Quand utiliser un événement hybride ? 5 scénarios à prendre en compte

Le monde du marketing B2B est en pleine effervescence avec les événements hybrides, un nouveau format d'événement d'événements promettant de réunir les meilleurs éléments des événements physiques et des événements virtuels. événements virtuels. Lorsqu'ils sont bien, événements hybrides peuvent étendre la portée d'un événement, améliorer le message d'une marque et recueillir une multitude d'informations sur le public qui peuvent contribuer à accélérer le processus d'achat.

Mais si un événement hybride est mal organisé - par exemple, en diffusant simplement un événement en personne à un public virtuel, les entreprises risquent de passer à côté de signaux d'achat clés et de ne pas être en mesure d'atteindre les objectifs fixés, dans le dans le pire des cas, d'endommager leur marque.

La clé d'une d'une stratégie d'événements hybrides réussie est de savoir quand, où et pourquoi déployer ce type d'événement. Les spécialistes du marketing événementiel devront commencer à former de nouveaux muscles et identifier quand l'hybride est une option raisonnable pour améliorer les objectifs d'un événement, qu'il s'agisse d'atteindre plus de personnes, d'étendre la portée de votre événement à travers les zones géographiques, d'ajouter de la valeur au parrainage ou plus encore.

Utilisez les événements hybrides lorsque vous le souhaitez :

1. Augmenter la portée d'un événement
2. Organiser un événement à grande échelle dans plusieurs pays
3. Prolonger la durée de vie d'un événement
4. Organiser des événements de formation ou d'habilitation
5. Offrir plus de valeur et de portée aux sponsors

Tout d'abord, qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Mais tout d'abord, répondons à une question clé : qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Une expérience complète pour le public numérique et physique

Un événement hybride offre à chaque participant - qu'il soit présent physiquement ou numériquement - une expérience complète, unique et engageante. Pour les spécialistes du marketing événementiel, cela signifie créer un programme intégré partageant les messages, la marque, le contenu et les ressources de l'événement, les conférenciers et plus encore.

Gardez à l'esprit qu'un participant physique ou virtuel n'est pas obligé de vivre la même expérience (il serait gênant de diffuser en direct un happy hour, par exemple), mais les deux éléments doivent avoir le même rythme. Par exemple, si vous organisez un happy hour pour vos participants en personne, envisagez d'organiser un cours de mixologie ou un happy hour virtuel pour vos participants virtuels.

L'essentiel est que chaque participant reparte de votre événement en direct pleinement engagé, qu'il ait assisté à l'événement en personne ou en ligne, ou qu'il ait eu l'occasion de le faire. qu'ils aient assisté à l'événement en personne ou en ligne - et satisfaits de l'expérience globale.

D'accord, nous avons expliqué ce qu'est un événement hybride. Mais qu'est-ce qui n'est pas une expérience hybride alors que presque tout a un élément numérique aujourd'hui ?

Ce que n'est pas un événement hybride

Il est facile de répondre à cette question : un événement hybride n' est jamais un flux en direct d'un événement physique. Les simples flux en direct manquent d'interaction et donnent à ce qui pourrait être la moitié (ou plus) de votre public en direct une expérience de second ordre. Si vous produisez un flux en direct de votre événement, vous ne faites que cela : créer un flux en direct de votre événement.

Pourquoi cette distinction ? Parce que la force des événements hybrides réside dans la capacité à engager le public où qu'il se trouve. Cela signifie qu'il est possible d'interagir de la même manière avec les participants en personne et les participants virtuels.. Cela signifie qu'il est possible de diffuser le contenu de l'événement, d'organiser des sondages, des séances de questions-réponses, des entretiens de vente individuels, des réseaux d'égal à égal et, globalement, d'engager un public physique ou virtuel dans des conditions similaires.

Surtout, une diffusion passive en direct vous prive de l'avantage essentiel d'un événement hybride : les données. En effet, les expériences virtuelles stellaires et attrayantes encouragent un public actif qui téléchargera des ressources, posera des questions aux orateurs et participera aux réunions en petits groupes. Les véritables événements hybrides vous permettent de voir le langage corporel numérique de votre public. Les flux en direct ne sont que cela : des flux en direct.

