Ihr Leitfaden zur Nutzung von persönlichen Konferenzen für virtuelle Veranstaltungen

Konferenzen, Messen und Seminare sind allesamt hervorragende Möglichkeiten, um Kontakte zu knüpfen und wichtige persönliche Beziehungen aufzubauen. Doch bei Veranstaltungen vor Ort gibt es immer Einschränkungen, die die Vermarkter berücksichtigen müssen. Der erste und wichtigste Punkt ist, dass nicht alle relevanten Zielgruppen in der Lage sein werden, an der betreffenden Veranstaltung teilzunehmen. Budgets, Reisebeschränkungen und die Nähe zu einem Veranstaltungsort wirken sich auf die Anwesenheit aus.

Deshalb ist jede Feldveranstaltung - egal wie groß oder klein - digitale Erlebnisse in ihre Strategie einbeziehen sollte. Sie haben noch keinen digitalen Ansatz für Ihr persönliches Event? Keine Sorge: Die Kombination von virtuellen Veranstaltungen und physischenpersönlichen Veranstaltungen ist nicht schwer - Alles, was es braucht, ist ein wenig geschicktes Marketing. Hier erfahren Sie, wie Sie loslegen können:

Was ist eine virtuelle Veranstaltung?

Bevor wir beginnen, sollten wir einige Begrifflichkeiten klären. Eine virtuelle Veranstaltung ist eine Online-Aktivität, bei der die Teilnehmer über digitale Kanäle mit einer Marke interagieren können. Virtuelle Veranstaltungen können so kurz wie ein 20-minütiges Webinar oder so lang wie ein morgendlicher Gipfel sein. Oftmals finden sie in Koordination mit einer physischen Veranstaltung statt, gelegentlich aber auch als eigenständige Veranstaltung.

Was sind die wichtigsten Merkmale einer virtuellen Veranstaltung?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen durchzuführen, aber alle haben einige gemeinsame Merkmale. Alle virtuellen Veranstaltungen sind:

Digital - Virtuelle Veranstaltungen finden von Natur aus online in einer digitalen Umgebung statt.
Interaktiv - Alle virtuellen Veranstaltungen sollten es den Teilnehmern ermöglichen, Ressourcen herunterzuladen, mit den Referenten zu interagieren und sich mit ihrer Umgebung auseinanderzusetzen.
Multimedial - Virtuelle Veranstaltungen zeichnen sich dadurch aus, dass die Referenten und Sitzungen multimediale Elemente wie Videos, GIFs, Folien, Musik und mehr enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Erlebnis und einer virtuellen Veranstaltung?

Virtuelle Veranstaltungen und digitale Veranstaltungserlebnisse sind auf den ersten Blick ähnliche Ideen. In der Tat ist ein digitale Veranstaltungserfahrung hat alle Merkmale eines virtuellen Events. Doch bei näherer Betrachtung ist der Unterschied zwischen den beiden sehr groß.

Digitale Veranstaltungserlebnisse, zum Beispiel sind aus der Sicht des Endnutzers viel intensiver, koordinierter und angenehmer. Sie sind ausgefeilter und konsistenter in ihrer Präsentation als virtuelle Veranstaltungen und ziehen in der Regel eine größere Anzahl von Teilnehmern an.

Im Vergleich dazu sind virtuelle Erfahrungen kurz und unmittelbar. Man kann sich das wie den Unterschied zwischen einer großen, mehrtägigen Konferenz und einer Roadshow durch das ganze Land vorstellen. Beide haben ihre Berechtigung, aber die eine erzeugt viel mehr Aufsehen.

