Restez au top de votre jeu avec les meilleures pratiques de webinaire

La clé du succès de tout webinaire réside dans sa promotion. Il existe de nombreuses façons de promouvoir un événement, mais il y a quelques canaux clés que vous pouvez utiliser pour augmenter la participation. Par exemple, vous pouvez :

• Envoyer des e-mails
• Promouvoir via une bannière de site web/chatbot
• Utiliser les réseaux sociaux organiques
• Publier sur votre blog d’entreprise
• Encourager l’engagement social via votre équipe de vente
• Payer pour des publicités
• Coordonner avec des partenaires

En général, vous devriez vouloir concentrer vos efforts sur les canaux que vous possédez où votre audience interagit le plus avec vous. Souvent, cela se fera par email et sur les réseaux sociaux organiques.

Tout d’abord : avant de commencer à promouvoir votre événement, assurez-vous que votre équipe de design a produit des graphiques promotionnels — à la fois pour les promotions en direct et à la demande — que vous pouvez utiliser sur vos canaux préférés.

Dans ces graphiques, vous devriez avoir le titre de votre webinaire, la date et l’heure de diffusion et une photo de votre ou vos hôtes d’événement.

Selon l’ampleur de votre webinaire, les promotions devraient commencer environ trois semaines ou plus avant votre date de diffusion en direct. Planifiez les emails promotionnels au moins deux semaines à l’avance — et n’hésitez pas à varier les formats.

En général, nous recommandons d’envoyer trois à quatre emails avec un mélange de formats HTML et texte brut. Planifiez ces emails de manière appropriée, en vous assurant qu’ils sont envoyés à votre audience lorsqu’elle est la plus réceptive à ouvrir et à répondre aux emails.

En même temps, vous devriez également promouvoir votre événement sur vos propres canaux de médias sociaux. Ici, offrir aux audiences un aperçu de ce à quoi s’attendre est une bonne pratique — et vous pouvez le faire soit dans le texte de votre publication sociale, soit dans une courte vidéo de l’hôte du webinaire.

En note finale, assurez-vous que votre système de suivi est en ordre. Utilisez des UTMs, des cookies ou tout ce dont vous avez besoin pour évaluer comment votre activité promotionnelle se déroule et quels canaux génèrent le plus d’inscriptions.

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Une bonne structure de webinaire repose sur trois éléments : un sujet qui résonne avec votre public, l’histoire que vous souhaitez raconter sur ce sujet et les outils d’engagement qui fournissent des informations exploitables à la fois pour vous et votre public.

La façon dont vous équilibrez ces trois éléments dépend en grande partie de vous. Vous pouvez organiser un format de webinaire très interactif et léger sur le positionnement — un webinaire en panel ou un atelier, par exemple. Alternativement, vous pouvez produire un webinaire qui se concentre uniquement sur le positionnement de votre produit avec un accent sur la mesure de l’engagement et de l’intérêt des participants, comme dans une démonstration.

Voici un exemple de ce à quoi ressemble une structure de webinaire typique :

• Une brève introduction au sujet du webinaire
• Notes de service pour le public
• Un développement sur le sujet
• Une petite pause pour demander au public de participer à un sondage
• Développement sur le sujet
• Revue des résultats du sondage
• Développement sur le sujet
• Une autre opportunité d’engagement
• Développement sur le sujet
• Conclusion du sujet
• Session de questions-réponses

En pratique, cela nécessitera un certain niveau de planification de votre part. Ce n’est pas seulement un plan d’événement que vous devez produire, ce sont aussi les opportunités d’engagement que vous devez intégrer dans votre événement et les objectifs qu’elles servent.

Par exemple, vous devrez savoir quand vous présenterez un sondage à votre public, leur donner le temps d’y répondre (10 secondes au maximum) et où, dans votre présentation, vous revisiterez le sondage et discuterez de ses résultats.

Gérer avec succès les opportunités d’engagement dans un webinaire nécessite une coordination étroite entre un hôte et son producteur.

En guise de dernière note, il y a une chose que chaque présentateur devrait inclure dans ses événements virtuels, quel que soit le format : les informations pratiques.

