¿Cuándo utilizar un evento híbrido? 5 escenarios a tener en cuenta

El mundo del marketing B2B bulle con los eventos híbridos, un nuevo que promete combinar los mejores elementos de los eventos físicos y virtuales. Cuando se realizan bien, los eventos híbridos pueden ampliar el alcance de un evento, mejorar el mensaje de una marca y recoger una gran cantidad de información del público que puede ayudar a acelerar el proceso de compra.

Pero si un evento híbrido se hace mal - por ejemplo, simplemente retransmitiendo un evento presencial a una audiencia virtual, las empresas corren el riesgo de perderse señales de compra clave y.., en el peor de los casos, dañar su marca.

La clave para éxito de una estrategia de eventos híbridos es saber cuándo, dónde y por qué desplegar el tipo de evento. Los responsables de marketing de eventos tendrán que empezar a entrenar nuevos músculos e identificar cuándo el híbrido es una opción razonable para mejorar los objetivos de un evento, tanto si esos objetivos son llegar a más gente, ampliar el alcance de su evento a través de geografías, añadir valor al patrocinio o más.

Utilice eventos híbridos cuando lo desee:

1. Aumentar el alcance de un evento
2. Organizar un acto a gran escala en múltiples zonas geográficas
3. Prolongar la vida de un acontecimiento
4. Organizan eventos de formación o capacitación
5. Ofrecen más valor y alcance a los patrocinadores

En primer lugar, ¿qué es un acontecimiento híbrido?

Pero antes, respondamos a una pregunta clave: ¿qué es exactamente un acontecimiento híbrido?

Una experiencia completa para el público digital y físico

Un evento híbrido ofrece a todos los asistentes -independientemente de si están presentes física o digitalmente- una experiencia completa, única y atractiva. Para los responsables de marketing de eventos, esto significa crear un programa integrado que comparta mensajes, marca, contenidos y recursos del evento, ponentes y mucho más.

Tenga en cuenta que un asistente físico o virtual no tiene por qué compartir la misma experiencia (por ejemplo, retransmitir en directo una hora feliz sería una experiencia incómoda), pero los dos elementos deben coincidir. Por ejemplo, si organizas una happy hour para tus asistentes presenciales, plantéate organizar una clase de coctelería o una happy hour virtual para tus participantes virtuales.

El objetivo es que todos los asistentes salgan de su evento totalmente comprometidos, tanto si han asistido en persona como en línea. ya hayan asistido en persona o en línea - y satisfechos con la experiencia en general.

Vale, ya hemos explicado qué es un evento híbrido. Pero, ¿qué no es una experiencia híbrida cuando hoy en día casi todo tiene un elemento digital?

Qué no es un evento híbrido

Es una pregunta fácil de responder: un evento híbrido nunca es una retransmisión en directo de un evento físico. Las transmisiones en directo simples carecen de interacción y ofrecen a lo que podría ser la mitad (o más) de su audiencia en directo una experiencia de segunda clase. Si estás produciendo una retransmisión en directo de tu evento, simplemente estás haciendo eso: crear una retransmisión en directo de tu evento.

¿Por qué esta distinción? Porque la fuerza de los eventos híbridos radica en la capacidad de interactuar con el público allí donde se encuentre. Esto significa poder interactuar por igual con los asistentes presenciales y virtuales.. Significa poder ofrecer contenidos, realizar encuestas, organizar sesiones de preguntas y respuestas, conversaciones de ventas cara a cara, establecer contactos entre iguales y, en general, interactuar con un público físico o virtual en términos similares.

Y lo que es más importante, una retransmisión en directo pasiva le niega el beneficio esencial de un evento híbrido: los datos. Esto se debe a que las experiencias virtuales estelares y atractivas fomentan un público activo que descargará recursos, hará preguntas a los ponentes y participará en las salas de debate. Los verdaderos eventos híbridos le permiten ver el lenguaje corporal digital de su audiencia. Las retransmisiones en directo son eso: retransmisiones en directo.

Lo que nos lleva al siguiente punto...

5 ocasiones en las que debería plantearse organizar un evento híbrido

Bien, ahora viene la pregunta del millón: ¿cuándo se debe utilizar un evento híbrido?

La respuesta sencilla es que debe utilizar un evento híbrido cuando tenga una estrategia para ofrecer al público tanto virtual como físico una experiencia de evento atractiva. Pero eso es un poco como decir que solo deberías empezar a pintar cuando hayas reproducido con éxito un Van Gogh.

Entonces, ¿cuándo debe organizar un evento híbrido? Veamos cinco situaciones:

1. Cuando quiera aumentar el alcance de un evento

Los eventos híbridos son una gran solución para ampliar el alcance de un evento en directo. Le ayudarán a implicar a su comunidad, a incluir a clientes potenciales y a ofrecer a los participantes virtuales un medio de participación asequible para su presupuesto o sus desplazamientos.

2. Cuando desee celebrar un gran evento en varias zonas geográficas

Organizar un evento in situ limita el alcance de su marca, aunque se trate de una conferencia masiva de usuarios. Un enfoque híbrido cambia esta dinámica y le permite ampliar su evento a cualquier lugar.

Esto es especialmente importante en una época en la que los fondos para viajar (por no hablar de la voluntad de viajar en primer lugar) no son una garantía.

Y la posibilidad de escalar dinámicamente también puede ser útil cuando se quiere llegar a regiones y zonas geográficas específicas (o se organizan eventos en ellas). Por ejemplo, si organizas un roadshow presencial, puedes utilizar tu plataforma de eventos virtuales para dirigirte a un público digital de la misma región y conectar con él.

