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Wann solltest du eine hybride Veranstaltung nutzen? 5 Szenarien, die du berücksichtigen solltest

2. November 2023 Michael Mayday

Die Welt des B2B-Marketings ist voll von hybriden Veranstaltungen, ein neues Ein neues Veranstaltungsformat, das verspricht, die besten Elemente von physischen und virtuellen Veranstaltungen zu vereinen. Bei guter Durchführung gut, hybride Veranstaltungen können die Reichweite einer Veranstaltung erhöhen, die Markenbotschaft verbessern und eine Fülle von Erkenntnissen über das Publikum sammeln, die den Kaufprozess beschleunigen können.

Aber wenn eine hybride Veranstaltung schlecht gemacht ist - zum Beispiel, ein persönliches Event einfach an ein virtuelles Publikum zu streamen - laufen Unternehmen Gefahr, wichtige Kaufsignale zu verpassen und, im schlimmsten Fall schlimmsten Fall, zu beschädigen. ihre Marke.

Entwickle eine datengetriebene Event-Strategie für eine hybride Welt.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Hybrid-Event-Strategie ist es, zu wissen, wann, wo und warum man diese Veranstaltungsart einsetzt. Eventvermarkter müssen neue Muskeln trainieren und herausfinden, wann ein Hybrid-Event eine sinnvolle Option ist, um die Ziele einer Veranstaltung zu verbessern - egal, ob es darum geht, mehr Menschen zu erreichen, die Reichweite deiner Veranstaltung auf andere Regionen auszudehnen, einen Mehrwert für das Sponsoring zu schaffen oder mehr.

Nutze hybride Veranstaltungen, wenn du willst:

1. Erhöhe die Reichweite einer Veranstaltung
2. Eine groß angelegte Veranstaltung über mehrere Regionen hinweg durchführen
3. Verlängere die Lebensdauer einer Veranstaltung
4. Schulungs- oder Fortbildungsveranstaltungen durchführen
5. Bieten Sie den Sponsoren mehr Wert und Reichweite

Erstens: Was ist überhaupt ein Hybrid-Event?

Aber zuerst wollen wir eine wichtige Frage beantworten: Was genau ist eine hybride Veranstaltung?

Ein komplettes Erlebnis für das digitale und physische Publikum

Übermittle eine klare Botschaft an dein Publikum.

Eine hybride Veranstaltung bietet jedem Teilnehmer - unabhängig davon, ob er physisch oder digital anwesend ist - ein umfassendes, einzigartiges und ansprechendes Veranstaltungserlebnis. Für die Vermarkter von Veranstaltungen bedeutet dies, dass sie ein integriertes Programm mit gemeinsamen Botschaften, Branding, Veranstaltungsinhalten und -ressourcen, Referenten und mehr erstellen müssen.

Denke daran, dass physische und virtuelle Teilnehmer nicht dasselbe Erlebnis haben müssen (eine Happy Hour live zu streamen, wäre z.B. unangenehm), aber zwei Elemente sollten denselben Rhythmus haben. Wenn du zum Beispiel eine Happy Hour für deine persönlichen Teilnehmer/innen veranstaltest, kannst du auch einen Mixology-Kurs oder eine virtuelle Happy Hour für deine virtuellen Teilnehmer/innen organisieren.

Der Punkt ist, dass jeder Teilnehmer dein Live-Event mit vollem Engagement verlassen sollte - egal, ob er egal, ob sie persönlich oder online teilgenommen haben - und mit dem Gesamterlebnis zufrieden ist.

Okay, wir haben also besprochen, was ein Hybrid-Event ist. Aber was ist kein hybrides Erlebnis, wenn heute fast alles ein digitales Element hat?

Was eine hybride Veranstaltung nicht ist

Mann, der am Laptop denkt

Diese Frage ist leicht zu beantworten: Ein hybrides Event ist niemals ein Live-Stream eines physischen Events. Bei einfachen Livestreams fehlt es an Interaktion und die Hälfte (oder mehr) deines Live-Publikums bekommt ein zweitklassiges Erlebnis. Wenn du einen Livestream deines Events produzierst, dann tust du genau das: einen Livestream deines Events erstellen.

Warum diese Unterscheidung? Die Stärke von hybriden Veranstaltungen liegt in der Möglichkeit, mit dem Publikum zu interagieren, wo immer es sich befindet. Das bedeutet, dass du mit deinen persönlichen und virtuellen Teilnehmern gleichermaßen interagieren kannst. Das bedeutet, dass du Inhalte vermitteln, Umfragen durchführen, Fragen und Antworten stellen, 1:1-Verkaufsgespräche führen, Peer-to-Peer-Networking betreiben und insgesamt sowohl ein physisches als auch ein virtuelles Publikum zu gleichen Bedingungen ansprechen kannst.