Ce qui nous amène au point suivant...

5 cas où vous devriez envisager d'organiser un événement hybride

Et maintenant, la question à un million de dollars : quand devriez-vous utiliser un événement hybride ?

La réponse simple est que vous devriez utiliser un événement hybride lorsque vous disposez d'une stratégie visant à offrir aux publics virtuels et physiques une expérience engageante. Mais c'est un peu comme dire qu'il ne faut commencer à peindre que lorsqu'on a réussi à reproduire un Van Gogh.

Alors, quand organiser un événement hybride ? Examinons cinq scénarios :

1. Lorsque vous souhaitez augmenter la portée d'un événement

Les événements hybrides sont une excellente solution pour étendre la portée d'un événement en direct. Ils vous permettent d'impliquer votre communauté élargie, d'inclure des prospects de haut niveau et d'offrir aux participants virtuels un moyen de participer à moindre coût et/ou sans frais de déplacement.

2. Lorsque vous souhaitez organiser un événement de grande envergure dans plusieurs pays.

L'organisation d'un événement sur site seul limite la portée de votre marque, même s'il s'agit d'une conférence d'utilisateurs de grande envergure. Une approche hybride change cette dynamique et vous permet d'étendre votre événement à n'importe quel endroit.

Ceci est particulièrement important à une époque où les fonds pour voyager (sans parler de la volonté de voyager en premier lieu) ne sont pas garantis.

La possibilité d'évoluer de manière dynamique peut également s'avérer utile lorsque vous souhaitez cibler (ou organiser) des événements dans des régions et des zones géographiques spécifiques. Si vous organisez un roadshow en personne, par exemple, vous pouvez utiliser votre plateforme d'événements virtuels pour cibler un public numérique dans la même région et vous y connecter - vous pouvez même leur offrir un déjeuner gratuit pour qu'ils puissent profiter pleinement de l'expérience.

3. Lorsque vous souhaitez prolonger la durée de vie d'un événement

Les événements ont une durée de vie prévisible. On les promeut, on les organise, puis on y met fin au fil des semaines ou des mois, selon la taille de l'événement. L'hybride, cependant, change cette dynamique.

Vous pouvez non seulement organiser des événements préalables (comme des panels de leaders d'opinion en direct avant le grand jour), mais aussi prolonger la durée de vie de votre événement en y ajoutant une composante numérique.

Pour prolonger véritablement la durée de vie de votre événement - et du contenu virtuel qui en est issu - prévoyez d'enregistrer, de remixer et de réorienter les sessions, les discours-programmes, les tables rondes et bien plus encore. Cela vous permettra d'intégrer les enseignements et les messages de votre événement dans des campagnes supplémentaires, des livres électroniques et d'autres événements ultérieurs.

4. Lorsque vous organisez des événements de formation ou d'habilitation

Les formations internes et les événements d'habilitation sont essentiels, mais tout le monde n'est pas en mesure d'assister à un événement unique. Les représentants commerciaux peuvent être sur le terrain. Les spécialistes du marketing peuvent avoir des conflits. Et, bien sûr, les équipes régionales peuvent être en dehors des heures de travail.

Un événement hybride interne résout ce problème en permettant aux équipes distantes de se connecter et de participer à la formation où qu'elles se trouvent et à n'importe quel moment.

En effet, dans le cas d'un événement hybride interne, un participant à distance peut toujours participer en posant des questions (qui peuvent faire l'objet d'un suivi par courriel, s'il regarde l'événement à la demande), en téléchargeant des ressources et en regardant la même présentation ou la même formation que ses pairs en personne.

5. Lorsque vous souhaitez offrir plus de valeur et de portée aux sponsors

Les événements hybrides sont également un excellent moyen de motiver les sponsors. En effet, les événements hybrides offrent aux marques deux opportunités uniques : d'une part, la possibilité de créer une marque dans un environnement numérique dédié ; d'autre part, la possibilité de mesurer l'engagement et d'identifier immédiatement les pistes prometteuses.

