeprogramms mit dem Vertrieb
Setzen Sie sich mit Ihrem Vertriebsteam zusammen, um sicherzustellen, dass alle das Programm zur Kontaktaufnahme und Nachbereitung mit den Teilnehmern kennen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Die Marketing- und Vertriebsteams haben sich auf die MQL- und SQL-Qualifikationen aus der Veranstaltung für alle virtuellen oder hybriden Elemente geeinigt.
Schritt 4: Entdecken Sie Funktionen, die Ihr Event noch intensiver gestalten.
ON24 bietet eine beeindruckende Auswahl an Personalisierungstools, mit denen Sie das Engagement maximieren und wertvolle Verhaltensdaten aus den Interaktionen der Teilnehmer mit Ihren Inhalten sammeln können.
Monat 5: Vorbereitung der Logistik für den letzten Veranstaltungstag
Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Erstellen Ihrer Gästeliste.
Schauen Sie sich die bisherigen Anmeldungen an, um sich ein Bild davon zu machen, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Vielleicht sollten Sie in dieser Phase die Erstellung eines Sitzplans für physische Treffen in Erwägung ziehen. Namensschilder sind auch eine gute Idee, wenn Sie eine Firmenveranstaltung zur Netzwerkbildung planen.
Schritt 2: Sammle und verteile deine Werbegeschenke!
Besorgen Sie sich alle Geschenke, Waren oder Preise, die an Ihre Teilnehmer verteilt (oder verschickt) werden sollen.
Schritt 3: Bestätigen Sie Ihre Catering-Menüs.
Wenn Sie für Ihre Veranstaltung Speisen und Getränke bereitstellen, sollten Sie die Teilnehmer immer fragen, ob sie besondere Ernährungswünsche haben.
Schritt 4: Buchen Sie die Veranstaltungssicherheit
Es ist nicht immer notwendig – aber wenn Sie eine große oder sensible Veranstaltung durchführen, sollten Sie die Anwesenheit von Sicherheitspersonal in Erwägung ziehen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Monat 6: Ihren Eventplanungs-Zeitplan erfolgreich umsetzen
Mach dich bereit, die Früchte deiner harten Arbeit zu ernten!
Schritt 1: Bestätigen Sie die Veranstaltungszeiten und versenden Sie die endgültige Tagesordnung.
Machen Sie sich klar, was wann passieren wird – und lassen Sie alle wissen, was sie von Ihrer Veranstaltung erwarten können. Versenden Sie eine Rundmail mit Datum, Uhrzeit und Programm der Veranstaltung – alles an einem Ort. Wenn Sie eine Präsenzveranstaltung ausrichten, geben Sie bitte die Adresse des Veranstaltungsortes sowie Informationen zu Parkmöglichkeiten oder öffentlichen Verkehrsmitteln an.
Schritt 2: Stellen Sie die Skripte und Moderationspläne für Ihre Moderatoren fertig.
Diese Maßnahmen sind unerlässlich, um Fehler und Pannen zu vermeiden, die den Ablauf Ihrer Veranstaltung stören könnten.
Schritt 3: Überprüfen Sie Ihre audiovisuelle Ausstattung und/oder Ihre Event-Ausstattung.
Testen, testen und nochmals testen!
Schritt 4: Üben Sie die gesamte Veranstaltung
Gehen Sie die gesamte Tagesordnung in ihren jeweiligen Bereichen (physisch, digital oder hybrid) durch, damit sich alle mit dem Ablauf vertraut machen können.
Das ist eine ganze Menge.
Unser praktischer Leitfaden zur Veranstaltungsplanung hilft Ihnen dabei, Ihre Teams im Zeitplan zu halten und insgesamt einen höheren Nutzen aus Ihrer Veranstaltung zu ziehen. Wie Sie sehen, gibt es aber so viel zu beachten – insbesondere wenn Sie eine Präsenzkonferenz, ein Seminar, eine Produkteinführung oder eine Netzwerkveranstaltung organisieren.
Wenn Sie mit einem kleineren Budget arbeiten oder keine sechs Monate Zeit haben, Ihre Veranstaltung zu planen, könnte die Durchführung eines hybriden Events über eine hybride Event-Plattformeine intelligentere Option sein. Unser kürzlich abgehaltenes Webinar zum Thema Die Planung und Durchführung einer Hybridveranstaltung kann hilfreich sein.
Und noch eine letzte Sache – es gibt einen zusätzlichen Schritt, der in unserem Zeitplan nicht enthalten ist. Dies geschieht natürlich nach dem Ereignis. 92 % Forrester- Studie „Der globale Stand von B2B-Veranstaltungen 2024“ Die Befragten gaben an, dass sie in diesem Jahr die Nachbereitung der Veranstaltung für die Teilnehmer verbessern wollen. Wenn Sie einen Zeitplan für die Planung einer Firmenveranstaltung erstellen, sollten Sie dies auf jeden Fall berücksichtigen.