Ein digitales Team aufbauen

Ganz gleich, ob Sie Ihr persönliches Event vollständig ins Internet verlagern oder Ihre physische Präsenz ergänzen wollen, ein strukturierter Plan macht den Unterschied aus. Der erste Schritt besteht darin, die wichtigsten Akteure in Ihren Marketing- und Vertriebsabteilungen zu ermitteln. Hier finden Sie eine Liste der Marketingfunktionen, die einbezogen werden sollten:

Programmdirektor - Organisiert und entwickelt die Strategie und den Ansatz für digitale/physische Veranstaltungen

Veranstaltungskoordinator - legt Veranstaltungsthemen und damit verbundene Schwerpunktbereiche fest

Webinar Manager - Organisiert Webinar-Strategie, Inhaltserstellung und Werbung

Operations/Demand Gen - Einrichten eines Webinars, Webinar-Produktion, Lead-Qualifizierung und -Verfolgung

Für die Bereiche Vertrieb und Kundenerfolg lautet die Liste:

Außendienstmitarbeiter - Zur Ermittlung von Zielgruppen, Personas, Konten und Veranstaltungspräsenz

SDRs - für Webinare und Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und Nachbereitung

Customer Success - Für die Nachbereitung von Veranstaltungen, die Organisation von Studien und die Unterstützung

Legen Sie nach der Zusammenstellung fest, wie Sie Ihr digitale Veranstaltungserlebnis. In der Regel gibt es drei Optionen, die Sie in Betracht ziehen können, um in dieses digitale Erlebnis zu integrieren:

• • In Verbindung mit Ihrer persönlichen Veranstaltung
  • Als Erweiterung Ihrer physischen Veranstaltung
  • Oder als Erlebnis nach der Veranstaltung können die Teilnehmer Folgendes genießen

Nehmen Sie sich auch die Zeit, die Zielkonten, Zielgruppen und Personas zu identifizieren, mit denen Sie in Kontakt treten möchten.

Organisieren von Inhalten und Branding

Inhalt

Nach der Planung ist es nun an der Zeit, den Inhalt und das Branding zu organisieren. Der Inhalt sollte in der Regel die Präsentation des Referenten und alle vor Ort verfügbaren Handouts widerspiegeln. Sammeln Sie digitale Kopien relevanter E-Books, Fallstudien, Berichte und Präsentationsfolien und suchen Sie auch nach geeigneten virtuellen Inhalten, wie On-Demand-Webinaren oder Blogbeiträgen.

Jetzt ist es an der Zeit, die Inhalte für Ihre digitale Veranstaltungserlebnisse. Im Allgemeinen gibt es drei Optionen, die bei der Bereitstellung von Inhalten über ein digitales Erlebnis zu berücksichtigen sind. Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

Gezielte Landing Pages. Gezielte Landing Pages bieten den Teilnehmern einen kurzen, prägnanten Überblick über Ihre Präsenz auf einer Veranstaltung, zusammen mit allen relevanten Handouts oder Materialien. Sie können diese Seiten auch nutzen, um ein Webinar oder eine Aufzeichnung der persönlichen Veranstaltung zu streamen und die Teilnehmer über Interaktionstools wie CTAs und virtuelle Visitenkarten direkt mit Moderatoren und SDRs in Kontakt zu bringen.

Content-Hubs. Wenn Sie eine größere Veranstaltung, wie Ihre eigene Konferenz, durchführen oder mehrere Sitzungen zu teilen haben, verwenden Sie einen Content Hub wie die Content Hub-Funktion von ON24. Mit einem Content Hub können Sie virtuelle Teilnehmer für mehrere Präsentationen während einer Veranstaltung anmelden, persönliche Teilnehmer mit Präsentationen versorgen, die sie vielleicht verpasst haben, und - wenn Sie Gastgeber sind - Ihre Breakout-Sessions und Keynotes in Tracks oder Themen organisieren.

Live- oder simulative Webinare. Schließlich gibt es noch Webinare, die für sich allein stehen oder in die beiden vorherigen Optionen eingebettet werden können. Webinare können live, simuliv oder on-demand gestreamt werden, aber für Konferenzen ist es am besten, sich auf live und simuliv zu konzentrieren.

