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Le guide complet pour événements virtuels

Pour de nombreuses organisations à travers le monde, événements virtuels Ces dernières années, les webinaires ont constitué une bouée de sauvetage vitale. En fait, dans une récente enquête mondiale, 99 % des entreprises ont déclaré que événements virtuels , comme les webinaires, était un "élément essentiel de leur plan de marketing".élément essentiel de leur plan de marketing"et qu'ils étaient plus performants que leurs autres canaux lorsqu'il s'agissait de créer des prospects qualifiés. Blagues sur les micros allumés mises à part, événements virtuels peut abolir les barrières qui séparent les orateurs de leurs auditeurs les plus assidus. Lorsque le temps, l'argent et la distance ne sont plus un problème, qu'est-ce qui vous empêche d'attirer l'attention de votre public ?

La gestion d'événements virtuels devient de plus en plus sophistiquée à mesure que les gens explorent le potentiel et les possibilités qu'elle offre. C'est là que les plateformes d'événements virtuels entrent en jeu. Les plateformes telles que ON24 ont pour objectif de permettre à leurs clients d'offrir les meilleures expériences d'engagement possibles à leur public et de tirer de ces événements des données pertinentes.

Dans ce guide, nous allons vous guider à travers tous ces éléments. événements virtuelsen expliquant exactement ce qu'ils sont, ce qu'ils peuvent faire pour vous et comment commencer à créer le vôtre.

Qu'est-ce que événements virtuels?

Le terme "événement virtuel" peut couvrir un large éventail d'expériences. Lorsque nous utilisons ce terme, nous faisons probablement référence à.. :

  • Séminaires en ligne
  • Pages d'atterrissage spécialisées
  • Centres de contenu
  • Expériences numériques

événements virtuels peut être utilisé comme un élément des événements en personne ou comme une opportunité d'engagement autonome. Grâce à une technologie suffisamment avancée pour garantir une expérience transparente, l'inclusion de fonctions innovantes et des possibilités de mise en réseau, événements virtuels peut offrir exactement les mêmes possibilités que les événements en personne. En fait, ils peuvent vous offrir davantage.

Là où événements virtuels brille vraiment, c'est qu'il permet des analyses avancées et la collecte de grandes quantités de données, d'une manière qui n'est pas toujours possible avec des expériences en face-à-face. C'est l'une des raisons pour lesquelles événements virtuels peut générer autant de prospects. Examinons plus en détail chacun des événements susmentionnés.

Séminaires en ligne

A Webinaire est un événement éducatif en ligne, qui permet à un ou plusieurs orateurs de s'adresser à un public qui peut les suivre depuis n'importe où dans le monde. Une solution Webinaire peut inclure des fonctionnalités telles que des sondages, des sessions de questions-réponses et d'autres formes d'interaction et de retour d'information. Loin de se contenter de parler à un écran, les webinaires offrent une excellente opportunité d'engagement en temps réel et de collecte de données. Les webinaires sont un excellent moyen de partager des ressources avec votre public, car ils peuvent être enregistrés et partagés après l'événement initial lui-même. Dans l'idéal, les spectateurs sortiront de la session avec le sentiment d'avoir tiré quelque chose de votre expertise.

Pages d'atterrissage spécialisées

Le terme "événement" évoque souvent l'image d'une réunion, d'une conférence ou d'une situation sociale pour laquelle des billets ont été émis. Alors pourquoi les pages d'atterrissage spécialisées relèvent-elles de cette catégorie ? Pour faire simple, une visite sur l'une de vos pages d'atterrissage doit être perçue comme un événement. Les visiteurs doivent être accueillis par un contenu multimédia, une expérience personnalisée et des moyens attrayants d'interagir avec votre organisation - après tout, la mesure dans laquelle ils apprécient cette expérience peut influencer votre capacité à les convertir ou non. Ce critère pourrait s'appliquer à tous les événements virtuels.

Centres de contenu

Nous avons mentionné précédemment que événements virtuels doit apporter de la valeur à votre public. Les pôles de contenu sont un excellent moyen d'y parvenir. Un hub de contenu est une collection de ressources et d'informations utiles sur un sujet particulier ; un endroit vers lequel vous pouvez diriger les gens, non seulement pour qu'ils en apprennent davantage sur un sujet, mais aussi pour qu'ils découvrent ce que vous avez à offrir. Vous pouvez à la fois faire étalage de vos connaissances et aider votre public à améliorer les siennes.  