Entscheidend ist, dass ein passiver Live-Stream dir den wesentlichen Vorteil einer hybriden Veranstaltung vorenthält: Daten. Denn stellare, ansprechende virtuelle Erlebnisse ermutigen ein aktives Publikum, das Ressourcen herunterlädt, Fragen an die Redner/innen stellt und an den Diskussionsrunden teilnimmt. Echte Hybrid-Events ermöglichen es dir, die digitale Körpersprache deines Publikums zu erkennen. Live-Streams sind genau das: Live-Streams.

Das bringt uns zum nächsten Punkt...

5 Fälle, in denen du eine Hybrid-Veranstaltung in Betracht ziehen solltest

Zwei Kollegen arbeiten am Computer

Okay, jetzt kommt die Millionen-Dollar-Frage: Wann solltest du eine hybride Veranstaltung nutzen?

Die einfache Antwort ist, dass du ein hybrides Event nutzen solltest, wenn du eine Strategie hast, um sowohl dem virtuellen als auch dem physischen Publikum ein fesselndes Event-Erlebnis zu bieten. Aber das ist ein bisschen so, als würdest du sagen, du solltest erst mit dem Malen anfangen, wenn du einen Van Gogh erfolgreich reproduziert hast.

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Wann solltest du also eine hybride Veranstaltung durchführen? Werfen wir einen Blick auf fünf Szenarien:

1. Wenn du die Reichweite einer Veranstaltung erhöhen willst

Hybride Veranstaltungen sind eine großartige Lösung, um die Reichweite einer Live-Veranstaltung zu erhöhen. Sie helfen dir, deine erweiterte Community einzubeziehen, Top-of-Funnel-Kunden einzubeziehen und können einem virtuellen Teilnehmer eine budget- und/oder reisefreundliche Möglichkeit zur Teilnahme bieten.

2. Wenn du eine große Veranstaltung an mehreren Orten durchführen willst

Eine Veranstaltung vor Ort allein schränkt die Reichweite deiner Marke ein - selbst wenn es sich um eine große Nutzerkonferenz handelt. Ein hybrider Ansatz ändert diese Dynamik und ermöglicht es dir, deine Veranstaltung überall zu veranstalten.

Das ist besonders wichtig in einer Zeit, in der die finanziellen Mittel für Reisen (ganz zu schweigen von der Bereitschaft, überhaupt zu reisen) nicht garantiert sind.

Die dynamische Skalierbarkeit kann auch hilfreich sein, wenn du bestimmte Regionen und Gegenden ansprechen willst (oder dort Veranstaltungen durchführst). Wenn du zum Beispiel eine persönliche Roadshow durchführst, kannst du deine virtuelle Eventplattform nutzen, um ein digitales Publikum in derselben Region anzusprechen und mit ihm in Kontakt zu treten - du kannst ihnen sogar ein kostenloses Mittagessen anbieten, damit sie das volle Erlebnis haben.

3. Wenn du die Lebensdauer eines Ereignisses verlängern willst

Veranstaltungen haben eine vorhersehbare Lebensdauer. Du bewirbst sie, führst sie durch und beendest sie dann im Laufe von Wochen oder Monaten, je nach Größe der Veranstaltung. Hybrid ändert diese Dynamik jedoch.

Du kannst nicht nur Veranstaltungen vor der Veranstaltung abhalten (z. B. Live-Panels mit Vordenkern vor deinem großen Tag), sondern auch die Lebensdauer deiner Veranstaltung verlängern, indem du eine digitale Komponente hinzufügst.

Um die Lebensdauer deiner Veranstaltung - und der daraus entstandenen virtuellen Inhalte - wirklich zu verlängern, solltest du Sitzungen, Keynotes, Panels und vieles mehr aufzeichnen, neu abmischen und weiterverwenden. Auf diese Weise kannst du die Erkenntnisse und Botschaften deiner Veranstaltung in weitere Kampagnen, E-Books und andere Veranstaltungen integrieren.

4. Wenn du Schulungen oder Fortbildungsveranstaltungen durchführst

Interne Schulungen und Fortbildungsveranstaltungen sind wichtig, aber nicht jeder kann an einer einmaligen Veranstaltung teilnehmen. Vertriebsmitarbeiter/innen können im Außendienst sein. Vermarkter können Konflikte haben. Und natürlich kann es sein, dass regionale Teams außerhalb der Geschäftszeiten sind.

Eine interne Hybrid-Veranstaltung löst dieses Problem, indem sie es Teams aus der Ferne ermöglicht, sich einzuschalten und an der Schulung teilzunehmen, egal wo sie sind und wann sie zuschauen.

Denn bei einer internen Hybrid-Veranstaltung kann ein Remote-Teilnehmer teilnehmen, indem sie Fragen stellen (die per E-Mail weiterverfolgt werden können, wenn sie on-demand zuschauen), Ressourcen herunterladen und dieselbe Präsentation oder Schulung wie ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort ansehen.