Für das Streaming von Live-Webinaren haben Sie zwei Möglichkeiten: hochwertige Broadcast-Streams oder Webcams. Alles, was Sie für den Anfang brauchen, ist eine Webcam und, je nach Einrichtung, ein Stativ. Wir empfehlen, Live-Webinar-Präsentationen zunächst über Webcams zu streamen, da diese kostengünstiger, skalierbarer und weniger komplex sind als Broadcast-Video. Broadcast-Video eignet sich am besten, wenn Ihre Organisation der Gastgeber der Konferenz ist und Sie Keynotes streamen möchten.

Meistens ist es simulativ, bei dem der Vortragende seine Sitzung im Voraus für das virtuelle Publikum aufzeichnetist die sicherste und praktischste Entscheidung. Setzen Sie sich mit dem/den Redner(n) zusammen, suchen Sie nach Möglichkeiten, das virtuelle Publikum durch Umfragen und Tools für Fragen und Antworten einzubeziehen, und zeichnen Sie die Präsentation auf. Wenn Sie dann die Präsentation ausstrahlen, sollte ein Vertreter zur Verfügung stehen, um alle Fragen der virtuellen Teilnehmer zu beantworten.

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Unabhängig davon, für welche Taktik Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie Funktionen zur Einbindung Ihrer virtuellen Teilnehmer einbauen. Dazu können einfache CTAs, Chatrooms und Frage- und Antwort-Tools gehören, aber auch leistungsstarke Taktiken wie interaktive Push-Umfragen und Umfragen während einer Präsentation.

Branding

Wenn es um Branding geht, ist eine Regel wichtig: Konsistenz. Landing Pages, WebinareInhalte und Content-Hubs müssen alle dem Thema oder Design Ihrer Organisation entsprechen für eine persönliche Veranstaltung. Dies gilt auch für physische Ressourcen, wie z. B. Standdesign und Handouts.

Setzen Sie sich mit Ihrem Designer, Ihrem Designteam oder Ihrer Agentur zusammen und stellen Sie eine Liste aller Elemente auf, die Sie für das Branding von Veranstaltungen vor Ort benötigen. Sobald diese Assets identifiziert sind, bringen Sie Ihr Design in Ordnung und erstellen Sie daraus Vorlagen. Auf diese Weise haben die Teilnehmer - sowohl persönlich als auch virtuell - ein einheitliches Erlebnis, egal wo sie mit Ihrer Marke in Berührung kommen. Sie können (und sollten!) diese Vorlagen auch für andere Veranstaltungen wiederverwenden.

Führen Sie Ihre Veranstaltung durch und wechseln Sie zu On-Demand

Okay, Sie haben also einen Plan aufgestellt, die Inhalte sind fertig, das Branding ist konsistent und die Leute haben sich registriert. Jetzt müssen Sie nur noch Ihr digitale Veranstaltungserfahrung. Oder?

Zunächst gibt es einige Dinge zu beachten, damit Ihre Veranstaltungen so reibungslos wie möglich verlaufen. Diese Punkte gehören die Einrichtung von E-Mail-Erinnerungen (vor, während und nach dem Beginn Ihrer persönlichen Veranstaltung), das Üben von Live-Präsentationen im Vorfeld, um eventuelle technische Probleme durchzuspielen, das Aufzeichnen und Organisieren Ihrer simulativen Veranstaltungen in Content-Hubs und Landing Pages und die Schulung Ihres Teams, wie man virtuelle Teilnehmer anspricht. Aber diese Schritte sollten relativ leicht zu bewältigen sein.

Mit einem organisierten Ansatz sollte Ihre Veranstaltung reibungslos verlaufen. Denken Sie daran, sich die Zeit zu nehmen, Ihr virtuelles Publikum einzubeziehen, seine Anwesenheit zu bestätigen, Fragen zu beantworten und Ihre persönlichen Teilnehmer zu Ihrem digitalen Veranstaltungserlebnis für zusätzliche Ressourcen. Wenn die Veranstaltung vorbei ist, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre digitalen Erlebnisse dies widerspiegeln. Aktualisieren Sie Ihre Content-Hubs und Landing Pages, um darauf hinzuweisen, dass die Konferenz, die Messe oder die Veranstaltung vor Ort beendet ist. Sie wollen keine Verwirrung über den Status einer Veranstaltung.