Expériences numériques

Les expériences numériques se réfèrent à un ensemble de événements virtuels expérimentés en tandem. Par exemple, regarder un site Webinaire et être ensuite dirigé vers le centre de contenu approprié - plusieurs points de contact sont utilisés et les informations que l'utilisateur reçoit ont été personnalisées pour couvrir exactement ce qu'il recherche.

Pourquoi les plateformes d'événements virtuels sont-elles si importantes ?

La qualité d'un événement virtuel dépend de la plateforme sur laquelle il est hébergé. Une mauvaise connexion, des possibilités d'interaction limitées, des analyses imprécises et peu fiables : tous ces éléments se traduiront par une expérience décevante non seulement pour votre public, mais aussi pour vous. 

Une bonne plateforme d'événements virtuels sera en mesure de vous assister dans tous les aspects de vos événements. En vous aidant à fournir une expérience transparente pour tout ce qui concerne la planification, la promotion, l'hébergement et finalement l'analyse de votre événement, les plateformes d'événements virtuels peuvent accroître l'efficacité de vos efforts du début à la fin. Vous avez peut-être des idées merveilleuses et créatives, mais sans le logiciel et le soutien adéquats pour les concrétiser, vous ne pouvez pas garantir qu'elles auront l'impact dont vous avez besoin.

Il existe une grande variété de logiciels de gestion d'événements virtuels Il existe une grande variété de logiciels de gestion d'événements virtuels parmi lesquels vous pouvez choisir, chacun ayant des caractéristiques qui peuvent apporter de nouvelles couches d'innovation à vos offres d'événements. L'essentiel est de trouver la plateforme qui offre la bonne sélection d'outils. Les meilleures plateformes vous permettront de présenter à votre public une expérience riche, sans qu'il soit difficile de la consommer ou d'interagir avec elle.

Comment choisir la bonne plateforme d'événements virtuels ?

Une fois que vous aurez compris les avantages de événements virtuels vous aurez probablement envie de vous y plonger et de commencer à organiser le vôtre le plus rapidement possible. Vous vous retrouverez à nager dans un océan de centaines de choix potentiels, qui se disputeront tous votre attention. Il s'agit d'un marché qui connaît une croissance exponentielle, et il est facile de se sentir dépassé par les possibilités qui s'offrent à vous. Voici comment réduire vos options.

Pensez à l'essentiel

En fonction de la nature de votre événement, certaines caractéristiques spécifiques de la plate-forme seront importantes pour vous. Cependant, avant de vous concentrer sur les détails, examinez les applications plus larges de ce qui est proposé.

La personnalisation est un élément essentiel : votre plateforme d'événements virtuels doit être en mesure de refléter fidèlement votre marque. Plus le potentiel de personnalisation est important, moins votre événement risque d'être générique et oubliable.

La facilité d'utilisation doit être un autre facteur clé, non seulement pour vous et vos collègues, mais aussi pour vos participants. Moins ils éprouveront de difficultés à naviguer dans votre événement, plus ils pourront s'asseoir et profiter de ce que vous avez à offrir.

Le support technique La plateforme que vous avez choisie doit fournir les ressources nécessaires, y compris le service clientèle et le dépannage. En cas de problème, la réactivité de l'assistance peut faire la différence entre un événement et son échec.

Les caractéristiques de sécurité Les caractéristiques de sécurité sont cruciales, car vous devez vous assurer que vous pouvez offrir un environnement sûr à vos participants et à vos orateurs. Assurez-vous que la plateforme que vous décidez d'utiliser est au courant des règles de conformité et de protection des données et qu'elle est à jour. Ne pas le faire pourrait avoir des conséquences durables.

Les fonctions de données et d'analyse doivent figurer en tête de votre liste de priorités. Sans ces informations, comment pouvez-vous prouver aux investisseurs et aux sponsors que votre événement a été un succès ? Et comment saurez-vous ce que vous pouvez améliorer pour garantir un plus grand nombre d'événements virtuels ? d'engagement lors d'un événement virtuel la prochaine fois ?

Les avis sont un outil inestimable pour réduire vos options lorsque vous cherchez la bonne plateforme. Quelle plateforme vos concurrents utilisent-ils ? À quoi avez-vous assisté récemment ? événements virtuels à laquelle vous avez assisté récemment, et pensez-vous que la plateforme qu'ils ont choisie vous a aidé ou vous a empêché de faire une impression durable ?