5. Wenn du den Sponsoren mehr Wert und Reichweite bieten willst

Hybride Veranstaltungen sind auch eine gute Möglichkeit, Sponsoren zu incentivieren. Denn hybride Veranstaltungen bieten Marken zwei einzigartige Möglichkeiten: erstens die Möglichkeit, ein eigenes digitales Umfeld zu gestalten, und zweitens die Möglichkeit, das Engagement zu messen und vielversprechende Leads sofort zu identifizieren.

Die Bereitstellung von digitalen Markenartikeln und die direkte Einbindung des Publikums sind ein großer Mehrwert für Sponsoren. Beides ermöglicht es den Sponsoren, direkt mit dem Publikum zu interagieren (sei es durch virtuelle Stände, Networking-Sitzungen und Chats) und stellt ihnen On-Demand-Ressourcen zur Verfügung, die als Nachfassmaterial für die physischen Teilnehmer genutzt werden können.

Wann du eine hybride Veranstaltung nicht nutzen solltest

Frau am Computer

Okay, wir wissen jetzt, wann du eine hybride Veranstaltung durchführen solltest. Aber was ist, wenn du sie vermeiden solltest? Schließlich ist es sehr einfach und sehr verlockend, eine Webcam für das Live-Streaming einzurichten und den Tag damit zu beenden.

Die Entscheidung ist nicht immer eindeutig. Aber bedenke: Wenn du dich entscheidest, dass eine hybride Veranstaltung nicht das Richtige für deine Ziele ist, bedeutet das nicht, dass du dich ganz auf eine physische Veranstaltung konzentrieren musst. Es kann sogar sein, dass du mit einem rein digitalen Ansatz mehr Erfolg hast.

Gehen wir zwei Szenarien durch, in denen eine hybride Veranstaltung eine unangemessene Nutzung von Zeit und Ressourcen wäre.

Wenn du nicht allen Teilnehmern ein gleiches Erlebnis bieten kannst

In erster Linie solltest du es vermeiden, eine hybride Veranstaltung durchzuführen, wenn du weißt, dass du den Teilnehmer/innen kein gleichwertiges Erlebnis bieten kannst. Zum Beispiel, wenn virtuelle Teilnehmende nicht interagieren können, sich nicht einbringen können und im Allgemeinen als zweitrangig behandelt werden, ist es vielleicht sinnvoller, ganz auf die physische Form zu setzen.

Es gibt auch Momente, in denen sich ein rein analoger Ansatz anbietet - das liegt in der Natur der Sache. Dazu gehören zum Beispiel kleine Networking-Events und Veranstaltungen, bei denen du alle Register ziehen musst, um wichtige Kunden zu beeindrucken.

Wenn du schnell eine Erfahrung brauchst

Hybride Veranstaltungen sind keine gute Taktik, auf die man in letzter Minute zurückgreifen kann. Sie erfordern viel Planung und Koordination - und wenn du nicht planst, riskierst du, dein virtuelles Publikum zu verprellen.

Wenn du eine Veranstaltung schnell brauchst, mach es digital.

Analysiere zunächst, was dein Ziel ist. Wenn du neue Kunden gewinnen musst, um deine Quartalsziele zu erreichen, ist ein virtuelles Event, wie z.B. ein Webinar, eine sinnvolle Option. Vergiss nicht, deine Partner einzubeziehen! Sie sind oft eine gute Quelle für Diskussionsteilnehmer und gemeinsame Werbung.

Wenn du keine zusätzlichen Kosten/Reisebeschränkungen für hybride/persönliche Veranstaltungen auferlegen willst

Machen wir uns nichts vor: Für viele ist die Reise zu einer Live-Veranstaltung mühsam, unbequem und manchmal auch teuer. Ganz zu schweigen von möglichen Reisebeschränkungen aufgrund von Gesundheitsbedingungen rund um den Globus.

Ein hybrider Ansatz macht das Leben für diese potenziellen Teilnehmer einfacher, indem er ihnen eine virtuelle Komponente bietet, die es ihnen ermöglicht, bequem von ihrem Büro (oder von zu Hause) aus an einer Veranstaltung teilzunehmen und dabei die gleichen Einblicke und Networking-Möglichkeiten zu nutzen.

Beginne noch heute mit der Planung deiner Hybrid-Strategie

Hybride Veranstaltungen werden auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil deines Marketing-Mix sein. Setz dich mit deinen Vertriebs- und Marketingteams zusammen, um herauszufinden, wie du Hybridveranstaltungen am besten für dein Publikum nutzen kannst.

Vergiss nicht: Das Hauptziel einer hybriden Veranstaltung ist es, ein tolles Erlebnis zu schaffen, unabhängig davon, ob ein Publikum persönlich oder online teilnimmt. Achte darauf, dass du bei der Planung und Erstellung von Inhalten sowohl dein physisches als auch dein digitales Publikum im Auge behältst.

Eine gute Faustregel? Achte darauf, dass es ein Erlebnis ist, egal ob du physisch oder digital teilnimmst, das du selbst erleben möchtest. Viel Glück!

Entwickle eine datengetriebene Event-Strategie für eine hybride Welt.