Les informations pratiques sont une brève digression au début d’un événement qui guide les participants sur la manière dont ils peuvent interagir avec les hôtes et le webinaire. Assurez-vous de mettre en avant les appels à l’action, d’identifier les outils d’engagement que les participants peuvent utiliser (par exemple, questions-réponses, sondages, enquêtes, chat) et de fournir un bref aperçu des sujets à discuter et de les informer si votre événement sera disponible à la demande ou non.

Les informations pratiques sont une méthode simple, mais puissante, pour s’assurer que votre audience dispose de toutes les informations nécessaires pour interagir avec votre marque.

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Réussir à organiser un webinaire dépend de deux choses : la préparation et la pratique. La préparation doit impliquer l’ensemble de l’organisation marketing et va de la définition des objectifs et de l’élaboration d’une présentation à la configuration des consoles de webinaire et à la préparation des questions pour les sections de questions-réponses.

La pratique consiste simplement à passer en revue la présentation elle-même. Même si vous êtes un hôte expérimenté, vous devriez consacrer du temps à pratiquer votre présentation. Cela aide à identifier les problèmes techniques, les transitions maladroites au sein de la présentation et garantit que chaque membre de l’équipe est sur la même longueur d’onde.

Quoi que vous fassiez, ne négligez pas la pratique. Voici quelques éléments à garder à l’esprit pendant que vous pratiquez :

• Assurez-vous que votre caméra est allumée, fonctionne et que vous êtes bien éclairé avec un éclairage à trois points
• Testez l’audio et assurez-vous que votre microphone vous capte clairement
• Si vous avez des invités ou un panel, assurez-vous que leur configuration audio et visuelle fonctionne correctement
• Assurez-vous que vos diapositives (si vous en avez) sont à jour et téléchargées
• Restez à l’écoute pour toute transition maladroite ou pause dans votre présentation
• Pratiquez des réponses aux questions et résultats possibles des sondages

Au moment où vous organisez votre événement en direct, vous devriez être bien préparé. Détendez-vous, amusez-vous et essayez de fournir à votre public une atmosphère légère et amusante.

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Un webinaire n’est jamais vraiment terminé. Après la conclusion de votre événement, vous aurez besoin que vos équipes marketing et ventes agissent pour se connecter avec les participants et les absents.

Les marketeurs devraient envoyer un e-mail de suivi à tous les inscrits et leur fournir un lien vers la version à la demande de votre événement. Les e-mails que vous envoyez devraient être courts et concis. Assurez-vous de segmenter entre deux publics :

• Participants
• Absents

Remerciez les participants d’avoir pris part à votre événement. Dites aux absents que vous êtes désolé qu’ils aient manqué l’événement, mais qu’ils peuvent le vivre en entier avec la visualisation à la demande. Vous pouvez inclure un CTA pour votre prochain événement si vous l’avez prévu à l’avance, mais, encore une fois, plus court est mieux pour les e-mails de suivi.

En même temps, votre équipe de vente devra également faire un suivi avec les participants. Cependant, les ventes devront agir rapidement et avoir une bonne compréhension de ce qu’un participant recherche dans votre organisation — si tant est qu’il recherche quelque chose.

Ici, les intégrations avec les CRM sont cruciales. En connectant votre plateforme de webinaire à votre CRM, vous pouvez transmettre sans effort les dernières données d’engagement du webinaire — même signaler des prospects chauds — à votre équipe de vente en temps quasi réel.

Les ventes ne devraient contacter que si un participant a posé une question pendant le webinaire, a indiqué qu’il souhaite interagir avec les ventes ou a rempli les critères pour être considéré comme un prospect qualifié. Les ventes devraient personnaliser leur approche en fonction de la manière dont le participant a interagi avec un webinaire et se positionner comme une ressource pour les participants.

Après avoir suivi les participants et les absents, il est temps de promouvoir votre événement à la demande. Planifiez des promotions pour les réseaux sociaux, les newsletters, les blogs et plus encore. N’oubliez pas que votre événement est une ressource marketing extrêmement puissante — n’ayez pas peur de réutiliser son contenu pour des blogs, des e-books, des livres blancs, des infographies et plus encore.

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