Outre les points clés décrits ici, tenez compte des limites imposées à votre événement par le budget, l'échelle et le fait que votre événement sera ou non préenregistré ou en direct.

Qu'est-ce qui fait le succès d'un événement virtuel ?

Avant que votre événement ne soit passé et que tout ce que vous pouvez faire est d'utiliser des données pour confirmer le succès de vos suppositions éclairées et de vos plans les mieux préparés, il y a d'autres choses que vous pouvez faire pour vous assurer qu'il sera un succès. Nous vous proposons des conseils pour vous aider à poser les meilleures bases, ainsi que des fonctionnalités innovantes que vous pourriez inclure pour que votre événement se démarque des milliers d'autres qui ont lieu chaque semaine.

Fixer des buts et des objectifs

  • Connaître son public - Lorsque l'objectif est d'impliquer votre public, vous devez savoir à qui vous voulez vous adresser et quel type de contenu est susceptible d'attirer (et de retenir) son attention. À qui s'adresse votre événement ? Et pourquoi choisissez-vous cette méthode pour communiquer avec eux ? Quelle est la taille du groupe démographique auquel vous souhaitez vous adresser ? événements virtuels Grâce à l'Internet, il est facile de communiquer avec un grand nombre de personnes dans le monde entier, mais cela ne veut pas dire que votre message doit être moins précis.
  • Fixez des objectifs, pour vous et pour vos participants. ce que vous espérez retirer de votre événement et ce que votre public souhaite en retirer seront probablement deux choses distinctes. En fixant des objectifs précis plutôt que vagues, vous avez plus de chances que les deux parties les atteignent.
  • Privilégiez une promotion accrocheuse - les experts de Forbes suggèrent d'utiliser exemples du contenu de votre événement pour en faire la promotion dans les jours et les semaines qui précèdent, au lieu d'annonces génériques. Ces accroches, qui peuvent être des extraits d'interviews ou des rapports et livres blancs pertinents, contribueront à attirer les participants et à leur montrer que vous disposez d'informations trop intéressantes pour être manquées.
  • Faites un essai - ne vous contentez pas de supposer que tout se déroulera comme prévu et que tous les équipements techniques fonctionneront parfaitement. Si vous avez la possibilité d'en organiser une, une répétition peut vous aider à éviter que des erreurs faciles à éviter ne gâchent votre événement le jour J.

En ce qui concerne le contenu de votre événement, certaines caractéristiques ont gagné en popularité au cours des dernières années. Les éléments axés sur l'interaction et l'engagement - non seulement entre vous et votre public, mais aussi entre les participants eux-mêmes - sont de plus en plus prisés. 

Gamification

La gamification consiste à ajouter des éléments de jeu à une activité afin d'encourager l'engagement. La possibilité de marquer des points, de participer à des jeux-concours, de gagner ou de perdre quelque chose sont autant d'exemples de gamification qui peuvent être facilement incorporés dans les activités suivantes événements virtuels. Ces éléments donnent à votre public la possibilité d'interagir avec vous et entre vous de manière divertissante, et constituent un excellent outil pour fournir un retour d'information en temps réel. Il a même été prouvé que la gamification aide à cimenter de nouvelles compétences - La gamification est idéale pour garantir que votre événement soit instructif et pour améliorer la probabilité que vos participants retiennent ce qui leur a été enseigné.

Salles de réunion

Y compris salles de réunion dans la programmation de votre événement permet à vos participants de réfléchir à la discussion et de partager leurs opinions avec vos hôtes et entre eux. Une salle de réunion qui a été optimisée pour encourager l'engagement est un excellent moyen d'interrompre les longues périodes d'écoute passive et de donner l'occasion de nouer des contacts. Vous pouvez même créer plusieurs salles de réunion pour différents sujets.

Considérations sur l'accessibilité

Si vous ne prenez pas de mesures d l'accessibilité dans votre planification d'événements virtuelsvous risquez de vous aliéner une grande partie de votre public. Vous pouvez commencer par rendre votre contenu disponible en plusieurs langues, fournir des enregistrements et des transcriptions et veiller à ce que votre événement puisse être apprécié par des personnes disposant de configurations numériques différentes (pas d'appareil photo, pas de microphone).