Das On-Demand-Element

Im Gegensatz zu Messen und Konferenzen vor Ort, digitale Veranstaltungserlebnisse kein Verfallsdatum. Um die Vorteile digitaler Erlebnisse voll auszuschöpfen und die Wirkung Ihrer persönlichen Veranstaltung zu verlängern, sollten Sie einen Plan für den On-Demand-Zugang haben.

Für On-Demand haben Sie mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten ist es, die Aufzeichnungen Ihrer Veranstaltung einfach in On-Demand-Content-Hubs zum Abruf bereitzustellen. Wenn Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen wollen, sollten Sie einige Ideen entwickeln, die Ihre persönlichen Ressourcen - Redner, Fachexperten und Teilnehmer - erweitern und die Wirkung Ihrer Veranstaltung verstärken können.

Hier sind einige einfach zu realisierende Beispiele, die Sie live oder auf Abruf durchführen können:

Kaffee-Gespräch

Ein informelles, Ungezwungenes Gespräch zwischen zwei bis drei Personen von etwa einer halben Stunde Dauer. Das beste Format für einen Coffee Talk ist Video - Sie brauchen nur eine Webcam oder einen Camcorder und können mit der Aufnahme beginnen. Wenn Sie etwas mehr Aufwand betreiben wollen, besorgen Sie sich eine HD-Kamera, zeichnen Sie die Diskussion auf und stellen Sie die Aufnahme auf Abruf zur Verfügung. Wenn Sie in der Klemme stecken, kann auch eine Audioaufnahme ausreichen.

Kamingespräch

Ein Fireside Chat ist etwas aufwändiger als ein Coffee Talk und besteht in der Regel aus einer qualitativ hochwertigen Videoaufzeichnung von einer lockeren, aber strukturierten Unterhaltung zwischen einem Moderator und ein paar Gästen für etwa eine Stunde. Da an Fireside Chats in der Regel Hauptredner oder hochkarätige Redner beteiligt sind, sollten Sie der Qualität der Aufzeichnung besondere Aufmerksamkeit widmen.

Fachlicher Experte Keynote

Die Zuhörer lieben Berichte, Diagramme und Statistiken. Eine traditionelle Präsentation, bei der ein Redner präsentiert neue Forschung, Branchentrends, seine Erfahrungen oder andere verwandte Themen dem Publikum vorstellt, ist eine großartige Gelegenheit für ein Engagement auf Abruf. Sprechen Sie dazu mit Kunden, internen Experten und Fachleuten aus der Branche und holen Sie die Erlaubnis ein, Präsentationen in Audio- oder Videoformaten aufzuzeichnen und die Präsentationsfolien zu teilen.

Extra Q&A-Sitzungen

Zusätzliche Frage- und Antwortrunden sind eine kostengünstige, aber wirkungsvolle Möglichkeit, den Wert für persönliche und virtuelle Teilnehmer zu erhöhen. Nehmen Sie eine Webcam, richten Sie einen kleinen Raum ein und nehmen Sie sich fünf bis fünfzehn Minuten Zeit, um mit einem Fachexperten zusätzliche Fragen und Antworten zu besprechen. Dies ist eine großartige Gelegenheit für sie, wichtige Fragen zu beantworten, für die in den offiziellen Sitzungen möglicherweise keine Zeit war, um sie während ihrer Präsentationen zu behandeln.

Und das war's dann auch schon. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, sollten Sie die Aktionen identifizieren, die einfach zu realisieren sind, aber eine große Wirkung auf Ihr Publikum haben. Dies wird die Qualität Ihrer digitalen Veranstaltungen mit Sicherheit verbessern.