Fournir aux sponsors des propriétés numériques de marque et un engagement direct avec le public constitue une énorme valeur ajoutée. Ces deux éléments permettent aux sponsors d'interagir directement avec le public (que ce soit par le biais de stands virtuels, de sessions de réseautage ou de chats) et leur fournissent des ressources à la demande qui peuvent être utilisées comme collatéral de suivi pour les participants physiques.

Quand ne pas utiliser un événement hybride

Nous savons maintenant quand vous devriez envisager d'organiser un événement hybride. Mais qu'en est-il des cas où il faut éviter d'en organiser un ? Après tout, il est très facile et très tentant d'installer une webcam pour la diffusion en direct et de s'arrêter là.

La décision n'est pas toujours évidente. Mais gardez à l'esprit que si vous décidez qu'un événement hybride n'est pas adapté à vos objectifs, cela ne signifie pas que vous devez vous consacrer entièrement à un rassemblement physique. En fait, il se peut que vous obteniez plus de succès avec une approche entièrement numérique.

Examinons deux scénarios dans lesquels un événement hybride serait une utilisation inappropriée du temps et des ressources.

Quand vous ne pouvez pas offrir une expérience égale à tous les participants

Avant tout, évitez d'organiser un événement hybride si vous savez que vous ne pouvez pas offrir aux participants une expérience tout aussi attrayante. Par exemple, si les participants virtuels ne peuvent pas interagir, ne peuvent pas s'engager et sont généralement traités comme un élément secondaire, il peut être plus judicieux d'opter pour des tactiques physiques.

Il y a aussi des moments où, par nature, une approche exclusivement analogique est appropriée. Il peut s'agir par exemple de petits événements de mise en réseau ou d'expériences de type "white glove" où vous devez tout mettre en œuvre pour impressionner les clients les plus importants.

Quand vous avez besoin d'une expérience rapidement

Les événements hybrides ne sont pas une bonne tactique à adopter à la dernière minute. Il faut beaucoup de planification et de coordination pour les mener à bien - et si vous ne planifiez pas, vous risquez d'aliéner votre public virtuel.

Si vous avez besoin d'un événement rapidement, passez au numérique.

Commencez par analyser votre objectif. Si vous devez générer un pipeline pour atteindre des objectifs trimestriels, l'organisation d'un événement virtuel, tel qu'une Webinaire, est une option viable. N'oubliez pas d'inclure des partenaires ! Ils sont souvent d'excellentes ressources pour les panélistes et la promotion conjointe.

Lorsque vous ne voulez pas ajouter les dépenses et les restrictions de voyage d'un événement hybride/personnel

Soyons réalistes : pour beaucoup, se rendre à un événement en direct est fastidieux, inconfortable et parfois coûteux. Sans parler des éventuelles restrictions de voyage liées aux conditions sanitaires dans le monde.

Une approche hybride facilite la vie de ces participants physiques en leur offrant une composante virtuelle, qui leur permet d'assister à une session depuis le confort de leur bureau (ou de leur domicile), tout en bénéficiant des mêmes informations et des mêmes possibilités de mise en réseau.

Commencez à planifier votre stratégie hybride dès aujourd'hui

Les événements hybrides constitueront à l'avenir un élément essentiel de tout mix marketing. Asseyez-vous et travaillez avec vos équipes de vente et de marketing pour identifier l'utilisation la plus appropriée de l'hybride pour votre public.

N'oubliez pas : l'objectif principal d'un événement hybride est de créer une expérience extraordinaire, que le public soit présent en personne ou en ligne. Veillez simplement à garder à l'esprit vos publics physique et numérique lorsque vous planifiez et créez du contenu.

Une bonne règle de base ? Assurez-vous qu'il s'agit d'une expérience, que vous y assistiez physiquement ou numériquement, et que vous aurez envie d'y assister vous-même. Bonne chance !