Offrez un rappel à votre public

Il y a des dizaines de raisons de proposer plusieurs suivis centrés sur différents éléments de votre événement principal - et il ne s'agit pas forcément de simples rappels de ce qui a été abordé le jour même. Si un sujet s'avère particulièrement populaire, pourquoi ne pas organiser un suivi à l'adresse Webinaire en l'approfondissant un peu plus ? Les suivis sont également une excellente occasion de recueillir des données qualitatives sur l'impact de votre événement et de mettre en lumière ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. 

ON24 : Pionnier des solutions d'engagement virtuel

Chez ON24 nous connaissons une chose ou deux lorsqu'il s'agit de solutions d'événements virtuels. Nos capacités d'hébergement sont de premier ordre et nos analyses de performance permettent à nos partenaires de démontrer l'efficacité de événements virtuels à tous ceux qui ont encore besoin d'être convaincus.

Entre notre Intelligent Engagement Platform et notre moteur d'analyse et de contenu Analytics and Content Enginenous utilisons les dernières technologies pour vous permettre de créer et d'organiser les meilleures expériences virtuelles possibles. Bien que nous soyons fiers de nos fonctionnalités, nous pensons que vous devriez être la star de votre propre événement, c'est pourquoi nous avons des options de personnalisation étendues à votre disposition - qui peuvent être optimisées pour une utilisation mobile et par navigateur.

Jetez un coup d'œil à quelques-unes de nos études de cas pour obtenir des exemples détaillés de ce que nous avons réalisé pour nos clients jusqu'à présent, qu'il s'agisse d'augmenter les taux de conversion et les revenus ou d'aider à la mise à l'échelle, à la génération de leads et à l'inscription des membres.

L'avenir de événements virtuels avec ON24

Nous aimons rester à la pointe des tendances et des technologies utilisées pour améliorer l'industrie des événements virtuels dans le monde entier. 

D'après notre expérience, voici où nous mène l'avenir des événements virtuels nous attend.

Expériences AR/VR

Tout le monde cherche à multiplier les occasions de vivre des événements immersifs. Les technologies de la réalité virtuelle (RV) et de la réalité augmentée (RA) ne cessant de s'améliorer, elles offrent des possibilités passionnantes pour événements virtuels. Imaginez que vous puissiez accueillir vos invités dans des espaces virtuels simulés, avec toutes les expériences sensorielles d'un événement physique, mais sans aucune limitation. 

Amélioration de l'intégration hybride

événements virtuels ont connu une forte hausse de popularité à une époque où, pour beaucoup, ils étaient la seule option possible. Maintenant que les gens sont prêts et enthousiastes à l'idée de voyager, la demande d'événements hybrides augmente. En veillant à ce que les espaces physiques puissent également accueillir des participants virtuels, vous pouvez vous assurer que toutes les personnes intéressées par vos événements ont la possibilité d'y assister, que ce soit en personne ou par le biais d'un flux vidéo (livestream). Nous nous attendons à ce que l'accent soit mis sur la capacité à faire en sorte que le contenu que vous partagez, quel qu'il soit, puisse être diffusé de manière transparente à la fois en personne et virtuellement.

Avancées en matière de sécurité

Sans une sécurité adéquate, événements virtuels peut être un terrain de chasse privilégié pour les cybercriminels. La technologie blockchain sera probablement utilisée plus largement pour renforcer la sécurité et réduire le risque de fraude. Parce que la technologie blockchain permet la transparence et la sécurité, elle est utile dans les situations où la confiance est importante, comme sur le site événements virtuels où des ressources et des informations personnelles peuvent être partagées.

Inviter des opportunités

Si vous n'hébergez pas événements virtuels, vous passez à côté de tous les avantages liés à l'organisation d'événements virtuels. Nous disposons d'une vaste bibliothèque de ressources pour vous aider à comprendre événements virtuels à tous les niveaux, de la conception à l'après-fête, et d'outils pour vous permettre d'accueillir à peu près n'importe qui. Vous avez déjà la passion et l'expertise - nous pouvons vous donner la plateforme. Pour obtenir des informations plus détaillées sur l'un ou l'autre de ces éléments, n'hésitez pas à consulter notre page événements virtuels pour en savoir plus.