3. Cuando desee prolongar la vida de un evento

Los eventos tienen una vida útil predecible. Se promueven, se organizan y se terminan en el transcurso de semanas o meses, dependiendo del tamaño del evento. Sin embargo, Hybrid cambia esta dinámica.

No sólo puede celebrar eventos previos (como paneles de líderes de opinión en directo antes del gran día), sino que puede ampliar la vida de su evento añadiendo un componente digital.

Para prolongar realmente la vida de su evento -y el contenido virtual que de él se derive- planifique la grabación, remezcla y reutilización de sesiones, conferencias magistrales, paneles y demás. De este modo, podrá integrar las conclusiones y los mensajes del evento en campañas adicionales, libros electrónicos y otros actos posteriores.

4. Cuando organice eventos de formación o capacitación

La formación interna y los eventos de capacitación son esenciales, pero no todo el mundo puede asistir a un evento puntual. Los representantes de ventas pueden estar sobre el terreno. Los vendedores pueden tener conflictos. Y, por supuesto, los equipos regionales pueden estar fuera de horario.

Un evento híbrido interno resuelve este problema permitiendo a los equipos remotos sintonizar y participar en la formación sin importar dónde estén o cuándo la estén viendo.

Esto se debe a que en un evento híbrido interno, un asistente remoto puede seguir participando haciendo preguntas (a las que se puede dar seguimiento por correo electrónico, si lo está viendo a la carta), descargando recursos y viendo la misma presentación o formación que sus compañeros presenciales.

5. Cuando quiera ofrecer más valor y alcance a los patrocinadores

Los eventos híbridos son también una excelente forma de incentivar a los patrocinadores. Esto se debe a que los eventos híbridos ofrecen a las marcas dos oportunidades únicas: en primer lugar, la posibilidad de crear un entorno digital específico; en segundo lugar, la posibilidad de medir interacción e identificar inmediatamente a los clientes potenciales.

Proporcionar a los patrocinadores propiedades digitales de marca e interacción directa con el público es un enorme valor añadido. Ambos permiten a los patrocinadores interactuar directamente con el público (ya sea a través de stands virtuales, sesiones de networking y chats) y les proporcionan recursos a la carta que pueden utilizarse como material de seguimiento para los asistentes físicos.

Cuándo no debe utilizar un evento híbrido

Bien, ya sabemos cuándo debe plantearse organizar un evento híbrido. Pero, ¿qué hay de las ocasiones en las que debería evitarlo? Después de todo, es muy fácil y muy tentador instalar una cámara web para retransmitir en directo y dar por terminado el día.

La decisión no siempre está clara. Pero tenga en cuenta que si decide que un evento híbrido no es adecuado para sus objetivos, eso no significa que tenga que apostar por una reunión física. De hecho, puede que tenga más éxito con un enfoque totalmente digital.

Analicemos dos situaciones en las que un evento híbrido sería un uso inadecuado de tiempo y recursos.

Cuando no se puede ofrecer la misma experiencia a todos los asistentes

Ante todo, evite organizar un evento híbrido cuando sepa que no puede ofrecer una experiencia igual de atractiva a los asistentes. Por ejemplo, si asistentes virtuales no pueden interactuar, no pueden comprometerse y, en general, son tratados como algo secundario, entonces apostar por las tácticas físicas puede ser un enfoque más apropiado.

También hay ocasiones en las que, por su naturaleza, es adecuado un enfoque exclusivamente analógico. Por ejemplo, en pequeños eventos de networking o en experiencias en las que hay que hacer todo lo posible para impresionar a los clientes más importantes.

Cuando necesita una experiencia rápida

Los eventos híbridos no son una buena táctica a la que recurrir en el último momento. Su realización requiere mucha planificación y coordinación, y si no se planifica, se corre el riesgo de alienar a la audiencia virtual.

Si necesita un evento rápido, recurra a la tecnología digital.

Empiece por analizar cuál es su objetivo. Si necesita generar oportunidades para cumplir sus objetivos trimestrales, una opción viable es organizar un evento virtual, como un seminario web. No olvide incluir a sus socios. Suelen ser grandes recursos para los panelistas y la promoción conjunta.

Cuando no desee añadir las restricciones de gastos/viajes de un evento híbrido/presencial

Admitámoslo: para muchos, viajar a un acontecimiento en directo es tedioso, incómodo y a veces caro. Eso por no hablar de las posibles restricciones de viaje dadas las condiciones sanitarias en todo el mundo.

Un enfoque híbrido facilita la vida de estos asistentes presenciales al proporcionarles un componente virtual que les permite asistir a una sesión desde la comodidad de su oficina (o casa) y disfrutar de los mismos conocimientos y oportunidades de establecer contactos.

Empiece hoy mismo a planificar su estrategia híbrida

Los eventos híbridos serán una parte crucial de cualquier combinación de marketing en el futuro. Siéntese y trabaje con sus equipos de ventas y marketing para identificar el uso más adecuado del híbrido para su público.

Recuerde: el objetivo clave de un evento híbrido es crear una experiencia increíble independientemente de si el público asiste en persona o en línea. Solo tienes que asegurarte de tener en mente tanto a tu público físico como al digital mientras planificas y creas contenidos.

¿Una buena regla general? Asegúrese de que sea una experiencia a la que, independientemente de que asista física o digitalmente, usted mismo querrá asistir. Mucha suerte.