FAQ sur les événements virtuels

Un événement virtuel est une interaction entre des personnes et une plateforme, ou entre des personnes et d'autres personnes, dans un espace en ligne. A conférence virtuelleUne conférence virtuelle, un site Webinaire, une opportunité de réseautage, un centre de contenu ou une page de renvoi spécialisée peuvent tous être considérés comme des événements virtuels. événements virtuels a gagné en popularité parce qu'il est souvent plus rentable et plus évolutif que les événements en personne, en particulier à une époque où de nombreuses personnes travaillent à domicile. Les caractéristiques des événements virtuels peuvent être utilisées en conjonction avec des événements en personne, ce que l'on appelle un événement hybride.

L'organisation d'un événement virtuel est un excellent moyen de présenter tout ce que vous avez à offrir en tant que marque à un large public pour une fraction du prix des événements en personne. Certains des meilleurs avantages de événements virtuels incluent :

    • Un retour sur investissement élevé.
    • La possibilité de faire connaître votre marque à un public international.
    • La possibilité d'asseoir votre expertise et votre autorité dans votre secteur d'activité.
    • La production de ressources réutilisables de grande valeur (par exemple, des webinaires qui peuvent être enregistrés et distribués après l'événement). 
    • La facilité avec laquelle vous pouvez mesurer le succès de votre événement et collecter des données à l'appui et pour une utilisation future.
    • Possibilités d'engager et d'enthousiasmer les talents existants au sein de votre équipe, par exemple en leur donnant l'occasion de s'exprimer.

Les études montrent que les raisons les plus populaires de participer événements virtuels sont d'en savoir plus sur l'organisation qui organise l'événement, d'établir un réseau et de nouer de nouvelles relations, et de s'informer sur un nouveau sujet. Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous devez faire en sorte que votre public en ressorte avec au moins un (et idéalement plusieurs) des éléments suivants :

    • Une meilleure compréhension de votre organisation, de qui vous êtes et de ce que vous avez à leur offrir.
    • Votre autorité et votre expertise dans divers sujets/industries et la manière dont ils pourraient leur être utiles.
    • De nouvelles relations prometteuses, que ce soit avec votre organisation ou avec d'autres participants.
    • De nouvelles connaissances à emporter et à appliquer à leur propre travail, attribuées à votre leadership éclairé.

événements virtuels peuvent inclure :

    • Les webinaires - un Webinaire est un événement en ligne organisé par un ou plusieurs intervenants, généralement à des fins éducatives ou d'inspiration, autour d'un sujet particulier.
    • Conférences virtuelles - version en ligne des conférences traditionnelles, les conférences virtuelles comportent souvent plusieurs sessions et peuvent être composées d'une variété de événements virtuels, tels que des ateliers et des webinaires.
    • Salons de l'emploi virtuels - un événement en ligne conçu pour mettre en relation des personnes à la recherche d'un emploi avec des organisations et des responsables de recrutement compétents.
    • Possibilités de mise en réseau - une possibilité de mise en réseau virtuelle peut aller d'une discussion de groupe informelle à une salle de réunion dans le cadre d'une conférence ou d'un site Webinaire plus important.
    • Les hubs de contenu - une collection de ressources relatives à un sujet spécifique, hébergée par votre organisation.
    • Expériences numériques une combinaison de événements virtuels impliquant plusieurs points de contact, par exemple une conférence impliquant plusieurs webinaires, et l'accès à un centre de contenu pertinent.
    • Pages d'atterrissage spécialisées - une page d'atterrissage spécialement conçue pour attirer les visiteurs et leur offrir une expérience personnalisée et enrichissante.
    • Ateliers virtuels et sessions de formation des conférences interactives, des webinaires ou des émissions en direct axés sur l'éducation du public sur un sujet particulier, avec parfois la possibilité d'obtenir des certifications à l'issue de la formation.
    • Diffusions, à l'aide des technologies de diffusion en direct (livestreaming) et de diffusion sur le web (webcasting). technologie de diffusion sur le web - des interviews, des conférences ou des podcasts que les téléspectateurs peuvent diffuser sur leurs propres appareils.

Lorsque vous choisissez une plateforme d'événements virtuels vous devez prendre en compte les éléments suivants :

    • Capacités en matière de données et d'analyse
    • Caractéristiques et options de personnalisation
    • Expérience de l'utilisateur
    • Options d'intégration
    • Structure des prix

En fonction de l'événement que vous souhaitez organiser, certains de ces facteurs peuvent être plus importants que d'autres. Identifiez vos priorités et recherchez une plateforme qui peut vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'événements virtuels.